Auslöser für die Automatisierung verwenden

Auslöser und Aktionen sind die beiden Schlüsselkomponenten einer Automatisierung. Auslöser starten die Automatisierung und führen zu einer Aktion. Aktionen sind die Änderungen, die Sie automatisieren möchten.

Bedingungen sind ein optionaler Teil von Automatisierungen, die mehr Präzision und Kontrolle bieten.

Erfahren Sie, wie Sie Trigger verwenden, um Automatisierungen zu erstellen, die Ihnen Klicks sparen!

Was du wissen musst

  • Der Workspace-Administrator oder -Eigentümer muss die Automatisierungs-ClickApp aktivieren.
  • Gäste können keine Automatisierungen einrichten.
  • Die maximale Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen für deinen Workspace hängt von deinem Plan ab:
    • Free Forever: Insgesamt 5 aktive Automatisierungen.
    • Unlimited: bis zu insgesamt 500 aktive Automatisierungen.
    • Business und höher: unbegrenzte Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen.
  • Die Anzahl der Aktionen, die pro Monat fertiggestellt werden können, hängt von deinem Plan ab:
    • Free Forever: 100 Aktionen/Monat.
    • Unlimited: 1.000 Aktionen/Monat.
    • Business: 10.000 Aktionen/Monat. 
    • Business Plus: 25.000 Aktionen/Monat. 
    • Enterprise: 250.000 Aktionen/Monat. 
  • Die Aktionslimits werden am Ersten eines jeden Monats (PST) zurückgesetzt.
  • Eigentümer und Administratoren von Workspaces erhalten via E-Mail eine Warnung, wenn die Nutzung von Automatisierungen bei 90 % liegt und wenn die Nutzung über 100 % liegt.
  • Business-Pläne und höher können mehr Automatisierungsaktionen kaufen.
  • Webhooks-Aktionen und Automatisierungsintegrationen sind im Business-Plan und höher verfügbar.

Wie Auslöser funktionieren

Auslöser starten Automatisierungen. Sie können dies für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides in einem bestimmten Space, Ordner oder einer Liste anwenden.

Sie können Bedingungen zu Ihren Auslösern hinzufügen, um zu filtern, welche Aufgaben Ihre Automatisierung starten. Alle Bedingungen müssen bei Aufgaben festgelegt sein, bevor sie Automatisierungen auslösen.

Wenn Sie mehrere Automatisierungen mit demselben Auslöser haben, werden diese gleichzeitig ausgelöst.

2024-02-28_08-45-18.png

Auslöser für Aufgaben oder Unteraufgaben

Standardmäßig werden Automatisierungen sowohl durch Aufgaben als auch durch Unteraufgaben ausgelöst. Sie können auch wählen, dass Ihre Automatisierungen nur durch Aufgaben oder nur durch Unteraufgaben ausgelöst werden.

2024-02-28_08-46-19.png

Wenn Automatisierungen durch Unteraufgaben ausgelöst werden, werden sie auch durch geschachtelte Unteraufgaben ausgelöst.

Die Aktion zum Erstellen einer Unteraufgabe funktioniert nur, wenn die Unteraufgabe, die die Automatisierung auslöst, nicht die unterste Unteraufgabe ist.

Zum Beispiel: Wenn Sie 7 Ebenen geschachtelter Unteraufgaben verwenden und eine Unteraufgabe, die unter 6 anderen Aufgaben geschachtelt ist, den Auslöser und die Bedingungen erfüllt, wird die Automatisierung keine Unteraufgabe erstellen.

Wenn eine übergeordnete Aufgabe oder geschachtelte Unteraufgaben die Aktion In Liste verschieben auslösen, werden die übergeordnete Aufgabe und alle Unteraufgaben und geschachtelten Unteraufgaben verschoben.

Wenn du "Heute" als Fälligkeitsdatum auswählst, ist es dynamisch und die Fälligkeitsdaten werden um 4 Uhr morgens ausgelöst, wenn keine bestimmte Zeit angegeben wird. 

Verfügbare Auslöser

Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Automatisierungs-Auslöser auf. Um die entsprechenden Aktionen für diese Auslöser zu sehen, schau dir unseren Artikel Automatisierungsaktionen verwenden an. 

