Connected Search trasforma il modo in cui i team lavorano: elimina i silos, riduce i cambi di applicazione e converte i dati dispersi in informazioni utili in tempo reale.

Questa Connected Search aziendale unifica la ricerca tra le app, sfrutta Brain e i Super Agent per trovare file, migliora la collaborazione e integra la tua area di lavoro con gli strumenti esistenti.

Connected Search è disponibile su tutti i piani come prova a tempo limitato. In futuro verranno applicate delle restrizioni.

Esistono due tipi di Connected Search:

• Connected Search personale: Le connessioni personali sono visibili solo a te. Puoi cercare tutti i file a cui hai accesso nell'app connessa e nessun altro può cercare file dalle tue connessioni personali.
• Connected Search dell'area di lavoro: Consente a tutti i membri dell'area di lavoro di cercare file dall'account connesso. Per ulteriori dettagli, consulta la tabella nella sezione Connected Search dell'area di lavoro più avanti.

I titolari e gli amministratori dell'area di lavoro possono attivare la ClickApp Connected Search e collegare le app.

Gli ospiti non possono usare Connected Search.

Connected Search personale

Collega altre app per includerle nei risultati di ricerca di ClickUp. I risultati provenienti dalle altre app saranno visibili solo a te.

Puoi cercare tutti i file a cui hai accesso nell'app connessa e nessun altro può cercare file dalle tue connessioni personali.

Connected Search personale è disponibile per le seguenti app:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Outlook Mail
• Notion
• Microsoft Teams

Connected Search dell'area di lavoro

Collega altre app per includerle nei risultati di ricerca di ClickUp per tutti i membri della tua area di lavoro.

Connected Search dell'area di lavoro è disponibile per le seguenti app:

Attiva la ClickApp Connected Search

Un titolare o un amministratore dell'area di lavoro deve attivare la ClickApp Connected Search per la tua area di lavoro:

1. In alto a sinistra, fai clic sull'avatar della tua area di lavoro.
2. Seleziona App.
3. Cerca o sfoglia Connected Search e attivala.

Collega un'app

Scopri come collegare un'app esterna per iniziare a usare Connected Search!

Abilita Connected Search

Quando colleghi un'app, Connected Search è attivata per impostazione predefinita. Se l'hai disattivata durante la configurazione, puoi riattivarla manualmente.

Per attivare manualmente Connected Search per un'app dall'App Center:

1. Cerca e seleziona l'integrazione.
2. Fai clic sulla scheda Personale o Area di lavoro.
3. Fai clic sull'interruttore accanto a Connected Search personale o Connected Search dell'area di lavoro.
4. Accanto alla tua connessione, fai clic su Salva o Riconnetti.
5. L'indicizzazione avrà inizio. Puoi controllarne l'avanzamento aprendo l'AI Command Bar.
6. Al termine dell'indicizzazione, i file dell'integrazione compariranno durante la ricerca nell'area di lavoro. Accanto a ogni risultato viene mostrata l'icona dell'app corrispondente.

Filtra i risultati di ricerca per app

Puoi filtrare i risultati di ricerca per singola app di Connected Search fissandole all'AI Command Bar.

Usa i Super Agent e Brain per cercare file

Sfrutta Connected Search nei tuoi Super Agent e in Brain.

Indicizzazione della ricerca

Scopri di più sull'indicizzazione della ricerca.

Cos'è un indice di ricerca?

Quando colleghi un'integrazione (come SharePoint, Google Drive, ecc.) a ClickUp tramite Connected Search, indicizziamo le risorse: organizziamo e cataloghiamo file e dati dalle tue integrazioni connesse per renderli facilmente e rapidamente ricercabili all'interno di ClickUp.

Come funziona l'indicizzazione?

Una volta stabilita la connessione, ClickUp esegue la scansione e acquisisce i dati pertinenti (come nomi di file, percorsi e, a volte, il contenuto dei file, in base alle autorizzazioni). In questo modo gli utenti possono trovare informazioni in tutti gli strumenti connessi in un unico posto, senza dover cercare manualmente su ogni piattaforma.

