Erfasse deine Arbeit, richte die Strategie aus, führe effizient durch und verbessere dein Kleinunternehmen kontinuierlich.

Arbeit erfassen und priorisieren

Erfasse alles, woran dein Unternehmen arbeitet, und lass Brain KI dir bei der Priorisierung helfen.

Deinen Workspace einrichten

Erstelle eine sinnvolle Struktur in deinem Workspace – mit Spaces, Ordnern, Unterordnern und Listen.

• Erstelle einen Space für deinen Kleinunternehmensbetrieb oder wähle einen vorhandenen aus. Zum Beispiel Operations oder Client Work.
• Erstelle Listen für die wichtigsten Arbeitsbereiche, die du verwaltest, z. B. Kundenanfragen, Bestellungen & Inventar und Ideen & Verbesserungen.

Formulare nutzen, um eingehende Arbeit zu erfassen

Ermögliche Kunden und deinem Team, Aufgaben mit allen wichtigen Details über Formulare zu erstellen.

1. Füge eine Formularansicht zu Listen hinzu, in denen externe Anfragen oder Einsendungen eingehen sollen – zum Beispiel für Kundenanfragen oder Bestellungen.
2. Gestalte deine Formulare so, dass jede Einsendung eine Aufgabe mit wichtigen Details erstellt – etwa Anfragender, Dringlichkeit, Anfragetyp und Fälligkeitsdatum. Nutze Benutzerdefinierte Felder, um bestimmte Informationen aus dem Formular zu speichern.

Starte mit einer einzigen „Intake"-Liste und einem Formular, wenn du dir über deine ideale Struktur noch nicht sicher bist. Du kannst sie später in speziellere Listen aufteilen, sobald du Muster in deiner eingehenden Arbeit erkennst.

Aufgaben für Ad-hoc-Arbeit erstellen

Du kannst jederzeit und von überall in ClickUp Aufgaben erstellen.

• Ermutige dein Team, Aufgaben für Ad-hoc-Arbeit direkt aus Ansichten oder ihrem Posteingang heraus zu erstellen – also für alles, was nicht über ein Formular eingeht.
• Erstelle Aufgaben von überall aus über die AI Command Bar.

Aktionspunkte aus Meetings festhalten

Mach deine Meetings richtig produktiv.

• Nutze wiederkehrende Aufgaben und Dokumente, um effektive Meetings durchzuführen.
• Nutze den KI-Notetaker bei Kundengesprächen oder internen Meetings, damit Entscheidungen, Folgemaßnahmen und nächste Schritte automatisch festgehalten werden.

Strategie und Ziele mit OKRs ausrichten

Verbinde deine tägliche Arbeit mit den Zielen und strategischen Vorgaben deines Kleinunternehmens.

1. Erstelle übergeordnete Unternehmensziele in einer dedizierten Liste. Zum Beispiel: Monatlich wiederkehrende Einnahmen steigern oder Auftragsabwicklungszeit reduzieren.
2. Unterteile jedes Ziel in messbare Vorgaben.
   • Nutze Benutzerdefinierte Felder wie Zahl, Währung oder Kontrollkästchen, um einfache Vorgaben zu erfassen.
   • Nutze Unteraufgaben, um detailliertere Vorgaben zu planen und umzusetzen.
3. Erstelle Beziehungen, um Arbeit an anderen Speicherorten mit deinen Zielen zu verknüpfen.
4. Erstelle einen Super Agent oder nutze Brain KI, um Visions-Docs zu entwerfen, die jedes Ziel erklären, warum es wichtig ist und wie Teammitglieder dazu beitragen.
5. Teile diese Dokumente in deinem Haupt-Space oder Ordner und hefte sie in Ansichten an, damit alle die Strategie schnell nachschlagen können.
6. Erstelle Dashboards, um den Zielfortschritt mit Widgets für Aufgabenabschluss, Workload und wichtige Kennzahlen zu visualisieren.
7. Nutze Workload-Ansichten, um Aufgaben gleichmäßig auf dein Team zu verteilen, und passe Aufgabeneigentümer oder Fälligkeitsdaten an, wenn jemand überlastet ist.

Dashboards funktionieren am besten, wenn Aufgaben regelmäßig aktualisiert werden. Mach es zur Routine deines Teams, Status, Daten und erfasste Zeiten aktuell zu halten – damit Berichte die Realität widerspiegeln.

Zusammenarbeiten, umsetzen und automatisieren

Zentralisiere die Zusammenarbeit und nutze Automations und Brain KI, damit dein Team schneller vorankommen kann.

