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Configurer l'environnement de travail de votre équipe à partir de zéro

Une fois que vous avez créé votre environnement de travail, il est temps de le configurer. 

Assurez-vous d’avoir toutes les informations. Pour savoir comment choisir un forfait et créer un environnement de travail, consultez Configurer l'environnement de travail de votre équipe. Pour avoir une idée des fonctionnalités disponibles avant de configurer votre environnement de travail, consultez les fonctionnalités principales de ClickUp et les fonctionnalités personnalisables de ClickUp.

Certaines des fonctionnalités suivantes sont limitées selon le forfait choisi. 

Organiser votre hiérarchie

La plateforme ClickUp est conçue pour évoluer et grandir avec votre organisation. La hiérarchie est la clé de cette flexibilité. Avant de vous lancer, veillez à prendre le temps d'organiser votre hiérarchie.

Les questions suivantes peuvent vous aider.

Votre organisation travaille-t-elle principalement de manière interdépartementale sur des projets distincts ou des clients différents ?

Il faudra probablement configurer un espace pour chaque département. 

Est-ce que différents départements collaborent sur les mêmes projets récurrents, ou avec les mêmes clients ?

Pensez à configurer des espaces par projet récurrent ou par client. 

Quels sont les informations et projets qui doivent être visibles par toute l'équipe ?

Assurez-vous que tout le monde ait au moins la permission de lecture pour ces emplacements. 

Qui a besoin d'une vue de haut niveau ou spécialisée du travail de votre équipe ?

Créez des vues appropriées pour les cadres, les cadres supérieurs, les chefs de projet et les chefs d'équipe.

Vous avez besoin de quelques exemples ?

Si vous avez besoin d'exemples sur la façon de définir une hiérarchie par secteur d'activité ou par fonctionnalité, consultez les options suivantes :

Configurer les Espaces

Après avoir créé votre environnement de travail, vous pouvez modifier votre premier Espace ou créer de nouveaux Espaces.

Par défaut, les nouveaux Espaces sont partagés avec tous les membres de l'environnement de travail. Vous pouvez rendre un Espace privé et sélectionner les membres individuels pour le partager avec eux. 

Les espaces ne peuvent pas être partagés avec des invités. Les espaces peuvent uniquement être partagés avec des équipes si vous possédez le forfait Enterprise. 

Statuts de la tâche

Les statuts sont utilisés pour organiser le flux de travail de votre équipe. Ils peuvent être créés au niveau de l'espace et du dossier. Nous avons des modèles de statut prêts à l'emploi pour des cas pratiques et styles de flux de travail. Vous pouvez aussi créer des statuts personnalisés.

Par défaut, votre Espace aura deux statuts : À faire et Achevé. Si vous n'êtes pas encore sûr des statuts dont vous aurez besoin, vous pouvez modifier les statuts par défaut plus tard ! 

Activez les ClickApps

Les ClickApps sont de petites applications que les propriétaires et les administrateurs peuvent activer ou désactiver.

Certaines ClickApps sont activées par défaut. Si vous n'êtes pas encore sûr de ceux dont vous aurez besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux ClickApps ou modifier les ClickApps par défaut plus tard ! 

Si vous êtes prêt à les configurer maintenant, les ClickApps suivantes sont activées par défaut au niveau de l'Espace :

Paramètres par défaut pour les vues

Utilisez les vues pour afficher les tâches de votre équipe d'une manière adaptée à vos projets. Vous aurez peut-être besoin d'un peu de temps pour trouver des vues qui conviennent à votre équipe. Vous pouvez configurer des vues à tout moment.

L'emplacement où votre vue est appliquée détermine les tâches qui seront affichées. Par exemple, si vous ajoutez une vue à votre espace, la vue comprendra toutes les tâches de toutes les listes de cette espace.

Vous pouvez également ajouter des vues aux dossiers et aux listes ultérieurement.

Par défaut, les vues Liste et Tableau sont créées aux niveaux Tout, Espace, Dossier et Liste. Seule la vue Liste est requise à chaque niveau. Apprenez à rendre la vue Tableau facultative et à configurer n'importe quelle autre vue comme obligatoire. Vous pouvez aussi configurer une autre vue comme étant la vue par défaut ou utiliser un modèle de vue par défaut. 

Construire votre hiérarchie

Maintenant que vous avez un Espace, vous pouvez créer de nouveaux Dossiers, Listes, et tâches pour développer votre Hiérarchie.

Configurer la sécurité

ClickUp a l'une des politiques de sécurité les plus strictes du secteur pour s'assurer que vos données ne tombent jamais entre les mains de tiers. Vous pouvez trouver des articles sur notre conformité aux réglementations et politiques dans la section Données, confidentialité et sécurité de notre centre d'aide.

Sécurité de l'environnement de travail

Voici nos recommandations pour configurer votre environnement de travail en toute sécurité :

Collaborer avec votre équipe

ClickUp offre plusieurs fonctionnalités axées sur la communication et la collaboration. 

  • IA de ClickUp : L'IA de ClickUp est un ensemble de fonctionnalités d'IA conversationnelles, contextuelles et basées sur les rôles disponibles partout dans ClickUp. Utilisez ces fonctionnalités d'IA pour connecter les personnes, le travail et les connaissances de votre organisation.
  • Boîte de réception : Recevez et agissez sur les notifications.
  • Chat: Communiquez avec les autres membres de votre organisation.
  • Commentaires : posez ou répondez à des questions, obtenez des retours, donnez votre approbation, suivez vos objectifs à court terme et mettez en forme le contenu avec du texte enrichi, des intégrations ou des pièces jointes. Vous pouvez utiliser les commentaires sur les tâches, les documents et les pièces jointes pour la Révision.
  • @mentionner une personne : Notifiez les autres en les mentionnant dans les tâches, Documents, Canaux de chat, et messages directs.
  • Tableaux blancs  : Les tableaux blancs sont le moyen le plus rapide de collaborer avec votre équipe et de faire le lien entre le brainstorming et la réalisation du travail.
  • Rappels : Utilisez les rappels pour créer rapidement de plus petits éléments d'action qui ne nécessitent pas de tâche. Vous pouvez les créer pour vous ou les déléguer.
  • Clip : Avec la ClickApp Clip, vous pouvez enregistrer des vidéos directement à partir du menu d'action rapide ou des commentaires de tâches.
  • Révision : Centralisez les commentaires et accélérez les processus d'approbation en assignant des commentaires directement sur les pièces jointes des tâches.

Vous voulez en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de communication et de collaboration dans l'environnement de travail ? Vous trouverez plus d'informations sur nos pages : Utiliser ClickUp pour les réunions d'équipe (en anglais) et Communiquer avec votre équipe en utilisant ClickUp (en anglais).