Erfasse die Arbeit, stimme dich in puncto Strategie ab, arbeite effizient und verbessere dein kleines Unternehmen kontinuierlich.

Erfasse und priorisiere deine Arbeit

Erfasse alles, woran dein Unternehmen arbeitet, und lass ClickUp-KI bei der Priorisierung helfen.

Richte deinen Workspace ein

Erstelle eine sinnvolle Struktur in deinem Workspace, indem du Spaces, Ordner und Listen nutzt.

• Erstelle oder wähle einen Space für deine Geschäftsabläufe. Zum Beispiel: Betriebsabläufe oder Kundenprojekte.
• Erstelle Listen für die wichtigsten Arbeitsbereiche, die du verwaltest, wie zum Beispiel Kundenanfragen, Bestellungen & Lagerbestand und Ideen & Verbesserungen.

Nutze Formulare, um eingehende Arbeit zu erfassen

Ermögliche es deinen Kunden und deinem Team, mit Formularen Aufgaben mit vielen Details zu erstellen.

1. Füge deinen Listen eine Formularansicht hinzu, in denen externe Anfragen oder Einsendungen eingehen sollen. Zum Beispiel, um Kundenanfragen oder Lieferaufträge zu sammeln.
2. Gestalte deine Formulare so, dass jede Einsendung eine Aufgabe mit wichtigen Details wie dem Anfragenden, der Dringlichkeit, dem Anfragetyp und dem Fälligkeitsdatum erstellt. Nutze benutzerdefinierte Felder, um spezifische Informationen aus dem Formular zu speichern.

Starte mit einer einzelnen Intake-Liste und einem Formular, wenn du dir nicht sicher bist, wie deine ideale Struktur aussehen soll. Du kannst sie später in spezialisiertere Listen aufteilen, wenn du Muster in deiner eingehenden Arbeit erkennst.

Erstelle Aufgaben für Ad-hoc-Arbeiten.

Du kannst in ClickUp jederzeit und von überall Aufgaben erstellen. 

• Ermutige dein Team, Aufgaben direkt aus Ansichten oder ihrem Posteingang für Ad-hoc-Arbeiten zu erstellen, die nicht über ein Formular eingehen.
• Erstelle Aufgaben von überall mit der KI-Befehlszeile.

Behalte die Aktionspunkte aus Besprechungen im Blick.

Mache Besprechungen superproduktiv.

• Nutze wiederholende Aufgaben und Docs, um effektive Meetings durchzuführen.
• Nutze KI-Notetaker bei Kundenanrufen oder internen Besprechungen, damit Entscheidungen, Follow-ups und nächste Schritte automatisch erfasst werden.

Stimme Strategie und Ziele mit OKRs ab

Verbinde deine tägliche Arbeit mit den Zielen und strategischen Vorgaben deines kleinen Unternehmens.

1. Erstelle übergeordnete Unternehmensziele in einer eigenen Liste. Zum Beispiel: Erhöhe den monatlichen wiederkehrenden Umsatz oder reduziere die Bestellabwicklungszeit.
2. Unterteile jedes Ziel in messbare Teilziele. 
   • Nutze benutzerdefinierte Felder wie Zahl, Währung oder Kontrollkästchen, um einfache Ziele zu erfassen. 
   • Nutze Unteraufgaben, um detailliertere Ziele zu planen und umzusetzen.
3. Erstelle Beziehungen, um die Arbeit an anderen Speicherorten mit deinen Zielen zu verbinden.
4. Erstelle einen Superagenten oder nutze Brain, um Vision‑Docs zu entwerfen, die jedes Ziel, seine Bedeutung und die Beiträge des Teams erklären.
5. Teile diese Docs in deinem Haupt-Space oder ‑Ordner und pinne sie in Ansichten an, damit alle die Strategie schnell nachschlagen können.
6. Erstelle Dashboards, um den Zielfortschritt mit Widgets für Aufgabenerledigung, Workload und wichtige Kennzahlen zu visualisieren.
7. Nutze Workload-Ansichten, um Aufgaben in deinem Team auszugleichen, indem du Verantwortliche oder Fälligkeitsdaten anpasst, wenn jemand überlastet ist.

Dashboards funktionieren am besten, wenn Aufgaben konsequent aktualisiert werden. Mache es zur Routine deines Teams, Status, Daten und die Zeiterfassung aktuell zu halten, damit Berichte wirklich den Ist‑Stand zeigen.

Arbeite zusammen, führe aus und automatisiere

Zentralisiere die Zusammenarbeit und nutze Automatisierung und ClickUp-KI, damit dein Team schneller vorankommt.

