La recherche connectée transforme la manière dont les équipes travaillent en brisant les silos, en éliminant le besoin de changer d'application et en transformant les données dispersées en informations exploitables en temps réel.

Unifiez la recherche à travers les applications, exploitez la pertinence et la personnalisation alimentées par l'IA, améliorez la collaboration et intégrez votre environnement de travail avec les outils existants.

La recherche connectée est disponible sur tous les forfaits pour une période d'essai limitée. Des restrictions futures s'appliqueront.

Il existe deux types de Recherche Connectée :

• Recherche Connectée Personnelle : Les connexions personnelles sont uniquement pour vous. Vous pouvez rechercher tous les fichiers auxquels vous avez accès dans l'application connectée, et personne d'autre ne peut rechercher des fichiers issus de vos connexions personnelles.
• Workspace Connected Search : permet à tous les membres de Workspace de rechercher des fichiers depuis le compte connecté. Pour plus de détails, consulte le tableau de la section Workspace Connected Search ci-dessous.

Ce dont vous aurez besoin

• L'environnement de travail propriétaires et administrateurs peuvent activer la ClickApp de recherche connectée et connecter des applications.
• Les invités ne peuvent pas utiliser la recherche connectée.

Recherche connectée personnelle

Connectez d'autres applications pour les inclure dans vos résultats de recherche ClickUp. Les résultats de recherche des autres applications ne seront visibles que par vous.

Vous pouvez rechercher tous les fichiers auxquels vous avez accès dans l'application connectée, et personne d'autre ne peut rechercher des fichiers depuis vos connexions personnelles.

Personal Connected Search est disponible pour l’application suivante :

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• Sharepoint
• OneDrive
• Notion
• Microsoft Teams

La recherche connectée personnelle pour Slack est actuellement indisponible.

Recherche connectée dans l’environnement de travail

Connectez d'autres applications pour les inclure dans les résultats de recherche ClickUp pour tous les membres de votre environnement de travail.

environnement de travail Connected Search est disponible pour l’application suivante :

Activez le ClickApp Recherche Connectée

Un propriétaire d'environnement de travail ou un administrateur doit activer le ClickApp de Recherche Connectée pour votre environnement de travail :

1. Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur l’avatar de votre environnement de travail.
2. Sélectionnez Applications ou Centre d'applications.
3. Dans la barre latérale gauche du Centre d'applications, dans la section ClickApps , sélectionnez IA & Recherche.
4. Pour activer la recherche connectée, cliquez sur le bouton bascule Recherche connectée.

Connecter une application

Découvrez comment connecter une application externe pour commencer à utiliser la Recherche Connectée !

Activer la Recherche Connectée

Lorsque vous connectez une application, la Recherche connectée sera activée par défaut. 

Pour activer manuellement la Recherche connectée pour une application depuis le Centre d'applications:

1. Recherchez et sélectionnez l'intégration.
2. Cliquez sur l'onglet Personnel ou Espace de travail.
3. Cliquez sur le bouton bascule à côté de Recherche Connectée Personnelle ou Recherche Connectée de l'Environnement de Travail.
4. À côté de ta connexion, clique sur Enregistrer ou sur Reconnecter.
5. L’indexation va commencer. Vous pouvez vérifier l’avancement de l’indexation en ouvrant la barre de commandes IA.
6. Une fois l'indexation terminée, les fichiers de l'intégration s'afficheront lors de la recherche dans votre environnement de travail. Les résultats affichent l'icône de leur application à côté.

Filtrer les résultats de recherche par application

Vous pouvez filtrer les résultats de recherche par applications Connected Search individuelles en les épinglant dans la barre de commandes IA.

Utilisez l'IA de ClickUp avec la Recherche Connectée

Obtenez des réponses en temps réel sur le travail dans des applications externes et votre environnement de travail avec IA Connectée.

Demande à AI de faire une recherche sur Google Sheet pour savoir quels prospects ont participé à ton dernier événement, ou demande à AI quels commits GitHub sont liés à une tâche.

Vous pouvez demander à l'IA à propos des applications suivantes :

• Google Drive
• GitHub
• Confluence
• Slack
• Jira
• Salesforce
• Sharepoint
• Dropbox
• Box

Indexation de recherche

En savoir plus sur l'indexation de recherche.

