Les déclencheurs et les actions sont les deux éléments clés d'une Automatisation. Les déclencheurs initient l'Automatisation et entraînent une Action. Les actions sont les modifications que vous souhaitez automatiser.
Les conditions sont une partie facultative des Automatisations qui ajoutent plus de précision et de contrôle.
Les actions sont effectuées dans la commande que vous ajoutez à chaque Automatisation de haut en bas. Vous pouvez glisser-déposer des actions pour les réorganiser.
Ce dont vous aurez besoin
- L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.
- Les invités ne peuvent pas configurer d’automatisations.
- Le nombre d’automatisations possibles dans votre environnement de travail dépend de votre forfait :
- Gratuit à vie : 5 automatisations actives au total.
- Unlimited : 500 automatisations actives.
- Business et supérieur : nombre illimité d’automatisations.
- Le nombre d’actions automatisées possibles par mois dépend de votre forfait :
- Free Forever : 100 actions/mois.
- Unlimited : 1 000 actions/mois.
- Business : 10 000 actions/mois.
- Business Plus : 25 000 actions/mois.
- Enterprise : 250 000 actions/mois.
- Les limites d’actions sont réinitialisées le premier jour de chaque mois (UTC-8).
- Un e-mail d’alerte est envoyé aux propriétaires et aux administrateurs des environnements de travail lorsque leur utilisation des automatisations dépasse 90 %, puis un autre lorsqu’ils ont dépassé 100 %.
- Les forfaits Business et supérieurs peuvent acheter plus d'actions d'automatisation.
- Les actions Webhook et les intégrations d’automatisation sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.
- Il y a une limite de 6 actions par automatisation.
Comprendre les actions
Dans le schéma d’automatisation, les actions sont ce qui se passe lorsqu’une automatisation est déclenchée. Si vous avez plusieurs actions dans une automatisation, leur commande est suivie lorsque l’automatisation s’exécute.
Actions disponibles
Action | Description | Informations complémentaires |
Ajouter un commentaire | Ajoutez un commentaire qui s’affichera dans la section des commentaires de la tâche. |
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Appliquer un modèle | Appliquer un modèle de tâche ou de checklist sélectionné à la tâche. |
Si le modèle appliqué crée de nouvelles sous-tâches ET que vous utilisez le déclencheur créer une tâche, une boucle d'automatisation peut se déclencher. Pour mettre fin à la boucle, désactivez le déclencheur. Cette action ne sera pas déclenchée pour les tâches ou sous-tâches créées via un modèle. |
Archiver une tâche ou une sous-tâche | Archiver la tâche ou la sous-tâche. |
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Changer d'assignés | Changer l'assigné(s) sur une tâche. |
Lorsque l'application ClickApp Plusieurs Assignés est activée, cette action ajoutera l'assigné. Lorsque le ClickApp n'est pas activé, cette action remplacera l'assigné existant
Vous pouvez choisir le ou les nouveaux assignés pour être l'observateur de la tâche, le créateur de la tâche, déclenché par une Automatisation, ou un champ personnalisé de type Personne.
Associez cela à une autre action Changer d'assigné pour organiser vos tâches en une seule automatisation.
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Modifier la date d’échéance |
Changez la date d'échéance d'une tâche. Vous pouvez définir votre date d'échéance de manière statique, par exemple, le lundi 7 déc. Ou vous pouvez le configurer comme dynamique, par exemple, 7 jours après le déclenchement de l'Automatisation. |
Les options de date d'échéance incluent :
Vous ne pouvez pas définir une heure d’échéance spécifique à l’aide de cette action d’automatisation. |
Modifier la priorité | Modifier la priorité d'une tâche | |
Modifier la date de début | Modifiez la date de début d'une tâche. |
Les options de date de début incluent :
Vous ne pouvez pas définir une heure de début spécifique en utilisant cette action d'automatisation. |
Changer le statut | Modifier le statut d'une tâche. |
Cette action modifie le statut de la tâche qui déclenche l'Automatisation. Pour les tâches et sous-tâches dans plusieurs listes, cette action utilise les statuts de la liste d'origine de la tâche de déclenchement. Pour qu'une action d'automatisation mette à jour un statut, ce statut doit exister dans l'emplacement de l'environnement de travail où l'automatisation est créée. |
Modifier les étiquettes | Modifier les étiquettes d'une tâche. |
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Modifier les observateurs | Modifier les observateurs d'une tâche. |
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Créez une sous-tâche |
Créer une nouvelle sous-tâche. |
