Una vez que hayas creado tu entorno de trabajo, ¡es hora de configurarlo!
Asegúrate de tener toda la información. Lee primero las Funciones principales de ClickUp y las Funciones personalizables de ClickUp para hacerte una idea de las funciones disponibles antes de configurar tu Espacio de trabajo.
Algunas de las siguientes funciones tienen límites basados en el plan.
Organiza tu jerarquía
ClickUp está diseñado para escalar y crecer con tu organización. La jerarquía es clave para esta flexibilidad. Antes de comenzar, tómate un momento para organizar tu Jerarquía.
¡Las siguientes preguntas pueden ayudar!
¿Su organización trabaja principalmente de manera interdepartamental en proyectos separados o con diferentes clientes?
Probablemente quieras configurar un espacio para cada departamento.
¿Trabajan diferentes departamentos de manera interfuncional en los mismos proyectos periódicos o con los mismos clientes?
Considere configurar espacios por proyecto recurrente o por cliente.
¿Qué información y proyectos deben ser visibles para todo tu equipo?
Asegúrate de que todos tengan al menos permisos de solo lectura para estos lugares.
¿Quién necesita una vista especializada o de alto nivel del trabajo de tu equipo?
Crea vistas apropiadas para ejecutivos, altos directivos, jefes de proyecto y jefes de equipo.
¿Necesitas algunos ejemplos?
Si necesitas algunos ejemplos de cómo configurar tu Jerarquía por industria o función, explora las siguientes opciones:
- Echa un vistazo a las soluciones de configuración para equipos de marketing, PMO, o software. Ver otras soluciones de configuración por industria.
- Aprende cómo configurar tu entorno de trabajo para aprovechar al máximo una función de ClickUp. Generando informes sobre datos de registro de tiempo, por ejemplo.
Configura tu Espacio
Después de crear tu entorno de trabajo, tienes un espacio para comenzar. Para configurar tu espacio, haz lo siguiente:
¡Recuerda tu plan de Jerarquía al nombrar tu Espacio!
- Desde la barra lateral, haz clic en los puntos suspensivos ... y luego selecciona Más ajustes.
- Haz clic en ajustes de todos los espacios.
- Desde el cuadro de diálogo modal Editar espacio, nombra tu espacio.
- Sigue el resto de los siguientes pasos.
Avatar
En el modal Editar Espacio, haz clic en la pestaña Avatar:
- Selecciona un color para el espacio, un avatar para el espacio o sube tu propia imagen.
- Haz clic en Siguiente.
Las dimensiones óptimas para una imagen son de 300px por 300px.
Compartido con
De forma predeterminada, tu espacio se comparte con todos los miembros del entorno de trabajo. También puedes hacerlo privado y elegir a los miembros individuales con quienes compartirlo. Puedes configurar esto ahora o más tarde.
Para configurar tus preferencias de compartición:
- Haz clic en la pestaña Compartido con.
- Para hacer el espacio privado, desactiva el interruptor a la derecha de los avatares de los miembros de tu entorno de trabajo.
- Para compartir con personas específicas desde la parte superior del cuadro de diálogo, haz clic en el cuadro de texto Invitar por nombre o correo electrónico.
- Escribe un nombre o correo electrónico. O, desde la lista desplegable, activa el interruptor a la derecha de un miembro o Equipo.
Las plazas no se pueden compartir con invitados. Los espacios sólo pueden compartir con Teams en el Plan Compañía.
Estados de la tarea
Los estados se utilizan para organizar el flujo de trabajo de tu equipo. Se pueden crear a nivel de Espacio y de Carpeta. Disponemos de plantillas de estado listas para usar, adecuadas para diferentes casos de uso y estilos de flujo de trabajo. También puedes crear estados personalizados.
De forma predeterminada, su Espacio tendrá dos estados, Pendiente y Completado. Si aún no estás seguro de qué estados necesitarás, ¡puedes editar los estados predeterminados más tarde!
Activar las ClickApps
Las ClickApps son pequeñas aplicaciones que puedes activar o desactivar. Algunas ClickApps pueden activarse a nivel del entorno de trabajo. Otros pueden habilitarse para espacios individuales.
Algunas ClickApps están habilitadas por defecto. Si aún no estás seguro de cuáles necesitarás, puedes agregar nuevas ClickApps o editar las ClickApps predeterminadas más tarde.
Si estás listo para configurarlas ahora, las siguientes ClickApps están activadas por defecto en el nivel Espacio:
- Prioridad
- Etiquetas
- Campos personalizados
- Múltiples personas asignadas
- Registro del tiempo
- Advertencia de tarea incompleta
- Advertencia de dependencia
Para desactivar ClickApps:
- Desde el cuadro de diálogo modal Activar ClickApps, haz clic para desactivar.
- Para desactivar todas las ClickApps, haz clic en Desactivar todas las ClickApps.
Las opciones disponibles en este cuadro de diálogo modal Habilitar ClickApps solo incluyen ClickApps a nivel de Espacio y se activarán únicamente para este Espacio. Ahora puede agregar ClickApps que elija a otros espacios más adelante.