Qu'est-ce qu'un index de recherche ?

Lorsque vous connectez une intégration (comme SharePoint, Google Drive, etc.) à ClickUp en utilisant la Recherche connectée, nous indexons les actifs, c'est-à-dire que nous organisons et cataloguons les fichiers et les données de vos intégrations connectées pour les rendre facilement et rapidement recherchables au sein de ClickUp.

Comment fonctionne l'indexation ?

Une fois la connexion établie, ClickUp analyse et ingère les données pertinentes (telles que les noms de fichiers, les chemins et parfois le contenu des fichiers, selon les permissions). Cela permet aux utilisateurs de trouver des informations dans tous les outils connectés en un seul endroit, sans avoir à chercher manuellement sur chaque plateforme.

À quelle fréquence l'indexation a-t-elle lieu ?

• Balayage initial : Lorsqu'une nouvelle intégration est connectée, ClickUp effectue un balayage en masse pour indexer toutes les données prises en charge provenant de la source connectée.
• Mises à jour continues : Après la première analyse, ClickUp réanalyse périodiquement pour maintenir l'index à jour. La fréquence dépend de l'intégration, mais la plupart des sources sont actualisées toutes les quelques heures.
• Déclencheurs en temps réel (lorsqu'ils sont disponibles) : Certaines intégrations prennent en charge les déclencheurs basés sur des événements (par exemple, les webhooks), permettant une indexation quasi instantanée des contenus nouveaux ou mis à jour.

Sécurité de l'indexation

Notes importantes pour les équipes de sécurité :

• Désactivation de la connexion: si une intégration est déconnectée dans l'App Center ClickUp, toutes les données indexées provenant de cette source sont supprimées de ClickUp.
• L'indexation est automatique: lorsque Connected Search est activée, notre système ingère automatiquement les données des comptes connectés, qui peuvent apparaître dans les journaux sous forme d'accès volumineux ou répétés à des fichiers ou à des données. C'est un comportement normal pour cette fonctionnalité et ce n'est pas un signe d'activité malveillante.
• Autorisations d'accès &: la visibilité du contenu indexé dans ClickUp dépend de la manière dont l'intégration est connectée. Pour les connexions à Workspace (admin), nous indexons tout ce à quoi le compte connecté peut accéder, même si certains fichiers sont restreints dans le système source. Utilise des dossiers ou des lecteurs partagés à l'échelle de l'entreprise pour éviter de faire apparaître des fichiers sensibles. Pour les connexions personnelles, seuls les fichiers accessibles de l'utilisateur connecté sont indexés et les résultats ne sont visibles que par lui.
• Répondre aux alertes de sécurité: L'activité d'indexation automatisée peut déclencher des alertes dans vos outils de surveillance de la sécurité (SIEM, DLP, etc.), surtout lors de la configuration initiale ou des synchronisations en masse. Cela est normal. Si votre équipe de sécurité a des préoccupations, vous pouvez déconnecter l'intégration et les données indexées seront supprimées de ClickUp.
• Activation de Google Drive: L'activation de l'intégration de Google Drive entraînera le téléchargement de tous les fichiers clients disponibles.

Sécurité de la Recherche Connectée

Apprenez-en plus sur la gestion des données et la sécurité de la Recherche Connectée.

Gestion des données et accès utilisateur

La recherche connectée respecte les permissions existantes pour les applications connectées. Nous appliquons des contrôles basés sur les rôles pour maintenir un accès actuel et cohérent.

De plus, vous pouvez choisir les informations disponibles pour les personnes dans votre environnement de travail. Voici les deux types de connexions :

• Connexion à l’espace de travail : Cette connexion doit être configurée par un propriétaire ou un administrateur de l’espace de travail. Grâce à cette connexion, tous les utilisateurs de l’espace de travail peuvent rechercher des données dans les applications connectées via la recherche connectée et l’IA. Les données privées ne sont pas disponibles via Connected Search et ClickUp AI avec des connexions Workspace. 

  Toutes les applications de recherche connectée ne prennent pas en charge ce type de connexion.

• Connexion privée : Cette connexion peut être mise en place par n’importe qui. Toutes les données auxquelles ils ont accès sont consultables. Personne d’autre dans l’espace de travail ne peut utiliser cette connexion.  

