Los Desencadenantes y Acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los desencadenantes inician la Automatización y resultan en una Acción. Las acciones son los cambios que deseas automatizar.
Las condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden más precisión y control.
Aprende cómo usar Desencadenantes para crear Automatizaciones que te ahorrarán clics!
La disponibilidad y los límites de las funciones varían según el plan y el rol de usuario. Más información
Cómo funcionan los desencadenantes
Los desencadenantes inician Automatizaciones. Pueden aplicarse a tareas, subtareas o ambas en un espacio, carpeta o lista concretos.
Puedes añadir Condiciones a tus Desencadenantes para filtrar qué tareas iniciarán tu Automatización. Todas las condiciones deben establecerse en las tareas antes de que activen Automatizaciones.
Si tienes varias Automatizaciones con el mismo desencadenante, se activarán al mismo tiempo
Disparadores para tareas o subtareas
De forma predeterminada, las Automatizaciones se activarán tanto por tareas como por subtareas. También puedes configurar tus Automatizaciones para que se activen únicamente por tareas o solo por subtareas.
Cuando las Automatizaciones se activan por subtareas, también se activarán por subtareas anidadas.
La acción Crear una subtarea sólo funcionará si la subtarea que desencadena la Automatización no es la subtarea inferior.
Por ejemplo: si utilizas 7 niveles de subtareas anidadas y una subtarea anidada bajo otras 6 tareas cumple con el Desencadenante y las Condiciones, la Automatización no creará una subtarea.
Cuando una subtarea o subtarea anidada activa la acción de Mover a Lista, la tarea principal de nivel superior y todas las subtareas y subtareas anidadas serán trasladadas.
Seleccionar Hoy como fecha límite es dinámico y las fechas límite se desencadenarán a las 4 de la mañana a menos que se indique una hora / tiempo específico.
Desencadenantes disponibles
La siguiente tabla enumera los Desencadenantes de Automatización disponibles. Para ver las Acciones correspondientes a estos Desencadenantes, consulta nuestro artículo Usar Acciones de Automatización.
Las automatizaciones activadas por fechas utilizan la zona horaria establecida para la persona que creó la Automatización. Si la fecha no tiene hora, la Automatización se activará a las 4 a.m. hora local.
| Desencadenante de automatización | Descripción | Opciones |
| Persona asignada añadida |
Cuando se añade una persona asignada en una tarea, se llevará a cabo una Acción. Si se seleccionan varios asignados, añadir un solo asignado activará la Automatización. Puedes elegir que la(s) nueva(s) persona(s) asignada(s) sea(n) el Observador de la tarea, el creador de la tarea, la Automatización desencadenada por, o un Campo personalizado de persona. Agregar un responsable desde el menú de creación de tareas no activará esta automatización. |
Cuando se añade una persona asignada a: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
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Se quite la persona asignada |
Cuando se elimine a una persona asignada a una tarea, tendrá lugar una Acción. Puedes seleccionar al asignado eliminado para que sea el observador de la tarea, el creador de la tarea, desencadenante de Automatización, o un Campo Personalizado de Persona. |
Cuando se elimina a una persona asignada: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
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Se añada un comentario |
Cuando se añade un nuevo comentario a una tarea, se realizará una Acción. | |
| Cambie el campo personalizado |
Cuando ocurra un cambio relacionado en un campo personalizado, se realizará una acción. Los cambios en el Campo Personalizado que ocurren cuando se aplica una plantilla no activarán ninguna Automatización. Puedes utilizar campos personalizados con IA y campos personalizados privados en Desencadenantes. |
Haz clic en Avanzado para elegir si la Automatización se aplica a tareas recién creadas, actualizaciones de tareas existentes o ambas. Tienes la opción de añadir múltiples valores al campo personalizado seleccionado. Haz clic en el desplegable Desde debajo del campo seleccionado. Elige un valor o selecciona las opciones Añadir/editar para crear un nuevo valor. Por ejemplo, puedes seleccionar Cualquiera para crear el Desencadenante: Si el campo personalizado seleccionado cambia desde cualquier otro campo personalizado, entonces se realizará la Acción. También puedes hacer clic en el desplegable Pendiente . Puedes seleccionar un valor, hacer clic en +Añadir opción para agregar un valor personalizado, o hacer clic en Configuración avanzada para buscar un campo personalizado. |
| Cambios en el campo personalizado utilizando campos de fórmula numérica |
