Trigger e Azioni sono le due componenti principali di un'Automazione. I trigger avviano l'Automazione e portano a un'Azione. Le azioni sono le modifiche che desideri automatizzare.
Le condizioni sono una parte facoltativa delle Automazioni che aggiungono maggiore precisione e controllo.
Scopri come utilizzare i Trigger per creare Automazioni che ti faranno risparmiare clic!
La disponibilità e i limiti delle funzionalità variano in base al piano e al ruolo dell'utente. Ulteriori informazioni
Come funzionano i trigger
I trigger avviano le Automazioni. Possono essere applicati a attività, sottotask o entrambi in uno specifico Spazio, Cartella o Lista.
Le condizioni sono criteri opzionali disponibili nel piano Business e superiori che devono essere verificati affinché l'Automazione venga attivata. Puoi aggiungere Condizioni ai tuoi Trigger per filtrare quali attività avvieranno la tua Automazione.
Se hai più Automazioni con lo stesso trigger, si attiveranno alla stessa durata.
Trigger disponibili
La seguente tabella elenca i Trigger di Automazione disponibili. Per vedere le Azioni corrispondenti a questi Trigger, consulta il nostro articolo Utilizza Azioni di Automazione.
Le Automazioni triggerate da date utilizzano il fuso orario impostato dalla persona che ha creato l'Automazione. Se la data non ha una durata, le Automazioni si attiveranno alle 4 del mattino ora locale.
| Trigger di Automazione | Descrizione | Opzioni |
| Viene aggiunto l'assegnatario |
Quando si aggiunge un assegnatario a un'attività, viene eseguita un'Azione. Se sono stati selezionati più assegnatari, l'aggiunta di un solo assegnatario farà scattare le Automazioni. Puoi scegliere che il nuovo assegnatario sia l'Osservatore dell'attività, l'autore dell'attività, l'Automazione attivata da o un campo personalizzato della persona. L'aggiunta di un assegnatario dal menu di creazione delle attività non attiverà questa automazione. |
Quando un assegnatario viene aggiunto a: Scegli chiunque abbia accesso all'Elenco |
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L'assegnatario viene rimosso |
Quando un assegnatario di un'attività viene rimosso, viene eseguita un'Azione. Puoi scegliere che gli assegnatari rimossi diventino l'osservatore dell'attività, l'autore dell'attività, attivare Automazioni o essere un Campo Personalizzato Persona. |
Quando un assegnatario viene rimosso: Scegli chiunque abbia accesso alla Lista |
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Viene aggiunto un commento |
Quando si aggiunge un nuovo commento a un'attività, viene eseguita un'Azione. | |
| Un campo personalizzato cambia |
Quando si verifica una modifica correlata su un campo personalizzato, verrà eseguita un'azione. Le modifiche ai campi personalizzati che si verificano quando viene applicato un modello non faranno scattare alcuna Automazione. Puoi utilizzare campi personalizzati con l'IA e campi personalizzati privati nei trigger. |
Clicca su Avanzate per scegliere se l'Automazione si applica alle attività appena create, agli aggiornamenti delle attività esistenti o a entrambi. Hai l'opzione di aggiungere più valori al campo personalizzato selezionato. Clicca sull'elenco a discesa Da sotto il campo selezionato. Scegli un valore o seleziona Aggiungi/modifica opzioni per creare un nuovo valore. Ad esempio, puoi selezionare Qualsiasi per creare il Trigger: Se il campo personalizzato selezionato cambia da un altro campo personalizzato, allora si verificherà l'Azione. Puoi anche cliccare sull'elenco a discesa A . Puoi selezionare un valore, cliccare su +Aggiungi opzione per aggiungere un valore personalizzato, o cliccare su Impostazioni avanzate per cercare un Campo personalizzato. |
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Cambiamenti del campo personalizzato utilizzando campi Formula numerici Attualmente, i campi Formula numerici non funzionano come Trigger. |
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| Liste di controllo risolte | Quando tutte le liste di controllo sono state risolte per un'attività, verrà avviata un'Azione. | |
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La data è prima/dopo |
In questa data, si svolgerà un'azione. Ad esempio, 10 giorni prima della data di scadenza aggiungi un commento a questa attività e menziona gli osservatori. Le automazioni con questo trigger si attiveranno alle 4 del mattino, ora locale, della data di scadenza. |
