Una vez que hayas creado tu entorno de trabajo, es hora de configurarlo. 

Asegúrate de que tienes toda la información. Lee primero Funciones principales de ClickUp (en inglés) y Funciones personalizables de ClickUp (en inglés) para hacerte una idea de las funciones disponibles antes de configurar el entorno de trabajo.

Algunas de estas funciones tienen diferentes límites en cada plan. 

Organiza la jerarquía

ClickUp se ha diseñado para crecer al ritmo de tu organización. La jerarquía desempeña un papel clave en esta flexibilidad. Antes de sumergirte en nuestra plataforma, dedica un tiempo a organizar la jerarquía.

Las siguientes preguntas pueden ayudarte.

¿Tu organización trabaja sobre todo de forma interdepartamental en proyectos independientes o con diferentes clientes?

En ese caso, conviene configurar un espacio para cada departamento. 

¿Los departamentos trabajan de forma transversal en los mismos proyectos periódicos o con los mismos clientes?

Si es así, puedes configurar espacios por proyecto periódico o por cliente. 

¿Qué información y qué proyectos deben ser visibles para todo el equipo?

Asegúrate de que todos tengan al menos permisos de solo lectura en estas ubicaciones. 

¿Quién necesita una vista especializada o general del trabajo de tu equipo?

Crea vistas para ejecutivos, altos directivos, gestores de proyectos y jefes de equipo.

¿Necesitas ejemplos?

Si necesitas ejemplos de cómo configurar la jerarquía por sector o función, explora las siguientes opciones:

• Echa un vistazo a las soluciones de configuración para equipos de marketing, OGP o software. Descubre otras soluciones de configuración por sector. 
• Aprende a configurar tu entorno de trabajo para aprovechar al máximo las funciones de ClickUp, como la elaboración de informes sobre datos de control de tiempo. 

Configura tu espacio

Cuando hayas creado el entorno de trabajo, tendrás un espacio por el que empezar. Sigue el proceso que se indica a continuación para configurarlo:

Ten presente tu plan de jerarquía a la hora de elegir nombre para el espacio.

1. En la barra lateral, haz clic en los puntos suspensivos (…) y, después, selecciona Más ajustes. 
2. Haz clic en Todos los ajustes del espacio. 
3. En el cuadro de diálogo modal Modificar espacio, escribe el nombre del espacio.
4. Después, sigue los pasos que se detallan más abajo. 

Avatar

En el cuadro de diálogo modal Modificar espacio, haz clic en la pestaña Avatar:

• Selecciona un color y un avatar para el espacio, o sube una imagen tuya.
• Haz clic en Siguiente.

El tamaño óptimo de las imágenes es de 300 x 300 píxeles.

Compartido con

Tu espacio se comparte con todos los miembros del entorno de trabajo por defecto. También tienes la opción de hacerlo privado y elegir con quién vas a compartirlo. Puedes configurarlo ahora o más tarde. 

Pasos para configurar tus preferencias:

1. Haz clic en la pestaña Compartido con.
2. Si quieres que el espacio sea privado, desactiva el interruptor a la derecha de los avatares de miembros del entorno de trabajo.
3. Si quieres compartirlo con determinadas personas, en la parte superior del cuadro de diálogo modal, haz clic en el cuadro de texto Invitar por nombre o correo electrónico.
   • Escribe un nombre o correo electrónico. Otra opción es que, en la lista desplegable, actives el interruptor situado a la derecha de un miembro o equipo. 

Los espacios no se pueden compartir con invitados, sino solo con los equipos incluidos en el plan Enterprise. 

Estados de tarea

Los estados sirven para organizar el flujo de trabajo de los equipos, y se pueden crear a nivel de espacio o de carpeta. Tienes a tu disposición plantillas de estado predefinidas para diferentes casos de uso y estilos de flujo de trabajo. También es posible crear estados personalizados.

De forma predeterminada, tu espacio tendrá dos estados: Pendiente y Completada. Si aún no sabes qué estados vas a necesitar, puedes modificar los estados predeterminados más adelante. 

Activa ClickApps

Las ClickApps son pequeñas aplicaciones que puedes activar o desactivar. Algunas ClickApps se pueden activar para el entorno de trabajo y otras, para espacios individuales. 

Algunas ClickApps están activadas de forma predeterminada. Si aún no sabes cuáles vas a necesitar, puedes añadir ClickApps nuevas o modificar las predeterminadas más adelante. 

Si quieres configurarlas en el momento, las siguientes ClickApps están activadas de forma predeterminada en los espacios:

• Prioridad
• Etiquetas
• Campos personalizados 
• Varias personas asignadas
• Control de tiempo
• Advertencia de elemento sin completar
• Advertencia de dependencia

Para desactivar ClickApps:

• En el cuadro de diálogo modal Activar ClickApps, haz clic para desactivar.
• Si deseas desactivar todas las ClickApps, haz clic en Desactivar todas las ClickApps.

Las selecciones disponibles en el cuadro de diálogo modal Activar ClickApps solo incluyen ClickApps para espacios y únicamente se activarán para este espacio. Puedes añadir las ClickApps que elijas ahora a otros espacios más adelante.

