ClickUp es una plataforma sumamente personalizable. Aprende cómo hacer que estas funciones funcionen para ti y tu equipo.
Algunas de estas funciones tienen diferentes límites en cada plan. Consulta nuestra comparativa de planes por función para conocer todos los detalles. Muchas de las funciones debe configurarlas un administrador o un propietario, y se necesitan permisos específicos para modificarlas y usarlas.
Introducción a los tipos de tarea personalizados
Los tipos de tarea personalizados te permiten usar tareas para presentar diferentes tipos de trabajo, como clientes, eventos y elementos de inventario.
Introducción a las vistas
Usa las vistas para mostrar las tareas de tu equipo de la forma que mejor se adapte a tus proyectos.
La ubicación donde se aplique la vista determinará qué tareas ves. Si añades una vista a una sola lista, solo verás las tareas de esa lista. Si añades una vista a una carpeta o un espacio, verás todas las tareas de todas las listas de esa ubicación.
Añade vistas a la jerarquía
Estas son las ubicaciones de la jerarquía donde se pueden añadir vistas:
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Todo: crea vistas aquí para ver todas las tareas de tu entorno de trabajo. Esta opción es ideal para ejecutivos que necesitan llevar un control del rendimiento de toda la organización. También puedes compartir vistas de página, como pizarras y documentos, para que los equipos tengan acceso a la información en todo el entorno de trabajo.
Puedes añadir cualquier vista al nivel Todo, excepto la vista Formulario.
- Espacio, carpeta y lista: crea vistas en un espacio, una carpeta o una lista para ver todas las tareas de esa ubicación. Esta opción es ideal para las personas responsables de supervisar un equipo o procesos departamentales.
Vistas de tarea y página
Hay dos tipos de vistas:
Vistas de tarea: puedes crear vistas que organicen tus tareas de una manera específica, como un diagrama de Gantt. Esta vista te permite localizar tareas específicas fácilmente agrupándolas, ordenándolas y filtrándolas.
Vistas de página: te permiten ver recursos adicionales, como formularios y documentos, junto a tus tareas.
Todas las vistas se pueden anclar a la barra de vistas justo encima de tus tareas y pueden configurarse como privadas o públicas.
Vistas de tarea populares
Las vistas Lista y Tablero se crean de forma predeterminada en los niveles Todo, de espacio, de carpeta y de lista. Solo la vista Lista es obligatoria en todos los niveles.
Aprende a convertir la vista Tablero en opcional y a configurar cualquier otra vista como obligatoria. También puedes definir otra vista como predeterminada.
Vista Lista: ideal para gestionar y priorizar las tareas que tienes asignadas.
Visualiza cada tarea de una lista que puedes ordenar por elementos como persona asignada o estado.
Vista Tablero: perfecta para equipos ágiles.
Visualiza cada tarea como una tarjeta en el tablero y cada columna, como una fase del flujo de trabajo con estado personalizado. Arrastra y suelta tareas para moverlas fácilmente de un estado a otro, desde su inicio hasta su finalización.
Vistas de página populares
Vista Documento: añade la vista a Todo, o a un espacio, carpeta o lista para guardar tus documentos junto a las tareas relacionadas.
Usa documentos para crear planes de proyecto de una página o procedimientos operativos estándar (POE). Usa páginas y subpáginas para crear una wiki.
Vista Pizarra: añade la vista a Todo, o a un espacio, carpeta o lista para guardar tus pizarras junto a las tareas relacionadas.
Las pizarras son espacios creativos para colaborar y discurrir. Añade contenido interno y externo, e incluso tareas.
Vistas para equipos de software
Vista Cronograma: usa esta vista lineal para ver la hoja de ruta de tu equipo.
Vista Formulario: usa formularios para recopilar información del resto de la organización, como informes de errores o solicitudes de productos. Ancla la vista Formulario a la barra de vistas para agilizar la creación de tareas.
Vistas para gestores de proyectos
Gantt: esta vista es popular entre los gestores de proyectos. Muestra el trabajo a modo de panorámica en un cronograma, desde su inicio hasta su finalización, para facilitar la gestión de plazos y ver mejor los solapamientos de tareas.
Calendario: esta vista es perfecta para consultar rápidamente eventos clave o hitos sujetos a un marco temporal. Planifica, programa y gestiona tus tareas y recursos en un formato de calendario. También puedes sincronizar esta vista con Google Calendar.
La barra de vistas
La barra de vistas se encuentra encima de las tareas.
Muestra las vistas que se han añadido y anclado a tu ubicación actual, de modo que puedas pasar de una a otra con un simple clic. Aquí también puedes añadir vistas, acceder a ellas, filtrarlas y ordenarlas.
Encabezado de ubicación
El encabezado de ubicación te permite controlar mejor las ubicaciones de tu entorno de trabajo.
