Utilizar acciones de automatización

Los desencadenantes y las acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los desencadenantes inician la Automatización y dan lugar a una Acción. Las acciones son los cambios que quieres automatizar.

Las condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden más precisión y control.

Las acciones se realizan en el orden en que las añades a cada Automatización, de arriba abajo. Puedes arrastrar y soltar Acciones para reordenarlas.

Captura de pantalla de una Automatización.png

Qué necesitas

  • El administrador o propietario del entorno de trabajo debe activar la ClickApp Automatización.
  • Los invitados no pueden configurar automatizaciones.
  • El total de automatizaciones activas que puedes tener en el entorno de trabajo depende de tu plan:
    • Free Forever: 5 automatizaciones activas en total.
    • Unlimited: 50 automatizaciones activas en total
    • Business y superiores: un número ilimitado de automatizaciones activas
  • El número de acciones que puedes completar al mes depende de tu plan:
    • Free Forever: 100 acciones/mes
    • Unlimited: 1000 acciones/mes
    • Business: 10 000 acciones/mes 
    • Business Plus: 25 000 acciones/mes 
    • Enterprise: 250 000 acciones/mes 
  • Los límites de acciones se restablecen el primer día de cada mes (PST).
  • Se envía un correo electrónico de alerta de uso a los propietarios y administradores de los entornos de trabajo cuando el uso de las automatizaciones alcanza el 90 % y cuando se supera el 100 %.
  • Los planes Business y superiores pueden adquirir más Acciones de Automatización.
  • Las acciones de webhook y las integraciones de automatización están disponibles en los planes Business y superiores.
  • Hay un límite de 6 acciones por Automatización.

Entender acciones

En el esquema de Automatización, las Acciones son lo que sucede cuando se desencadena una Automatización. Si tienes varias acciones en una automatización, se seguirá su orden cuando se ejecute la automatización.

Acciones disponibles

La siguiente tabla muestra las Acciones de Automatización disponibles. Para ver los Desencadenantes correspondientes a estas Acciones, echa un vistazo a nuestro artículo Utilizar desencadenantes de automatización

Acción Descripción Información adicional
Añadir un comentario Añade un comentario que aparecerá en la sección de comentarios de la tarea.

Añade variables, como ID de tarea, @mencionar a una persona, o Campo personalizado en el comentario. 

Aplicar una plantilla Aplica una plantilla de tarea o lista de control seleccionada a la tarea.

Si la plantilla aplicada crea nuevas subtareas y estás utilizando el desencadenante crear tarea, puede iniciarse un bucle de Automatización. Para terminar el bucle, desactiva el desencadenante. 

Esta acción no se aplicará para tareas o subtareas que hayan sido creadas mediante una plantilla.

Archivar tarea o subtarea  Archiva la tarea o subtarea.

 

 

Cambiar persona asignadas Cambiar la(s) persona(s) asignada(s) a una tarea.

Cuando la ClickApp de Varios Asignados está habilitada, esta acción añadirá al asignado. Cuando la ClickApp no está habilitada, esta Acción reemplazará al asignado existente

 

Puedes elegir que la(s) nueva(s) persona(s) asignada(s) sea(n) el Observador de la tarea, el creador de la tarea, la Automatización desencadenada por, o un Campo personalizado de persona. 

También puedes expandir las opciones Avanzadas para:

  • Añadir personas asignadas

  • Quitar personas asignadas

  • Reasignar

  • Quitar todas las personas asignadas

 

Combina esto con otra acción de Cambiar Persona Asignada para organizar tus tareas en una sola Automatización.

 

Cambiar fecha límite

Cambiar la fecha límite de una tarea. Puede establecer su fecha límite como fija, por ejemplo, el lunes 7 de diciembre.

O puedes configurarlo como dinámico, por ejemplo, 7 días después de que se active la Automatización.

Las opciones de fecha límite incluyen:

  • Días después de la fecha de activación: Un cierto número de días después de que se active la Automatización.

  • En la fecha de activación: La fecha en que se activa la Automatización.

  • Elige una fecha: Selecciona una fecha específica.

  • Eliminar fecha: Elimina la fecha límite de la tarea que activó la Automatización.