Ajustes predeterminados para vistas

Usa las vistas para mostrar las tareas de tu equipo de la forma que mejor se adapte a tus proyectos. Quizá necesites algo de tiempo para averiguar qué vistas le convienen más a tu equipo. Puedes configurar las vistas en cualquier momento.

La ubicación donde se aplique la vista determinará qué tareas ves. Por ejemplo, si añades una vista a tu espacio, la vista incluirá todas las tareas de todas las listas de ese espacio.

También puedes añadir vistas a carpetas y listas en otro momento.

Las vistas Lista y Tablero se crean de forma predeterminada en los niveles Todo, de espacio, de carpeta y de lista. Solo la vista Lista es obligatoria en todos los niveles. Aprende a convertir la vista Tablero en opcional y a configurar cualquier otra vista como obligatoria. También puedes definir otra vista como predeterminada o usar una plantilla de vista predeterminada. 

Crea tu jerarquía

Ya tienes un espacio, así que es el momento de crear el resto de la jerarquía.

Crea tu primera carpeta y tu primera lista

Las carpetas son opcionales, pero resultan útiles para la mayoría de los flujos de trabajo.

Sigue estos pasos para añadir una carpeta a tu espacio:

Ten presente tu plan de jerarquía a la hora de elegir nombre para la carpeta y la lista.

1. En la barra lateral, haz clic en el enlace Carpeta disponible bajo el espacio. 
2. Escribe el nombre de la carpeta en el cuadro de diálogo modal Crear carpeta.
   • También puedes hacer clic en la pestaña Plantillas para seleccionar una carpeta creada para tu caso de uso.
3. Haz clic en la pestaña Listas, escribe el nombre de la lista y haz clic en Listo.
   
   • También puedes compartir la carpeta y crear estados de tarea. Si no lo haces ahora, puedes crearlos más adelante. 
4. Haz clic en Crear carpeta. 
5. La carpeta se abrirá en la vista Lista con una tarea vacía.

Crea otra lista 

Las listas contienen tareas similares o cuyos resultados o metas son semejantes.

Si quieres añadir otra lista a la carpeta para mantener las tareas organizadas, sigue estos pasos:

1. En la barra lateral, haz clic en el signo más a la derecha de la carpeta. 
2. Escribe el nombre de la lista en el cuadro de diálogo modal Crear lista. 
3. Haz clic en Crear lista.
4. La lista se abrirá en la vista Lista con una tarea vacía.

Crea tu primera tarea

En las tareas es donde se organizan las diferentes acciones que requiere un proyecto. Puedes crear tareas a partir de una plantilla o crear tu primera tarea desde cero siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en los puntos suspensivos (…) junto a una lista. 
2. Selecciona Crear y haz clic en Tarea. 
3. Pon un nombre a la tarea y haz clic en Crear tarea. 

Configura las opciones personalizables de la tarea. 

Configura la seguridad

ClickUp tiene una de las políticas de seguridad más estrictas del sector para garantizar que los datos nunca lleguen a manos de terceros. Puedes encontrar artículos sobre nuestro cumplimiento de diferentes reglamentos y políticas en la sección Seguridad y privacidad del Centro de ayuda.

Seguridad del entorno de trabajo

Estas son nuestras recomendaciones para configurar un entorno de trabajo seguro:

• Autenticación de dos factores (2FA)
• SSO
• Gestión de sesiones

Trabaja con tus compañeros

ClickUp tiene varias opciones de comunicación y colaboración en el entorno de trabajo. 

Bandeja de entrada: comunícate con todas las personas de tu organización.

Si prefieres usar el correo electrónico u otra aplicación, como Slack, contamos con las soluciones adecuadas.

Comentarios: pregunta y responde, recibe comentarios, da tu aprobación, haz un seguimiento de los pequeños logros y formatea el contenido con texto enriquecido, inserciones y adjuntos. Los comentarios están disponibles en tareas, documentos y adjuntos para Revisión.

@mencionar a una persona: en la descripción o en los comentarios de una tarea, escribe @ y las iniciales de una persona o un equipo para encontrar resultados que incluyan esas iniciales.

Pizarras: las pizarras son la forma más rápida de colaborar con tu equipo y reducir el tiempo que transcurre desde la lluvia de ideas hasta la finalización del trabajo.

Recordatorios: usa los recordatorios para crear rápidamente elementos de acción más pequeños que no requieran una tarea. Puedes crearlos para ti o asignárselos a otra persona.

Vista de chat: La vista de chat te permite hablar con tu equipo en tiempo real. Comunica sobre elementos fuera de las tareas en una ubicación específica en ClickUp. Consulta adjuntos, notificaciones, enlaces de tareas e inserciones en un mismo lugar. 

Clip: esta ClickApp te permite grabar vídeos desde el menú de acciones rápidas o los comentarios de tareas.

Revisión: centraliza los comentarios y agiliza los procesos de aprobación asignando comentarios directamente en los adjuntos de las tareas.

¿Buscas buenas prácticas relacionadas con la comunicación y la colaboración en el entorno de trabajo? Lee Cómo usar ClickUp para las reuniones de equipo (en inglés) y Comunícate con tu equipo mediante ClickUp (en inglés).