Expande el encabezado de ubicación para añadir detalles y configurar los ajustes de tus espacios, carpetas y listas.
Introducción a las ClickApps
Las ClickApps hacen que ClickUp sea extremadamente personalizable. Se trata de pequeñas aplicaciones que puedes activar o desactivar. Elige solo aquellas que mejoren tu flujo de trabajo. Algunas ClickApps se aplican a todo el entorno de trabajo y otras se pueden activar para espacios individuales.
A continuación, se presentan algunas ClickApps populares:
Automatizaciones: reduce el trabajo manual y repetitivo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Usa la ClickApp Automatizaciones para configurar desencadenantes que automaticen acciones repetitivas en tus tareas, como establecer una nueva fecha límite cuando un estado cambia.
Campos personalizados: asegura la coherencia añadiendo campos como fórmulas, desplegables o barras de progreso automatizadas a cualquier ubicación de la jerarquía de tu entorno de trabajo. Los campos personalizados se incluyen automáticamente en todas las tareas de la ubicación a la que se añadan.
Varias personas asignadas: asigna una tarea a varias personas. Si la ClickApp está desactivada, las tareas solo se pueden asignar a una persona.
Prioridad: clasifica las tareas por importancia mediante banderas de colores etiquetadas como Urgente, Alta, Normal y Baja.
Sprints: esta ClickApp se ha diseñado especialmente para los equipos de software. Permite añadir carpetas y listas específicas de un sprint a todo el entorno de trabajo o a espacios individuales.
Los planes Business y superiores también permiten configurar puntos de sprint, automatizaciones de sprint y tarjetas de sprint.
Mostrar el progreso: esta ClickApp es ideal para gestionar flujos de trabajo lineales. El progreso de las tareas se representa como un porcentaje en un gráfico circular.
Etiquetas: crea etiquetas con color y personalizadas, y aplícalas a tareas desde cualquier ubicación. Las etiquetas se añaden en el nivel de Espacio, por lo que las usas para filtrar o identificar rápidamente tareas relacionadas que no están agrupadas de otra manera.
Control de tiempo: lleva un registro del tiempo de forma automática o manual. Integra los datos de entrada de tiempo con nuestra función Panel para elaborar informes detallados.
Advertencia de elemento sin completar: advierte a tu equipo cuando intenten cerrar tareas que no se han completado.
Advertencia de dependencia: advierte a tu equipo cuando intenten cerrar una tarea que está esperando a que se complete otra tarea.
Introducción a las plantillas de estado y los estados personalizados
Crea estados en espacios, carpetas o listas. Establece estados en las tareas a lo largo del flujo de trabajo, para que el progreso sea visible de un vistazo.
Hay tres grupos de estado predeterminados: Activa, Terminada y Cerrada. Está disponible un cuarto grupo, Sin iniciar, que solo el propietario o un administrador pueden activar.
Tu entorno de trabajo tiene plantillas de estado para diferentes casos de uso, incluidos Kanban, Marketing y Scrum. Puedes cambiar el nombre y el color de las plantillas de estado disponibles o crear las tuyas propias. Por ejemplo, puedes crear estados personalizados codificados por colores como En espera, Planificada o cualquier otro que se adapte mejor a tu flujo de trabajo.
Introducción al uso compartido
Controla quién ve qué en tu entorno de trabajo con el uso compartido. Puedes hacer que los elementos y ubicaciones sean públicos para todos los miembros del entorno de trabajo, o convertirlos en privados y elegir con quién quieres compartirlos.
Tienes la opción de compartir algo con otras personas de tu entorno de trabajo, así como de compartirlo con una persona al tiempo que la invitas a unirse a tu entorno de trabajo.
Comparte elementos con un enlace público
Puedes compartir tareas, vistas y documentos con personas externas al entorno de trabajo mediante enlaces públicos.
Comparte elementos con un equipo
Los equipos son grupos de usuarios que puedes crear y @mencionar, a quienes puedes asignar tareas y con quienes puedes compartir elementos.
Introducción a los permisos
Cuando compartes ubicaciones y elementos con personas individuales y equipos, puedes establecer permisos para controlar lo que pueden hacer.
Hay cuatro niveles de permisos estándar:
- Solo lectura: solo permite ver el elemento.
- Comentario: permite añadir y responder comentarios.
- Modificar: permite hacer cambios y compartir el elemento con otras personas. No permite eliminarlo.
- Acceso completo: permite crear, modificar, compartir y eliminar.
Permisos de roles personalizados están disponibles en los planes Business Plus y Enterprise.
Introducción a las plantillas
El Centro de plantillas es una biblioteca de plantillas predefinidas y creadas por ti u otras personas de tu organización. Aquí puedes crear y usar plantillas para los siguientes elementos:
También puedes crear plantillas para estados, correos electrónicos y automatizaciones. Encontrarás más plantillas en la página Plantillas de ClickUp de nuestro sitio web.