No puedes establecer una hora específica de vencimiento utilizando esta Acción de Automatización.

Cambiar prioridad Cambia la prioridad de una tarea  
Cambiar fecha de inicio Cambia la fecha de inicio de una tarea.

Las opciones de fecha de inicio incluyen:

  • Días después de la fecha de activación: Un cierto número de días después de que se active la Automatización.

  • En la fecha de activación: La fecha en que se activa la Automatización. Si la Automatización se activa después de la fecha límite, la fecha de inicio será la fecha límite. 

  • Elige una fecha: Selecciona una fecha específica.

  • Eliminar fecha: Elimina la fecha de inicio de la tarea que desencadenó la Automatización.

No puedes establecer una hora de inicio específica utilizando esta Acción de Automatización.

Cambiar el estado Cambia el estado de una tarea.

Esta acción cambia el estado de la tarea que activa la Automatización.

Para tareas y subtareas en varias listas, esta acción utiliza los estados de la lista matriz de la tarea desencadenante.

Para que una Acción de Automatización actualice un estado, ese estado debe existir en la ubicación del entorno de trabajo donde se está creando la Automatización.

Cambiar etiquetas Cambiar etiquetas en una tarea.
  • Añadir etiquetas

  • Quitar etiqueta(s)

Cambia observadores Cambiar los observadores de una tarea.
  • Añadir observadores

  • Quitar observadores

  • Quitar todos los observadores
Crea una subtarea

Crear una nueva subtarea.

  • Tarea principal

  • Nombre de la tarea

  • Plantilla (opcional)

Si la Automatización se desencadena por una subtarea anidada en el nivel más bajo, esta Acción se omitirá.

Crear una tarea Crea una nueva tarea.
  • Nombre de la tarea

  • Nombre de la lista

  • Plantilla (opcional)

Si el nombre de la tarea se deja en blanco, se establecerá por defecto como Tarea (creada desde Automatización).  

Eliminar tarea/subtarea

Elimina una tarea o subtarea.

 
Tiempo estimado Estimar una cantidad específica de tiempo en una tarea.  
Crear una lista Crea una Lista en una Carpeta o Espacio.  
Mover a la lista Mueve la tarea a una Lista elegida.
  • Comprueba la opción Mover y mantener en la Lista actual para mover tareas y añadirlas de nuevo a la Lista actual mediante Tareas en varias listas.
  • Si la Automatización se desencadena por una subtarea o subtarea anidada, moverá la tarea principal de nivel superior y todas las subtareas y subtareas anidadas se convertirán en una tarea principal, y ya no estarán vinculadas a la tarea principal.
Añadir a la lista Añade la tarea a una Lista elegida usando Tareas en Múltiples Listas.

Las subtareas en múltiples listas deben estar habilitadas si deseas usar esta acción en una subtarea.

Establecer campo personalizado

Establece Campos personalizados en una tarea. Elige el campo y el valor que quieres añadir.

Puedes utilizar Campos personalizados privados en Acciones.

Las opciones del campo personalizado de fecha incluyen:

  • Días después de la fecha de activación: Un cierto número de días después de que se active la Automatización.

  • En la fecha de activación: La fecha en que se activa la Automatización.

  • Campos del desencadenante: Define dinámicamente el Campo personalizado/a de fecha de la tarea que desencadenó la Automatización, incluyendo:
    • Fecha de inicio
    • Fecha de vencimiento
    • Fecha de creación
    • Fecha de actualización
    • Fecha final
    • Fecha de cierre
    • Cualquier campo personalizado de fecha.
  • Elige una fecha: Selecciona una fecha específica.

  • Eliminar fecha: Elimina la fecha de la tarea que activó la Automatización.

Para desencadenar acciones basadas en más de un valor de campo personalizado seleccionado, necesitarás crear una Automatización separada para cada selección de campo personalizado

Cambiar tipo de tarea Cambia el tipo de tarea.   
Registra el tiempo Registra el tiempo en una tarea. Especifica la cantidad de tiempo y para quién debe registrarse.  
Llamada Webhook

Te permite conectar ClickUp con cualquier aplicación:

  • Pega la URL que deseas llamar.

