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Configurer l'environnement de travail de votre équipe à partir de zéro

 

Une fois que vous avez créé votre environnement de travail, il est temps de le configurer. 

Assurez-vous d'avoir toutes les informations. Lisez d'abord nos articles Fonctionnalités essentielles ClickUp et Fonctionnalités personnalisables ClickUp pour vous faire une idée des fonctionnalités disponibles avant de configurer votre environnement de travail.

Certaines des fonctionnalités suivantes sont limitées selon le forfait choisi. 

Organiser votre hiérarchie

La plateforme ClickUp est conçue pour évoluer et grandir avec votre organisation. La hiérarchie est la clé de cette flexibilité. Avant de vous lancer, veillez à prendre le temps d'organiser votre hiérarchie.

Les questions suivantes peuvent vous aider.

Votre organisation travaille-t-elle principalement de manière interdépartementale sur des projets distincts ou des clients différents ?

Il faudra probablement configurer un espace pour chaque département. 

Est-ce que différents départements collaborent sur les mêmes projets récurrents, ou avec les mêmes clients ?

Pensez à configurer des espaces par projet récurrent ou par client. 

Quels sont les informations et projets qui doivent être visibles par toute l'équipe ?

Assurez-vous que tout le monde ait au moins la permission de lecture pour ces emplacements. 

Qui a besoin d'une vue de haut niveau ou spécialisée du travail de votre équipe ?

Créez des vues appropriées pour les cadres, les cadres supérieurs, les chefs de projet et les chefs d'équipe.

Vous avez besoin de quelques exemples ?

Si vous avez besoin d'exemples sur la façon de définir une hiérarchie par secteur d'activité ou par fonctionnalité, consultez les options suivantes :

Configurer votre espace

Après avoir créé votre environnement de travail, vous débuterez avec un espace. Pour configurer cet espace, suivez les indications suivantes :

N'oubliez pas votre plan de hiérarchie lorsque vous nommez un espace.

  1. Dans la barre latérale, cliquez sur les points de suspension (...), puis sélectionnez Plus de paramètres. 
  2. Cliquez sur Tous les paramètres de l'espace. 
  3. Dans la fenêtre modale Modifier l'espace, donnez un nom à votre espace.
  4. Poursuivez avec le reste des étapes suivantes. 

Avatar

Dans la fenêtre modale Modifier l'espace, cliquez sur l'onglet Avatar :

  • Choisissez une couleur et un avatar pour l'espace ou chargez votre propre image.
  • Cliquez sur Suivant.

Les dimensions optimales d'une image sont de 300 x 300 px.

Partagé avec

Par défaut, votre espace est partagé avec tous les membres de l'environnement de travail. Vous pouvez également le rendre privé et choisir des membres individuels avec lesquels le partager. Vous pouvez configurer cela maintenant ou plus tard. 

Pour configurer vos préférences de partage :

  1. Cliquez sur l'onglet Partagé avec.
  2. Pour rendre l'espace privé, désactivez le bouton à droite des avatars des membres de votre environnement de travail.
  3. Pour le partager avec des personnes spécifiques, cliquez sur la zone de texte Inviter par nom ou par e-mail en haut de la fenêtre modale.
    • Saisissez un nom ou un e-mail. Ou bien, à partir de la liste déroulante, activez l'interrupteur à droite d'un membre ou d'une équipe. 

Les espaces ne peuvent pas être partagés avec des invités. Les espaces peuvent uniquement être partagés avec des équipes si vous possédez le forfait Enterprise. 

Statuts de la tâche

Les statuts sont utilisés pour organiser le flux de travail de votre équipe. Ils peuvent être créés au niveau de l'espace et du dossier. Nous avons des modèles de statut prêts à l'emploi pour des cas pratiques et styles de flux de travail. Vous pouvez aussi créer des statuts personnalisés.

Par défaut, votre espace aura deux statuts : À faire et Achevé. Si vous ne savez pas encore de quels statuts vous aurez besoin, vous pourrez modifier les statuts par défaut plus tard. 

Activer des ClickApps

Les ClickApps sont de petites applications que vous pouvez activer ou désactiver à votre guise. Certaines ClickApps peuvent être activées au niveau de l'environnement de travail. D'autres peuvent être activées pour des espaces individuels. 

Certaines ClickApps sont activées par défaut. Si vous ne savez pas encore quelles sont celles dont vous aurez besoin, vous pourrez ajouter de nouvelles ClickApps ou modifier les ClickApps par défaut plus tard. 

Si vous voulez les configurer maintenant, les ClickApps suivantes sont activées par défaut au niveau de l'espace :

Capture d'écran de la fenêtre modale d'activation des ClickApps.

Pour désactiver des ClickApps :

  • Dans la fenêtre modale Activer des ClickApps, cliquez sur celles que vous souhaitez désactiver.
  • Pour désactiver toutes les ClickApps, cliquez sur Désactiver toutes les ClickApps.

Les sélections disponibles dans la fenêtre modale Activer des ClickApps n'incluent que les ClickApps au niveau de l'espace et elles ne seront activées que pour cet espace. Vous pourrez toujours ajouter les ClickApps que vous avez choisies à d'autres espaces, plus tard.

Paramètres par défaut pour les vues

Utilisez les vues pour afficher les tâches de votre équipe d'une manière adaptée à vos projets. Vous aurez peut-être besoin d'un peu de temps pour trouver des vues qui conviennent à votre équipe. Vous pouvez configurer des vues à tout moment.

