La Búsqueda Conectada transforma la forma en que los equipos trabajan al eliminar los silos, evitar el cambio constante de aplicaciones y convertir los datos dispersos en información accionable en tiempo real.

Unifica la búsqueda entre aplicaciones, aprovecha la relevancia y personalización impulsadas por IA, mejora la colaboración e integra tu entorno de trabajo con herramientas existentes.

La búsqueda conectada está disponible en todos los planes como una prueba por tiempo limitado. Se aplicarán restricciones futuras.

Existen dos tipos de Búsqueda Conectada:

• Búsqueda Conectada Personal: Las conexiones personales son solo para ti. Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.
• Búsqueda Conectada en el Entorno de Trabajo: Permite a todos los miembros del entorno de trabajo buscar archivos desde la cuenta conectada. Para más detalles, revisa la tabla en la sección de Búsqueda Conectada en el Entorno de Trabajo más abajo.

Lo que necesitarás

• Los propietarios y administradores de espacios de trabajo pueden activar la ClickApp de Búsqueda Conectada y conectar aplicaciones.
• Los invitados no pueden usar Connected Search.

Búsqueda conectada personal

Conecta otras apps para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp. Solo tú podrás ver los resultados de las búsquedas que hagas en las otras apps.

Puedes buscar todos los archivos a los que tengas acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos de tus conexiones personales.

La Búsqueda Personal Conectada está disponible para las siguientes aplicaciones:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Noción
• Microsoft Teams

La Búsqueda Conectada Personal para Slack no está disponible actualmente.

Búsqueda conectada al entorno de trabajo

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp para todos en tu entorno de trabajo.

La Búsqueda Conectada del entorno de trabajo está disponible para las siguientes aplicaciones:

Activa la ClickApp de Búsqueda Conectada

Un propietario del entorno de trabajo o administrador debe activar la ClickApp de Búsqueda Conectada para tu entorno de trabajo:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en tu avatar del entorno de trabajo.
2. Selecciona Apps o Centro de apps.
3. En la barra lateral izquierda del Centro de apps, en la sección de ClickApps , selecciona IA & Búsqueda.
4. Para activar la Búsqueda conectada, haz clic en el interruptor de Búsqueda conectada.

Conectar una aplicación

Aprende cómo conectar una aplicación externa para que puedas comenzar a usar la Búsqueda Conectada.

Habilitar Búsqueda conectada

Cuando conectas una app, tendrá la Búsqueda Conectada habilitada por defecto. 

Para habilitar manualmente la Búsqueda Conectada para una app desde el Centro de apps:

1. Busca y selecciona la integración.
2. Haz clic en la pestaña Personal o Entorno de trabajo.
3. Haz clic en el interruptor junto a Búsqueda Conectada Personal o Búsqueda Conectada del Entorno de Trabajo.
4. Junto a tu conexión, pulsa Almacenar o Volver a conectar.
5. Comenzará la indexación. Puedes comprobar el progreso de la indexación abriendo la barra de comandos de IA.
6. Una vez que se complete la indexación, los archivos de la integración se mostrarán al buscar en tu entorno de trabajo. Los resultados muestran el ícono de su app junto a ellos.

Filtrar resultados de búsqueda por aplicación

Puedes filtrar los resultados de búsqueda por aplicaciones de búsqueda conectadas individuales fijándolas en la barra de comandos de IA.

Utiliza la IA de ClickUp con Búsqueda Conectada

Obtén respuestas en tiempo real sobre el trabajo en aplicaciones externas y tu entorno de trabajo con IA Conectada.

Pídele a la IA que busque en una hoja de Google qué clientes potenciales asistieron a tu último evento, o pregúntale qué commits de GitHub están relacionados con una tarea.

Puedes preguntarle a la IA sobre las siguientes apps:

• Google Drive
• GitHub
• Confluence
• Slack
• Jira
• Salesforce
• SharePoint
• Dropbox
• Box

Indexación de búsqueda

Más información sobre la indexación de búsqueda.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Cuando conectas una integración (como SharePoint, Google Drive, etc.) a ClickUp usando Búsqueda Conectada, indexamos activos, es decir, organizamos y catalogamos archivos y datos de tus integraciones conectadas para hacerlos fácil y rápidamente buscables dentro de ClickUp.

