Les déclencheurs et les actions sont les deux éléments clés d'une Automatisation. Les déclencheurs commencent l'Automatisation et aboutissent à une Action. Les actions sont les changements que vous souhaitez automatiser.
Les conditions sont une partie facultative des Automatisations qui ajoutent plus de précision et de contrôle.
Apprenez à utiliser les Déclencheurs pour créer des Automatisations qui vous feront économiser des clics !
La disponibilité et les limites des fonctionnalités varient en fonction du forfait et du rôle de l’utilisateur. En savoir plus
Comment fonctionnent les déclencheurs
Les déclencheurs initient les Automatisations. Ils peuvent s'appliquer aux tâches, sous-tâches, ou les deux dans un espace, dossier ou liste spécifique.
Les conditions sont des critères optionnels disponibles à partir du forfait Business qui doivent être vérifiés pour que l'Automatisation soit déclenchée. Vous pouvez ajouter des Conditions à vos Déclencheurs pour filtrer les tâches qui lanceront votre Automatisation.
Si tu as plusieurs automatismes avec le même déclencheur, ils se déclencheront en même temps.
Déclencheur disponible
Le tableau suivant répertorie les déclencheurs d'automatisation disponibles. Pour voir les actions correspondantes à ces déclencheurs, consultez notre article Utiliser les actions d'automatisation.
Utilisez le fuseau horaire qui est défini pour la personne qui a créé l’automatisation. Si la date n’a pas d’heure, l’Automatisation se déclenchera à 4 heures du matin, heure locale.
| Déclencheur d'automatisation | Description | Options |
| Une personne assignée est ajoutée |
Lorsqu'un assigné est ajouté à une tâche, une Action sera effectuée. Si plusieurs assignés sont sélectionnés, l'ajout d'un seul assigné déclenchera l'Automatisation. Tu peux choisir le ou les nouveaux chargés de tâches comme observateur des tâches, créateur de tâches, automatisation déclenchée par ou champ personnalisé personnalisé par personne. Ajouter un assigné depuis le menu de création de tâche ne déclenchera pas cette Automatisation. |
Lorsqu'un assigné est ajouté à: Choisissez quiconque ayant accès à la Liste |
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Une personne assignée est retirée |
Lorsqu'un assigné sur une tâche est retiré, une action se produit. Tu peux choisir le ou les cessionnaires supprimés comme observateur des tâches, créateur de tâches, automatisation déclenchée par l'automatisation ou champ personnalisé relatif à une personne. |
Lorsqu'un assigné est retiré: Choisissez quiconque ayant accès à la liste |
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Un commentaire est ajouté |
Lorsqu'un nouveau commentaire est ajouté à une tâche, une Action se déclenchera. | |
| Le champ personnalisé est modifié |
Lorsqu'un changement lié se produit sur un champ personnalisé, une action sera effectuée. Les changements de Champ personnalisé qui se produisent lorsqu'un modèle est appliqué ne déclencheront aucune Automatisation. Vous pouvez utiliser les champs personnalisés avec IA et les champs personnalisés privés dans les déclencheurs. |
Cliquez sur Avancé pour choisir si l'Automatisation s'applique aux tâches nouvellement créées, aux mises à jour des tâches existantes, ou les deux. Vous avez la possibilité d'ajouter plusieurs valeurs au champ personnalisé sélectionné. Cliquez sur le menu déroulant De ci-dessous le champ sélectionné. Choisissez une valeur ou sélectionnez Ajouter/modifier pour créer une nouvelle valeur. Par exemple, vous pouvez sélectionner Tout pour créer le déclencheur : Si le champ personnalisé sélectionné change de n'importe quel autre champ personnalisé, alors l'Action se produira. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant Vers . Vous pouvez sélectionner une valeur, cliquer sur +Ajouter une option pour ajouter une valeur personnalisée, ou cliquer sur Paramètres avancés pour rechercher un champ personnalisé. |
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Modifications de Champ Personnalisé utilisant des Champs de Formule numérique. Actuellement, les champs de formule numérique ne fonctionnent pas comme déclencheurs. |
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| Checklists résolues | Lorsque toutes les checklists sont résolues sur une tâche, une action se déclenche | |
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La date est avant/après |
