Sobald du deinen Workspace erstellt hast, ist es an der Zeit, ihn einzurichten.
Stelle sicher, dass du alle Informationen hast. Lies zuerst die Kernfunktionen von ClickUp und die anpassbaren ClickUp-Funktionen, um dir ein Bild von den verfügbaren Funktionen zu machen, bevor du deinen Workspace einrichtest.
Einige der folgenden Funktionen haben planbasierte Limits.
Hierarchie organisieren
ClickUp ist so konzipiert, dass es mit deinem Unternehmen skaliert wird und wächst. Die Hierarchie ist der Schlüssel zu dieser Flexibilität. Bevor du die Arbeit beginnst, nimm dir die Zeit, deine Hierarchie zu organisieren.
Folgende Fragen können helfen.
Arbeitet deine Organisation hauptsächlich abteilungsübergreifend an getrennten Projekten oder für verschiedene Kunden?
Dann solltest du für jede Abteilung einen eigenen Space einrichten.
Arbeiten verschiedene Abteilungen funktionsübergreifend an denselben wiederkehrenden Projekten oder mit denselben Kunden?
Dann empfehlen wir dir, Spaces nach wiederkehrenden Projekten oder nach Kunden einzurichten.
Welche Informationen und Projekte müssen für dein gesamtes Team sichtbar sein?
Stelle sicher, dass jeder mindestens Leserechte für diese Speicherorte hat.
Wer benötigt einen detaillierten oder spezialisierten Einblick in die Arbeit deines Teams?
Erstelle geeignete Ansichten für Führungskräfte, das obere Management, Projektmanager und Teamleiter.
Benötigst du einige Beispiele?
Wenn du einige Beispiele dafür benötigst, wie du deine Hierarchie nach Branche oder Funktion einrichtest, durchsuche die folgenden Optionen:
- Sieh dir Setup-Lösungen für Marketing-, PMO- oder Softwareteams an. Sieh dir andere Setup-Lösungen nach Branche sortiert an.
- Erfahre, wie du deinen Workspace einrichtest, um ein ClickUp-Feature optimal zu nutzen. Beispielsweise Berichte zu Zeiterfassungsdaten.
Space konfigurieren
Nach dem Erstellen deines Workspace hast du zunächst einen Space. Gehe wie folgt vor, um deinen Space zu konfigurieren:
Beachte bei der Benennung deines Spaces an deinen Hierarchieplan.
- Klicke in der Seitenleiste auf die Auslassungspunkte (...) und wähle dann Weitere Einstellungen aus.
- Klicke auf Alle Space-Einstellungen.
- Benenne deinen Space im modalen Fenster Space bearbeiten.
- Führe die folgenden weiteren Schritte durch.
Avatar
Klicke im modalen Fenster Space bearbeiten auf die Registerkarte Avatar:
- Wähle eine Space-Farbe und einen Space-Avatar aus oder lade dein eigenes Bild hoch.
- Klicke auf Weiter.
Die optimalen Abmessungen für ein Bild sind 300 x 300 Pixel.
Freigegeben für
Standardmäßig wird dein Space mit allen Workspace-Mitgliedern geteilt. Du kannst ihn auch auf privat einstellen und einzelne Mitglieder auswählen, mit denen du ihn teilen möchtest. Du kannst diese Konfiguration jetzt oder später vornehmen.
So konfigurierst du deine Freigabeeinstellungen:
- Klicke auf die Registerkarte Freigegeben für.
- Um den Space privat zu machen, deaktiviere den Schalter rechts neben den Avataren deiner Workspace-Mitglieder.
- Klicke zum Teilen mit bestimmten Personen oben im modalen Fenster in das Textfeld Nach Name oder E-Mail einladen.
- Gib einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein. Du kannst auch in der Dropdown-Liste den Schalter rechts neben einem Mitglied oder Team deaktivieren.
Spaces können nicht mit Gästen geteilt werden. Stattdessen können Spaces nur mit Teams im Enterprise-Plan geteilt werden.
