Trigger e Azioni sono le due componenti principali di un'Automazione. I trigger avviano l'Automazione e portano a un'Azione. Le azioni sono le modifiche che desideri automatizzare.
Le condizioni sono una parte facoltativa delle Automazioni che aggiungono maggiore precisione e controllo.
Scopri come utilizzare i Trigger per creare Automazioni che ti faranno risparmiare clic!
Cosa ti serve
- L'amministratore o il titolare dell'area di lavoro deve abilitare la ClickApp Automazioni.
- Gli ospiti non possono configurare le automazioni.
- Il numero totale di automazioni attive che puoi avere nella tua area di lavoro dipende dal tuo piano:
- Free Forever: 5 automazioni attive in totale.
- Unlimited: 500 automazioni attive in totale.
- Business e piani superiori: automazioni attive illimitate.
- Il numero di azioni che possono essere completate al mese dipende dal tuo piano:
- Free Forever: 100 azioni al mese.
- Unlimited: 1.000 azioni al mese.
- Business: 10.000 azioni al mese.
- Business Plus: 25.000 azioni al mese.
- Enterprise: 250.000 azioni al mese.
- I limiti delle azioni vengono ripristinati il primo di ogni mese (PST).
- Quando l'utilizzo delle automazioni raggiunge il 90% e quando supera il 100%, ai titolari e agli amministratori delle aree di lavoro vengono inviate email di avviso sull'utilizzo.
- Con i piani Business e superiori puoi acquistare altre azioni di automazione.
- Le azioni webhook e le integrazioni di automazione sono disponibili con i piani Business e superiori.
Come funzionano i trigger
I trigger avviano le Automazioni. Possono essere applicati a attività, sottotask o entrambi in uno specifico Spazio, Cartella o Lista.
Puoi aggiungere delle condizioni ai tuoi trigger per filtrare quali attività daranno inizio alle tue Automazioni. Tutte le condizioni devono essere impostate sulle attività prima che possano attivare le Automazioni.
Se hai più Automazioni con lo stesso Trigger, si attiveranno contemporaneamente
Trigger per attività o attività secondarie
Per impostazione predefinita, le Automazioni saranno attivate sia dalle attività che dalle attività secondarie. Puoi anche scegliere di far scattare le tue Automazioni solo per attività o solo per attività secondarie.
Quando le Automazioni sono attivate da attività secondarie, saranno attivate anche da attività secondarie annidate.
L'Azione per creare una sottoattività funzionerà solo se la sottoattività che ha attivato l'Automazione non è la sottoattività più bassa.
Ad esempio: se utilizzi 7 livelli di attività secondarie annidate e un'attività secondaria annidata sotto altre 6 attività soddisfa il Trigger e le Condizioni, l'Automazione non creerà un'attività secondaria.
Quando una subtarefa o una subtarefa agrupada attiva l'azione Sposta in Lista, la tarefa principale e tutte le subtarefas e subtarefas agrupate verranno spostate.
La selezione di Oggi come data di scadenza è dinamica e le date di scadenza si attiveranno alle 4 del mattino a meno che non venga indicata una durata specifica.
Trigger disponibili
La seguente tabella elenca i Trigger di Automazione disponibili. Per vedere le Azioni corrispondenti a questi Trigger, consulta il nostro articolo Utilizza Azioni di Automazione.
Le Automazioni triggerate da date utilizzano il fuso orario impostato dalla persona che ha creato l'Automazione. Se la data non ha una durata, le Automazioni si attiveranno alle 4 del mattino ora locale.
