Una volta creata la tua area di lavoro, è il momento di configurarla.
Assicurati di avere tutte le informazioni. Leggi prima Funzionalità base di ClickUp e Funzionalità personalizzabili di ClickUp per avere un'idea delle funzionalità disponibili prima di configurare la tua area di lavoro.
Per alcune delle seguenti funzionalità sono previsti dei limiti in base al piano.
Organizzare la gerarchia
ClickUp è progettato per poter essere scalato e crescere così insieme alla tua organizzazione. La gerarchia è il segreto di questa flessibilità. Prima di passare alla configurazione, prenditi il tempo necessario per organizzare la tua gerarchia.
Le seguenti domande possono essere di aiuto.
La tua organizzazione lavora principalmente a livello interdipartimentale su progetti separati o clienti diversi?
In questo caso, è preferibile configurare uno spazio per ogni reparto.
I diversi reparti lavorano in modo interfunzionale sugli stessi progetti ricorrenti o con gli stessi clienti?
Prendi in considerazione la configurazione di spazi per progetti ricorrenti o per cliente.
Quali informazioni e progetti devono essere visibili a tutto il tuo team?
Assicurati che tutti dispongano almeno delle autorizzazioni di sola visualizzazione per queste posizioni.
Chi ha bisogno di una vista dettagliata o specializzata del lavoro del tuo team?
Crea viste appropriate per dirigenti, top manager, project manager e team lead.
Ti serve qualche esempio?
Se hai bisogno di esempi su come configurare la gerarchia per settore o funzionalità, consulta le seguenti opzioni:
- Dai un'occhiata alle soluzioni di configurazione per team di marketing, PMO o software. Vedi altre soluzioni di configurazione per settore.
- Scopri come configurare la tua area di lavoro per sfruttare al meglio una funzionalità di ClickUp. Ad esempio, la funzionalità di reportistica dei dati di monitoraggio del tempo.
Configurare lo spazio
Dopo aver creato la tua area di lavoro, hai a disposizione uno spazio in cui iniziare a lavorare. Per configurare il tuo spazio, procedi come segue:
Assegna al tuo spazio un nome che ricordi l'impostazione della tua gerarchia.
- Nella barra laterale, fai clic sui tre puntini ... e seleziona Altre impostazioni.
- Fai clic su Tutte le impostazioni dello spazio.
- Nella finestra modale Modifica spazio assegna un nome al tuo spazio.
- Completa i passaggi restanti della procedura.
Avatar
Nella finestra modale Modifica spazio, fai clic sulla scheda Avatar:
- Seleziona un colore e un avatar per lo spazio o carica la tua immagine.
- Fai clic su Avanti.
Le dimensioni ottimali per un'immagine sono 300 pixel per 300 pixel.
Condiviso con
Per impostazione predefinita, il tuo spazio è condiviso con tutti i membri dell'area di lavoro. Puoi anche renderlo privato e scegliere i singoli membri con cui condividerlo. Puoi configurare questa impostazione ora o in un secondo momento.
Per configurare le preferenze di condivisione:
- Fai clic sulla scheda Condiviso con.
- Per rendere lo spazio privato, disabilita l'interruttore a destra degli avatar dei membri della tua area di lavoro.
- Per condividerlo con persone specifiche, nella parte superiore della finestra modale fai clic sulla casella di testo Invita per nome o email.
- Digita un nome o un indirizzo email. Oppure, nell'elenco a discesa, abilita l'interruttore a destra di un membro o team.
Gli spazi non possono essere condivisi con gli ospiti. Gli spazi possono essere condivisi solo con i team nel piano Enterprise.
Stati delle attività
Gli stati consentono di organizzare il flusso di lavoro del tuo team. Possono essere creati a livello di spazio e di cartella. Sono disponibili modelli di stato già pronti per diversi stili di flussi di lavoro e casi d'uso. Puoi anche creare stati personalizzati.
Per impostazione predefinita, il tuo spazio avrà due stati, Da fare e Completato. Se hai ancora dubbi su quali stati ti serviranno effettivamente, puoi aspettare un secondo momento per modificare quelli predefiniti.
Abilitare le ClickApp
Le ClickApp sono app di piccole dimensioni che puoi abilitare o disabilitare. Alcune ClickApp possono essere abilitate a livello di area di lavoro. Altre possono essere abilitate per singoli spazi.
Alcune ClickApp sono abilitate per impostazione predefinita. Se hai ancora dubbi su quali ClickApp ti serviranno effettivamente, puoi aspettare un secondo momento per aggiungerne di nuove o per modificare quelle predefinite.
Se è il momento di configurarle, le seguenti ClickApp sono abilitate per impostazione predefinita a livello di spazio:
- Priorità
- Tag
- Campi personalizzati
- Più assegnatari
- Monitoraggio del tempo
- Avviso attività incomplete
- Avviso dipendenza
Per disabilitare le ClickApp:
- Nella finestra modale Abilita ClickApp, fai clic per disabilitare.
- Per disabilitare tutte le ClickApp, fai clic su Disattiva tutte le ClickApp.
Le opzioni disponibili nella finestra modale Abilita ClickApp includono solo le ClickApp a livello di spazio, che saranno abilitate solo per questo spazio. Puoi aggiungere le ClickApp che scegli ora ad altri spazi in un secondo momento.