Automatisierungen, die durch Daten ausgelöst werden, verwenden die Zeitzone, die für die Person festgelegt wurde, die die Automatisierung erstellt hat. Wenn das Datum keine Uhrzeit hat, wird die Automatisierung um 4 Uhr morgens Ortszeit ausgelöst.

Auslöser für Automatisierung Beschreibung Optionen
Mitarbeiter hinzugefügt

Wenn ein Mitarbeiter zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Wenn mehrere Mitarbeiter ausgewählt sind, wird das Hinzufügen eines einzelnen Mitarbeiters die Automatisierung auslösen. 

Sie können wählen, dass der neue Mitarbeiter als Beobachter der Aufgabe, Aufgabenersteller, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Personenfeld fungiert. 

Das Hinzufügen eines Mitarbeiters über das Menü zur Aufgabenerstellung löst diese Automatisierung nicht aus.

**Wenn ein Mitarbeiter hinzugefügt wird**: Wählen Sie jemanden, der Zugriff auf die Liste hat.

Mitarbeiter entfernt

Wenn ein Mitarbeiter von einer Aufgabe entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt.

Du kannst den/die entfernten Mitarbeiter als Beobachter der Aufgabe, als Ersteller der Aufgabe, als Auslöser der Automatisierung oder als benutzerdefiniertes Feld für eine Person auswählen.  

Wenn ein Mitarbeiter entfernt wird, um: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat

Kommentar wird hinzugefügt

Wenn ein neuer Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt.   
Änderungen an benutzerdefinierten Feldern

Wenn eine Änderung an einem benutzerdefinierten Feld vorgenommen wird, wird eine Aktion ausgeführt. 

Änderungen an benutzerdefinierten Feldern, die auftreten, wenn eine Vorlage angewendet wird, lösen keine Automatisierungen aus. 

Du kannst KI-benutzerdefinierte Felder und private benutzerdefinierte Felder in Auslösern verwenden.

Klicke auf Erweitert, um auszuwählen, ob die Automatisierung für neu erstellte Aufgaben, Aktualisierungen bestehender Aufgaben oder beides gilt.

Du hast die Möglichkeit, mehrere Werte zum ausgewählten benutzerdefinierten Feld hinzuzufügen. 

Klicke auf das Dropdown Von unterhalb des ausgewählten Feldes. Wähle einen Wert oder klicke auf Hinzufügen/Bearbeiten, um einen neuen Wert zu erstellen. Zum Beispiel kannst du Beliebig auswählen, um den Auslöser zu erstellen: Wenn das ausgewählte benutzerdefinierte Feld von einem anderen benutzerdefinierten Feld wechselt, dann wird die Aktion ausgeführt. 

Du kannst auch das An -Dropdown anklicken. Du kannst einen Wert auswählen, auf +Option hinzufügen klicken, um einen benutzerdefinierten Wert hinzuzufügen, oder Erweiterte Einstellungen anklicken, um nach einem Benutzerdefinierten Feld zu suchen. 

Benutzerdefinierte Feldänderungen mit numerischen Formelfeldern

Wenn sich der numerische Wert eines  Formel benutzerdefinierten Feldes ändert, wird eine Aktion ausgeführt. 

Um stattdessen diese Variablen zu verwenden:

  • Ist gleich 
  • Ist nicht gleich 
  • Ist gesetzt 
  • Ist nicht festgelegt

Füge die Bedingung hinzu:
Benutzerdefiniertes Feld ist gleich Wert.

 

Checklisten gelöst Wenn alle Checklisten bei einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt  

Datum ist vor/nach

An diesem Datum wird eine Aktion stattfinden.

Zum Beispiel, füge 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einen Kommentar zu dieser Aufgabe hinzu und erwähne Beobachter. 

Automatisierungen mit diesem Auslöser werden um 4 Uhr morgens Ortszeit am Fälligkeitsdatum aktiviert.