Si l'Automatisation est déclenchée par une sous-tâche imbriquée au niveau le plus bas, cette Action sera ignorée. |
Créer une tâche | Créer une nouvelle tâche. |
Si le nom de la tâche est laissé vide, il sera par défaut Tâche (créée à partir de l'Automatisation). |
Supprimer la tâche ou sous-tâche |
Supprimer une tâche ou une sous-tâche. |
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Estimer la durée | Estimez une durée spécifique pour une tâche. | |
Créer une liste | Créer une liste dans un dossier ou un espace. | |
Déplacer vers la liste | Déplacez la tâche vers une liste choisie. |
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Ajouter à la liste | Ajoutez la tâche à une liste choisie en utilisant Tâches dans plusieurs listes. |
Sous-tâches dans plusieurs listes doit être activé si vous souhaitez utiliser cette action sur une sous-tâche. |
Définir un champ personnalisé |
Définissez des champs personnalisés sur une tâche. Choisissez le champ et la valeur que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés privés dans les Actions. |
Les options de champ personnalisé de date incluent :
Pour déclencher des actions basées sur la sélection de plusieurs valeurs de champ personnalisé, vous devrez créer une Automatisation distincte pour chaque sélection de champ personnalisé |
Modifier le type de tâche | Changez le type de tâche. | |
Suivre le temps | Suivre le temps sur une tâche. Précisez la quantité de temps et pour qui elle doit être comptabilisée. | |
Appel Webhook |
Vous permet de connecter ClickUp à n’importe quelle application :
L'URL de webhook fournie doit résoudre rapidement avec un code de statut HTTP réussi. Si le délai d'attente est dépassé trop souvent, l'Automatisation sera désactivée. |
Exemple de réponse avec toutes les données disponibles : { "id": "3384a099-81b5-43b2-8420-8f9edfd0ae71:main", "trigger_id": "1f24a37e-4b61-448c-a40e-58b7dc843248", "date": "2022-12-26T21:08:38.205Z", "payload": { "id": "1234abcd", "custom_id": null, "name": "1", "text_content": null, "description": null, "status": { "id": "p90100014936_DVHYH917", "status": "complete", "color": "#6bc950", "orderindex": 1, "type": "closed" }, "orderindex": "8616472.00000000000000000000000000000000", "date_created" : "1672088914395", "date_updated" : "1672088915998", "date_closed" : "1672088915998", "archived" : false, "creator" : { "id": 12345678, "username": "User name", "color": "#04a9f4", "email": "user@company.com", "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg" }, "assignees" : [], "watchers" : [ { "id": 12345678, "username": "User name", "color": "#04a9f4", "initials": "SP", "email": "user@company.com", "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg" } ], "checklists" : [], "tags" : [], "parent" : null, "priority" : null, "due_date" : null, "start_date" : null, "points" : null, "time_estimate" : null, "custom_fields" : [ { "id" : "eb4b1adc-9812-46d9-87e7-5e02fce1efa4", "name" : "Champ personnalisé Email", "type" : "email", "type_config" : {}, "date_created" : "1643750549355", "hide_from_guests" : false, "required" : null }, { "id" : "d25baffa-c7e5-4b90-9012-777b02eba8d2", "name" : "Champ personnalisé Numéro", "type" : "number", "type_config" : {}, "date_created" : "1644356101853", "hide_from_guests" : false, "required" : false }, { "id" : "fa884ea1-ff19-41aa-a3b4-cabe31f9075b", "name" : "Champ personnalisé Date", "type" : "date", "type_config" : {}, "date_created" : "1671600506040", "hide_from_guests" : false, "required" : false }, { "id" : "50cba3f9-ba0b-474d-9a00-a92adc4e3746", "name" : "Champ personnalisé Étiquette", "type" : "labels", "type_config" : { "options" : [ { "id": "79e5e9f8-b20d-412b-89a2-50f793a6be5b", "label": "1", "color": null }, { "id": "9b9570c5-fef3-4702-9c31-c150dcf66853", "label": "2", "color": null }, { "id": "c07263ab-5fb7-4fba-bc54-e0a4a7fce8a6", "label": "3", "color": null }, { "id": "68373c62-894b-4273-b6aa-6e7a06491324", "label": "4", "color": null }, { "id": "1d67aa21-a634-4818-95ba-de4b2119ebaf", "label": "5", "color": null } ] }, "date_created" : "1648079683549", "hide_from_guests" : false, "required" : false }, { "id" : "a821d5c1-3800-4035-9ed5-30f1ab932e84", "name" : "jours ouvrés", "type" : "formula", "type_config" : {}, "date_created" : "1648662130631", "hide_from_guests" : false, "required" : false } ], "dependencies" : [], "linked_tasks" : [], "team_id" : "1234567", "url" : "https://app.clickup.com/t/1234abcd", "liste" : { "id": "901000012345", "name": "List", "access": true }, "projet" : { "id": "90100023456", "name": "hidden", "hidden": true, "access": true }, "dossier" : { "id": "90100034567", "name": "hidden", "hidden": true, "access": true }, "espace" : { "id": "90100045678" } } } |