1. Erstelle für jeden wichtigen Workflow (z. B. Kundensupport oder Auftragsabwicklung) einen Ordner, Unterordner oder eine Liste, in der alle zugehörigen Aufgaben, Dokumente und Ansichten zusammen abgelegt sind.
2. Nutze Aufgabenkommentare, @Erwähnungen und angehängte Dokumente, um Diskussionen und Entscheidungen direkt mit dem jeweiligen Arbeitselement zu verknüpfen.
3. Füge Chat Channels für laufende Unterhaltungen hinzu – z. B. #kundensupport oder #ops-war-room – und verknüpfe wichtige Threads mit Aufgaben.
4. Plane regelmäßige SyncUps über Aufgaben oder Kalenderansichten und nutze den KI-Notetaker, damit Meeting-Notizen und Aktionspunkte in ClickUp gespeichert werden.
5. Richte Automations ein, um Routineaktualisierungen zu erledigen – zum Beispiel den Status einer Aufgabe zu ändern, wenn ein Formular eingereicht wird, oder eine Aufgabe zuzuweisen, wenn sie in eine neue Phase wechselt.
6. Erstelle Super Agents, um Arbeit wie Statusaktualisierungen, Folgemaßnahmen und Fortschrittsberichte basierend auf deinen Anweisungen zu automatisieren.
7. Nutze KI-Zusammenfassungen in Aufgaben und Dokumente, um lange Threads schnell zu überblicken und dann zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist – ohne jeden Kommentar lesen zu müssen.

Starte mit einer überschaubaren Anzahl von Automations (z. B. Zuweisung und Statusänderungen), bevor du Super Agents hinzufügst. So bleibt das System leicht verständlich, während du deinen Prozess validierst.

Wissen festhalten und Erfolgreiches skalieren

Verwandle erfolgreiche Workflows in wiederverwendbare Vorlagen und Wissen, damit dein Unternehmen kontinuierlich wachsen kann.

1. Identifiziere Prozesse, die du häufig wiederholst, z. B. Kunden-Onboarding, monatliches Reporting oder Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
2. Verwandle die beste Version jedes Prozesses in eine Aufgabenvorlage, eine Doc-Vorlage oder eine Kombination aus beidem.
3. Speichere Vorlagen in einem dedizierten Ordner oder Space, damit du die Version im Template Center schnell aktualisieren kannst.
4. Nutze Dokumente, um einfache SOPs zu schreiben, die beschreiben, wann jede Vorlage verwendet werden soll und wie „erledigt" aussieht.
5. Nutze Dashboards, um zu sehen, welche Workflows die meiste Zeit sparen oder den größten Umsatz generieren.
6. Wenn du eine erfolgreiche Variante eines Workflows entdeckst, aktualisiere deine Vorlagen und SOPs, damit Verbesserungen zum Standard werden.

Überarbeite deine Vorlagen regelmäßig. Wenn dein Unternehmen wächst, brauchst du möglicherweise andere Felder, Ansichten oder Automations, um neue Produkte, Dienstleistungen oder Teamstrukturen abzubilden.

Berichte erstellen, lernen und kontinuierlich verbessern

Nutze einheitliches Reporting und Brain KI, um die Leistung zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

1. Erstelle Dashboards, die Kennzahlen wie Aufgabenabschlussraten, überfällige Arbeit, Vertriebspipeline und Support-Volumen zusammenführen.
2. Füge AI Cards oder KI-gestützte Zusammenfassungen zu deinen Dashboards hinzu, um schnelle Standup-Updates, wöchentliche Zusammenfassungen oder Führungsansichten zu erstellen.
3. Nutze Filter auf Aufgabenlisten-Karten, um überfällige Aufgaben, Engpässe nach zugewiesener Person oder Status sowie Trends über Listen oder Spaces hinweg hervorzuheben.
4. Plane ein wiederkehrendes Review-Meeting, in dem du diese Dashboards öffnest, Erkenntnisse besprichst und Aktionspunkte als Aufgaben festhältst.
5. Wenn du auf Basis von Erkenntnissen Änderungen vornimmst, aktualisiere deine Ziele, Vorlagen und Automations, damit das System dein aktuelles Betriebsmodell widerspiegelt.

Halte dein Reporting anfangs einfach. Konzentriere dich auf eine kleine Auswahl von Kennzahlen, die klar zeigen, ob dein Unternehmen diesen Monat besser dasteht als letzten Monat – und erweitere dann, wenn du dich mit Dashboards und KI-Reporting vertraut gemacht hast.