Puoi utilizzare le automazioni per inviare automaticamente email dalla tua area di lavoro di ClickUp in base a determinati parametri. Le automazioni eliminano la necessità di input manuali da parte tua o di qualsiasi altre persona del team.

Cosa ti serve

• Le integrazioni di automazione sono disponibili con i piani Business e superiori.
• L'amministratore o il titolare dell'area di lavoro deve abilitare la ClickApp Automazioni.

• L'amministratore o il titolare deve abilitare la ClickApp Email per ogni spazio.  

• Gli utenti che hanno partecipato ad aree di lavoro Business Plus ed Enterprise devono avere l'autorizzazione email personalizzata per l'invio di email (ClickApp Email) abilitata da un amministratore per usare le automazioni email.

Creare un'automazione per le email

Una volta abilitate le ClickApp Automazione e Email per la tua area di lavoro, puoi creare un'automazione per le email.

Per creare un'automazione:

1. Vai allo spazio, alla cartella o all'elenco a cui verrà applicata l'automazione.

2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Automazioni. 
3. Fai clic su Sfoglia in alto. 
4. Fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
5. Seleziona un'automazione per le email, poi scegli un account o accedi.
6. Nella finestra modale Crea automazione personalizzata, inserisci le tue informazioni.
7. Fai clic su Crea.
8. Quando si verifica la condizione selezionata come trigger, la tua email viene inviata.

L'automazione verrà disabilitata se l'email del mittente usata per configurare l'automazione non è autenticata o viene eliminata.

Opzioni dei campi variabili

Puoi aggiungere contenuti dinamici ai campi nella tua Automazione email. 

Tra le opzioni di campi variabili vi sono le seguenti:

• ID attività: se la ClickApp ID attività è abilitata nell'area di lavoro, questo campo verrà compilato automaticamente. 

• Nome attività

• Descrizione dell'attività

• Assegnatari

• Nome utente autore

• Email autore

• Data di scadenza

• Data di inizio

• Data di creazione

• Data di aggiornamento

• Data di completamento

• Data di chiusura

• Nome stato

• Colore stato

• Tipo di stato

• Priorità

• Campi personalizzati diversi dalle colonne Stato (automatico), Campi formula e Relazione.

Creare un'email quando un modulo crea un'attività

Puoi creare un'automazione per inviare un'email ogni volta che un modulo crea un'attività.

La vista Modulo è disponibile con tutti i piani a pagamento.

Per creare un'automazione valida unicamente per le attività create a partire dai moduli:

1. Vai allo spazio, alla cartella o all'elenco a cui verrà applicata l'automazione.

2. Nell'angolo in alto a destra, fai clic su Automazioni. 
3. Fai clic su Crea automazioni.
4. Fai clic su Email nella barra laterale sinistra.
5. Seleziona il trigger Viene creata un'attività.
6. Deseleziona tutte le opzioni in Autore ad eccezione di Moduli.
7. Seleziona l'azione Invia email.
8. Nel menu a discesa, seleziona l'account email da cui vuoi inviare l'email.
9. Nella sezione Azioni, personalizza la tua email con automazione.
10. Fai clic su Crea.

Risolvere i problemi delle automazioni per le email

Se riscontri problemi nell'utilizzo delle Automazioni Email, potrebbe essere necessario riautorizzare il tuo account email. Prova a seguire questi passaggi:

1. Nello Spazio, nella Cartella o nell'Elenco in cui si trova la tua Automazione, apri un'attività.
2. Clicca sull'area dei commenti.
3. Clicca sull'icona Invia Email .
4. Nella sezione Da , clicca sull'indirizzo email.
5. Clicca su Gestisci account.
6. Passa il mouse sopra l'account inattivo e seleziona Ripristina account.
7. Completa le istruzioni rimanenti per autorizzare il tuo account email.

Una volta riautorizzato il tuo account email, testa la tua Automazione. Rimuovere qualcuno dal tuo spazio di lavoro quando il suo indirizzo email è utilizzato per un'Automazione Email disabiliterà l'Automazione.

Ulteriori azioni di risoluzione dei problemi

• Se viene visualizzato un messaggio di errore quando usi un'automazione per le email, prova a rimuovere e aggiungere di nuovo l'account email usato nell'automazione.
• Se il campo Da nella tua email è vuoto e visualizzi il messaggio di errore ACCESS_137, non hai accesso all'indirizzo email del mittente. Il proprietario dell'indirizzo email dovrà regolare i permessi dell'email.