Ajustes predeterminados para las vistas
Utiliza las vistas para mostrar las tareas de tu equipo de una manera que se adapte a tus proyectos. Puede que necesites algo de tiempo para determinar qué vistas funcionan mejor para tu equipo. ¡Puedes configurar vistas en cualquier momento!
La ubicación donde se aplica tu vista determina qué tareas verás. Por ejemplo, si agregas una vista a tu Espacio, la vista incluirá todas las tareas de todas las Listas de tu Espacio.
También puedes agregar vistas a Carpetas y Listas más adelante.
Por defecto, se crean vistas de Lista y Tablero en los niveles Todo, Espacio, Carpeta y Lista. Solo se requiere la vista Lista en cada nivel. Aprende cómo hacer opcional la vista Tablero y configurar cualquier otra vista como obligatoria! También puedes configurar otra vista como la predeterminada o usar una Plantilla de Vista Predeterminada.
Construye tu jerarquía
Tienes un espacio. ¡Ahora es el momento de construir el resto de su Jerarquía!
Crea tu primera Carpeta y Lista
Las carpetas son opcionales, pero resultan útiles para la mayoría de los flujos de trabajo.
Para agregar una carpeta a tu espacio:
¡Recuerda tu plan de Jerarquía al nombrar tu Carpeta y Lista!
- Desde la barra lateral, haz clic en el enlace de carpeta que se encuentra debajo del espacio.
- En el modal Crear Carpeta, introduce el nombre de la Carpeta.
- También puedes hacer clic en la pestaña Plantillas para seleccionar una carpeta creada para tu caso de uso.
- Haz clic en la pestaña Listas, introduce el nombre de la Lista y haz clic en Listo.
- También puedes compartir la Carpeta y crear estados de Tareas. Si te las saltas ahora, puedes hacerlas más tarde.
- Haz clic en **Crear carpeta**.
- ¡Tu Carpeta se abrirá en la vista Lista con una tarea vacía!
Crea otra Lista
Las listas contienen tareas de un tipo similar o que tienen un resultado o meta similar.
Para agregar otra Lista a tu Carpeta para mantener tus tareas organizadas:
- Desde tu Barra Lateral, haz clic en el icono más a la derecha de la Carpeta.
- Desde el cuadro de diálogo modal Crear Lista, ingresa un nombre para la Lista.
- Haz clic en Crear lista.
- ¡Tu Lista se abrirá en vista Lista con una tarea vacía!
Crea tu primera tarea
Las tareas son donde organizas las partes accionables de tus proyectos. Puedes crear tareas desde una plantilla, o para crear tu primera tarea desde cero:
- Haz clic en los puntos suspensivos ... al lado de una Lista.
- Selecciona Crear nuevo, luego haz clic en Tarea.
- Pon un nombre a la tarea y haz clic en Crear tarea.
¡Configura las opciones personalizables de tu tarea!
Configura la seguridad
ClickUp tiene una de las políticas de seguridad más estrictas de nuestro sector para garantizar que tus datos nunca lleguen a manos de terceros. Puedes encontrar artículos sobre nuestro cumplimiento de las normativas y políticas en la sección Seguridad & Privacidad de nuestro Centro de Ayuda.
Seguridad del entorno de trabajo
Aquí están nuestras recomendaciones para configurar tu entorno de trabajo de manera segura:
Trabaja con tus colegas de equipo
ClickUp tiene varias opciones para la comunicación y colaboración en el Espacio de Trabajo.
Bandeja de entrada: Comuníquese con todas las personas de su organización.
Tenemos soluciones para ti si quieres emplear el email u otra aplicación, como Slack.
Comentarios: Haz y responde preguntas, obtén comentarios, proporciona aprobación, haz un seguimiento de las victorias rápidas y da formato al contenido con texto enriquecido, incrustaciones y archivos adjuntos. Puedes usar comentarios en tareas, Documentos y adjuntos para Revisión.
@mencionar a una persona: En una descripción de tarea o comentarios, escribe @ y las iniciales de una persona o de un Equipo para encontrar a cualquiera con esas iniciales.
Pizarras: Las pizarras son la forma más rápida de colaborar con tu equipo y cerrar la brecha entre la lluvia de ideas y la realización del trabajo.
Recordatorios: Utiliza recordatorios para crear rápidamente elementos de acción más pequeños que no requieren una tarea. Puedes crearlas para ti mismo o delegarlas.
Vista de chat: La vista de chat te permite hablar con tu equipo en tiempo real. Comunica sobre elementos fuera de las tareas en una ubicación específica en ClickUp. Visualiza adjuntos, notificaciones, enlaces de tareas e incrustaciones en un solo lugar.
Clip: Con la ClickApp Clip, puedes grabar videos directamente desde el menú de acciones rápidas o comentarios de tareas.
Revisión: Centraliza comentarios y agiliza los procesos de aprobación asignando comentarios directamente en los adjuntos de las tareas.
¿Buscas las mejores prácticas para la comunicación y colaboración en tu entorno de trabajo? ¡Lee Emplear ClickUp para reuniones de equipo y Comunícate con tu equipo empleando ClickUp!