Standardmäßig sind die Variablen auf 1 Tag vor dem Startdatumeingestellt.Um diese Variablen zu bearbeiten:

  • Gib eine weitere Zahl in das Nummernfeld ein. 
  • Klicke auf die Dropdown-Menüs und treffe eine andere Auswahl.
Fälligkeitsdatum-Ankunft Wenn ein Fälligkeitsdatum eintritt, wird eine Aktion durchgeführt

Automatisierungen mit diesem Auslöser werden um 4 Uhr morgens Ortszeit am Fälligkeitsdatum aktiviert.

 
Fälligkeitsdatum-Änderungen Wenn sich ein Fälligkeitsdatum ändert, wird eine Aktion ausgeführt.  
Vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe wird diesem Speicherort hinzugefügt Wenn eine vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe zu einem bestimmten Speicherort hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt  
Prioritätsänderung Wenn sich eine Priorität bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional, nur auslösen, wenn sich die Priorität ändert. Wenn eine Priorität sich ändert: Wähle aus allen Prioritätsstufen, einschließlich keiner Priorität.
In diese Liste verschieben Wenn eine Aufgabe verschoben wird zur Liste, die du automatisierst, wird eine Aktion ausgeführt.  
Geplante Zeit Ankunft Wenn ein geplanter Tag und eine geplante Zeit eintreffen, wird eine Aktion auf alle Aufgaben in der Liste angewendet. 

Beginn am: Wähle einen Tag für die Durchführung der Aktion. 

Wiederholen: Wähle einen Zeitplan für die Wiederholung der Aktion. 

Zeit: Wähle eine Zeit für die Durchführung der Aktion. 

Zeitzone: Standardmäßig ist dies die in Meine Einstellungen festgelegte Zeitzone.

Endet: Wähle eine Zeit, zu der dieser Auslöser enden soll. 

Startdatum-Ankunft Wenn ein Startdatum für eine Aufgabe erreicht ist, wird eine Aktion ausgeführt.  
Startdatum-Änderungen Wenn ein Startdatum sich ändert, wird eine Aktion ausgeführt.  
Statusänderungen

Wenn sich ein Status bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional, löse nur aus, wenn der Status von oder zu einem bestimmten Status wechselt. Um einzelne Status zu spezifizieren, klicke auf das Pfeil -Symbol rechts von seiner Statusgruppe.

Screenshot des Statusmenüs, der das Caret-Symbol zum Erweitern einer Statusgruppe hervorhebt.

Wenn sich ein Status ändert von: Wählen Sie aus einem aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in Ihrer Liste

 

Zu: Wähle aus allen aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in deiner Liste

Unteraufgaben abgeschlossen

Wenn alle Unteraufgaben einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt. 

Dieser Auslöser wird nur die Unteraufgaben direkt unter der übergeordneten Aufgabe lösen. 

 
Tags hinzugefügt

Wenn eines der ausgewählten Tags zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt.

Um zwei oder mehr Tags zum Auslösen einer Automatisierung zu benötigen, kannst du diesen Auslöser mit Bedingungen kombinieren.

Die Tags müssen in der richtigen Reihenfolge auf die Aufgaben angewendet werden. Die Tags in der Bedingung müssen vor den in diesem Auslöser eingestellten Tags auf Aufgaben angewendet werden.

 

Tags entfernt Wenn eines der ausgewählten Tags von einer Aufgabe entfernt wird, findet eine Aktion statt

 

Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe in der Liste erstellt wird, wird eine Aktion ausgeführt

Standardmäßig löst jede erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung aus. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um nach Aufgaben zu filtern, die auf spezifische Weise erstellt wurden.

Screenshot, der die verschiedenen auswählbaren Kontrollkästchen hervorhebt.png

Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft wird, findet eine Aktion statt

 

Erfasste Zeit Wenn Zeit von einer bestimmten Person in einer Aufgabe erfasst wird, findet eine Aktion statt.

Benutzer: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat

Änderungen am Aufgabentyp Wenn ein Aufgabentyp geändert wird, wird eine Aktion ausgeführt. 

 

Aufgabe oder Unteraufgabe entsperrt Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe freigegeben wird, wird eine Aktion ausgeführt

 

 

War dieser Beitrag hilfreich?