Elimina el trabajo administrativo con Automatizaciones. Ya sea que necesites añadir partes interesadas como observadores, asignar comentarios para revisar el trabajo, o enviar correos electrónicos directamente desde una tarea, las Automatizaciones ahorran tiempo y esfuerzo para que puedas concentrarte en el trabajo significativo.

Puedes explorar nuestras plantillas en la biblioteca de Automatizaciones o crear tus propias Automatizaciones personalizadas. También puedes configurar integraciones entre ClickUp y otras aplicaciones.

Descubre nuestro curso de Panorámica de Automatizaciones en la Universidad de ClickUp.

Las automatizaciones también se aplican a tareas y subtareas creadas o actualizadas a través de nuestra API y app móvil.

Qué necesitas

• El administrador o propietario del entorno de trabajo debe activar la ClickApp Automatización.
• Los invitados no pueden configurar automatizaciones.
• El total de automatizaciones activas que puedes tener en el entorno de trabajo depende de tu plan:
  • Gratis para siempre: 5 Automatizaciones activas en total.
  • Unlimited: 50 automatizaciones activas en total
  • Business y superiores: un número ilimitado de automatizaciones activas
• El número de acciones que puedes completar al mes depende de tu plan:
  • Free Forever: 100 acciones/mes
  • Unlimited: 1000 acciones/mes
  • Business: 10 000 acciones/mes 
  • Business Plus: 25 000 acciones/mes 
  • Enterprise: 250 000 acciones/mes 
• Los límites de acciones se restablecen el primer día de cada mes (PST).
• Se envía un correo electrónico de alerta de uso a los propietarios y administradores de los entornos de trabajo cuando el uso de las automatizaciones alcanza el 90 % y cuando se supera el 100 %.
• Los planes Business y superiores pueden adquirir más Acciones de Automatización.
• Las acciones de webhook y las integraciones de automatización están disponibles en los planes Business y superiores.
• La cantidad de actividad de Automatización registrada depende de tu plan: 
  • Gratis para siempre: 1 día
  • Ilimitado: 1 día
  • Empresa: 1 día
  • Business Plus: 30 días
  • Enterprise: 6 meses

Activar la ClickApp Automatización

De forma predeterminada, la ClickApp Automatización está activada para los nuevos entornos de trabajo. Solo los propietarios y administradores de los entornos de trabajo pueden gestionar ClickApps.

Si la ClickApp Automatización no está activada o no tienes acceso a los ajustes, el botón disponible en la esquina superior derecha será Personalizar en lugar de Automatizaciones. 

Sigue estos pasos para activar automatizaciones en tu entorno de trabajo:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en el menú de acciones rápidas.

2. Selecciona ClickApps.

3. Busca Automatización.

4. Haz clic en el interruptor para activar Automatización.

Las automatizaciones se basan en la ubicación y afectan a todas las tareas que están en niveles inferiores de la jerarquía. Por ejemplo, si creas una automatización a nivel de lista, solo afectará a las tareas dentro de esa lista específica. Sin embargo, si creas una automatización a nivel de carpeta, afectará a todas las tareas de todas las listas dentro de la carpeta.

Las automatizaciones no se procesan en un orden específico, pero las acciones de cada automatización sí siguen un orden.

Desencadenantes, condiciones y acciones

Cada automatización está formada por un desencadenante y una acción. Los planes Business y superiores permiten usar condiciones y múltiples acciones en las automatizaciones de cada entorno de trabajo.

• Los desencadenantes son eventos que inician una automatización. Puedes configurar los desencadenantes para que se apliquen a tareas, subtareas o ambas.

• Las condiciones son criterios que deben cumplirse para que se inicie la automatización.

• Las acciones son los eventos que inicia la automatización una vez desencadenada.

Crea una automatización

Estos son los pasos para crear una automatización:

1. Abre el espacio, carpeta o lista donde quieres aplicar la automatización.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Automatizaciones. 

3. Selecciona un tipo de automatización o usa IA de ClickUp para crear una nueva.

   Consulta nuestro artículo Introducción a ClickUp Brain (en inglés) para obtener más información sobre cómo comprar y usar la IA.

Están disponibles los siguientes tipos de automatización:

• Plantillas: recurre a las plantillas de automatización para buscar desencadenantes y acciones predefinidos. Puedes usarlas tal cual o personalizarlas.

• Personalizadas: utiliza una automatización personalizada si buscas un resultado específico y tienes soltura usando automatizaciones. Las automatizaciones personalizadas también te permiten añadir condiciones y definir varias acciones.

• Integraciones: emplea una automatización de integración si la automatización afecta a otras aplicaciones. Estas son las integraciones admitidas para la automatización:

  • Bugsnag

  • Calendly

  • Correo electrónico

  • GitHub

  • Twilio

  • HubSpot

• Automatizaciones de persona asignada y observador: una automatización de persona asignada u observador te permite definir una persona específica para ese rol en todas las tareas y subtareas nuevas de una lista, carpeta o espacio. Sigue los pasos que se indican a continuación.

Sigue estos pasos para eliminar o desactivar una automatización:

1. 1. Abre la pestaña Gestionar.
   2. Pasa el cursor por encima de una automatización y selecciona el icono de papelera para eliminarla o haz clic en el interruptor para desactivarla. 
      

Actividad de automatización

Utiliza la pestaña Actividad para ver la actividad reciente de Automatización en todo tu entorno de trabajo o en un espacio, carpeta o lista específicos. Cualquier persona con permisos para ver o crear Automatizaciones puede visualizar la actividad de Automatización. 

Puedes cambiar las opciones de filtrado de actividad de Automatización utilizando los desplegables: 

• Ubicación: Muestra la actividad de Automatización para un Espacio, Carpeta o Lista específicos en tu entorno de trabajo. 
• Estado: Muestra la actividad de Automatización basada en el estado. 
• Fecha de ejecución: Muestra la actividad de Automatización para una fecha específica o un rango de fechas. 

Haz clic en la x al lado de cualquier filtro para eliminarlo. 

La actividad de automatización para ubicaciones y tareas privadas no se mostrará. 

Usa la flecha desplegable junto a cualquier entrada para ver la acción de Automatización. 

Puedes hacer clic en el nombre de la Automatización para abrir el menú de Automatización. 

Puedes hacer clic en la ubicación de Automatización para abrir el Espacio, Carpeta o Lista para la Automatización o hacer clic en el nombre de la tarea para abrir la tarea. 

Utiliza los puntos suspensivos ... al lado de cualquier entrada para abrir el menú de Automatización o informar de un problema con tu Automatización.