Les déclencheurs et les actions sont les deux éléments clés d'une Automatisation. Les déclencheurs commencent l'Automatisation et aboutissent à une Action. Les actions sont les changements que vous souhaitez automatiser.
Les conditions sont une partie facultative des Automatisations qui ajoutent plus de précision et de contrôle.
Apprenez à utiliser les Déclencheurs pour créer des Automatisations qui vous feront économiser des clics !
Ce dont vous aurez besoin
- L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.
- Les invités ne peuvent pas configurer d’automatisations.
- Le nombre d’automatisations possibles dans votre environnement de travail dépend de votre forfait :
- Gratuit à vie : 5 automatisations actives au total.
- Unlimited : 500 automatisations actives.
- Business et supérieur : nombre illimité d’automatisations.
- Le nombre d’actions automatisées possibles par mois dépend de votre forfait :
- Free Forever : 100 actions/mois.
- Unlimited : 1 000 actions/mois.
- Business : 10 000 actions/mois.
- Business Plus : 25 000 actions/mois.
- Enterprise : 250 000 actions/mois.
- Les limites d’actions sont réinitialisées le premier jour de chaque mois (UTC-8).
- Un e-mail d’alerte est envoyé aux propriétaires et aux administrateurs des environnements de travail lorsque leur utilisation des automatisations dépasse 90 %, puis un autre lorsqu’ils ont dépassé 100 %.
- Les forfaits Business et supérieurs peuvent acheter plus d'actions d'automatisation.
- Les actions Webhook et les intégrations d’automatisation sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.
Comment fonctionnent les déclencheurs
Les déclencheurs initient les Automatisations. Ils peuvent s'appliquer aux tâches, sous-tâches, ou les deux dans un espace, dossier ou liste spécifique.
Vous pouvez ajouter Conditions à vos Déclencheurs pour filtrer les tâches qui démarreront votre Automatisation. Toutes les conditions doivent être définies sur les tâches avant qu'elles ne déclenchent des automatisations.
Si vous avez plusieurs Automatisations avec le même Déclencheur, elles se déclencheront en même temps
Déclencheurs pour tâches ou sous-tâches
Par défaut, les Automatisations seront déclenchées par les tâches et les sous-tâches. Vous pouvez également choisir de déclencher vos Automatisations uniquement par des tâches, ou uniquement par des sous-tâches.
Quand Automatisation déclenche par sous-tâche, ils seront aussi déclencheurs par sous-tâche imbriquée.
L’action de création d’une sous-tâche ne fonctionnera que si la sous-tâche qui déclenche l’Automatisation n’est pas la sous-tâche la plus basse.
Par exemple : si vous utilisez 7 niveaux de sous-tâches imbriquées et qu'une sous-tâche, imbriquée sous 6 autres tâches, répond au déclencheur et aux conditions, l'automatisation ne créera pas de sous-tâche.
Lorsqu'une sous-tâche ou une sous-tâche imbriquée déclenche l'action Déplacer vers la liste, la tâche parente de niveau supérieur ainsi que toutes les sous-tâches et sous-tâches imbriquées seront déplacées.
La sélection de Aujourd’hui comme date d’échéance est dynamique et la date d’échéance se déclenchera à 4 heures du matin à moins qu’une heure précise ne soit donnée.
Déclencheur disponible
Le tableau suivant liste les déclencheurs d'automatisation disponibles.
Utilisez le fuseau horaire qui est défini pour la personne qui a créé l’automatisation. Si la date n’a pas d’heure, l’Automatisation se déclenchera à 4 heures du matin, heure locale.