Per impostazione predefinita, le variabili sono impostate su 1 giorno prima della data di inizio. Per modificare queste variabili:
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| Arriva la data di scadenza | Quando arriva una data di scadenza, si verificherà un'azione. Le automazioni con questo trigger si attiveranno alle 4 del mattino, ora locale, della data di scadenza. |
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| La data di scadenza cambia | Quando cambia una data di scadenza, si attiverà un'azione. | |
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Ogni... / Su un programma |
Quando arriva il giorno e l'ora programmati, un'azione verrà applicata a tutte le attività nell'Elenco. Ad esempio, ogni giovedì alle 8:00, imposta un campo personalizzato. Questo trigger non si attiverà su attività chiuse o completate. |
Inizio il: Seleziona un giorno per l'attivazione dell'Azione. Ripeti: Seleziona una programmazione per la ripetizione dell'Azione. Ora: Seleziona un'ora per l'attuazione dell'Azione. Fuso orario: Per impostazione predefinita, questo è il fuso orario impostato in Le mie impostazioni. Termina: Seleziona un orario per la fine di questo Trigger. |
| L'attività o l'attività secondaria esistente viene aggiunta a questa posizione | Quando un'attività esistente o un'attività secondaria viene aggiunta a una posizione specifica, verrà eseguita un'Azione | |
| La priorità cambia | Quando la Priorità di un'attività cambia, verrà eseguita un'Azione. Opzionalmente, attiva solo quando si cambia da o a una certa Priorità. | Quando cambia la priorità da: Scegli tra qualsiasi livello di priorità, inclusa l'assenza di priorità. |
| Sposta in questo Elenco | Quando un'attività viene spostata nell'elenco che stai automatizzando, verrà eseguita un'azione. | |
| Arriva la data di inizio | Quando arriva una data di inizio su un'attività, si attiverà un'azione. | |
| La data di inizio cambia | Quando cambia una data di inizio, verrà eseguita un'azione. | |
| Lo stato cambia |
Quando lo stato di un'attività cambia, verrà eseguita un'Azione. Opzionalmente, attiva solo quando si cambia da o a uno stato specifico. Per specificare stati individuali, clicca sull'icona caret a destra del gruppo di stato. |
Quando lo stato cambia da: Scegli tra qualsiasi stato attivo, completato o chiuso nel tuo Elenco
A: Scegli tra qualsiasi status attivo, completato o chiuso nella tua Lista |
| Attività secondarie risolte |
Quando tutte le attività secondarie sono state risolte, viene avviata un'Azione. Questo Trigger risolverà solo le attività secondarie direttamente sotto l'attività principale. |
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| Tag aggiunti |
Quando uno dei tag selezionati viene aggiunto a un'attività, verrà eseguita un'azione. Per richiedere due o più tag per attivare un'Automazione, puoi combinare questo Trigger con Condizioni. I tag devono essere applicati alle attività in ordine. I tag nella Condizione devono essere applicati alle attività prima dei tag impostati in questo Trigger. |
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| Tag rimossi | Quando uno dei tag selezionati viene rimosso da un'attività, si verificherà un'azione. |
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| Viene creata un'attività o attività secondaria | Quando un'attività o un'attività secondaria viene creata nell'Elenco, si verificherà un'azione. |
Per impostazione predefinita, qualsiasi attività o attività secondaria creata farà scattare le Automazioni. Usa le caselle di controllo per filtrare le attività create in modi specifici. |
| Viene collegara l'attività o attività secondaria | Quando un'attività o un'attività secondaria viene collegata nell'Elenco, viene eseguita un'Azione. |
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| Tempo monitorato | Quando si registra il tempo da parte di una persona specifica in un'attività, verrà eseguita un'Azione. |
Utente: Scegli chiunque abbia accesso alla Lista |
| Il tipo di attività cambia | Quando viene cambiato un tipo di attività, avverrà un'azione. |
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| Un'attività o attività secondaria viene sbloccata | Quando un'attività o un'attività secondaria viene sbloccata, viene eseguita un'Azione. |
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