Puoi utilizzare le automazioni per inviare automaticamente email dalla tua area di lavoro di ClickUp in base a determinati parametri. Le automazioni eliminano la necessità di input manuali da parte tua o di qualsiasi altre persona del team.
La disponibilità e i limiti delle funzionalità variano in base al piano e al ruolo dell'utente. Ulteriori informazioni
L' amministratore o titolare dell'area di lavoro deve abilitare il ClickApp Email per ogni spazio.
Gli amministratori o i titolari delle aree di lavoro Business Plus e Enterprise devono attivare l'autorizzazione email personalizzata Invia email per ogni utente.
Creare un'automazione per le email
Per creare un'automazione email utilizzando un modello, da un Elenco, Cartella o Spazio:
- Fai clic sul pulsante Automatizza o sull'icona del fulmine.
- Fai clic su Crea Automazione:
- Seleziona un trigger email o un'Azione.
- Oppure, dalla barra laterale sinistra, seleziona ClickApp Email e scegli un modello di Automazione.
- Seleziona un account email o accedi.
- Configura il tuo Trigger, le Condizioni e le Azioni.
- Fai clic su Crea.
Opzioni dei campi variabili
Puoi aggiungere contenuti dinamici ai campi nella tua Automazione email.
Tra le opzioni di campi variabili vi sono le seguenti:
- ID attività: se la ClickApp ID attività è abilitata nell'area di lavoro, questo campo verrà compilato automaticamente.
- Nome attività
- Descrizione dell'attività
- Assegnatari
- Nome utente autore
- Email autore
- Data di scadenza
- Data di inizio
- Data di creazione
- Data di aggiornamento
- Data di completamento
- Data di chiusura
- Nome stato
- Colore stato
- Tipo di stato
- Priorità
- Campi personalizzati diversi da Progresso (auto), campi Formula e colonne Relazioni.
Creare un'email quando un modulo crea un'attività
Puoi creare un'automazione per inviare un'email ogni volta che un modulo crea un'attività.
I moduli sono disponibili su tutti i piani a pagamento.
Per creare un'automazione valida unicamente per le attività create a partire dai moduli:
- Naviga nello spazio, nella cartella o nell'elenco dove desideri l'Automazione.
- Nell'angolo in alto a destra, clicca sull'icona del fulmine .
- Nella sezione Altre Automazioni, clicca su Crea Automazione.
- Nella sezione Trigger, seleziona Attività o attività secondaria creata.
- Clicca sul menù a discesa Creato da e deseleziona ogni opzione tranne Moduli.
- Nella sezione Azione , seleziona Quando viene creata un'attività poi invia email.
- Fai clic su Crea.
- Seleziona un account o accedi.
- Nella sezione Azione, inserisci le tue informazioni.
Risolvere i problemi delle automazioni per le email
Le Automazioni email vengono disattivate se l'email utilizzata per creare l'Automazione non è autenticata o viene eliminata.
Se riscontri problemi nell'utilizzo delle Automazioni Email, potrebbe essere necessario riautorizzare il tuo account email. Prova a seguire questi passaggi:
- Nello Spazio, nella Cartella o nell'Elenco in cui si trova la tua Automazione, apri un'attività.
- Clicca sull'area dei commenti.
- Clicca sull'icona Invia Email .
- Nella sezione Da , clicca sull'indirizzo email.
- Clicca su Gestisci account.
- Passa il mouse sopra l'account inattivo e seleziona Ripristina account.
- Completa le istruzioni rimanenti per autorizzare il tuo account email.
Una volta riautorizzato il tuo account email, testa la tua Automazione. Rimuovere qualcuno dal tuo spazio di lavoro quando il suo indirizzo email è utilizzato per un'Automazione Email disabiliterà l'Automazione.
Ulteriori azioni di risoluzione dei problemi
- Se viene visualizzato un messaggio di errore quando usi un'automazione per le email, prova a rimuovere e aggiungere di nuovo l'account email usato nell'automazione.
- Se il campo Da nella tua email è vuoto e visualizzi il messaggio di errore ACCESS_137, non hai accesso all'indirizzo email del mittente. Il proprietario dell'indirizzo email dovrà regolare i permessi dell'email.
- Se visualizzi un errore CMAIL_203, è probabile che la finestra In arrivo del destinatario sia piena o abbia esaurito lo spazio di archiviazione.