Con quale frequenza avviene l'indicizzazione?

• Scansione iniziale: quando viene collegata una nuova integrazione, ClickUp esegue una scansione massiva per indicizzare tutti i dati supportati dalla sorgente connessa.
• Aggiornamenti periodici: dopo la scansione iniziale, ClickUp riesegue la scansione periodicamente per mantenere l'indice aggiornato. La frequenza dipende dall'integrazione, ma la maggior parte delle sorgenti viene aggiornata ogni poche ore.
• Trigger in tempo reale (dove disponibili): alcune integrazioni supportano trigger basati su eventi (ad es. webhook), che permettono un'indicizzazione quasi in tempo reale dei contenuti nuovi o aggiornati.

Sicurezza dell'indicizzazione

Note importanti per i team di sicurezza:

• Disabilitazione di una connessione: se un'integrazione viene disconnessa nell'App Center di ClickUp, tutti i dati indicizzati da quella sorgente vengono eliminati da ClickUp.
• L'indicizzazione è automatica: quando Connected Search è abilitata, il nostro sistema acquisisce automaticamente i dati dagli account connessi. Nei log questo può apparire come un accesso frequente o ripetuto a file o dati: è un comportamento normale della funzionalità e non indica attività dannosa.
• Accesso e autorizzazioni: la visibilità del contenuto indicizzato in ClickUp dipende da come è configurata l'integrazione. Per le connessioni dell'area di lavoro (amministratore), indicizziamo tutto ciò a cui può accedere l'account che stabilisce la connessione, anche se alcuni file sono limitati nel sistema sorgente. Usa cartelle o unità condivise a livello aziendale per evitare di esporre file sensibili. Per le connessioni personali, vengono indicizzati solo i file accessibili all'utente che ha stabilito la connessione e i risultati sono visibili solo a lui.
• Risposta agli avvisi di sicurezza: l'attività di indicizzazione automatica potrebbe generare avvisi negli strumenti di monitoraggio della sicurezza (SIEM, DLP, ecc.), specialmente durante la configurazione iniziale o le sincronizzazioni massive. È un comportamento normale. Se il team di sicurezza ha dubbi, puoi disconnettere l'integrazione e i dati indicizzati verranno eliminati da ClickUp.
• Connected Search esegue una scansione iniziale e una reindicizzazione periodica per mantenere i risultati aggiornati. Per sorgenti come SharePoint e OneDrive, questa attività in background può comparire nei log esterni di SIEM, DLP o sicurezza come accesso ripetuto o massivo ai file. È un comportamento previsto. I log di controllo attualmente non mostrano quale utente ha creato una connessione personale a terze parti, quindi gli amministratori dovrebbero usare le connessioni dell'area di lavoro approvate come superficie di controllo principale.

Sicurezza di Connected Search

Scopri come vengono gestiti i dati e la sicurezza in Connected Search.

Gestione dei dati e accesso degli utenti

Connected Search rispetta le autorizzazioni esistenti per le applicazioni connesse. Applichiamo controlli basati sui ruoli per mantenere l'accesso aggiornato e coerente.

Puoi anche scegliere quali informazioni rendere disponibili alle persone nella tua area di lavoro. Ecco i due tipi di connessioni:

• Connessione dell'area di lavoro: deve essere configurata da un titolare o un amministratore dell'area di lavoro. Con questa connessione, tutti gli utenti dell'area di lavoro possono cercare dati nelle app connesse tramite Connected Search e l'IA.

Non tutte le app di Connected Search supportano questo tipo di connessione.

• Connessione personale: può essere configurata da chiunque. Tutti i dati a cui l'utente ha accesso sono ricercabili. Nessun altro membro dell'area di lavoro può usare questa connessione.

Impegno per la sicurezza e la privacy

ClickUp si impegna a offrire un solido programma di sicurezza e privacy che tuteli i dati su tutta la piattaforma.

Questo include misure di sicurezza avanzate, conformità agli standard del settore e monitoraggio continuo delle potenziali minacce.

