La Búsqueda Conectada transforma la forma en que los equipos trabajan al eliminar los compartimentos estancos, evitar el cambio constante de aplicaciones y convertir los datos dispersos en información útil en tiempo real.

Unifica la búsqueda entre aplicaciones, aprovecha la relevancia y personalización impulsadas por IA, mejora la colaboración e integra tu entorno de trabajo con herramientas existentes.

La Búsqueda Conectada está disponible en todos los planes como una prueba por tiempo limitado. Se aplicarán restricciones futuras.

Existen dos tipos de Búsqueda Conectada:

• Búsqueda Conectada Personal: Las conexiones personales son solo para ti. Puedes buscar todos los archivos a los que tienes acceso en la aplicación conectada, y nadie más puede buscar archivos desde tus conexiones personales.
• Búsqueda Conectada en el Entorno de Trabajo: Permite a todos los miembros del entorno de trabajo buscar archivos desde la cuenta conectada. Para más detalles, revisa la tabla en la sección de Búsqueda Conectada en el Entorno de Trabajo más abajo.

Qué necesitas

• Los propietarios del entorno de trabajo y los administradores pueden activar la ClickApp de Búsqueda Conectada y conectar aplicaciones.
• Los invitados no pueden usar Búsqueda conectada.

Búsqueda conectada personal

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de tu búsqueda en ClickUp. Los resultados de la búsqueda en las otras aplicaciones solo serán visibles para ti.

Puedes buscar todos los archivos a los que tengas acceso en la aplicación conectada, y ninguna otra persona podrá buscar archivos de tus conexiones personales.

La Búsqueda Personal Conectada está disponible para las siguientes aplicaciones:

• Box
• Dropbox
• Google Drive
• Gmail
• Salesforce
• Jira
• SharePoint
• OneDrive
• Notion
• Microsoft Teams

La Búsqueda Conectada Personal para Slack no está disponible actualmente.

Búsqueda conectada en entorno de trabajo

Conecta otras aplicaciones para incluirlas en los resultados de búsqueda de ClickUp para todos en tu entorno de trabajo.

La Búsqueda Conectada del entorno de trabajo está disponible para las siguientes aplicaciones:

Activa el ClickApp de Búsqueda conectada

Un propietario del entorno de trabajo o administrador debe activar la ClickApp de Búsqueda Conectada para tu entorno de trabajo:

1. Haz clic en el avatar de tu entorno de trabajo, situado en la esquina superior izquierda.
2. Selecciona Apps o Centro de aplicaciones.
3. En la barra lateral izquierda del Centro de aplicaciones, en la sección de ClickApps , selecciona IA y Búsqueda.
4. Para activar la Búsqueda conectada, activa el interruptor Búsqueda conectada.

Conecta una aplicación

Aprende cómo conectar una app externa para empezar a usar la Búsqueda Conectada.

Activa la Búsqueda conectada

Cuando conectes una app, tendrá la Búsqueda conectada habilitada por defecto. 

Para habilitar manualmente la Búsqueda conectada para una app desde el Centro de aplicaciones:

1. Busca y selecciona la integración.
2. Haz clic en la pestaña Personal o Entorno de trabajo.
3. Haz clic en el interruptor situado junto a Búsqueda conectada personal o Búsqueda conectada al entorno de trabajo.
4. Junto a tu conexión, haz clic en Guardar o en Volver a conectar.
5. Se iniciará el índice. Puedes comprobar el progreso de la indexación abriendo la barra de comandos de la IA.
6. Una vez completada la indexación, los archivos de la integración se mostrarán al buscar en tu entorno de trabajo. Los resultados muestran el icono de su app junto a ellos.

Filtra los resultados de búsqueda por aplicación

Puedes filtrar los resultados de la búsqueda por aplicaciones individuales de Búsqueda Conectada anclándolas a la barra de comandos de IA.

Utiliza la IA de ClickUp con Búsqueda Conectada

Obtén respuestas en tiempo real sobre el trabajo en aplicaciones externas y tu entorno de trabajo con IA Conectada.

Pide a la IA que busque en una hoja de Google qué clientes potenciales asistieron a tu último evento, o pregunta a la IA qué confirmaciones de GitHub están conectadas a una tarea.