Cuando el valor numérico de un campo personalizado de fórmula cambia, se realizará una acción. Para utilizar estas variables en su lugar:
Añade la condición: |
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| Listas de control resueltas | Cuando todas las listas de control estén completadas en una tarea, se ejecutará una Acción | |
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La fecha es anterior/posterior |
En esta fecha, se llevará a cabo una acción. Por ejemplo, 10 días antes de la fecha límite añade un comentario a esta tarea y @menciona a los observadores. Las automatizaciones con este desencadenante se activarán a las 4 a.m. hora local en la fecha límite. |
De forma predeterminada, las variables están configuradas para 1 día antes de la fecha de inicio. Para editar estas variables:
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| Llegue la fecha límite | Cuando llegue una fecha límite, tendrá lugar una Acción Las automatizaciones con este desencadenante se activarán a las 4 a.m. hora local en la fecha límite. |
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| Cambio de fecha límite | Cuando cambia una fecha límite, se realizará una acción. | |
| Se añada la tarea/subtarea a esta ubicación | Cuando una tarea existente o subtarea se añade a una ubicación específica, se realizará una Acción | |
| Cambie la prioridad | Cuando cambia la Prioridad en una tarea, se realizará una Acción. Opcionalmente, activar solo al cambiar de o a una Prioridad específica. | Cuando una prioridad cambia de: Elige entre cualquier nivel de Prioridad, incluyendo sin Prioridad. |
| Mover a esta Lista | Cuando una tarea se traslada a la Lista que estás automatizando, se realizará una Acción. | |
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Cada... / Según un horario
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Cuando llega el día y hora programados, se aplicará una Acción a todas las tareas dentro de la Lista. Por ejemplo, todos los jueves a las 8:00, establezca un Campo Personalizado. |
Comenzando el: Seleccione un día para que se realice la Acción. Repetir: Selecciona un horario para que la Acción se repita. Hora: Seleccione una hora para que se realice la Acción. Zona horaria: Por defecto, esta es la zona horaria establecida en Mis ajustes. Finaliza: Selecciona un momento para que este Desencadenante termine. |
| Llega la fecha de inicio | Cuando llegue la fecha de inicio en una tarea, se realizará una acción. | |
| Cambio de fecha de inicio | Cuando cambia la fecha de inicio, se realizará una Acción. | |
| Cambio de estado |
Cuando un estado cambia en una tarea, se llevará a cabo una Acción. Opcionalmente, activar solo al cambiar de o a un estado específico. Para especificar estados individuales, haga clic en el icono caret a la derecha de su grupo de estados. |
Cuando un estado cambia de: Elige entre cualquier estado activo, completado o cerrado en tu Lista
Para: Elige entre cualquier estado activo, terminado o cerrado de tu Lista |
| Subtareas resueltas |
Cuando se resuelvan todas las subtareas de una tarea, tendrá lugar una Acción. Este desencadenante solo resolverá las subtareas directamente debajo de la tarea principal. |
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| Etiquetas añadidas |
Cuando se añadan cualquiera de las etiquetas seleccionadas a una tarea, se llevará a cabo una Acción. Para requerir dos o más etiquetas para activar una automatización, puedes combinar este desencadenante con Condiciones. Las etiquetas deben aplicarse a las tareas en orden. Las etiquetas en la Condición deben aplicarse a las tareas antes de establecer las etiquetas en este Desencadenante. |
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| Etiquetas eliminadas | Cuando se eliminen cualquiera de las etiquetas seleccionadas de una tarea, se realizará una acción |
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| Se cree la tarea/subtarea | Cuando se crea una tarea o subtarea en la Lista, se realizará una Acción |
Por defecto, cualquier tarea o subtarea creada activará la Automatización. Utiliza las casillas de selección para filtrar las tareas que fueron creadas de formas específicas. |
| Se enlace la tarea/subtarea | Cuando una tarea o subtarea está enlazada en la Lista, se realizará una Acción |
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| Tiempo registrado | Cuando se registra el tiempo por una persona específica en una tarea, se realizará una Acción. |
Usuario: Elige a cualquiera que tenga acceso a la lista. |
| Cambie el tipo de tarea | Cuando se cambia un tipo de tarea, se realizará una Acción. |
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| Se desbloquee la tarea/subtarea | Cuando una tarea o subtarea se desbloquea, se realizará una Acción |
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