Per garantire la sicurezza e la gestione dei dati e abilitare la condivisione sicura delle informazioni, la Connected Search basata sull'IA di ClickUp implementa le seguenti protezioni:

Autorizzazioni di accesso

• Opzioni di condivisione della connessione: le persone nella tua area di lavoro possono stabilire connessioni personali private. Gli amministratori possono gestire le connessioni dell'area di lavoro e condividere i contenuti di ricerca con tutti.
• Accesso basato sui ruoli: le ricerche connesse possono fare riferimento solo ai dati indicizzati accessibili all'account connesso. Se l'account connesso non può accedere ai dati nel sistema connesso, né l'utente né l'area di lavoro potranno accedervi tramite Brain e Connected Search.
• Filtro dei dati per le connessioni dell'area di lavoro: per le connessioni dell'area di lavoro, indicizziamo il contenuto accessibile all'account che stabilisce la connessione nelle posizioni selezionate per Connected Search, inclusi i file privati salvati in quelle posizioni. Il filtro varia in base al sistema connesso, ad esempio le proprietà dei file di Box o le impostazioni dei gruppi di Confluence.
• Autorizzazioni dei ruoli utente: i contenuti privati all'interno di ClickUp non sono accessibili agli utenti non autorizzati tramite Ricerca o Brain. Le persone nella tua area di lavoro possono accedere solo ai contenuti di ClickUp condivisi con loro quando usano Brain o la Ricerca.
• Controlli di condivisione: gli amministratori di ClickUp possono filtrare ulteriormente i dati direttamente in ClickUp tramite le opzioni di configurazione di Connected Search. Il filtro varia in base al sistema connesso, ad esempio le proprietà dei file di Google Drive, i repository di GitHub e i selettori di posizione.
• Limitare la condivisione: gli amministratori IT possono limitare ulteriormente l'accesso ai dati nelle connessioni dell'area di lavoro usando account di servizio. Gli account di servizio sono account creati esclusivamente per l'integrazione e non vengono usati per il lavoro da nessun dipendente. L'accesso effettivo ai dati è gestito interamente dal sistema connesso e non da ClickUp. I singoli utenti devono usare i propri account di lavoro in ogni sistema connesso per accedere ai risultati di Connected Search.
• Sincronizzazione degli accessi: le modifiche ad accessi e autorizzazioni in un sistema connesso vengono aggiornate automaticamente nei dati indicizzati.
• Autenticazione OAuth: accessi standardizzati quando l'integrazione di terze parti supporta questo metodo.
• Abilitazione: i titolari e gli amministratori possono abilitare o disabilitare la ClickApp Connected Search.

Privacy e sicurezza di Brain

Consulta il nostro articolo Modelli di Brain, privacy e sicurezza per saperne di più sulle misure specifiche che abbiamo implementato.

Sicurezza dei dati

Consulta il nostro articolo Privacy e sicurezza per saperne di più sulle misure specifiche di crittografia e sicurezza che abbiamo implementato.

Conservazione dei dati

I dati indicizzati vengono conservati fino all'eliminazione dell'account o alla rimozione della connessione di terze parti.

Cos'è un indice di ricerca?

L'indicizzazione consiste nell'acquisire le risorse dalle integrazioni connesse in modo organizzato, così da poterle cercare rapidamente e con facilità.

Cosa viene indicizzato per Connected Search?

• Risorse e oggetti di ClickUp. Le risorse includono attività, Documenti, Lavagne online, Dashboard, Chat, Spazi, Cartelle, Sottocartelle, Elenchi e allegati.
• Oggetti delle integrazioni di terze parti. Sono inclusi elementi come documenti, fogli di calcolo, presentazioni, PDF, cartelle, ecc. Questo dipende dall'accesso agli oggetti da parte dell'utente che ha creato la connessione. Ad esempio, se l'utente che ha configurato la connessione può vedere i dati in uno strumento connesso e si tratta di un tipo di dato che ricerchiamo, verrà indicizzato per la sua ricerca.