Aufgabenstatus
Status werden verwendet, um den Workflow deines Teams zu organisieren. Sie können auf Space- und Ordnerebene erstellt werden. Wir haben gebrauchsfertige Statusvorlagen für Anwendungsfälle und Workflow-Stile. Du kannst auch benutzerdefinierte Status erstellen.
Standardmäßig hat dein Space zwei Status, „To-do“ und „Fertiggestellt“. Wenn du noch nicht sicher bist, welche Status du benötigst, kannst du die Standardstatus später bearbeiten!
ClickApps aktivieren
ClickApps sind kleine Apps, die du aktivieren oder deaktivieren kannst. Einige ClickApps können auf Workspace-Ebene aktiviert werden. Andere können für einzelne Spaces aktiviert werden.
Einige ClickApps sind standardmäßig aktiviert. Wenn du noch nicht sicher bist, welche du benötigst, kannst du später neue ClickApps hinzufügen oder die Standard-ClickApps bearbeiten!
Wenn du sie jetzt konfigurieren möchtest, sind die folgenden ClickApps standardmäßig auf der Space-Ebene aktiviert:
- Priorität
- Tags
- Benutzerdefinierte Felder
- Mehrere Mitarbeiter
- Zeiterfassung
- „Unvollständig“-Warnung
- „Abhängigkeit“-Warnung
So deaktivierst du ClickApps:
- Klicke im modalen Fenster ClickApps aktivieren, um eine ClickApp zu deaktivieren.
- Um alle ClickApps zu deaktivieren, klicke auf Alle ClickApps deaktivieren.
Die in diesem modalen Fenster ClickApps aktivieren verfügbaren auszuwählenden Einstellungen umfassen nur ClickApps auf Space-Ebene und werden nur für den jeweiligen Space aktiviert. Du kannst jetzt ClickApps auswählen und diese später anderen Spaces hinzufügen.
Standardeinstellungen für Ansichten
Verwende Ansichten, um die Aufgaben deines Teams so anzuzeigen, wie es zu deinen Projekten passt. Möglicherweise benötigst du etwas Zeit, um herauszufinden, welche Ansichten für dein Team geeignet sind. Ansichten können jederzeit eingerichtet werden.
Die dir angezeigten Aufgaben richten sich nach dem Ort, an dem deine Ansicht angewendet wird. Wenn du deinem Space beispielsweise eine Ansicht hinzufügst, enthält die Ansicht alle Aufgaben in allen Listen in deinem Space.
Du kannst Ansichten auch später Ordnern und Listen hinzufügen.
Standardmäßig werden Listen- und Board-Ansichten auf der Ebene „Alles“, „Space“, „Ordner“ und „Liste“ erstellt. Auf jeder Ebene ist nur die Listenansicht erforderlich. Erfahre, wie du die Board-Ansicht optional machst und jede andere Ansicht nach Bedarf einrichtest! Du kannst auch eine andere Ansicht als Standard festlegen oder eine Standardansichtsvorlage verwenden.
Hierarchie aufbauen
Du hast einen Space. Jetzt ist es an der Zeit, den Rest deiner Hierarchie zu erstellen.
Ersten Ordner und erste Liste erstellen
Ordner sind zwar optional, aber für die meisten Workflows hilfreich.
So fügst du deinem Space einen Ordner hinzu:
Denke an deinen Hierarchieplan, wenn du deinen Ordner und deine Liste benennst.
- Klicke in der Seitenleiste auf den Link Ordner unter dem Space.
- Gib im modalen Fenster Ordner erstellen den Ordnernamen ein.
- Du kannst auch auf die Registerkarte Vorlagen klicken, um einen für deinen Anwendungsfall erstellten Ordner auszuwählen.
- Klicke auf die Registerkarte Listen, gib den Listennamen ein und klicke auf Erledigt.
