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Créer une automatisation d'e-mail

Les automatisations d'e-mail peuvent servir à envoyer automatiquement des e-mails depuis votre environnement de travail ClickUp en fonction de certains paramètres. Avec les automatisations, plus besoin d'actions manuelles.

La disponibilité et les limites des fonctionnalités varient en fonction du forfait et du rôle de l’utilisateur. En savoir plus
L' administrateur ou propriétaire de l'environnement de travail doit activer le ClickApp E-mail pour chaque espace.
Les administrateurs ou propriétaires dans les environnements de travail Business Plus et Enterprise doivent activer la permission d'e-mail personnalisé pour chaque utilisateur.

Créer une automatisation d'e-mail

Pour créer une automatisation d'e-mail à l'aide d'un modèle, à partir d'une liste, d'un dossier ou d'un espace :

  1. Cliquez sur le bouton Automatiser ou sur l'icône en forme d'éclair.
  2. Cliquez sur Créer une automatisation:
    1. Sélectionnez un déclencheur ou une action par e-mail.
    2. Ou, depuis la barre latérale gauche, sélectionnez E-mail et choisissez un modèle d'Automatisation.
  3. Sélectionnez un compte e-mail ou connectez-vous.
  4. Configurez votre Déclencheur, vos Conditions et vos Actions.
  5. Cliquez sur Créer.

Options de champ variable

Vous pouvez ajouter du contenu dynamique aux champs de votre automatisation d'e-mail. 

Les options de champs variables incluent :

Envoi d'e-mail lorsqu'un formulaire crée une tâche

Vous pouvez créer une automatisation qui enverra un e-mail à chaque fois qu'un formulaire crée une tâche.

Formulaires sont disponibles sur tous les forfaits payants.

Pour créer une automatisation qui ne s'applique qu'aux tâches créées à partir de formulaires :

  1. Naviguez vers l'espace, le dossier, ou la liste où vous souhaitez l'automatisation.
  2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône éclair . 
  3. Dans la section Autres automatisations, cliquez sur Créer une automatisation. 
  4. Dans la section Déclencheur, sélectionnez Tâche ou sous-tâche créée.
  5. Cliquez sur le menu déroulant Créé par et désélectionnez toutes les options sauf Formulaires.
  6. Dans la section Action , sélectionnez Lors de la création de la tâche, puis envoyer un e-mail.
  7. Cliquez sur Créer.
  8. Sélectionnez un compte ou connectez-vous.
  9. Dans la section Action, entrez vos informations.

Dépannage de l’automatisation des e-mails

Les automatisations d'e-mails sont désactivées si l'e-mail utilisé pour créer l'automatisation n'est pas authentifié ou est supprimé.

Si vous rencontrez des problèmes avec les Automatisations d'E-mail, il se peut que votre compte e-mail doive être réautorisé. Essayez ce qui suit :

  1. Dans l'Espace, le Dossier ou la Liste où se trouve votre Automatisation, ouvrez une tâche.
  2. Cliquez sur la zone de commentaire.
  3. Cliquez sur l'icône Envoyer Email .
  4. Dans la section De , cliquez sur l'adresse e-mail.
  5. Cliquez sur Gérer les comptes.
  6. Survolez le compte inactif et sélectionnez Restaurer le compte.
  7. Suivez les instructions restantes pour autoriser votre compte e-mail.

Une fois que vous avez réautorisé votre compte e-mail, testez votre automatisation. Retirer quelqu'un de votre environnement de travail alors que son adresse e-mail est utilisée pour une automatisation par e-mail désactivera l'automatisation.

Dépannage supplémentaire

  • Si un message d’erreur s’affiche lorsque vous utilisez l’automatisation des e-mails, essayez de supprimer et de ré-ajouter l’adresse électronique utilisée pour l’automatisation.
  • Si le champ De de votre e-mail est vide et que vous voyez le message d'erreur ACCESS_137, vous n'avez pas accès à l'adresse e-mail de l'expéditeur. Le propriétaire de l'adresse e-mail devra ajuster les permissions de l'e-mail.
  • Si vous voyez une erreur CMAIL_203, il est probable que la boîte de réception du destinataire soit pleine ou qu'elle manque d'espace de stockage.