Puedes preguntarle a la IA sobre las siguientes aplicaciones:

• Google Drive
• GitHub
• Confluence
• Slack
• Jira
• Salesforce
• SharePoint
• Dropbox
• Box

Indexación de búsqueda

Más información sobre la indexación de búsqueda.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Cuando conectas una integración (como SharePoint, Google Drive, etc.) a ClickUp usando Búsqueda conectada, indexamos los activos, es decir, organizamos y catalogamos archivos y datos de tus integraciones conectadas para hacerlos fácil y rápidamente buscables dentro de ClickUp.

¿Cómo funciona la indexación?

Una vez establecida la conexión, ClickUp escanea e ingiere datos relevantes (como nombres de archivos, rutas y, a veces, contenido de archivos, dependiendo de los permisos). Esto permite a los usuarios encontrar información en todas las herramientas conectadas en un solo lugar, sin necesidad de buscar manualmente en cada plataforma.

¿Con qué frecuencia se realiza la indexación?

• Análisis inicial: Cuando se conecta una nueva integración, ClickUp realiza un escaneo masivo para indexar todos los datos compatibles del origen conectado.
• Actualizaciones continuas: Después del escaneo inicial, ClickUp reescanea periódicamente para mantener el índice actualizado. La frecuencia depende de la integración, pero la mayoría de las fuentes se actualizan cada pocas horas.
• Disparadores en tiempo real (donde estén disponibles): Algunas integraciones admiten disparadores basados en eventos (por ejemplo, webhooks), permitiendo la indexación casi en tiempo real de contenido nuevo o actualizado.

Seguridad de indexación

Notas importantes para los equipos de seguridad:

• Desactivar una conexión: Si se desconecta una integración en el Centro de aplicaciones de ClickUp, todos los datos indexados de esa fuente se eliminan de ClickUp.
• La indexación es automática: Cuando se activa la Búsqueda Conectada, nuestro sistema ingiere automáticamente datos de las cuentas conectadas, lo que puede aparecer en los registros como acceso grande o repetido a archivos o datos; esto es un comportamiento esperado de la función y no es señal de actividad maliciosa.
• Acceso y permisos: La visibilidad del contenido indexado en ClickUp depende de cómo esté conectada la integración. Para conexiones de (administrador) del entorno de trabajo, indexamos todo lo que la cuenta conectante puede acceder, incluso si algunos archivos están restringidos en el sistema de origen. Utiliza carpetas o unidades compartidas a nivel empresarial para evitar exponer archivos sensibles. Para conexiones personales, solo se indexan los archivos accesibles del usuario que conecta, y los resultados solo son visibles para él.
• Responder a alertas de seguridad: La actividad de indexación automatizada puede activar alertas en tus herramientas de monitoreo de seguridad (SIEM, DLP, etc.), especialmente durante la configuración inicial o sincronizaciones masivas. Esto es normal. Si tu equipo de seguridad tiene preocupaciones, puedes desconectar la integración y los datos indexados se eliminarán de ClickUp.
• Activar Google Drive: Activar la integración de Google Drive provocará la descarga de todos los archivos de clientes disponibles.

Seguridad de Búsqueda Conectada

Conozca la gestión y seguridad de datos de Búsqueda Conectada.

Gestión de datos y acceso de usuarios

La búsqueda conectada respeta los permisos existentes para las aplicaciones conectadas. Aplicamos controles basados en roles para mantener el acceso actualizado y consistente.

Además, puedes elegir qué información está disponible para las personas de tu entorno de trabajo. Estos son los dos tipos de conexión (a internet):

• Conexión (a internet) del entorno de trabajo: Esta conexión debe ser definida, configurada por un propietario del entorno de trabajo o un administrador. Con esta conexión, todos los usuarios del entorno de trabajo pueden buscar datos en las aplicaciones conectadas mediante la Búsqueda Conectada y la IA. Los datos privados no están disponibles a través de las conexiones Connected Search y IA de ClickUp con el entorno de trabajo de ClickUp. 

  No todas las aplicaciones de búsqueda conectada admiten este tipo de conexión.

• Conexión (a internet) privada: Cualquiera puede definir, establecer esta conexión. Todos los datos a los que tienen acceso pueden consultarse. Nadie más en el entorno de trabajo puede utilizar esta conexión (a internet).  

