Introduzione alle automazioni

Automatizza i flussi di lavoro per risparmiare tempo e aumentare la produttività. Puoi impostare delle automazioni con azioni e trigger personalizzati per automatizzare una serie di attività, come l'impostazione di una nuova data di scadenza quando si verifica un modifica di stato.

Puoi sfogliare i nostri modelli nella libreria delle automazioni o creare automazioni personalizzate. Puoi anche configurare integrazioni tra ClickUp e altre app.

Puoi impostare assegnatari oppure osservatori per tutte le attività di uno spazio, di una cartella o di un elenco usando le scorciatoie di automazione.

Screenshot di un'automazione.

Le automazioni si applicano anche alle attività e alle attività secondarie create o aggiornate tramite la nostra API e la nostra app per dispositivi mobili.

Cosa ti serve

  • L'amministratore o il titolare dell'area di lavoro deve abilitare la ClickApp Automazioni.
  • Gli ospiti non possono configurare le automazioni.
  • Il numero totale di automazioni attive che puoi avere nella tua area di lavoro dipende dal tuo piano:
    • Free Forever: 50 automazioni attive in totale.
    • Unlimited: 500 automazioni attive in totale.
    • Business e piani superiori: automazioni attive illimitate.
  • Il numero di azioni che possono essere completate al mese dipende dal tuo piano:
    • Free Forever: 100 azioni al mese.
    • Unlimited: 1.000 azioni al mese.
    • Business: 10.000 azioni al mese. 
    • Business Plus: 25.000 azioni al mese. 
    • Enterprise: 250.000 azioni al mese. 
  • I limiti delle azioni vengono ripristinati il primo di ogni mese (PST).
  • Quando l'utilizzo delle automazioni raggiunge il 90% e quando supera il 100%, ai titolari e agli amministratori delle aree di lavoro vengono inviate email di avviso sull'utilizzo.
  • Con i piani Business Plus ed Enterprise puoi acquistare altre azioni di automazione.
  • Le azioni webhook e le integrazioni di automazione sono disponibili con i piani Business e superiori.

Abilitare la ClickApp Automazioni

La ClickApp Automazioni viene abilitata per le nuove aree di lavoro per impostazione predefinita. Solo i titolari e gli amministratori dell'area di lavoro possono gestire le ClickApp.

Se la ClickApp Automazioni non è abilitata o se non hai accesso alle impostazioni, il pulsante nell'angolo in alto a destra riporterà la dicitura Personalizza anziché Automazioni

Per abilitare le automazioni nella tua area di lavoro:

  1. Nell'angolo in alto a destra, fai clic sul menu delle azioni rapide.

  2. Seleziona ClickApp.

  3. Sfoglia o cerca Automazioni.

  4. Fai clic sull'interruttore per abilitare Automazioni.

Le automazioni sono basate sulla posizione e influenzano tutte le attività al di sotto di esse nella gerarchia. Ad esempio, se si crea un'automazione al livello Elenco, questa influirà solo sulle attività all'interno di quell'elenco specifico. Se si crea un'automazione al livello Cartella, invece, questa avrà effetto su tutte le attività di tutti gli elenchi all'interno della cartella.

Le automazioni non vengono elaborate in un ordine specifico, ma le azioni all'interno di ciascuna automazione vengono eseguite in ordine.

Trigger, condizioni e azioni

Ogni automazione è costituita da un trigger e da un'azione. Le aree di lavoro nei piani Business e superiori consentono di usare condizioni e più azioni nelle proprie automazioni.

  • I trigger sono eventi che avviano un'automazione. Puoi impostare trigger da applicare ad attività, attività secondarie o entrambe.

  • Le condizioni sono criteri che devono avverarsi affinché si avvii l'automazione.

  • Le azioni sono gli eventi che l'automazione avvia dopo essere stata attivata.

Screenshot di un'automazione personalizzata con una condizione.

Creare un'automazione

Per creare un'automazione:

  1. Apri lo spazio, la cartella o l'elenco in cui desideri applicare l'automazione.
  2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Automazioni
  3. Seleziona un tipo di automazione. Oppure usa l'IA di ClickUp per creare la tua automazione.

    Dai un'occhiata al nostro articolo Introduzione a ClickUp Brain per ulteriori informazioni sull'acquisto e sull'utilizzo dell'IA.

I tipi di automazioni disponibili sono:

  • Modelli: usa i modelli di automazione per sfogliare azioni e trigger preimpostati. Possono essere usati così come sono oppure puoi personalizzarli.

  • Personalizzata: usa un'automazione personalizzata se hai in mente un risultato specifico e se hai dimestichezza con l'utilizzo delle automazioni. Con le automazioni personalizzate, puoi anche aggiungere condizioni e impostare più azioni.

  • Integrazioni: usa un'automazione di integrazione se l'automazione è correlata ad altre app. Sono supportate le seguenti integrazioni di automazioni:

  • Automazioni per assegnatari e osservatori: usa un'automazione per assegnatari oppure osservatori per impostare un assegnatario o un osservatore specifico per tutte le nuove attività e attività secondarie di un elenco, di una cartella o di uno spazio:

    1. Nella barra laterale, passa il mouse su un elenco, una cartella o uno spazio.
    2. Fai clic sull'icona con i tre puntini ... .
    3. Fai clic sull'icona della persona per scegliere un assegnatario o un osservatore da impostare per tutte le nuove attività in tale posizione.

      Screenshot delle automazioni per assegnatari e osservatori nelle impostazioni di automazione di uno spazio.

Per eliminare o disabilitare un'automazione:

    1. Apri la scheda Gestione.
    2. Passa il cursore su un'automazione e seleziona l'icona del cestino per eliminarla, oppure fai clic sull'interruttore per disabilitarla. 
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