Auslöser und Aktionen sind die beiden Schlüsselkomponenten einer Automatisierung. Auslöser starten die Automatisierung und führen zu einer Aktion. Aktionen sind die Änderungen, die Sie automatisieren möchten.
Bedingungen sind ein optionaler Teil von Automatisierungen, die mehr Präzision und Kontrolle bieten.
Erfahren Sie, wie Sie Trigger verwenden, um Automatisierungen zu erstellen, die Ihnen Klicks sparen!
Was du wissen musst
- Der Workspace-Administrator oder -Eigentümer muss die Automatisierungs-ClickApp aktivieren.
- Gäste können keine Automatisierungen einrichten.
- Die maximale Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen für deinen Workspace hängt von deinem Plan ab:
- Free Forever: Insgesamt 5 aktive Automatisierungen.
- Unlimited: bis zu insgesamt 500 aktive Automatisierungen.
- Business und höher: unbegrenzte Gesamtanzahl an aktiven Automatisierungen.
- Die Anzahl der Aktionen, die pro Monat fertiggestellt werden können, hängt von deinem Plan ab:
- Free Forever: 100 Aktionen/Monat.
- Unlimited: 1.000 Aktionen/Monat.
- Business: 10.000 Aktionen/Monat.
- Business Plus: 25.000 Aktionen/Monat.
- Enterprise: 250.000 Aktionen/Monat.
- Die Aktionslimits werden am Ersten eines jeden Monats (PST) zurückgesetzt.
- Eigentümer und Administratoren von Workspaces erhalten via E-Mail eine Warnung, wenn die Nutzung von Automatisierungen bei 90 % liegt und wenn die Nutzung über 100 % liegt.
- Business-Pläne und höher können mehr Automatisierungsaktionen kaufen.
- Webhooks-Aktionen und Automatisierungsintegrationen sind im Business-Plan und höher verfügbar.
Wie Auslöser funktionieren
Auslöser starten Automatisierungen. Sie können dies für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides in einem bestimmten Space, Ordner oder einer Liste anwenden.
Sie können Bedingungen zu Ihren Auslösern hinzufügen, um zu filtern, welche Aufgaben Ihre Automatisierung starten. Alle Bedingungen müssen bei Aufgaben festgelegt sein, bevor sie Automatisierungen auslösen.
Wenn Sie mehrere Automatisierungen mit demselben Auslöser haben, werden diese gleichzeitig ausgelöst.
Auslöser für Aufgaben oder Unteraufgaben
Standardmäßig werden Automatisierungen sowohl durch Aufgaben als auch durch Unteraufgaben ausgelöst. Sie können auch wählen, dass Ihre Automatisierungen nur durch Aufgaben oder nur durch Unteraufgaben ausgelöst werden.
Wenn Automatisierungen durch Unteraufgaben ausgelöst werden, werden sie auch durch geschachtelte Unteraufgaben ausgelöst.
Die Aktion zum Erstellen einer Unteraufgabe funktioniert nur, wenn die Unteraufgabe, die die Automatisierung auslöst, nicht die unterste Unteraufgabe ist.
Zum Beispiel: Wenn Sie 7 Ebenen geschachtelter Unteraufgaben verwenden und eine Unteraufgabe, die unter 6 anderen Aufgaben geschachtelt ist, den Auslöser und die Bedingungen erfüllt, wird die Automatisierung keine Unteraufgabe erstellen.
Wenn eine übergeordnete Aufgabe oder geschachtelte Unteraufgaben die Aktion In Liste verschieben auslösen, werden die übergeordnete Aufgabe und alle Unteraufgaben und geschachtelten Unteraufgaben verschoben.
Wenn du "Heute" als Fälligkeitsdatum auswählst, ist es dynamisch und die Fälligkeitsdaten werden um 4 Uhr morgens ausgelöst, wenn keine bestimmte Zeit angegeben wird.
Verfügbare Auslöser
Die folgende Tabelle enthält eine Liste der verfügbaren Auslöser für die Automatisierung.
Automatisierungen, die durch Daten ausgelöst werden, verwenden die Zeitzone, die für die Person festgelegt wurde, die die Automatisierung erstellt hat. Wenn das Datum keine Uhrzeit hat, wird die Automatisierung um 4 Uhr morgens Ortszeit ausgelöst.