Impostazioni predefinite per le viste
Usa le viste per visualizzare le attività del tuo team nel modo più adatto per i tuoi progetti. Potrebbe essere necessario un po' di tempo per capire quali viste sono piùutili per il tuo team. Puoi configurare le viste in qualsiasi momento.
La posizione a cui viene applicata la vista determina quali attività verranno visualizzate. Ad esempio, se aggiungi una vista al tuo spazio, questa includerà tutte le attività di tutti gli elenchi nello spazio.
Puoi anche aggiungere viste a cartelle ed elenchi in un secondo momento.
Per impostazione predefinita, le viste Elenco e Bacheca vengono create ai livelli Tutto, Spazio, Cartella ed Elenco. Solo la vista Elenco è obbligatoria ad ogni livello. Scopri come rendere opzionale la vista Bacheca e come configurare qualsiasi altra vista come obbligatoria. Puoi anche configurare un'altra vista come predefinita o usare un Modello di vista predefinito.
Costruire la tua gerarchia
Hai uno spazio. Ora è il momento di costruire il resto della tua gerarchia.
Creare la prima cartella e il primo elenco
Le cartelle sono opzionali, ma utili per la maggior parte dei flussi di lavoro.
Per aggiungere una cartella al tuo spazio:
Assegna alla tua cartella e al tuo elenco un nome che ricordi l'impostazione della tua gerarchia.
- Nella barra laterale, fai clic sul link Cartella sotto lo spazio.
- Nella finestra modale Crea cartella, inserisci il nome della cartella.
- Puoi anche fare clic sulla scheda Modelli per selezionare una cartella creata per il tuo caso d'uso specifico.
- Fai clic sulla scheda Elenchi, inserisci il nome dell'elenco e fai clic su Fine.
- Puoi anche condividere la cartella e creare stati di attività. Se salti questi passaggi ora, potrai svolgerli in seguito.
- Fai clic su Crea cartella.
- La tua cartella viene visualizzata nella vista Elenco con un'attività vuota.
Creare un altro elenco
Gli elenchi contengono attività di tipo simile o che hanno un risultato o un obiettivo simile.
Per aggiungere un altro elenco alla tua cartella e organizzare al meglio le tue attività:
- Nella barra laterale, fai clic sull'icona + a destra della cartella.
- Nella finestra modale Crea elenco, inserisci il nome dell'elenco.
- Fai clic su Crea elenco.
- Il tuo elenco verrà visualizzato nella vista Elenco con un'attività vuota.
Creare la prima attività
Le attività sono il contenitore in cui puoi organizzare le porzioni di progetti a cui puoi lavorare. Puoi creare attività a partire da un modello, oppure puoi creare la tua prima attività da zero:
- Fai clic sull'icona … (i tre punti) accanto a un elenco.
- Seleziona Crea nuovo, quindi fai clic su Attività.
- Assegna un nome all'attività e fai clic su Crea attività.
Configura le opzioni personalizzabili dell'attività.
Configurare la sicurezza
ClickUp adotta una delle politiche di sicurezza più rigorose del nostro settore per evitare che terze parti accedano ai tuoi dati. Puoi trovare articoli sulla nostra conformità alle normative e alle politiche in merito nella sezione Sicurezza e privacy del nostro Centro assistenza.
Sicurezza dell'area di lavoro
Di seguito alcuni consigli per configurare in modo sicuro la tua area di lavoro:
Collaborare con i membri del team
ClickUp offre diverse opzioni per la comunicazione e la collaborazione nell'area di lavoro.
Finestra In arrivo: questa finestra ti consente di comunicare con tutte le persone della tua organizzazione.
Abbiamo soluzioni per te se vuoi usare le email o un'altra app, come Slack.
Commenti: i commenti ti consentono di fare domande e rispondere, ricevere un feedback, fornire approvazione, monitorare risultati e formattare i contenuti con testo RTF, incorporamenti e allegati. Puoi usare i commenti su attività, documenti e allegati per la correzione di bozze.
@menzione di una persona: nella descrizione o nei commenti di un'attività, digita @ e le iniziali di una persona o di un team per coinvolgere chiunque abbia quelle iniziali.
Lavagne online: le lavagne online sono il modo più veloce per collaborare con il tuo team e colmare il divario tra brainstorming e realizzazione del lavoro.
Promemoria: usa i promemoria per creare rapidamente elementi d'azione più piccoli che non richiedono un'attività. Puoi crearli per te o delegarli.
Vista chat: La vista chat ti permette di parlare con il tuo team in tempo reale. Comunicare su elementi al di fuori delle attività in una posizione specifica in ClickUp. Visualizza allegati, notifiche, link alle attività ed elementi incorporati in un'unica posizione.
Clip: con la ClickApp Clip puoi registrare video direttamente dal menu delle azioni rapide o dai commenti delle attività.
Correzione di bozze: centralizza il feedback e accelera i processi di approvazione assegnando commenti direttamente sugli allegati delle attività.
Stai cercando suggerimenti utili su come comunicare e collaborare nell'area di lavoro? Leggi i nostri articoli su come usare ClickUp per le riunioni dei team e comunicare con il team usando ClickUp.