| Trigger di Automazione | Descrizione | Opzioni |
| Viene aggiunto l'assegnatario |
Quando si aggiunge un assegnatario a un'attività, viene eseguita un'Azione. Se sono stati selezionati più assegnatari, l'aggiunta di un solo assegnatario farà scattare le Automazioni. Puoi scegliere che il nuovo o i nuovi assegnatari siano l'Osservatore dell'attività, l'autore dell'attività, l'Automazione attivata da o un Campo personalizzato della persona. L'aggiunta di un assegnatario dal menu di creazione delle attività non attiverà questa automazione. |
Quando un assegnatario viene aggiunto a: Scegli chiunque abbia accesso all'Elenco |
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L'assegnatario viene rimosso |
Quando un assegnatario di un'attività viene rimosso, viene eseguita un'Azione. Puoi scegliere che l'assegnatario rimosso sia l'Osservatore dell'attività, l'autore dell'attività, l'Automazione attivata da o un Campo personalizzato persona. |
Quando un assegnatario viene rimosso: Scegli chiunque abbia accesso alla Lista |
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Viene aggiunto un commento |
Quando si aggiunge un nuovo commento a un'attività, viene eseguita un'Azione. | |
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Data attuale: |
In questa data, si svolgerà un'azione. Ad esempio, 10 giorni prima della data di scadenza aggiungi un commento a questa attività e menziona gli osservatori. Le automazioni con questo trigger si attiveranno alle 4 del mattino, ora locale, della data di scadenza. |
Per impostazione predefinita, le variabili sono impostate su 1 giorno prima della data di inizio. Per modificare queste variabili:
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| Un campo personalizzato cambia |
Quando avviene una modifica correlata su un campo personalizzato, verrà eseguita un'azione. Opzionalmente, limita l'attivazione solo se proviene da o cambia a un certo valore. Le modifiche ai campi personalizzati che si verificano quando viene applicato un modello non faranno scattare alcuna Automazione. Puoi utilizzare campi personalizzati privati nei Trigger. |
Quando un campo personalizzato viene modificato da: Seleziona le opzioni per il campo personalizzato selezionato. Apri le impostazioni avanzate se vuoi che le Automazioni si applichino alle attività create di recente, agli aggiornamenti delle attività esistenti o a entrambe. |
| Cambiamenti del campo personalizzato utilizzando campi Formula numerici |
Quando il valore numerico di un campo personalizzato Formula cambia, verrà eseguita un'azione. Utilizzare invece queste variabili:
Aggiungi la Condizione: |
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| Liste di controllo risolte | Quando tutte le liste di controllo sono state risolte per un'attività, verrà avviata un'Azione. | |
| Arriva la data di scadenza | Quando arriva una data di scadenza, viene avviata un'Azione. Le automazioni con questo trigger si attiveranno alle 4 del mattino, ora locale, della data di scadenza. |
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| La data di scadenza cambia | Quando cambia una data di scadenza, si attiverà un'azione. | |
| L'attività o l'attività secondaria esistente viene aggiunta a questa posizione | Quando un'attività esistente o un'attività secondaria viene aggiunta a una posizione specifica, verrà eseguita un'Azione | |
| La priorità cambia | Quando cambia una Priorità su un'attività, si attiverà un'azione. Opzionalmente, limita l'attivazione solo se proviene da o cambia a una certa Priorità. | Quando una priorità cambia da: Scegli tra qualsiasi livello di Priorità, incluso nessuna Priorità |
| Sposta in questo Elenco | Quando un'attività viene spostata nell'elenco che stai automatizzando, verrà eseguita un'azione. | |
| Arriva la data di inizio | Quando arriva una data di inizio su un'attività, si attiverà un'azione. | |
| La data di inizio cambia | Quando cambia una data di inizio, verrà eseguita un'azione. | |
| Lo stato cambia |
Quando lo stato di un'attività cambia, avverrà un'azione. Opzionalmente, limita l'attivazione solo se proviene da o cambia a uno stato specifico. Per specificare singoli stati, clicca sull'icona caret a destra del suo gruppo di stato. |
Quando lo stato cambia da: Scegli tra qualsiasi stato attivo, completato o chiuso nel tuo Elenco
A: Scegli tra qualsiasi status attivo, completato o chiuso nella tua Lista |
| Attività secondarie risolte |
Quando tutte le attività secondarie sono state risolte, viene avviata un'Azione. Questo Trigger risolverà solo le attività secondarie direttamente sotto l'attività principale. |
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| Tag aggiunti |
Quando uno dei tag selezionati viene aggiunto a un'attività, verrà eseguita un'azione. Per richiedere due o più tag per attivare un'Automazione, puoi combinare questo Trigger con Condizioni. I tag devono essere applicati alle attività in ordine. I tag nella Condizione devono essere applicati alle attività prima dei tag impostati in questo Trigger. |
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| Tag rimossi | Quando uno dei tag selezionati viene rimosso da un'attività, verrà eseguita un'Azione |
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| Viene creata un'attività o attività secondaria | Quando un'attività o un'attività secondaria viene creata nell'Elenco, verrà eseguita un'Azione |
Per impostazione predefinita, qualsiasi attività o attività secondaria creata farà scattare le Automazioni. Usa le caselle di controllo per filtrare le attività create in modi specifici. |
| Viene collegara l'attività o attività secondaria | Quando un'attività o un'attività secondaria viene collegata nell'Elenco, verrà eseguita un'Azione |
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| Tempo monitorato | Quando si registra il tempo da parte di una persona specifica in un'attività, verrà eseguita un'Azione. |
Utente: Scegli chiunque abbia accesso alla Lista |
| Il tipo di attività cambia | Quando viene cambiato un tipo di attività, avverrà un'azione. |
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| Un'attività o attività secondaria viene sbloccata | Quando un compito o una subtarefa viene sbloccato, si attiva un'azione |
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