L'emplacement où votre vue est appliquée détermine les tâches qui seront affichées. Par exemple, si vous ajoutez une vue à votre espace, la vue comprendra toutes les tâches de toutes les listes de cette espace.

Vous pouvez également ajouter des vues aux dossiers et aux listes ultérieurement.

Les vues Liste et Tableau sont créées par défaut au niveau Tout, Espace, Dossier et Liste. Seule la vue Liste est requise à chaque niveau. Apprenez à rendre la vue Tableau facultative et à configurer n'importe quelle autre vue comme obligatoire. Vous pouvez aussi configurer une autre vue comme étant la vue par défaut ou utiliser un modèle de vue par défaut. 

Construire votre hiérarchie

Maintenant que vous avez un espace, il est temps de construire le reste de votre hiérarchie.

Créer votre premier dossier et votre première liste

Les dossiers sont facultatifs, mais ils sont utiles pour la plupart des flux de travail.

Pour ajouter un dossier à votre espace :

N'oubliez pas votre plan de hiérarchie lorsque vous nommez un dossier ou une liste.

  1. Dans la barre latérale, cliquez sur le lien Dossier sous l'espace. 
  2. Dans la fenêtre modale Créer un dossier, saisissez le nom du dossier.
    • Vous pouvez aussi cliquer sur l'onglet Modèles pour sélectionner un dossier créé pour votre cas d'utilisation.
  3. Cliquez sur l'onglet Listes, saisissez le nom de la liste et cliquez sur Terminé.
    • Vous pouvez également partager le dossier et créer des statuts de tâches. Si vous ignorez ces options maintenant, vous pourrez toujours y revenir plus tard. 
  4. Cliquez sur Créer un dossier. 
  5. Votre dossier s'ouvrira en vue Liste avec une tâche vide.

Créer une autre liste 

Les listes rassemblent des tâches d'un type similaire ou dont le résultat ou l'objectif sont proches.

Pour ajouter une autre liste à votre dossier afin d'organiser vos tâches, suivez les indications suivantes :

  1. Dans votre barre latérale, cliquez sur l'icône « + » à droite du dossier. 
  2. Dans la fenêtre modale Créer une liste, saisissez un nom de liste. 
  3. Cliquez sur Créer une liste.
  4. Votre liste s'ouvrira en vue Liste avec une tâche vide.

Créer votre première tâche

Utilisez les tâches pour décomposer vos projets en actions. Vous pouvez créer des tâches à partir d'un modèle ou créer votre première tâche de zéro :

  1. Cliquez sur les points de suspension (…) à côté d’une liste. 
  2. Sélectionnez Créer, puis cliquez sur Tâche. 
  3. Nommez la tâche et cliquez sur Créer une tâche. 

Configurez les options personnalisables de votre tâche. 

Configurer la sécurité

ClickUp a l'une des politiques de sécurité les plus strictes du secteur pour s'assurer que vos données ne tombent jamais entre les mains de tiers. Vous trouverez des articles sur notre conformité avec les réglementations et les politiques dans la section Sécurité et Confidentialité de notre Centre d'aide.

Sécurité de l'environnement de travail

Voici nos recommandations pour configurer votre environnement de travail en toute sécurité :

Collaborer avec votre équipe

ClickUp propose plusieurs options pour la communication et la collaboration dans l'environnement de travail. 

Boîte de réception : communiquez avec toutes les personnes de votre organisation.

Nous avons des solutions si vous souhaitez tout de même utiliser des e-mails ou d'autres applications, telles que Slack.

Commentaires : posez ou répondez à des questions, obtenez des retours, donnez votre approbation, suivez vos objectifs à court terme et mettez en forme le contenu avec du texte enrichi, des intégrations ou des pièces jointes. Vous pouvez utiliser les commentaires sur les tâches, les documents et les pièces jointes pour la Révision.

@mentionner une personne : Dans la description d'une tâche ou dans les commentaires, saisissez « @ » et les initiales d'une personne ou de l'équipe pour obtenir une liste des personnes dont le nom contient ces initiales.

Tableaux blancs  : Les tableaux blancs sont le moyen le plus rapide de collaborer avec votre équipe et de faire le lien entre le brainstorming et la réalisation du travail.

Rappels : Utilisez les rappels pour créer rapidement de plus petits éléments d'action qui ne nécessitent pas de tâche. Vous pouvez les créer pour vous ou les déléguer.

Vue Chat : La vue Chat vous permet de discuter avec votre équipe en temps réel. Communiquez sur des éléments hors tâches dans un emplacement spécifique dans ClickUp. Affichez les pièces jointes, les notifications, les liens de tâches et les intégrations dans un endroit unique. 

Clip : Avec la ClickApp Clip, vous pouvez enregistrer des vidéos directement à partir du menu d'action rapide ou des commentaires de tâches.

Révision : Centralisez les commentaires et accélérez les processus d'approbation en assignant des commentaires directement sur les pièces jointes des tâches.

Vous voulez en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de communication et de collaboration dans l'environnement de travail ? Vous trouverez plus d'informations sur nos pages : Utiliser ClickUp pour les réunions d'équipe (en anglais) et Communiquer avec votre équipe en utilisant ClickUp (en anglais).

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