Utiliza desencadenantes de Automatización

Los Desencadenantes y Acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los desencadenantes inician la Automatización y resultan en una Acción. Las acciones son los cambios que deseas automatizar.

Las condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden más precisión y control.

Aprende cómo usar Desencadenantes para crear Automatizaciones que te ahorrarán clics!

Qué necesitas

  • El administrador o propietario del entorno de trabajo debe activar la ClickApp Automatización.
  • Los invitados no pueden configurar automatizaciones.
  • El total de automatizaciones activas que puedes tener en el entorno de trabajo depende de tu plan:
    • Gratis para siempre: 5 Automatizaciones activas en total.
    • Unlimited: 50 automatizaciones activas en total
    • Business y superiores: un número ilimitado de automatizaciones activas
  • El número de acciones que puedes completar al mes depende de tu plan:
    • Free Forever: 100 acciones/mes
    • Unlimited: 1000 acciones/mes
    • Business: 10 000 acciones/mes 
    • Business Plus: 25 000 acciones/mes 
    • Enterprise: 250 000 acciones/mes 
  • Los límites de acciones se restablecen el primer día de cada mes (PST).
  • Se envía un correo electrónico de alerta de uso a los propietarios y administradores de los entornos de trabajo cuando el uso de las automatizaciones alcanza el 90 % y cuando se supera el 100 %.
  • Los planes Business y superiores pueden comprar más acciones de automatización.
  • Las acciones de webhook y las integraciones de automatización están disponibles en los planes Business y superiores.

Cómo funcionan los desencadenantes

Los desencadenantes inician Automatizaciones. Pueden aplicarse a tareas, subtareas o ambas en un espacio, carpeta o lista concretos.

Puedes añadir Condiciones a tus Desencadenantes para filtrar qué tareas iniciarán tu Automatización. Todas las condiciones deben establecerse en las tareas antes de que activen Automatizaciones.

Si tienes varias Automatizaciones con el mismo desencadenante, se activarán al mismo tiempo

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Disparadores para tareas o subtareas

De forma predeterminada, las Automatizaciones se activarán tanto por tareas como por subtareas. También puedes configurar tus Automatizaciones para que se activen únicamente por tareas o solo por subtareas.

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Cuando las Automatizaciones se activan por subtareas, también se activarán por subtareas anidadas.

La acción Crear una subtarea sólo funcionará si la subtarea que desencadena la Automatización no es la subtarea inferior.

Por ejemplo: si utilizas 7 niveles de subtareas anidadas y una subtarea anidada bajo otras 6 tareas cumple con el Desencadenante y las Condiciones, la Automatización no creará una subtarea.

Cuando una subtarea o subtarea anidada activa la acción de Mover a Lista, la tarea principal de nivel superior y todas las subtareas y subtareas anidadas serán trasladadas.

Seleccionar Hoy como fecha límite es dinámico y las fechas límite se desencadenarán a las 4 de la mañana a menos que se indique una hora / tiempo específico. 

Desencadenantes disponibles

La siguiente tabla enumera los desencadenantes de automatización disponibles.

Las automatizaciones activadas por fechas utilizan la zona horaria establecida para la persona que creó la Automatización. Si la fecha no tiene hora, la Automatización se activará a las 4 a.m. hora local.

Desencadenante de automatización Descripción Opciones
Persona asignada añadida

Cuando se añade una persona asignada en una tarea, se llevará a cabo una Acción. Si se seleccionan varios asignados, añadir un solo asignado activará la Automatización. 

Puedes elegir que la(s) nueva(s) persona(s) asignada(s) sea(n) el Observador de la tarea, el creador de la tarea, la Automatización desencadenada por, o un Campo personalizado de persona. 

Agregar un responsable desde el menú de creación de tareas no activará esta automatización.

Cuando se añade una persona asignada a: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista

Se quite la persona asignada

Cuando se elimine a una persona asignada a una tarea, tendrá lugar una Acción.

Puedes seleccionar al asignado eliminado para que sea el observador de la tarea, el creador de la tarea, desencadenante de Automatización, o un Campo Personalizado de Persona.  