Compromiso con la seguridad y la privacidad

ClickUp se compromete a ofrecer un programa de seguridad y privacidad robusto que protege los datos en toda su plataforma.

Esto incluye fuertes medidas de seguridad, garantizar el cumplimiento de las normas del sector y vigilar continuamente las posibles amenazas.

Para garantizar la seguridad y la gestión de datos, y para permitir el intercambio seguro de datos, la Búsqueda Conectada con IA de ClickUp implementa las siguientes protecciones:

Permisos de acceso

• Opciones de uso compartido de la conexión (a internet): Las personas de tu entorno de trabajo pueden establecer conexiones personales privadas. Los administradores pueden gestionar las conexiones del entorno de trabajo y compartir el contenido de búsqueda con todos.
• Acceso basado en roles: Las búsquedas conectadas solo pueden referenciar datos indexados a los que la cuenta conectada puede acceder. Si la cuenta conectada no puede acceder a los datos en el sistema conectado, el usuario o el entorno de trabajo no podrán acceder a ellos con la IA de ClickUp y la Búsqueda Conectada.
• Filtrado de datos de la conexión (a internet) del entorno de trabajo: Para las conexiones (a internet) del entorno de trabajo, añadimos un paso para filtrar automáticamente los archivos privados, aunque la cuenta conectada tenga acceso. Este filtro difiere para cada sistema conectado, por ejemplo, las propiedades de los archivos de Box o los ajustes del grupo Confluence.
• Permisos de roles de usuario: El contenido privado dentro de ClickUp es inaccesible para usuarios no autorizados a través de la Búsqueda o la IA de ClickUp. Las personas en tu entorno de trabajo solo pueden acceder al contenido de ClickUp que ha sido compartido con ellos cuando utilizan la IA de ClickUp o la Búsqueda.
• Controles de uso compartido: Los administradores de ClickUp pueden filtrar aún más los datos directamente dentro de ClickUp mediante las opciones de configuración de la Búsqueda Conectada. Este filtro difiere para cada sistema conectado, por ejemplo, las propiedades de los archivos de Google Drive, los repositorios de GitHub y los selectores de ubicación.
• Limita el uso compartido: Los administradores de TI pueden limitar aún más el acceso a los datos con Conexiones al entorno de trabajo utilizando cuentas de servicio. Las cuentas de servicio son cuentas creadas con el único propósito de integración y no se utilizan para trabajar por ningún empleado individual. El acceso real a los datos está totalmente gestionado por el sistema conectado y no por ClickUp. Los usuarios individuales deben usar sus cuentas de trabajo en cada sistema conectado para acceder a los resultados de la Búsqueda Conectada.
• Sincronización de acceso: Los cambios de acceso y permisos en un sistema conectado se actualizan automáticamente en los datos indexados.
• Autenticación OAuth: Inicios de sesión estandarizados cuando la integración de terceros admite este método.
• Habilitación: Los propietarios y administradores pueden habilitar o deshabilitar la Búsqueda Conectada ClickApp.

Privacidad y seguridad de IA de ClickUp 

Echa un vistazo a nuestro artículo Modelos de IA de ClickUp, privacidad y seguridad para aprender más sobre las medidas específicas que hemos implementado. 

Seguridad de los datos

Echa un vistazo a nuestro artículo Privacidad y seguridad para aprender más sobre las medidas específicas de cifrado y seguridad que hemos implementado. 

Conservación de datos

Los datos indexados se conservan hasta que se elimine la cuenta o se retire la conexión con terceros.

¿Qué es un índice de búsqueda?

Indexar significa que los activos se ingieren desde las integraciones conectadas de forma organizada para que se puedan buscar rápida y fácilmente.

¿Qué se indexa para la Búsqueda Conectada?

• Activos y objetos de ClickUp. Los activos incluyen tareas, Documentos, Pizarras, Paneles, Chat, Espacios, Carpetas, Listas y adjuntos.
• Objetos de integración de terceros. Esto incluye elementos como documentos, hojas de cálculo, diapositivas, PDF, carpetas, etc. Esto depende del acceso al objeto del usuario que creó la conexión. Por ejemplo, si el usuario que ha configurado la conexión puede ver los datos en una herramienta conectada y se trata de un tipo de datos que buscamos, entonces se indexarán para su búsqueda.