Introducción a las automatizaciones

¡Automatiza tus flujos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad! Puedes configurar automatizaciones con acciones y desencadenantes personalizados para automatizar gran variedad de tareas, como establecer una nueva fecha límite cuando hay un cambio de estado.

Puedes explorar nuestras plantillas en la biblioteca de automatizaciones o crear tus propias automatizaciones personalizadas. También puedes configurar integraciones entre ClickUp y otras aplicaciones.

Puedes definir personas asignadas u observadores para todas las tareas de un espacio, carpeta o lista mediante atajos de automatización.

Captura de pantalla de una automatización.

Las automatizaciones también se aplican a las tareas y subtareas creadas o actualizadas a través de nuestra API y nuestra aplicación móvil.

Qué necesitas

  • El administrador o propietario del entorno de trabajo debe activar la ClickApp Automatización.
  • Los invitados no pueden configurar automatizaciones.
  • El total de automatizaciones activas que puedes tener en el entorno de trabajo depende de tu plan:
    • Free Forever: 50 automatizaciones activas en total
    • Unlimited: 50 automatizaciones activas en total
    • Business y superiores: un número ilimitado de automatizaciones activas
  • El número de acciones que puedes completar al mes depende de tu plan:
    • Free Forever: 100 acciones/mes
    • Unlimited: 1000 acciones/mes
    • Business: 10 000 acciones/mes 
    • Business Plus: 25 000 acciones/mes 
    • Enterprise: 250 000 acciones/mes 
  • Los límites de acciones se restablecen el primer día de cada mes (PST).
  • Se envía un correo electrónico de alerta de uso a los propietarios y administradores de los entornos de trabajo cuando el uso de las automatizaciones alcanza el 90 % y cuando se supera el 100 %.
  • En los planes Business Plus y Enterprise, se pueden comprar más acciones de automatización.
  • Las acciones de webhook y las integraciones de automatización están disponibles en los planes Business y superiores.

Activar la ClickApp Automatización

De forma predeterminada, la ClickApp Automatización está activada para los nuevos entornos de trabajo. Solo los propietarios y administradores de los entornos de trabajo pueden gestionar ClickApps.

Si la ClickApp Automatización no está activada o no tienes acceso a los ajustes, el botón disponible en la esquina superior derecha será Personalizar en lugar de Automatizaciones

Sigue estos pasos para activar automatizaciones en tu entorno de trabajo:

  1. Haz clic en el menú de acciones rápidas, situado en la esquina superior derecha.

  2. Selecciona ClickApps.

  3. Busca Automatización.

  4. Haz clic en el interruptor para activar Automatización.

Las automatizaciones se basan en la ubicación y afectan a todas las tareas que están en niveles inferiores de la jerarquía. Por ejemplo, si creas una automatización a nivel de lista, solo afectará a las tareas dentro de esa lista específica. Sin embargo, si creas una automatización a nivel de carpeta, afectará a todas las tareas de todas las listas dentro de la carpeta.

Las automatizaciones no se procesan en un orden específico, pero las acciones de cada automatización sí siguen un orden.

Desencadenantes, condiciones y acciones

Cada automatización está formada por un desencadenante y una acción. Los planes Business y superiores permiten usar condiciones y múltiples acciones en las automatizaciones de cada entorno de trabajo.

  • Los desencadenantes son eventos que inician una automatización. Puedes configurar los desencadenantes para que se apliquen a tareas, subtareas o ambas.

  • Las condiciones son criterios que deben cumplirse para que se inicie la automatización.

  • Las acciones son los eventos que inicia la automatización una vez desencadenada.

Captura de pantalla de una automatización personalizada con una condición.

Crea una automatización

Estos son los pasos para crear una automatización:

  1. Abre el espacio, carpeta o lista donde quieres aplicar la automatización.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en Automatizaciones
  3. Selecciona un tipo de automatización o usa IA de ClickUp para crear una nueva.

    Consulta nuestro artículo Introducción a ClickUp Brain (en inglés) para obtener más información sobre cómo comprar y usar la IA.

Están disponibles los siguientes tipos de automatización:

  • Plantillas: recurre a las plantillas de automatización para buscar desencadenantes y acciones predefinidos. Puedes usarlas tal cual o personalizarlas.

  • Personalizadas: utiliza una automatización personalizada si buscas un resultado específico y tienes soltura usando automatizaciones. Las automatizaciones personalizadas también te permiten añadir condiciones y definir varias acciones.

  • Integraciones: emplea una automatización de integración si la automatización afecta a otras aplicaciones. Estas son las integraciones admitidas para la automatización:

  • Automatizaciones de persona asignada y observador: una automatización de persona asignada u observador te permite definir una persona específica para ese rol en todas las tareas y subtareas nuevas de una lista, carpeta o espacio. Sigue los pasos que se indican a continuación.

    1. En la barra lateral, pasa el cursor por sobre una lista, carpeta o espacio.
    2. Haz clic en el icono de puntos suspensivos (…).
    3. Haz clic en el icono de persona para elegir la persona asignada o el observador que quieres definir para todas las tareas nuevas de esa ubicación.

      Captura de pantalla de las automatizaciones de persona asignada y observador en los ajustes de automatización de un espacio.

Sigue estos pasos para eliminar o desactivar una automatización:

    1. Abre la pestaña Gestionar.
    2. Pasa el cursor por encima de una automatización y selecciona el icono de papelera para eliminarla o haz clic en el interruptor para desactivarla. 
      2024-03-14_12-46-25 (1).gif

¿Fue útil este artículo?