Auslöser und Aktionen sind die beiden Schlüsselkomponenten einer Automatisierung. Auslöser starten die Automatisierung und führen zu einer Aktion. Aktionen sind die Änderungen, die Sie automatisieren möchten.
Bedingungen sind ein optionaler Teil von Automatisierungen, die mehr Präzision und Kontrolle bieten.
Erfahren Sie, wie Sie Trigger verwenden, um Automatisierungen zu erstellen, die Ihnen Klicks sparen!
Die Verfügbarkeit und Limits von Features sind je nach Plan und Benutzerrolle unterschiedlich. Weitere Informationen
Wie Auslöser funktionieren
Auslöser starten Automatisierungen. Sie können dies für Aufgaben, Unteraufgaben oder beides in einem bestimmten Space, Ordner oder einer Liste anwenden.
Du kannst Bedingungen zu deinen Auslösern hinzufügen, um zu filtern, welche Aufgaben deine Automatisierung starten.
Wenn du mehrere Automatisierungen mit demselben Auslöser hast, werden sie zur gleichen Zeit ausgelöst.
Verfügbare Auslöser
Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Automatisierungs-Auslöser auf. Um die entsprechenden Aktionen für diese Auslöser zu sehen, schau dir unseren Artikel Automatisierungsaktionen verwenden an.
Automatisierungen, die durch Daten ausgelöst werden, verwenden die Zeitzone, die für die Person festgelegt wurde, die die Automatisierung erstellt hat. Wenn das Datum keine Uhrzeit hat, wird die Automatisierung um 4 Uhr morgens Ortszeit ausgelöst.
| Auslöser für Automatisierung | Beschreibung | Optionen |
| Mitarbeiter hinzugefügt |
Wenn ein Mitarbeiter zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Wenn mehrere Mitarbeiter ausgewählt sind, wird das Hinzufügen eines einzelnen Mitarbeiters die Automatisierung auslösen. Du kannst den neuen Mitarbeiter als Aufgabenbeobachter, Aufgabenersteller, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Personenfeld auswählen. Das Hinzufügen eines Mitarbeiters über das Menü zur Aufgabenerstellung löst diese Automatisierung nicht aus. |
**Wenn ein Mitarbeiter hinzugefügt wird**: Wählen Sie jemanden, der Zugriff auf die Liste hat. |
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Mitarbeiter entfernt |
Wenn ein Mitarbeiter von einer Aufgabe entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Du kannst den entfernten Mitarbeiter als Aufgabenbeobachter, Aufgabenersteller, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Personenfeld auswählen. |
Wenn ein Mitarbeiter entfernt wird, um: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat |
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Kommentar wird hinzugefügt |
Wenn ein neuer Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Änderungen an benutzerdefinierten Feldern |
Wenn eine Änderung an einem benutzerdefinierten Feld vorgenommen wird, wird eine Aktion ausgeführt. Änderungen an benutzerdefinierten Feldern, die auftreten, wenn eine Vorlage angewendet wird, lösen keine Automatisierungen aus. Du kannst KI-Felder und private benutzerdefinierte Felder in Auslösern verwenden. |
Klicke auf Erweitert, um auszuwählen, ob die Automatisierung für neu erstellte Aufgaben, Aktualisierungen bestehender Aufgaben oder beides gilt. Du hast die Möglichkeit, mehrere Werte zum ausgewählten benutzerdefinierten Feld hinzuzufügen. Klicke auf das Dropdown Von unterhalb des ausgewählten Feldes. Wähle einen Wert oder klicke auf Hinzufügen/Bearbeiten, um einen neuen Wert zu erstellen. Zum Beispiel kannst du Beliebig auswählen, um den Auslöser zu erstellen: Wenn das ausgewählte benutzerdefinierte Feld von einem anderen benutzerdefinierten Feld wechselt, dann wird die Aktion ausgeführt. Du kannst auch das An -Dropdown anklicken. Du kannst einen Wert auswählen, auf +Option hinzufügen klicken, um einen benutzerdefinierten Wert hinzuzufügen, oder Erweiterte Einstellungen anklicken, um nach einem Benutzerdefinierten Feld zu suchen. |
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Benutzerdefinierte Feldänderungen mit numerischen Formelfeldern |
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| Checklisten gelöst | Wenn alle Checklisten bei einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt | |
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Datum ist vor/nach |
An diesem Datum wird eine Aktion stattfinden. Zum Beispiel, füge 10 Tage vor dem Fälligkeitsdatum einen Kommentar zu dieser Aufgabe hinzu und erwähne Beobachter. Automatisierungen mit diesem Auslöser werden um 4 Uhr morgens Ortszeit am Fälligkeitsdatum aktiviert. |
Standardmäßig sind die Variablen auf 1 Tag vor dem Startdatumeingestellt.Um diese Variablen zu bearbeiten:
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| Fälligkeitsdatum steht an | Wenn ein Fälligkeitsdatum eintritt, wird eine Aktion ausgeführt. Automatisierungen mit diesem Auslöser werden um 4 Uhr morgens Ortszeit am Fälligkeitsdatum aktiviert. |
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| Fälligkeitsdatum-Änderungen | Wenn sich ein Fälligkeitsdatum ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
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Jeden ... |