- Du kannst den Ordner auch freigeben und Aufgabenstatus erstellen. Wenn du diesen Schritt jetzt überspringst, kannst du ihn später nachholen.
- Klicke auf Ordner erstellen.
- Dein Ordner wird in der Listenansicht mit einer leeren Aufgabe geöffnet.
Eine weitere Liste erstellen
Listen enthalten Aufgaben eines ähnlichen Typs oder mit einem ähnlichen Ergebnis oder Ziel.
So fügst du deinem Ordner eine weitere Liste hinzu, damit deine Aufgaben organisiert bleiben:
- Klicke in der Seitenleiste auf das Plus-Symbol rechts neben dem Ordner.
- Gib im modalen Fenster „Liste erstellen“ einen Listennamen ein.
- Klicke auf „Liste erstellen“.
- Deine Liste wird in der Listenansicht mit einer leeren Aufgabe geöffnet.
Erste Aufgabe erstellen
In Aufgaben werden die umsetzbaren Teile deiner Projekte organisiert. Du kannst Aufgaben aus einer Vorlage erstellen. Deine erste Aufgabe kannst du auch von Grund auf neu erstellen:
- Klicke auf die Auslassungspunkte (...) neben einer Liste.
- Wähle Neu erstellen aus und klicke dann auf Aufgabe.
- Benenne die Aufgabe und klicke auf Aufgabe erstellen.
Konfiguriere die anpassbaren Optionen deiner Aufgabe.
Sicherheit einrichten
ClickUp hat eine der strengsten Sicherheitsrichtlinien in unserer Branche, um sicherzustellen, dass deine Daten niemals in die Hände Dritter gelangen. Artikel über unsere Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien findest du im Abschnitt Sicherheit und Datenschutz unseres Hilfecenters.
Workspace-Sicherheit
Unsere Empfehlungen für die sichere Einrichtung deines Workspace sind:
Mit Teamkollegen zusammenarbeiten
ClickUp bietet mehrere Optionen für die Workspace-Kommunikation und -Zusammenarbeit.
Posteingang: Kommuniziere mit allen Personen in deiner Organisation.
Wir haben Lösungen für dich, wenn du E-Mail oder eine andere App wie Slack verwenden möchtest.
Kommentare: Stelle und beantworte Fragen, hole Feedback ein, erteile Genehmigungen, verfolge schnelle Erfolge nach und formatiere Inhalte mit Rich-Text, Einbettungen und Anhängen. Du kannst Kommentare zu Aufgaben, Dokumenten und Anhängen für die Prüfung verwenden.
Person @erwähnen: Gib in einer Aufgabenbeschreibung oder in Kommentaren @ und die Initialen einer Person oder eines Teams ein, um alle Personen mit diesen Initialen aufzurufen.
Whiteboards: Whiteboards sind der schnellste Weg, um mit deinem Team zusammenzuarbeiten und die Lücke zwischen dem Brainstorming und der Erledigung der Arbeit zu schließen.
Erinnerungen: Verwende Erinnerungen, um schnell kleinere Aktionselemente zu erstellen, die keine Aufgabe erfordern.Du kannst sie selbst erstellen oder delegieren.
Chatansicht: Die Chatansicht ermöglicht es dir, in Echtzeit mit deinem Team zu sprechen. Kommuniziere über Dinge außerhalb von Aufgaben an einem spezifischen Ort in ClickUp. Zeige Anhänge, Benachrichtigungen, Aufgabenlinks und Einbettungen an einem Ort an.
Clip: Mit der ClickApp Clip kannst du Videos direkt aus dem Schnellaktionsmenü oder aus Aufgabenkommentaren aufnehmen.
Prüfung: Zentralisiere Feedback und beschleunige Genehmigungsprozesse, indem du Kommentare direkt zu Aufgabenanhängen hinzufügst.
Suchst du nach Best Practices für die Workspace-Kommunikation und -Zusammenarbeit? Lies ClickUp für Teambesprechungen verwenden und Mit ClickUp mit dem Team kommunizieren!