Les automatisations d'e-mail peuvent servir à envoyer automatiquement des e-mails depuis votre environnement de travail ClickUp en fonction de certains paramètres. Avec les automatisations, plus besoin d'actions manuelles.

Ce dont vous aurez besoin

• Les intégrations d’automatisations sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.
• L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.

• L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp E-mail pour chaque espace.  

• Pour les utilisateurs ayant rejoint des environnements de travail Business Plus et Enterprise, la permission d’e-mail personnalisée « Envoyer un e-mail (ClickApp E-mail) » doit être activée par un administrateur afin d’utiliser les automatisations par e-mail.

Créer une automatisation d'e-mail

Une fois que les ClickApps Automatisation et E-mail ont été activées pour votre environnement de travail, vous pouvez créer une automatisation d'e-mail.

Pour créer l'automatisation :

1. Accédez à l'espace, au dossier ou à la liste où l'automatisation s'appliquera.

2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Automatisations. 
3. Cliquez sur Parcourir en haut. 
4. Cliquez sur E-mail dans la barre latérale gauche.
5. Sélectionnez une automatisation d'e-mail, puis choisissez un compte ou connectez-vous.
6. Saisissez vos informations dans la fenêtre modale Créer une automatisation personnalisée.
7. Cliquez sur Créer.
8. Lorsque le déclencheur sélectionné se produit, votre e-mail est envoyé.

L'automatisation sera désactivée si l'adresse e-mail d'expédition utilisée pour configurer l'automatisation est supprimée ou non authentifiée.

Options de champ variable

Vous pouvez ajouter du contenu dynamique aux champs de votre automatisation d'e-mail. 

Les options de champs variables incluent :

• Identifiant de tâche : si la ClickApp Identifiant de tâche est activée dans votre environnement de travail, ce champ sera renseigné automatiquement. 

• Nom de la tâche

• Description de la tâche

• Personnes assignées

• Nom d’utilisateur du créateur

• Adresse e-mail du créateur

• Date d’échéance

• Date de début

• Date de création

• Date de mise à jour

• Date du statut Terminé

• Date de fermeture

• Nom du statut

• Couleur du statut

• Type de statut

• Priorité

• Champs personnalisés autres que la Progression (automatique), les champs Formule et les colonnes Relations

Envoi d'e-mail lorsqu'un formulaire crée une tâche

Vous pouvez créer une automatisation qui enverra un e-mail à chaque fois qu'un formulaire crée une tâche.

La vue Formulaire est disponible sur tous les forfaits payants.

Pour créer une automatisation qui ne s'applique qu'aux tâches créées à partir de formulaires :

1. Accédez à l'espace, au dossier ou à la liste où l'automatisation s'appliquera.

2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Automatisations. 
3. Cliquez sur Créer une automatisation.
4. Cliquez sur E-mail dans la barre latérale gauche.
5. Sélectionnez le déclencheur Tâche créée.
6. Décochez les options Créé par, sauf pour les Formulaires.
7. Sélectionnez l'action Envoyer un e-mail.
8. Sélectionnez le compte d'e-mail expéditeur dans le menu déroulant.
9. Personnalisez votre e-mail automatisé dans la section Action.
10. Cliquez sur Créer.

Dépannage de l’automatisation des e-mails

• Si un message d’erreur s’affiche lorsque vous utilisez l’automatisation des e-mails, essayez de supprimer et de ré-ajouter l’adresse électronique utilisée pour l’automatisation.
• Si le champ De de votre e-mail est vide et que vous voyez le message d'erreur ACCESS_137, vous n'avez pas accès à l'adresse e-mail de l'expéditeur. Le propriétaire de l'adresse e-mail devra ajuster les permissions de l'e-mail.