Wenn ein geplanter Tag und eine geplante Zeit eintreffen, wird eine Aktion auf alle Aufgaben in der Liste angewendet. Zum Beispiel jeden Donnerstag um 8:00 Uhr, lege ein benutzerdefiniertes Feld fest. Dieser Auslöser wird nicht bei geschlossenen oder fertiggestellten Aufgaben aktiviert. |
Wiederholen: Wähle einen Zeitplan für die Wiederholung der Aktion. Um: Wähle eine Zeit für die Durchführung der Aktion Beginnend am: Wähle einen Tag für die Durchführung der Aktion. Zeitzone: Standardmäßig ist dies die in Meine Einstellungen festgelegte Zeitzone. Endet: Wähle eine Zeit, zu der dieser Auslöser enden soll. Um Leistungsprobleme zu vermeiden, ist die Duplizieren-Aktion nicht verfügbar mit dem Jeder...-Auslöser. |
| Vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe wird diesem Speicherort hinzugefügt | Wenn eine vorhandene Aufgabe oder Unteraufgabe zu einem bestimmten Speicherort hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt | |
| Prioritätsänderung | Wenn sich eine Priorität bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional, nur auslösen, wenn sich die Priorität ändert. | Wenn eine Priorität sich ändert: Wähle aus allen Prioritätsstufen, einschließlich keiner Priorität. |
| In diese Liste verschieben | Wenn eine Aufgabe verschoben wird zur Liste, die du automatisierst, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum-Ankunft | Wenn ein Startdatum für eine Aufgabe erreicht ist, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Startdatum-Änderungen | Wenn ein Startdatum sich ändert, wird eine Aktion ausgeführt. | |
| Statusänderungen |
Wenn sich ein Status bei einer Aufgabe ändert, wird eine Aktion ausgeführt. Optional, löse nur aus, wenn der Status von oder zu einem bestimmten Status wechselt. Um einzelne Status zu spezifizieren, klicke auf das Pfeil -Symbol rechts von seiner Statusgruppe. |
Wenn sich ein Status ändert von: Wählen Sie aus einem aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in Ihrer Liste
Zu: Wähle aus allen aktiven, erledigten oder geschlossenen Status in deiner Liste |
| Unteraufgaben abgeschlossen |
Wenn alle Unteraufgaben einer Aufgabe gelöst sind, findet eine Aktion statt. Dieser Auslöser wird nur die Unteraufgaben direkt unter der übergeordneten Aufgabe lösen. |
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| Tags hinzugefügt |
Wenn eines der ausgewählten Tags zu einer Aufgabe hinzugefügt wird, wird eine Aktion ausgeführt. Um zwei oder mehr Tags zum Auslösen einer Automatisierung zu benötigen, kannst du diesen Auslöser mit Bedingungen kombinieren. Die Tags müssen in der richtigen Reihenfolge auf die Aufgaben angewendet werden. Die Tags in der Bedingung müssen vor den in diesem Auslöser eingestellten Tags auf Aufgaben angewendet werden. |
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| Tags entfernt | Wenn eines der ausgewählten Tags von einer Aufgabe entfernt wird, wird eine Aktion ausgeführt. |
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| Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe in der Liste erstellt wird, wird eine Aktion ausgeführt. |
Standardmäßig löst jede erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung aus. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um nach Aufgaben zu filtern, die auf spezifische Weise erstellt wurden. |
| Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe verknüpft wird in der Liste, wird eine Aktion stattfinden. |
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| Erfasste Zeit | Wenn Zeit von einer bestimmten Person in einer Aufgabe erfasst wird, findet eine Aktion statt. |
Benutzer: Wähle jeden, der Zugriff auf die Liste hat |
| Änderungen am Aufgabentyp | Wenn ein Aufgabentyp geändert wird, wird eine Aktion ausgeführt. |
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| Aufgabe oder Unteraufgabe entsperrt | Wenn eine Aufgabe oder Unteraufgabe freigegeben wird, wird eine Aktion stattfinden. |
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Verfügbare Chat-Auslöser
Die folgende Tabelle listet die verfügbaren Chat-Automatisierungs Auslöser auf. Diese Auslöser können nur in Chat-Kanälen zugegriffen und verwendet werden.
| Chat-Automatisierungs-Auslöser | Beschreibung | Optionen |
| Die Nachricht wird gepostet | Wenn eine Chat-Nachricht in einem Kanal gepostet wird, wird eine Aktion durchgeführt. | |
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Jeden ... |
Wenn ein geplanter Tag und eine geplante Zeit eintreffen, wird eine Aktion auf alle Aufgaben in der Liste angewendet. Zum Beispiel jeden Donnerstag um 8:00 Uhr, lege ein benutzerdefiniertes Feld fest. Dieser Auslöser wird nicht bei geschlossenen oder fertiggestellten Aufgaben aktiviert.
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Wiederholen: Wähle einen Zeitplan für die Wiederholung der Aktion. Um: Wähle eine Zeit für die Durchführung der Aktion Beginnend am: Wähle einen Tag für die Durchführung der Aktion. Zeitzone: Standardmäßig ist dies die in Meine Einstellungen festgelegte Zeitzone. Endet: Wähle eine Zeit, zu der dieser Auslöser enden soll. |