Cuando se elimina a una persona asignada: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista

Se añada un comentario

Cuando se añade un nuevo comentario a una tarea, se realizará una Acción.   
Cambie el campo personalizado

Cuando sucede el cambio relacionado en un Campo personalizado, se realizará una Acción. Opcionalmente, limita para que solo se active si proviene de o cambia a un valor específico

Los cambios en el Campo Personalizado que ocurren cuando se aplica una plantilla no activarán ninguna Automatización. 

Cuando un Campo personalizado cambia de: Selecciona entre las opciones del Campo personalizado seleccionado.

Abra los ajustes Avanzados si desea que la Automatización se aplique a las tareas recién creadas, actualizaciones de tareas existentes o ambas.

Listas de control resueltas Cuando todas las listas de control estén completadas en una tarea, se ejecutará una Acción  
Llegue la fecha límite Cuando llegue una fecha límite, tendrá lugar una Acción

Las automatizaciones con este desencadenante se activarán a las 4 a.m. hora local en la fecha límite.

 
Cambio de fecha límite Cuando cambia una fecha límite, se realiza una acción  
Se añada la tarea/subtarea a esta ubicación Cuando una tarea existente o subtarea se añade a una ubicación específica, se realizará una Acción  
Cambie la prioridad Cuando cambia la Prioridad de una tarea, se ejecutará una Acción. Opcionalmente, limita para que solo se active si proviene de o cambia a una Prioridad específica Cuando cambia la prioridad de: Elige entre cualquier nivel de Prioridad, incluyendo sin Prioridad
Mover a esta Lista Cuando una tarea se traslada a la Lista que estás automatizando, se realizará una Acción  
Llega la fecha de inicio Cuando llegue la fecha de inicio de una tarea, se realizará una Acción  
Cambio de fecha de inicio Cuando cambia la fecha de inicio, se realizará una Acción  
Cambio de estado

Cuando el estado de una tarea cambia, se realizará una Acción. Opcionalmente limita para que solo se active si proviene de o cambia a un cierto estado. Para especificar estados individuales, haz clic en el icono de flecha hacia abajo a la derecha de su grupo de estados.

Captura de pantalla del menú de estado destacando el icono de caret para expandir un grupo de estado.

Cuando un estado cambia de: Elige entre cualquier estado activo, completado o cerrado en tu Lista

 

Para: Elige entre cualquier estado activo, terminado o cerrado de tu Lista

Subtareas resueltas

Cuando se resuelvan todas las subtareas de una tarea, tendrá lugar una Acción. 

Este desencadenante solo resolverá las subtareas directamente debajo de la tarea principal. 

 
Etiquetas añadidas

Cuando se añadan las etiquetas seleccionadas a una tarea, se realizará una Acción

Para requerir dos o más etiquetas para activar una automatización, puedes combinar este desencadenante con Condiciones.

Las etiquetas deben aplicarse a las tareas en orden. Las etiquetas en la Condición deben aplicarse a las tareas antes de establecer las etiquetas en este Desencadenante.

 

Etiquetas eliminadas Cuando se eliminen cualquiera de las etiquetas seleccionadas de una tarea, se realizará una acción

 

Se cree la tarea/subtarea Cuando se crea una tarea o subtarea en la Lista, se realizará una Acción

Por defecto, cualquier tarea o subtarea creada activará la Automatización. Utiliza las casillas de selección para filtrar las tareas que fueron creadas de formas específicas.

Captura de pantalla de las opciones de desencadenante de 'Tarea creada'.

Se enlace la tarea/subtarea Cuando una tarea o subtarea está enlazada en la Lista, se realizará una Acción

 

Tiempo registrado Cuando se registra el tiempo por una persona específica en una tarea, se realizará una Acción.

Usuario: Elige a cualquiera que tenga acceso a la lista.

Cambie el tipo de tarea Cuando se cambia un tipo de tarea, se realizará una Acción. 

 

Se desbloquee la tarea/subtarea Cuando una tarea o subtarea se desbloquea, se realizará una Acción

 

 

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