¿Cómo funciona la indexación?

Una vez establecida la conexión, ClickUp escanea e ingiere datos relevantes (como nombres de archivos, rutas y, a veces, contenido de archivos, dependiendo de los permisos). Esto permite a los usuarios encontrar información en todas las herramientas conectadas en un solo lugar, sin tener que buscar manualmente en cada plataforma.

¿Con qué frecuencia ocurre la indexación?

• Escaneo inicial: Cuando se conecta una nueva integración, ClickUp realiza un escaneo masivo para indexar todos los datos compatibles de la fuente conectada.
• Actualizaciones continuas: Después del escaneo inicial, ClickUp re-escanea periódicamente para mantener el índice actualizado. La frecuencia depende de la integración, pero la mayoría de las fuentes se actualizan cada pocas horas.
• Disparadores en tiempo real (donde estén disponibles): Algunas integraciones admiten disparadores basados en eventos (por ejemplo, webhooks), permitiendo la indexación casi en tiempo real de contenido nuevo o actualizado.

Seguridad de la indexación

Notas importantes para los equipos de seguridad:

• Desactivar una conexión: Si se desconecta una integración en el Centro de apps de ClickUp, todos los datos indexados de esa fuente se eliminan de ClickUp.
• La indexación es automática: Cuando se habilita la Búsqueda Conectada, nuestro sistema ingiere automáticamente datos de las cuentas conectadas, lo cual puede aparecer en los registros como acceso grande o repetido a archivos o datos—esto es un comportamiento esperado para la función y no es señal de actividad maliciosa.
• Acceso y permisos: La visibilidad del contenido indexado en ClickUp depende de cómo esté conectada la integración. Para conexiones de administrador del entorno de trabajo, indexamos todo lo que la cuenta conectante puede acceder, incluso si algunos archivos están restringidos en el sistema fuente. Usa carpetas o unidades compartidas a nivel empresarial para evitar exponer archivos sensibles. Para conexiones personales, solo se indexan los archivos accesibles del usuario conectante, y los resultados solo son visibles para él.
• Responder a alertas de seguridad: La actividad de indexación automatizada puede activar alertas en tus herramientas de monitoreo de seguridad (SIEM, DLP, etc.), especialmente durante la configuración inicial o sincronizaciones masivas. Esto es normal. Si tu equipo de seguridad tiene preocupaciones, puedes desconectar la integración y los datos indexados se eliminarán de ClickUp.
• Habilitar Google Drive: Habilitar la integración de Google Drive provocará la descarga de todos los archivos de clientes disponibles.

Seguridad de Búsqueda Conectada

Aprende sobre la gestión de datos y seguridad de la Búsqueda Conectada.

Gestión de datos y acceso de usuarios

La búsqueda conectada respeta los permisos existentes para aplicaciones conectadas. Implementamos controles basados en roles para mantener el acceso actual y consistente.

Además, puedes elegir qué información está disponible para las personas en tu entorno de trabajo. Estos son los dos tipos de conexiones:

• Conexión del espacio de trabajo: esta conexión debe configurarla el propietario o el administrador del espacio de trabajo. Con esta conexión, todos los usuarios del espacio de trabajo pueden buscar datos en las aplicaciones conectadas a través de la búsqueda conectada y la inteligencia artificial. Los datos privados no están disponibles a través de Connected Search y ClickUp AI con conexiones Workspace. 

  No todas las aplicaciones de búsqueda conectada admiten este tipo de conexión.

• Conexión privada: Esta conexión puede ser configurada por cualquier persona. Todos los datos a los que tienen acceso se pueden consultar. Nadie más en el espacio de trabajo puede utilizar esta conexión.  

Compromiso con la seguridad y la privacidad

ClickUp se compromete a proporcionar un programa robusto de seguridad y privacidad que protege los datos en toda su plataforma.