À cette date, une action aura lieu. Par exemple, 10 jours avant la date d'échéance, ajoutez un commentaire à cette tâche et @mentionnez les observateurs. L’automatisation avec ce déclencheur se déclenchera à 4 heures du matin, heure locale, à la date d’échéance. |
Par défaut, les variables sont définies à 1 jour avant la date de début. Pour modifier ces variables :
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| La date d’échéance arrive | À la date d'échéance, une action aura lieu. L’automatisation avec ce déclencheur se déclenchera à 4 heures du matin, heure locale, à la date d’échéance. |
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| La date d’échéance est modifiée | Lorsqu'une date d'échéance change, une action se déroulera. | |
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Chaque... / Selon un calendrier |
Lorsqu'un jour et une heure programmés arrivent, une action s'appliquera à toutes les tâches de la liste. Par exemple, tous les jeudis à 20h, définit un champ personnalisé. Ce déclencheur ne se déclenchera pas sur les tâches fermées ou achevées. |
Commence le : Sélectionnez un jour pour que l'action se déroule. Répéter : Sélectionnez un calendrier pour que l'action se répète. Heure : Sélectionnez une heure pour que l'action se déroule. Fuseau horaire : Par défaut, il s'agit du fuseau horaire défini dans Mes paramètres. Se termine : Sélectionnez une heure pour que ce déclencheur se termine. |
| Une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à cet emplacement | Lorsqu'une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à un emplacement spécifique, une action aura lieu | |
| La priorité est modifiée | Lorsqu'une priorité change sur une tâche, une action se déclenche. Facultativement, déclenchez uniquement lors d'un changement de ou vers une certaine priorité. | Lorsqu'une priorité change de: Choisissez parmi tous les niveaux de priorité, y compris sans priorité. |
| Déplacer vers cette liste | Lorsqu'une tâche est déplacée vers la liste que vous automatisez, une action se déclenche. | |
| La date de début arrive | Lorsqu'une date de début est atteinte sur une tâche, une action se déroulera. | |
| La date de début est modifiée | Lorsqu'une date de début change, une action se déclenche. | |
| Le statut change |
Lorsqu'un statut change sur une tâche, une action se déclenche. Facultativement, déclenchez uniquement lors d'un changement de ou vers un certain statut. Pour spécifier des statuts individuels, cliquez sur l'icône caret à droite de son groupe de statuts. |
Lorsqu'un statut passe de: Choisissez parmi les statuts actifs, achevés ou fermés de votre liste
À: Choisissez parmi les statuts actifs, terminés ou fermés de votre Liste |
| Sous-tâches résolues |
Lorsque toutes les sous-tâches sont résolues sur une tâche, une Action se déclenchera. Ce déclencheur ne résoudra que les sous-tâches directement sous la tâche parente. |
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| Étiquettes ajoutées |
Lorsque l'une des étiquettes sélectionnées est ajoutée à une tâche, une action se déclenche. Pour exiger deux étiquettes ou plus afin de déclencher une Automatisation, vous pouvez combiner ce Déclencheur avec Conditions. Les étiquettes doivent être appliquées aux tâches dans l'ordre. Les étiquettes dans la Condition doivent être appliquées aux tâches avant les étiquettes définies dans ce Déclencheur. |
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| Étiquettes supprimées | Chaque fois que l'un des tags sélectionnés est supprimé d'une tâche, une action est déclenchée. |
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| Une tâche/sous-tâche est créée | Lorsqu'une tâche ou une sous-tâche est créée dans la liste, une action est exécutée. |
Par défaut, toute tâche ou sous-tâche créée déclenchera l'Automatisation. Utilisez les cases à cocher pour filtrer les tâches qui ont été créées de manière spécifique. |
| Une tâche/sous-tâche est liée | Lorsqu'une tâche ou une sous-tâche est liée à la liste, une action a lieu. |
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| Temps suivi | Lorsqu'le temps est suivi par une personne spécifique dans une tâche, une action sera déclenchée. |
utilisateur: Choisissez toute personne qui a accès à la liste |
| Modifications du type de tâche | Lorsqu’un type de tâche est modifié, une action a lieu. |
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| Tâche ou sous-tâche débloquée | Lorsqu'une tâche ou une sous-tâche est débloquée, une action a lieu. |
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