Engagement en matière de sécurité et de confidentialité

ClickUp s'engage à fournir un programme de sécurité et de confidentialité robuste qui protège les données à travers sa plateforme.

Cela inclut des mesures de sécurité renforcées, garantissant la conformité aux normes de l'industrie et surveillant en continu les menaces potentielles.

Pour garantir la sécurité et la gestion des données, et pour permettre un partage de données sûr, la Recherche Connectée alimentée par l'IA de ClickUp met en œuvre les protections suivantes :

Permissions d'accès

• Options de partage de connexion : Les personnes de votre environnement de travail peuvent établir des connexions personnelles privées. Les administrateurs peuvent gérer les connexions de l'environnement de travail et partager le contenu de recherche avec tout le monde.
• Accès basé sur les rôles: Les recherches connectées ne peuvent référencer que les données indexées auxquelles le compte connecté peut accéder. Si le compte connecté ne peut pas accéder aux données dans le système connecté, l'utilisateur ou l'environnement de travail ne peut pas y accéder avec l'IA de ClickUp et la Recherche connectée.
• Filtrage des données de connexion de l'environnement de travail : Pour les connexions d'environnement de travail, nous ajoutons une étape pour filtrer automatiquement les fichiers privés, même si le compte connecté y a accès. Ce filtrage varie pour chaque système connecté, par exemple, les propriétés des fichiers Box ou les paramètres de groupe Confluence.
• Permissions selon le rôle de l'utilisateur : Le contenu privé dans ClickUp est inaccessible aux utilisateurs non autorisés via la Recherche ou l'IA de ClickUp. Les personnes dans votre environnement de travail ne peuvent accéder qu'au contenu de ClickUp qui leur a été partagé lorsqu'elles utilisent l'IA de ClickUp ou la Recherche.
• Contrôles de partage: Les administrateurs de ClickUp peuvent filtrer les données directement dans ClickUp via les options de configuration de Recherche Connectée. Ce filtrage varie selon chaque système connecté, par exemple les propriétés des fichiers Google Drive, les dépôts GitHub et les sélecteurs de localisation.
• Limitation du partage : Les administrateurs IT peuvent limiter davantage l'accès aux données avec les connexions d'environnement de travail en utilisant des comptes de service. Les comptes de service sont des comptes créés dans le seul but de l'intégration et ne sont pas utilisés pour le travail par un employé individuel. L'accès aux données réelles est entièrement géré par le système connecté et non par ClickUp. Les utilisateurs individuels doivent utiliser leurs comptes de travail dans chaque système connecté pour accéder aux résultats de la recherche connectée.
• Synchronisation des accès: Les modifications d'accès et de permissions dans un système connecté sont automatiquement mises à jour dans les données indexées.
• Authentification OAuth: Connexions normalisées lorsque l'intégration tierce prend en charge cette méthode.
• Activation: Les propriétaires et les administrateurs peuvent activer ou désactiver la Recherche Connectée ClickApp.

Confidentialité et sécurité de l'IA de ClickUp 

Jetez un œil à notre article Modèles IA de ClickUp, confidentialité et sécurité pour en savoir plus sur les mesures spécifiques que nous avons mises en place. 

Sécurité des données

Jetez un œil à notre article Confidentialité et sécurité pour en savoir plus sur les mesures spécifiques de chiffrement et de sécurité que nous avons mises en place. 

Conservation des données

Les données indexées sont conservées jusqu'à la suppression du compte ou la suppression de la connexion tierce.

Qu'est-ce qu'un index de recherche ?

L'indexation signifie que les actifs sont ingérés à partir d'intégrations connectées de manière organisée afin de pouvoir être recherchés rapidement et facilement.

Qu'est-ce qui est indexé pour la recherche connectée ?

• Objets et ressources ClickUp. Les ressources incluent les tâches, Documents, Tableaux blancs, Tableaux de bord, Chat, Espaces, Dossiers, Listes et pièces jointes.
• Objets d'intégration tiers. Cela inclut des éléments tels que des documents, des tableurs, des présentations, des PDF, des dossiers, etc. Cela dépend de l'accès aux objets de l'utilisateur qui a créé la connexion. Par exemple, si l'utilisateur qui a configuré la connexion peut voir les données dans un outil connecté et que c'est un type de données que nous recherchons, alors elles seront indexées pour leur recherche.