1. Für jeden wichtigen Workflow (zum Beispiel Kundensupport oder Bestellabwicklung) erstelle eine Liste oder einen Ordner, in dem alle zugehörigen Aufgaben, Docs und Ansichten zusammengefasst sind.
2. Nutze Aufgabenkommentare, @mentions und angehängte Docs, um Diskussionen und Entscheidungen direkt an das jeweilige Arbeitselement zu knüpfen.
3. Füge Chat-Kanäle für laufende Gespräche hinzu, wie z. B. #customer‑support oder #ops‑war‑room, und verknüpfe wichtige Threads mit Aufgaben.
4. Plane regelmäßige SyncUps mithilfe von Aufgaben oder Kalenderansichten und nutze den KI-Notetaker, damit Besprechungsnotizen und Aktionspunkte in ClickUp gespeichert werden.
5. Konfiguriere Automatisierungen, um routinemäßige Aktualisierungen zu übernehmen – beispielsweise den Status einer Aufgabe zu ändern, wenn ein Formular abgeschickt wird, oder eine Aufgabe zuzuweisen, wenn sie in eine neue Phase übergeht.
6. Erstelle Superagenten, um die Arbeit zu automatisieren, inklusive Statusaktualisierungen, Follow-ups und Fortschrittsberichten basierend auf deinen Anweisungen.
7. Nutze KI-Zusammenfassungen in Aufgaben und Docs, um lange Threads schnell nachzuvollziehen, und entscheide dann, was als Nächstes zu tun ist, ohne jeden Kommentar zu lesen.

Starte mit einem kleinen Satz an Automatisierungen (zum Beispiel Zuweisungen und Statusänderungen), bevor du Superagenten hinzufügst. So bleibt das System leicht verständlich, während du deinen Prozess validierst.

Erfasse Wissen und skaliere, was funktioniert

Verwandle erfolgreiche Workflows in wiederverwendbare Vorlagen und Wissen, damit dein Unternehmen kontinuierlich wachsen kann.

1. Identifiziere Prozesse, die du häufig wiederholst, wie Client-Onboarding, monatliche Berichterstattung oder das Onboarding neuer Mitarbeiter.
2. Verwandle die beste Version jedes Prozesses in eine Aufgabenvorlage, Dokumentvorlage oder in eine Kombination aus beiden.
3. Speichere Vorlagen in einem speziellen Ordner oder Space, damit du die Version im Vorlagen-Center schnell aktualisieren kannst.
4. Nutze Docs, um einfache SOPs zu erstellen, die beschreiben, wann du welche Vorlage verwendest und wie „fertig“ aussieht.
5. Nutze Dashboards, um zu sehen, welche Workflows am meisten Zeit sparen oder den höchsten Umsatz generieren.
6. Wenn du eine erfolgreiche Variante eines Workflows findest, aktualisiere deine Vorlagen und SOPs, damit Verbesserungen zum Standard werden.

Überprüfe deine Vorlagen regelmäßig. Wenn dein Unternehmen wächst, benötigst du möglicherweise verschiedene Felder, Ansichten oder Automatisierungen, um neue Produkte, Dienstleistungen oder Teamstrukturen zu berücksichtigen.

Berichte, lerne und verbessere dich kontinuierlich

Nutze einheitliche Berichte und ClickUp-KI, um die Leistung zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

1. Erstelle Dashboards, die Kennzahlen wie Aufgabenabschlussquoten, überfällige Arbeiten, Vertriebspipeline und Supportvolumen zusammenführen.
2. Füge KI-Karten oder KI-gestützte Zusammenfassungen zu deinen Dashboards hinzu, um schnelle StandUps, wöchentliche Updates oder Executive‑Übersichten zu erstellen.
3. Nutze Filter auf Aufgabenlistenkarten, um überfällige Aufgaben, Engpässe nach Zuständigkeit oder Status sowie Trends in Listen oder Spaces hervorzuheben.
4. Plane ein wiederkehrendes Review-Meeting, in dem du diese Dashboards öffnest, Erkenntnisse diskutierst und Aktionspunkte als Aufgaben festhältst.
5. Wenn du basierend auf Erkenntnissen Änderungen vornimmst, aktualisiere deine Ziele, Vorlagen und Automatisierungen, damit das System dein aktuelles Betriebsmodell widerspiegelt.

Halte deine Berichterstattung zunächst einfach. Konzentriere dich auf eine kleine Auswahl von Kennzahlen, die klar zeigen, ob dein Unternehmen diesen Monat gesünder ist als im letzten, und erweitere sie, sobald du dich mit Dashboards und KI-Berichterstattung wohler fühlst.