Éliminez le travail administratif superflu avec les Automatisations. Que vous ayez besoin d'ajouter des parties prenantes en tant qu'observateurs, attribuer des commentaires pour réviser le travail, ou envoyer des e-mails directement depuis une tâche, les Automatisations vous permettent de gagner du temps et de l'effort afin que vous puissiez vous concentrer sur un travail significatif.

Vous pouvez parcourir nos modèles dans la bibliothèque d'Automatisations ou créer vos propres Automatisations personnalisées. Vous pouvez également configurer des intégrations entre ClickUp et d'autres applications.

Découvrez notre cours Présentation des Automatisations à l'Université ClickUp.

Les automatisations s'appliquent également aux tâches et sous-tâches créées ou mises à jour via notre API et application mobile.

Ce dont vous aurez besoin

• L’administrateur ou le propriétaire de l’environnement de travail doit activer la ClickApp Automatisation.
• Les invités ne peuvent pas configurer d’automatisations.
• Le nombre d’automatisations possibles dans votre environnement de travail dépend de votre forfait :
  • Gratuit à vie : 5 automatisations actives au total.
  • Unlimited : 500 automatisations actives.
  • Business et supérieur : nombre illimité d’automatisations.
• Le nombre d’actions automatisées possibles par mois dépend de votre forfait :
  • Free Forever : 100 actions/mois.
  • Unlimited : 1 000 actions/mois.
  • Business : 10 000 actions/mois. 
  • Business Plus : 25 000 actions/mois. 
  • Enterprise : 250 000 actions/mois. 
• Les limites d’actions sont réinitialisées le premier jour de chaque mois (UTC-8).
• Un e-mail d’alerte est envoyé aux propriétaires et aux administrateurs des environnements de travail lorsque leur utilisation des automatisations dépasse 90 %, puis un autre lorsqu’ils ont dépassé 100 %.
• Les forfaits Business et supérieurs peuvent acheter plus d'actions d'automatisation.
• Les actions Webhook et les intégrations d’automatisation sont disponibles avec les forfaits Business et supérieurs.
• La quantité d'activité d'Automatisation enregistrée dépend de votre forfait : 
  • Free Forever : 1 jour
  • Illimité : 1 jour
  • Business : 1 jour
  • Business Plus : 30 jours
  • Entreprise : 6 mois

Activer la ClickApp Automatisation

La ClickApp Automatisation est activée par défaut pour les nouveaux environnements de travail. Seuls les propriétaires et les administrateurs de l’environnement de travail peuvent gérer les ClickApps.

Si la ClickApp Automatisation n’est pas activée ou si vous n’avez pas accès aux paramètres, le bouton dans le coin supérieur droit s'intitule Personnaliser au lieu de Automatisations. 

Pour activer les automatisations dans votre environnement de travail :

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le menu d’actions rapides.

2. Sélectionnez ClickApps.

3. Parcourez ou recherchez Automatisation.

4. Cliquez sur le bouton pour activer Automatisation.

Les automatisations dépendent de l’emplacement et concernent toutes les tâches situées en dessous d’elles dans la hiérarchie. Par exemple, si vous créez une automatisation au niveau de la liste, seules les tâches de cette liste spécifique seront concernées. Toutefois, si vous créez une automatisation au niveau du dossier, l’ensemble des tâches des listes du dossier seront concernées.

Les automatisations ne sont pas traitées dans un ordre précis, mais les actions à l’intérieur de chaque automatisation sont exécutées dans l’ordre.

Déclencheurs, conditions et actions

Chaque automatisation se compose d’un déclencheur et d’une action. Les environnements de travail des forfaits Business et supérieurs ont la possibilité d’utiliser les conditions et plusieurs actions dans leurs automatisations.

• Les déclencheurs sont des évènements qui démarrent une automatisation.Vous pouvez définir les déclencheurs pour qu’ils s’appliquent à une tâche, à une sous-tâche ou aux deux.

• Les conditions sont des critères qui doivent être remplis pour que l’automatisation soit lancée.

• Les actions sont les événements que l’automatisation lance après son déclenchement.

Créer une automatisation

Pour créer une automatisation :

1. Choisissez l’espace, le dossier ou la liste où vous souhaitez appliquer une automatisation.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Automatisations. 

3. Sélectionnez un type d’automatisation. Vous pouvez également utiliser l’IA de ClickUp pour créer votre automatisation.

   Consultez notre article Présentation de ClickUp Brain pour plus d’informations sur l’achat et l’utilisation de l’IA.

Les types d’automatisation suivants sont disponibles :

• Modèles : utilisez des modèles d’automatisation pour parcourir des déclencheurs et actions prédéfinis. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les personnaliser.

• Personnalisé : utilisez une automatisation personnalisée si vous avez un résultat spécifique en tête et que vous êtes à l’aise avec les automatisations. Cette fonctionnalité permet également d’ajouter des conditions et de définir plusieurs actions.

• Intégrations : utilisez une intégration d’automatisation si l’automatisation concerne d’autres applications. Les intégrations d’automatisation suivantes sont compatibles :

  • Bugsnag

  • Calendly

  • E-mail

  • GitHub

  • Twilio

  • HubSpot

• Automatisation des assignés et des observateurs : utilisez une automatisation des assignés ou des observateurs pour définir un assigné ou un observateur spécifique pour toutes les nouvelles tâches et sous-tâches d’une liste, d’un dossier ou d’un espace. Procédez comme suit :

Pour supprimer ou désactiver une automatisation :

1. 1. Ouvrez l’onglet Gérer.
   2. Passez votre curseur sur une automatisation et cliquez sur l’icône Corbeille pour la supprimer ou sur le bouton pour la désactiver. 
      

Activité d'automatisation

Utilisez l'onglet Activité pour consulter l'activité récente d'Automatisation dans votre environnement de travail ou dans un espace, un dossier ou une liste spécifique. Toute personne ayant les permissions pour voir ou créer des Automatisations peut consulter l'activité des Automatisations. 

Vous pouvez modifier les options de filtrage de l'activité d'Automatisation en utilisant les menus déroulants : 

• Emplacement: Afficher l'activité d'Automatisation pour un Espace, un Dossier ou une Liste spécifique dans votre environnement de travail. 
• Statut: Affichez l'activité d'Automatisation basée sur le statut. 
• Date d'exécution: Affichez l'activité d'Automatisation pour une date spécifique ou une plage de dates. 

Cliquez sur le x à côté de n'importe quel filtre pour le supprimer. 

L’activité d’automatisation pour l’emplacement privé et la tâche ne sera pas affichée. 

Utilisez la flèche du menu déroulant à côté de n’importe quelle entrée pour afficher l’action Automatisation. 

Vous pouvez cliquer sur le nom de l’automatisation pour ouvrir le menu Automatisation. 

Vous pouvez cliquer sur l'emplacement de l'Automatisation pour ouvrir l'Espace, le Dossier ou la Liste pour l'Automatisation, ou cliquer sur le nom de la tâche pour ouvrir la tâche. 

Utilisez les points de suspension ... à côté de n’importe quelle entrée pour ouvrir le menu Automatisation ou signaler un problème avec votre Automatisation.