Esto incluye fuertes medidas de seguridad, garantizar el cumplimiento de las normas del sector y vigilar continuamente las posibles amenazas.

Para asegurar la seguridad y la gestión de datos, y para habilitar el intercambio seguro de datos, la Búsqueda Conectada potenciada por IA de ClickUp implementa las siguientes protecciones:

Permisos de acceso

• Opciones para compartir conexiones: Las personas de tu Espacio de trabajo pueden establecer conexiones personales privadas. Los administradores pueden gestionar las conexiones del entorno de trabajo y compartir el contenido de búsqueda con todos.
• Acceso basado en roles: Las búsquedas conectadas solo pueden referenciar datos indexados a los que la cuenta conectada puede acceder. Si la cuenta conectada no puede acceder a los datos en el sistema conectado, el usuario o el entorno de trabajo no podrán acceder a ellos con la IA de ClickUp y la Búsqueda Conectada.
• Filtrado de datos de la Conexión al Espacio de Trabajo: Para las conexiones del Espacio de Trabajo, agregamos un paso para filtrar automáticamente los archivos privados, aunque la cuenta conectada tenga acceso. Este filtrado varía para cada sistema conectado, por ejemplo, las propiedades de archivos de Box o los ajustes de grupo de Confluence.
• Permisos según el rol del usuario: El contenido privado dentro de ClickUp es inaccesible para usuarios no autorizados a través de la Búsqueda o la IA de ClickUp. Las personas en tu entorno de trabajo solo pueden acceder al contenido de ClickUp que ha sido compartido con ellos cuando usan IA de ClickUp o Búsqueda.
• Compartir controles: los administradores de ClickUp pueden filtrar aún más los datos directamente en ClickUp a través de las opciones de configuración de la búsqueda conectada. Este filtrado varía según cada sistema conectado, por ejemplo, las propiedades de los archivos de Google Drive, los repositorios de GitHub y los selectores de ubicación.
• Limitar compartición: Los administradores de TI pueden limitar aún más el acceso a los datos con Conexiones de entorno de trabajo utilizando cuentas de servicio. Las cuentas de servicio son cuentas creadas con el único propósito de integración y no son utilizadas para trabajar por ningún empleado individual. El acceso real a los datos es completamente gestionado por el sistema conectado y no por ClickUp. Los usuarios individuales necesitan usar sus cuentas de trabajo en cada sistema conectado para acceder a los resultados de la Búsqueda Conectada.
• Sincronización de accesos: Los cambios de acceso y permisos en un sistema conectado se actualizan automáticamente en los datos indexados.
• Autenticación OAuth: Inicios de sesión estandarizados cuando la integración de terceros admite este método.
• Habilitación: Los propietarios y administradores pueden habilitar o deshabilitar la ClickApp de Búsqueda Conectada.

IA de ClickUp privacidad y seguridad

Echa un vistazo a nuestro artículo Modelos de IA de ClickUp, privacidad y seguridad para conocer más sobre las medidas específicas que hemos implementado. 

Seguridad de los datos

Echa un vistazo a nuestro artículo de Privacidad y seguridad para aprender más sobre las medidas específicas de encriptación y seguridad que hemos implementado. 

Retención de datos

Los datos indexados se retienen hasta que la cuenta se elimina o se remueve la conexión de terceros.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Indexar significa que los activos se ingieren desde las integraciones conectadas de forma organizada para que se puedan buscar rápida y fácilmente.

¿Qué se indexa para la Búsqueda Conectada?

• activos y objetos de ClickUp. Los activos incluyen tareas, Docs, Pizarras, Paneles, Chat, Espacios, Carpetas, Listas y adjuntos.
• Objetos de integración de terceros. Esto incluye elementos como documentos, hojas de cálculo, diapositivas, PDF, carpetas, etc. Esto depende del acceso a objetos del usuario que creó la conexión. Por ejemplo, si el usuario que estableció la conexión puede ver los datos en una herramienta conectada y se trata de un tipo de datos que buscamos, entonces se indexarán para su búsqueda.