Utilisez les actions d'automatisation

Les déclencheurs et les actions sont les deux éléments clés d'une Automatisation. Les déclencheurs initient l'Automatisation et entraînent une Action. Les actions sont les modifications que vous souhaitez automatiser.

Les conditions sont une partie facultative des Automatisations qui ajoutent plus de précision et de contrôle.

Les actions sont effectuées dans la commande que vous ajoutez à chaque Automatisation de haut en bas. Vous pouvez glisser-déposer des actions pour les réorganiser.

Capture d'écran de plusieurs actions d'automatisation.png

Ce dont vous aurez besoin

  • L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.
  • Les invités ne peuvent pas configurer d’automatisations.
  • Le nombre d’automatisations possibles dans votre environnement de travail dépend de votre forfait :
    • Gratuit à vie : 5 automatisations actives au total.
    • Unlimited : 500 automatisations actives.
    • Business et supérieur : nombre illimité d’automatisations.
  • Le nombre d’actions automatisées possibles par mois dépend de votre forfait :
    • Free Forever : 100 actions/mois.
    • Unlimited : 1 000 actions/mois.
    • Business : 10 000 actions/mois. 
    • Business Plus : 25 000 actions/mois. 
    • Enterprise : 250 000 actions/mois. 
  • Les limites d’actions sont réinitialisées le premier jour de chaque mois (UTC-8).
  • Un e-mail d’alerte est envoyé aux propriétaires et aux administrateurs des environnements de travail lorsque leur utilisation des automatisations dépasse 90 %, puis un autre lorsqu’ils ont dépassé 100 %.
  • Les forfaits Business et supérieurs peuvent acheter plus d'actions d'automatisation.
  • Les actions Webhook et les intégrations d’automatisation sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.
  • Il y a une limite de 6 actions par automatisation.

Comprendre les actions

Dans le schéma d’automatisation, les actions sont ce qui se passe lorsqu’une automatisation est déclenchée. Si vous avez plusieurs actions dans une automatisation, leur commande est suivie lorsque l’automatisation s’exécute.

Actions disponibles

Action Description Informations complémentaires
Ajouter un commentaire Ajoutez un commentaire qui s’affichera dans la section des commentaires de la tâche.

 

Appliquer un modèle Appliquer un modèle de tâche ou de checklist sélectionné à la tâche.

Si le modèle appliqué crée de nouvelles sous-tâches ET que vous utilisez le déclencheur créer une tâche, une boucle d'automatisation peut se déclencher. Pour mettre fin à la boucle, désactivez le déclencheur. 

Cette action ne sera pas déclenchée pour les tâches ou sous-tâches créées via un modèle.

Archiver une tâche ou une sous-tâche  Archiver la tâche ou la sous-tâche.

 

 

Changer d'assignés Changer l'assigné(s) sur une tâche.

Lorsque l'application ClickApp Plusieurs Assignés est activée, cette action ajoutera l'assigné. Lorsque le ClickApp n'est pas activé, cette action remplacera l'assigné existant

 

Vous pouvez choisir le ou les nouveaux assignés pour être l'observateur de la tâche, le créateur de la tâche, déclenché par une Automatisation, ou un champ personnalisé de type Personne. 

Vous pouvez également déployer les options Avancées pour effectuer manuellement :

  • Ajouter des assignés

  • Retirer des personnes assignées

  • Réassigner

  • Supprimer tous les assignés

 

Associez cela à une autre action Changer d'assigné pour organiser vos tâches en une seule automatisation.

 

Modifier la date d’échéance

Changez la date d'échéance d'une tâche. Vous pouvez définir votre date d'échéance de manière statique, par exemple, le lundi 7 déc.

Ou vous pouvez le configurer comme dynamique, par exemple, 7 jours après le déclenchement de l'Automatisation.

Les options de date d'échéance incluent :

  • Jours après la date de déclenchement : Un certain nombre de jours après que l'Automatisation soit déclenchée.

  • À la date de déclenchement : La date à laquelle l'Automatisation est déclenchée.

  • Choisissez une date : Sélectionnez une date spécifique.

  • Supprimer la date : Supprimez la date d'échéance de la tâche qui a déclenché l'Automatisation.

Vous ne pouvez pas définir une heure d’échéance spécifique à l’aide de cette action d’automatisation.

Modifier la priorité Modifier la priorité d'une tâche  
Modifier la date de début Modifiez la date de début d'une tâche.

Les options de date de début incluent :

  • Jours après la date de déclenchement : Un certain nombre de jours après que l'Automatisation soit déclenchée.

  • Date de déclenchement : La date à laquelle l'Automatisation est déclenchée. Si l'Automatisation est déclenchée après la date d'échéance, la date de début sera la date d'échéance. 