| Déclencheur d'automatisation | Description | Options |
| Une personne assignée est ajoutée |
Lorsqu'un assigné est ajouté à une tâche, une Action sera effectuée. Si plusieurs assignés sont sélectionnés, l'ajout d'un seul assigné déclenchera l'Automatisation. Vous pouvez choisir le ou les nouveaux assignés pour être l'observateur de la tâche, le créateur de la tâche, déclenché par une Automatisation, ou un champ personnalisé de type Personne. Ajouter un assigné depuis le menu de création de tâche ne déclenchera pas cette Automatisation. |
Lorsqu'un assigné est ajouté à: Choisissez quiconque ayant accès à la Liste |
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Une personne assignée est retirée |
Lorsqu'un assigné sur une tâche est retiré, une action se produit. Vous pouvez choisir le(s) assigné(s) supprimé(s) pour être la tâche observateur, la tâche créateur, l’Automatisation déclencher par, ou une Person champ personnalisé. |
Lorsqu'un assigné est retiré: Choisissez quiconque ayant accès à la liste |
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Un commentaire est ajouté |
Lorsqu'un nouveau commentaire est ajouté à une tâche, une Action se déclenchera. | |
| Le champ personnalisé est modifié |
Lorsqu'un changement lié se produit sur un champ personnalisé, une action est déclenchée. Optionnellement, limitez pour déclencher uniquement si cela provient de ou change vers une certaine valeur. Les changements de Champ personnalisé qui se produisent lorsqu'un modèle est appliqué ne déclencheront aucune Automatisation. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés privés dans les déclencheurs. |
Lorsqu'un champ personnalisé passe de: Sélectionnez parmi les options pour le champ personnalisé choisi. Ouvrez les paramètres avancés si vous souhaitez que l’automatisation s’applique à la tâche nouvellement créée, aux mises à jour de la tâche existante, ou aux deux. |
| Modifications de Champ Personnalisé utilisant des Champs de Formule numérique. |
Lorsque la valeur numérique d'un champ de formule personnalisé change, une action est déclenchée. Pour utiliser ces variables à la place :
Ajoutez la condition : |
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| Checklists résolues | Lorsque toutes les checklists sont résolues sur une tâche, une action se déclenche | |
| La date d’échéance arrive | Lorsqu'une date d'échéance est atteinte, une action se déclenche L’automatisation avec ce déclencheur se déclenchera à 4 heures du matin, heure locale, à la date d’échéance. |
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| La date d’échéance est modifiée | Lorsqu'une date d'échéance change, une action se déroulera. | |
| Une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à cet emplacement | Lorsqu'une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à un emplacement spécifique, une action aura lieu | |
| La priorité est modifiée | Lorsqu'une priorité change sur une tâche, une action se déclenche. Optionnellement, limiter pour déclencher uniquement si cela provient de ou change vers une certaine priorité. | Lorsqu'une priorité passe de: Choisissez parmi n'importe quel niveau de Priorité, y compris sans Priorité |
| Déplacer vers cette liste | Lorsqu'une tâche est déplacée vers la liste que vous automatisez, une action se déclenche. | |
| La date de début arrive | Lorsqu'une date de début est atteinte sur une tâche, une action se déroulera. | |
| La date de début est modifiée | Lorsqu'une date de début change, une action se déclenche. | |
| Le statut change |
Lorsqu'un statut change sur une tâche, une Action se produit. Vous pouvez limiter le déclenchement uniquement s'il provient d'un statut spécifique ou s'il change vers un statut particulier. Pour spécifier des statuts individuels, cliquez sur l'icône caret à droite de son groupe de statuts. |
Lorsqu'un statut passe de: Choisissez parmi les statuts actifs, achevés ou fermés de votre liste
À: Choisissez parmi les statuts actifs, terminés ou fermés de votre Liste |
| Sous-tâches résolues |
Lorsque toutes les sous-tâches sont résolues sur une tâche, une Action se déclenchera. Ce déclencheur ne résoudra que les sous-tâches directement sous la tâche parente. |
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| Étiquettes ajoutées |
Lorsque l'une des étiquettes sélectionnées est ajoutée à une tâche, une action se déclenche. Pour exiger deux étiquettes ou plus afin de déclencher une Automatisation, vous pouvez combiner ce Déclencheur avec Conditions. Les étiquettes doivent être appliquées aux tâches dans l'ordre. Les étiquettes dans la Condition doivent être appliquées aux tâches avant les étiquettes définies dans ce Déclencheur. |
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| Étiquettes supprimées | Lorsque l’un des mentionneurs sélectionnés est retiré d’une tâche, une action aura lieu |
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| Une tâche/sous-tâche est créée | Lorsqu’une tâche ou une sous-tâche est créée dans la liste, une action a lieu |
Par défaut, toute tâche ou sous-tâche créée déclenchera l'Automatisation. Utilisez les cases à cocher pour filtrer les tâches qui ont été créées de manière spécifique. |
| Une tâche/sous-tâche est liée | Lorsqu’une tâche ou sous-tâche est liée dans la liste, une action aura lieu |
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| Temps suivi | Lorsqu'le temps est suivi par une personne spécifique dans une tâche, une action sera déclenchée. |
utilisateur: Choisissez toute personne qui a accès à la liste |
| Modifications du type de tâche | Lorsqu’un type de tâche est modifié, une action a lieu. |
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| Tâche ou sous-tâche débloquée | When a task or subtask is unblocked, an Action will take place |
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