Gérez les automatisations dans votre environnement de travail.

Depuis la gestion des Automatisations, vous pouvez modifier vos Automatisations, filtrer pour trouver des Automatisations, changer d'emplacement d'environnement de travail, créer une nouvelle Automatisation et voir les Automatisations actives et inactives dans cet emplacement.

Ce dont vous aurez besoin

• L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.
• Les invités ne peuvent pas configurer d’automatisations.
• Le nombre d’automatisations possibles dans votre environnement de travail dépend de votre forfait :
  • Gratuit à vie : 5 automatisations actives au total.
  • Unlimited : 500 automatisations actives.
  • Business et supérieur : nombre illimité d’automatisations.
• Le nombre d’actions automatisées possibles par mois dépend de votre forfait :
  • Free Forever : 100 actions/mois.
  • Unlimited : 1 000 actions/mois.
  • Business : 10 000 actions/mois. 
  • Business Plus : 25 000 actions/mois. 
  • Enterprise : 250 000 actions/mois. 
• Les limites d’actions sont réinitialisées le premier jour de chaque mois (UTC-8).
• Un e-mail d’alerte est envoyé aux propriétaires et aux administrateurs des environnements de travail lorsque leur utilisation des automatisations dépasse 90 %, puis un autre lorsqu’ils ont dépassé 100 %.
• Les forfaits Business et supérieurs peuvent acheter plus d'actions d'automatisation.
• Les actions Webhook et les intégrations d’automatisation sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.

Accédez à Gérer les Automatisations

Les automatisations ne sont pas accessibles depuis la vue Tout. 

Pour accéder au modal de gestion des Automatisations :

1. Dans le coin supérieur droit de la vue, cliquez sur Automatisations. 
   

   • Vous pouvez également accéder à ce modal depuis la barre latérale en cliquant sur le menu points de suspension ... à côté d'un emplacement, en sélectionnant l'onglet paramètres , puis en cliquant sur Automatisations.

2. En haut du modal Automatisations , sélectionnez Gérer.
   
   

Modifier les automatisations

Depuis l'onglet Gérer, vous pouvez modifier chaque Automatisation de la manière suivante :

• Ajouter une description : Ajoutez une description dans le coin inférieur gauche pour que les gens sachent ce que fait l’automatisation.
• Dupliquer: Créez une nouvelle automatisation basée sur une automatisation existante.
  • Dupliquer dans l'emplacement actuel : Créez une duplication d'Automatisation dans le même Espace, Dossier ou Liste.

  • Dupliquer vers un autre emplacement : Créez une nouvelle Automatisation dans un autre Espace, Dossier ou Liste de votre environnement de travail, en vous basant sur une existante.

• Modifier : Survolez le coin le plus à droite de l'Automatisation. Utilisez l'icône crayon pour modifier chaque Automatisation.
• Supprimer : Survolez le coin supérieur droit de l'Automatisation. Utilisez l'icône de la poubelle pour supprimer une Automatisation.
• Activer/Désactiver : Dans le coin supérieur droit de l'Automatisation, utilisez le bouton bascule pour activer ou désactiver l'Automatisation.
• Mis à jour par : Voyez qui a édité l'Automatisation en dernier. Survolez leur nom pour voir la date et l'heure de leur dernière mise à jour de l'Automatisation.

Dupliquer vers un autre emplacement

Pour dupliquer une Automatisation vers un autre emplacement, depuis la page de gestion :

1. Recherchez l'Automatisation.
2. Survolez le coin le plus à droite de l'Automatisation. 
3. Cliquez sur l'icône dupliquer, puis sélectionnez Dupliquer vers un autre emplacement.
4. Choisissez l'Espace, le Dossier ou la Liste où la nouvelle Automatisation sera créée.
5. Cliquez sur Dupliquer l'automatisation.
6. Le gestionnaire d'automatisation basculera automatiquement vers le nouvel emplacement et créera une nouvelle Automatisation.

7. Examinez la nouvelle Automatisation.

   Si les options utilisées dans l'Automatisation originale ne sont pas disponibles dans le nouveau lieu, la nouvelle Automatisation utilisera les déclencheurs, conditions et actions par défaut.

   Par exemple, une Automatisation sur une Liste nommée Projets est déclenchée par des modifications apportées au champ personnalisé Budget, qui n'a été ajouté qu'à la Liste Projets.

   Lors de la duplication de l'Automatisation vers la liste des Revues, le déclencheur de la nouvelle Automatisation sera par défaut sur Changements de statut.

8. Cliquez sur Dupliquer.
9. La nouvelle Automatisation a été créée dans le nouvel emplacement !

Changer d'emplacement

Dans le coin supérieur gauche de la page Gérer, cliquez sur le menu déroulant d'emplacement pour basculer vers d'autres emplacements. 

Les listes, dossiers et espaces archivés ne sont pas affichés.

Automatisations actives et inactives

Sous le sélecteur d'emplacement sur la page de gestion, ouvrez l'onglet Actif pour faire ce qui suit :  

1. • Entrez une description pour les Automatisations.
   • Cliquez sur le basculeur tout à droite pour rendre l'Automatisation inactive. 

Sous le sélecteur d'emplacement sur la page de gestion, ouvrez l'onglet Inactif pour effectuer les actions suivantes :  

• Supprimer, dupliquer ou modifier l'Automatisation.
• Cliquez sur le bouton bascule à l'extrême droite pour activer l'Automatisation.

Filtrez pour trouver des Automatisations

Les filtres Déclencheur, Condition, Action et Mis à jour par affichent des options basées sur la configuration des Automatisations pour votre emplacement actuel.

Par exemple, si les Automatisations pour une liste utilisent uniquement le déclencheur de changements de statut, la seule option affichée sous le filtre de déclencheur sera les changements de statut.

Chaque filtre actif sera mis en évidence. Vous verrez des options pour tout sélectionner, tout désélectionner et tout effacer apparaître au fur et à mesure que vous ajoutez et retirez des filtres et définissez des critères.

Utilisez les menus déroulants suivants pour filtrer les Automatisations :

• Déclencheur : Sélectionnez un ou plusieurs déclencheurs d’automatisation.
• Condition : Sélectionnez une ou plusieurs conditions d'automatisation.
• Action: Sélectionnez une ou plusieurs actions d’automatisation.
• Mis à jour par : Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.

Combinez plusieurs filtres d'Automatisation

Vous pouvez combiner les filtres disponibles dans l'onglet de gestion du modal d'Automatisation. Les filtres utilisent l'opérateur OU à l'intérieur de chaque filtre et l'opérateur ET entre les filtres.

Par exemple, sélectionnez deux filtres de déclenchement : changements de Statut et changements de Champ personnalisé. Cela montrera les Automatisations qui utilisent soit les changements de Statut soit les changements de Champ personnalisé comme Déclencheur.

Ensuite, ajoutons un filtre d’action pour voir Automatisation qui ajoute un commentaire.

Cela affichera les Automatisations déclenchées par des changements de Statut ou des changements de Champs personnalisés et qui utilisent l'action ajouter un commentaire.

Vous verrez le nombre de critères affichés à côté de chaque filtre actif.