  • Choisissez une date : Sélectionnez une date spécifique.

  • Supprimer la date : Supprimez la date de début de la tâche qui a déclenché l'Automatisation.

Vous ne pouvez pas définir une heure de début spécifique en utilisant cette action d'automatisation.

Changer le statut Modifier le statut d'une tâche.

Cette action modifie le statut de la tâche qui déclenche l'Automatisation.

Pour les tâches et sous-tâches dans plusieurs listes, cette action utilise les statuts de la liste d'origine de la tâche de déclenchement.

Pour qu'une action d'automatisation mette à jour un statut, ce statut doit exister dans l'emplacement de l'environnement de travail où l'automatisation est créée.

Modifier les étiquettes Modifier les étiquettes d'une tâche.
  • Ajouter des étiquettes

  • Supprimer une/des étiquette(s)

Modifier les observateurs Modifier les observateurs d'une tâche.
  • Ajouter des observateurs

  • Retirer des observateurs

  • Supprimer tous les observateurs
Créez une sous-tâche

Créer une nouvelle sous-tâche.

  • Tâche parente

  • Nom de la tâche

  • Modèle (facultatif)

Si l'Automatisation est déclenchée par une sous-tâche imbriquée au niveau le plus bas, cette Action sera ignorée.

Créer une tâche Créer une nouvelle tâche.
  • Nom de la tâche

  • Nom de la liste

  • Modèle (facultatif)

Si le nom de la tâche est laissé vide, il sera par défaut Tâche (créée à partir de l'Automatisation).  

Supprimer la tâche ou sous-tâche

Supprimer une tâche ou une sous-tâche.

 
Estimer la durée Estimez une durée spécifique pour une tâche.  
Créer une liste Créer une liste dans un dossier ou un espace.  
Déplacer vers la liste Déplacez la tâche vers une liste choisie.
  • Cochez l'option Déplacer et conserver dans la liste actuelle pour déplacer les tâches et les ajouter de nouveau à la liste actuelle en utilisant Tâches dans plusieurs listes.
  • Si l'Automatisation est déclenchée par une sous-tâche ou une sous-tâche imbriquée, elle déplacera la tâche parente de niveau supérieur et toutes les sous-tâches et sous-tâches imbriquées seront converties en tâche parente, et ne seront plus liées à la tâche parente.
Ajouter à la liste Ajoutez la tâche à une liste choisie en utilisant Tâches dans plusieurs listes.

Sous-tâches dans plusieurs listes doit être activé si vous souhaitez utiliser cette action sur une sous-tâche.

Définir un champ personnalisé Définissez des champs personnalisés sur une tâche. Choisissez le champ et la valeur que vous souhaitez ajouter.

Les options de champ personnalisé de date incluent :

  • Jours après la date de déclenchement : Un certain nombre de jours après que l'Automatisation soit déclenchée.

  • À la date de déclenchement : La date à laquelle l'Automatisation est déclenchée.

  • Champs du déclencheur : Définissez dynamiquement le champ personnalisé de date à partir de la tâche qui a déclenché l'automatisation, incluant :
    • Date de début
    • Date d’échéance
    • Date de création
    • Date de mise à jour
    • Date de fin
    • Date de fermeture
    • Champ personnalisé pour toute date.
  • Choisissez une date : Sélectionnez une date spécifique.

  • Supprimer la date : Supprimez la date de la tâche qui a déclenché l'Automatisation.

Pour déclencher des actions basées sur la sélection de plusieurs valeurs de champ personnalisé, vous devrez créer une Automatisation distincte pour chaque sélection de champ personnalisé

Modifier le type de tâche Changez le type de tâche.   
Suivre le temps Suivre le temps sur une tâche. Précisez la quantité de temps et pour qui elle doit être comptabilisée.  
Appel Webhook

Vous permet de connecter ClickUp à n’importe quelle application :

  • Collez l'URL que vous souhaitez appeler.

  • Lorsqu'une tâche déclenche une Automatisation, nous enverrons les détails de la tâche dans le payload du webhook. Cela vous permet d'accéder facilement aux données des Automatisations de ClickUp dans votre propre application !

L'URL de webhook fournie doit résoudre rapidement avec un code de statut HTTP réussi. Si le délai d'attente est dépassé trop souvent, l'Automatisation sera désactivée.

Exemple de réponse avec toutes les données disponibles :

{
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  "trigger_id": "1f24a37e-4b61-448c-a40e-58b7dc843248",
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      "username": "User name",
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        "username": "User name",
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        "initials": "SP",
        "email": "user@company.com",
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            },
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              "color": null
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        },
        "date_created" : "1648079683549",
        "hide_from_guests" : false,
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      },
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        "name" : "jours ouvrés",
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