  • Cuando una tarea desencadena una Automatización, enviaremos los detalles de la tarea en el payload del webhook. ¡Esto te permite acceder fácilmente a datos de las Automatizaciones de ClickUp en tu propia aplicación!

El punto final del webhook proporcionado debe resolver prontamente con un código de estado HTTP exitoso. Si se supera el tiempo de espera en demasiadas ocasiones, la Automatización se desactivará.

Ejemplo de respuesta con todos los datos disponibles:

{
  "id": "3384a099-81b5-43b2-8420-8f9edfd0ae71:main",
  "trigger_id": "1f24a37e-4b61-448c-a40e-58b7dc843248",
  "date": "2022-12-26T21:08:38.205Z",
  "payload": {
    "id": "1234abcd",
    "custom_id": null,
    "name": "1",
    "text_content": null,
    "description": null,
    "status": {
      "id": "p90100014936_DVHYH917",
      "status": "complete",
      "color": "#6bc950",
      "orderindex": 1,
      "type": "closed"
    },
    "orderindex": "8616472.00000000000000000000000000000000",
    "date_created": "1672088914395",
    "date_updated": "1672088915998",
    "date_closed": "1672088915998",
    "archived": false,
    "creator": {
      "id": 12345678,
      "username": "User name",
      "color": "#04a9f4",
      "email": "user@company.com",
      "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg"
    },
    "assignees": [],
    "watchers": [
      {
        "id": 12345678,
        "username": "User name",
        "color": "#04a9f4",
        "initials": "SP",
        "email": "user@company.com",
        "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg"
      }
    ],
    "checklists": [],
    "tags": [],
    "parent": null,
    "priority": null,
    "due_date": null,
    "start_date": null,
    "points": null,
    "time_estimate": null,
    "custom_fields": [
      {
        "id": "eb4b1adc-9812-46d9-87e7-5e02fce1efa4",
        "name": "Campo personalizado de correo electrónico",
        "type": "email",
        "type_config": {},
        "date_created": "1643750549355",
        "hide_from_guests": false,
        "required": null
      },
      {
        "id": "d25baffa-c7e5-4b90-9012-777b02eba8d2",
        "name": "Campo personalizado de número",
        "type": "number",
        "type_config": {},
        "date_created": "1644356101853",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "fa884ea1-ff19-41aa-a3b4-cabe31f9075b",
        "name": "Campo personalizado de fecha",
        "type": "date",
        "type_config": {},
        "date_created": "1671600506040",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "50cba3f9-ba0b-474d-9a00-a92adc4e3746",
        "name": "Campo personalizado de etiquetas",
        "type": "labels",
        "type_config": {
          "options": [
            {
              "id": "79e5e9f8-b20d-412b-89a2-50f793a6be5b",
              "label": "1",
              "color": null
            },
            {
              "id": "9b9570c5-fef3-4702-9c31-c150dcf66853",
              "label": "2",
              "color": null
            },
            {
              "id": "c07263ab-5fb7-4fba-bc54-e0a4a7fce8a6",
              "label": "3",
              "color": null
            },
            {
              "id": "68373c62-894b-4273-b6aa-6e7a06491324",
              "label": "4",
              "color": null
            },
            {
              "id": "1d67aa21-a634-4818-95ba-de4b2119ebaf",
              "label": "5",
              "color": null
            }
          ]
        },
        "date_created": "1648079683549",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "a821d5c1-3800-4035-9ed5-30f1ab932e84",
        "name": "días de red",
        "type": "formula",
        "type_config": {},
        "date_created": "1648662130631",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      }
    ],
    "dependencies": [],
    "linked_tasks": [],
    "team_id": "1234567",
    "url": "https://app.clickup.com/t/1234abcd",
    "lista": {
      "id": "901000012345",
      "name": "List",
      "access": true
    },
    "proyecto": {
      "id": "90100023456",
      "name": "hidden",
      "hidden": true,
      "access": true
    },
    "carpeta": {
      "id": "90100034567",
      "name": "hidden",
      "hidden": true,
      "access": true
    },
    "espacio": {
      "id": "90100045678"
    }
  }
}

¿Fue útil este artículo?