Einführung in die Automatisierung

Automatisiere deine Workflows, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern! Du kannst Automatisierungen mit benutzerdefinierten Aktionen und Auslösern einrichten, um eine Vielzahl von Aufgaben zu automatisieren, z. B. das Festlegen eines neuen Fälligkeitsdatums, wenn sich der Status ändert.

Du kannst unsere Vorlagen in der Automatisierungsbibliothek durchsuchen oder eigene benutzerdefinierte Automatisierungen erstellen. Du kannst ebenfalls Integrationen zwischen ClickUp und anderen Apps einrichten.

Mit Automatisierungsverknüpfungen kannst du Mitarbeiter oder Beobachter für alle Aufgaben in einem Space, Ordner oder einer Liste einstellen.

Screenshot einer Automatisierung.

Automatisierungen lassen sich auch auf Aufgaben und Unteraufgaben anwenden, die über unsere API und unsere mobile App erstellt oder aktualisiert werden.

Was du wissen musst

  • Der Workspace-Administrator oder -Eigentümer muss die Automatisierungs-ClickApp aktivieren.
  • Gäste können keine Automatisierungen einrichten.
  • Die maximale Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen für deinen Workspace hängt von deinem Plan ab:
    • Free Forever: bis zu insgesamt 50 aktive Automatisierungen.
    • Unlimited: bis zu insgesamt 500 aktive Automatisierungen.
    • Business und höher: unbegrenzte Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen.
  • Die Anzahl der Aktionen, die pro Monat fertiggestellt werden können, hängt von deinem Plan ab:
    • Free Forever: 100 Aktionen/Monat.
    • Unlimited: 1.000 Aktionen/Monat.
    • Business: 10.000 Aktionen/Monat. 
    • Business Plus: 25.000 Aktionen/Monat. 
    • Enterprise: 250.000 Aktionen/Monat. 
  • Die Aktionslimits werden am Ersten eines jeden Monats (PST) zurückgesetzt.
  • Eigentümer und Administratoren von Workspaces erhalten via E-Mail eine Warnung, wenn die Nutzung von Automatisierungen bei 90 % liegt und wenn die Nutzung über 100 % liegt.
  • Benutzer mit Business Plus- und Enterprise-Plan können mehr Automatisierungsaktionen kaufen.
  • Webhooks-Aktionen und Automatisierungsintegrationen sind im Business-Plan und höher verfügbar.

Die Automatisierungs-ClickApp aktivieren

Standardmäßig ist die Automatisierungs-ClickApp für neue Workspaces aktiviert. Nur Workspace-Eigentümer und -Administratoren können ClickApps verwalten.

Wenn die Automatisierungs-ClickApp nicht aktiviert ist oder du keinen Zugriff auf die Einstellungen hast, wird die Schaltfläche oben rechts als Anpassen anstelle von Automatisierungen angezeigt. 

So aktivierst du Automatisierungen in deinem Workspace:

  1. Klicke in der oberen rechten Ecke auf das Schnellaktionsmenü.

  2. Wähle ClickApps aus.

  3. Suche nach Automatisierung.

  4. Klicke auf den Schalter, um die Automatisierung zu aktivieren.

Automatisierungen sind standortbasiert und wirken sich auf alle Aufgaben aus, die ihnen in der Hierarchie unterstellt sind. Wenn du beispielsweise eine Automatisierung auf der Ebene Liste erstellst, wirkt sie sich nur auf Aufgaben innerhalb dieser spezifischen Liste aus. Wenn du jedoch eine Automatisierung auf der Ebene Ordner erstellst, wirkt sich dies auf alle Aufgaben in allen Listen innerhalb des Ordners aus.

Die Automatisierung wird nicht in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet, jedoch werden die Aktionen innerhalb der einzelnen Automatisierungen nacheinander ausgeführt.

Auslöser, Bedingungen und Aktionen

Jede Automatisierung besteht aus einem Auslöser und einer Aktion. Workspaces des Business-Plans und höher bieten die Option, Bedingungen und mehrere Aktionen in ihren Automatisierungen zu verwenden.

  • Auslöser sind Ereignisse, die eine Automatisierung starten.Du kannst die Auslöser so einstellen, dass sie für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides gelten.

  • Bedingungen sind Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit die Automatisierung gestartet werden kann.

  • Aktionen sind die Ereignisse, die die Automatisierung initiiert, nachdem sie ausgelöst wurde.

Screenshot einer benutzerdefinierten Automatisierung mit einer Bedingung.

Automatisierung erstellen

So erstellst du eine Automatisierung:

  1. Öffne den Space, den Ordner oder die Liste, auf den bzw. die du die Automatisierung anwenden möchtest.
  2. Klicke in der oberen rechten Ecke auf Automatisierungen
  3. Wähle einen Automatisierungstyp aus. Oder verwende ClickUp-KI, um deine Automatisierung zu erstellen.

    Weitere Informationen zum Erwerb und zur Nutzung der KI findest du in unserem Artikel Einführung in ClickUp Brain.

Die folgenden Automatisierungstypen sind verfügbar:

  • Vorlagen: Nutze Automatisierungsvorlagen, um nach voreingestellten Auslösern und Aktionen zu suchen. Sie können so verwendet werden, wie sie sind, oder du kannst sie anpassen.

  • Benutzerdefiniert: Verwende eine benutzerdefinierte Automatisierung, wenn du ein bestimmtes Ergebnis im Sinn hast und mit der Verwendung von Automatisierungen vertraut bist. Mit benutzerdefinierten Automatisierungen kannst du auch Bedingungen hinzufügen und mehr als eine Aktion einrichten.

  • Integrationen: Verwende eine Integrationsautomatisierung, wenn sich die Automatisierung auf andere Apps bezieht. Die folgenden Automatisierungsintegrationen werden unterstützt:

  • Automatisierungen für Mitarbeiter und Beobachter: Nutze eine Mitarbeiter- oder Beobachterautomatisierung, um einen bestimmten Mitarbeiter oder Beobachter für alle neuen Aufgaben und Unteraufgaben in einer Liste, einem Ordner oder einem Space festzulegen:

    1. Bewege den Mauszeiger in der Seitenleiste über eine Liste, einen Ordner oder einen Space.
    2. Klicke auf die Auslassungspunkte (...).
    3. Klicke auf das Personensymbol, um einen Mitarbeiter oder Beobachter auszuwählen, der für alle neuen Aufgaben an diesem Speicherort festgelegt werden soll.

      Screenshot der Automatisierungen für Mitarbeiter und Beobachter in den Automatisierungseinstellungen für einen Space.

So löschst oder deaktivierst du eine Automatisierung:

    1. Öffne die Registerkarte Verwalten.
    2. Bewege deinen Mauszeiger über eine Automatisierung und wähle das Papierkorbsymbol aus, um sie zu löschen, oder klicke auf Umschalten, um sie zu deaktivieren. 
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