| Auslöser für Automatisierung | Beschreibung | Optionen |
| Mitarbeiter hinzugefügt |
Wenn ein Mitarbeiter zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Wenn mehrere Mitarbeiter ausgewählt sind, wird das Hinzufügen eines einzelnen Mitarbeiters die Automatisierung auslösen. Sie können wählen, dass der neue Mitarbeiter als Beobachter der Aufgabe, Aufgabenersteller, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Personenfeld fungiert. Das Hinzufügen eines Mitarbeiters über das Menü zur Aufgabenerstellung löst diese Automatisierung nicht aus. |
**Wenn ein Mitarbeiter hinzugefügt wird**: Wählen Sie jemanden, der Zugriff auf die Liste hat. |
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Mitarbeiter entfernt |
Wenn ein Mitarbeiter von einer Aufgabe entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Du kannst den/die entfernten Mitarbeiter als Beobachter der Aufgabe, als Ersteller der Aufgabe, als Auslöser der Automatisierung oder als benutzerdefiniertes Feld für eine Person auswählen. |
Wenn ein Mitarbeiter entfernt wird, um: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat |
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Kommentar wird hinzugefügt |
Wenn ein neuer Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Änderungen an benutzerdefinierten Feldern |
Wenn sich eine Änderung bei einem benutzerdefinierten Feld ergibt, wird eine Aktion ausgeführt. Optional, beschränke es darauf, nur auszulösen, wenn es von einem bestimmten Wert kommt oder zu einem bestimmten Wert wechselt. Änderungen an benutzerdefinierten Feldern, die auftreten, wenn eine Vorlage angewendet wird, lösen keine Automatisierungen aus. Du kannst private benutzerdefinierte Felder in Auslösern verwenden. |
Wenn sich ein benutzerdefiniertes Feld ändert: Wählen Sie aus den Optionen für das ausgewählte benutzerdefinierte Feld. Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen, wenn Sie möchten, dass die Automatisierung auf neu erstellte Aufgaben, Updates für bestehende Aufgaben oder beides angewendet wird. |
| Benutzerdefinierte Feldänderungen mit numerischen Formelfeldern |
Wenn sich der numerische Wert eines Formel benutzerdefinierten Feldes ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Um stattdessen diese Variablen zu verwenden:
Füge die Bedingung hinzu: |
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| Checklisten gelöst | Wenn alle Checklisten bei einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt | |
| Fälligkeitsdatum-Ankunft | Wenn ein Fälligkeitsdatum eintritt, wird eine Aktion durchgeführt Automatisierungen mit diesem Auslöser werden um 4 Uhr morgens Ortszeit am Fälligkeitsdatum aktiviert. |
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| Fälligkeitsdatum-Änderungen | Wenn sich ein Fälligkeitsdatum ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe wird diesem Speicherort hinzugefügt | Wenn eine vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe zu einem bestimmten Speicherort hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt | |
| Prioritätsänderung | Wenn sich eine Priorität bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Du kannst optional einstellen, dass der Auslöser nur aktiviert wird, wenn die Änderung von einer bestimmten Priorität kommt oder zu einer bestimmten Priorität wechselt. | Wenn eine Priorität ändert sich von: Wählen Sie aus jedem Prioritätslevel, einschließlich keiner Priorität |
| In diese Liste verschieben | Wenn eine Aufgabe verschoben wird zur Liste, die du automatisierst, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum-Ankunft | Wenn ein Startdatum für eine Aufgabe erreicht ist, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum-Änderungen | Wenn ein Startdatum sich ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Statusänderungen |
Wenn sich ein Status bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion durchgeführt. Optional beschränken, um nur auszulösen, wenn es von einem bestimmten Status kommt oder sich zu einem bestimmten Status ändert. Um einzelne Status zu spezifizieren, klicken Sie auf das Pfeil -Symbol rechts von der Statusgruppe. |
Wenn sich ein Status ändert von: Wählen Sie aus einem aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in Ihrer Liste
Zu: Wähle aus allen aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in deiner Liste |
| Unteraufgaben abgeschlossen |
Wenn alle Unteraufgaben einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt. Dieser Auslöser wird nur die Unteraufgaben direkt unter der übergeordneten Aufgabe lösen. |
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| Tags hinzugefügt |
Wenn eines der ausgewählten Tags zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Um zwei oder mehr Tags zum Auslösen einer Automatisierung zu benötigen, kannst du diesen Auslöser mit Bedingungen kombinieren. Die Tags müssen in der richtigen Reihenfolge auf die Aufgaben angewendet werden. Die Tags in der Bedingung müssen vor den in diesem Auslöser eingestellten Tags auf Aufgaben angewendet werden. |
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| Tags entfernt | Wenn eines der ausgewählten Tags von einer Aufgabe entfernt wird, findet eine Aktion statt |
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| Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe in der Liste erstellt wird, wird eine Aktion ausgeführt |
Standardmäßig löst jede erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung aus. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um nach Aufgaben zu filtern, die auf spezifische Weise erstellt wurden. |
| Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft wird, findet eine Aktion statt |
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| Erfasste Zeit | Wenn Zeit von einer bestimmten Person in einer Aufgabe erfasst wird, findet eine Aktion statt. |
Benutzer: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat |
| Änderungen am Aufgabentyp | Wenn ein Aufgabentyp geändert wird, wird eine Aktion ausgeführt. |
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| Aufgabe oder Unteraufgabe entsperrt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe freigegeben wird, wird eine Aktion ausgeführt |
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