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Verwenden Sie Automatisierungsaktionen

Auslöser und Aktionen sind die zwei wesentlichen Bestandteile einer Automatisierung. Auslöser starten die Automatisierung und führen zu einer Aktion. Aktionen sind die Änderungen, die Sie automatisieren möchten.

Bedingungen sind ein optionaler Teil von Automatisierungen, die mehr Präzision und Kontrolle bieten.

Aktionen werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der Sie sie von oben nach unten zu jeder Automatisierung hinzufügen. Sie können Aktionen per Drag-and-Drop neu anordnen.

Screenshot einer Automatisierung.png

Was du wissen musst

Aktionen verstehen

Im Automatisierungsschema sind Aktionen das, was passiert, wenn eine Automatisierung ausgelöst wird. Wenn Sie mehrere Aktionen in einer Automatisierung haben, wird deren Reihenfolge bei der Ausführung der Automatisierung beachtet.

Verfügbare Aktionen

Aktion Beschreibung Zusätzliche Informationen
Einen Kommentar hinzufügen Fügen Sie einen Kommentar hinzu, der im Kommentarbereich der Aufgabe erscheinen wird.

 
Wende eine Vorlage an. Wenden Sie eine ausgewählte Aufgaben- oder Checklisten-Vorlage auf die Aufgabe an.

Wenn die angewendete Vorlage neue Unteraufgaben erstellt UND Sie den Trigger Aufgabe erstellen verwenden, kann eine Automatisierungsschleife beginnen. Um die Schleife zu beenden, deaktivieren Sie den Auslöser. 

Diese Aktion wird nicht für Aufgaben oder Unteraufgaben ausgelöst, die über eine Vorlage erstellt wurden.
Archiviere Aufgabe oder Unteraufgabe  Aufgabe oder Unteraufgabe archivieren.

 

 
Mitarbeiter verändern Ändern Sie den/die Mitarbeiter an einer Aufgabe.

Wenn die ClickApp Mehrere Mitarbeiter aktiviert ist, wird dieser Aktion ein Mitarbeiter hinzugefügt. Wenn die ClickApp nicht aktiviert ist, wird diese Aktion den vorhandenen Mitarbeiter ersetzen

 

Sie können wählen, dass der neue Mitarbeiter als Beobachter der Aufgabe, Aufgabenersteller, durch Automatisierung ausgelöst oder als benutzerdefiniertes Personenfeld fungiert. 

Sie können auch die Erweiterten Optionen manuell erweitern:

  • Mitarbeiter hinzufügen

  • Mitarbeiter entfernen

  • Neu zuweisen

  • Alle Mitarbeiter entfernen

 

Kombiniere diese Aktion mit einer anderen Aktion zum Verändern von Mitarbeitern, um deine Aufgaben in einer Automatisierung zu erledigen.

 
Fälligkeitsdatum ändern

Ändern Sie das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe. Sie können Ihr Fälligkeitsdatum als festen Wert einstellen, zum Beispiel Montag, den 7. Dez.

Oder Sie können es dynamisch einstellen, zum Beispiel 7 Tage nachdem die Automatisierung ausgelöst wurde.

Optionen für das Fälligkeitsdatum umfassen:

  • Tage nach dem Auslösedatum: Eine bestimmte Anzahl von Tagen nachdem die Automatisierung ausgelöst wurde.

  • Am Auslösedatum: Das Datum, an dem die Automatisierung ausgelöst wird.

  • Wählen Sie ein Datum: Wählen Sie ein spezifisches Datum.

  • Datum entfernen: Entfernen Sie das Fälligkeitsdatum von der Aufgabe, die die Automatisierung ausgelöst hat.

Sie können keine spezifische Fälligkeitszeit mit dieser Automatisierungsaktion festlegen.
Priorität ändern Ändern Sie die Priorität einer Aufgabe  
Startdatum ändern Ändern Sie das Startdatum einer Aufgabe.

Optionen für das Startdatum umfassen:

  • Tage nach dem Auslösedatum: Eine bestimmte Anzahl von Tagen nachdem die Automatisierung ausgelöst wurde.

  • Am Auslösedatum: Das Datum, an dem die Automatisierung ausgelöst wird. Wird die Automatisierung nach dem Fälligkeitsdatum ausgelöst, ist das Startdatum das Fälligkeitsdatum. 

  • Wählen Sie ein Datum: Wählen Sie ein spezifisches Datum.

  • Datum entfernen: Entfernen Sie das Startdatum von der Aufgabe, die die Automatisierung ausgelöst hat.

Sie können keine spezifische Startzeit mit dieser Automatisierungsaktion festlegen.
Status ändern Ändern Sie den Status einer Aufgabe.

Diese Aktion ändert den Status der Aufgabe, die die Automatisierung auslöst.

Für Aufgaben und Unteraufgaben in mehreren Listen verwendet diese Aktion die Statuswerte aus der Heimatliste der Auslöseraufgabe.

Damit eine Aktion zur Automatisierung einen Status aktualisieren kann, muss dieser Status in dem Workspace-Speicherort existieren, in dem die Automatisierung erstellt wird.
Tags ändern Tags für eine Aufgabe ändern.

  • Tag(s) hinzufügen

  • Tag(s) entfernen
Ändern Sie Beobachter Beobachter für eine Aufgabe ändern.

  • Beobachter hinzufügen

  • Beobachter entfernen

  • Alle Beobachter entfernen
Erstelle eine Unteraufgabe

Neue Unteraufgabe erstellen.

  • Übergeordnete Aufgabe

  • Aufgabenname

  • Vorlage (optional)

Wenn die Automatisierung durch eine geschachtelte Unteraufgabe auf der untersten Ebene ausgelöst wird, wird diese Aktion übersprungen.
Aufgabe erstellen Erstellen Sie eine neue Aufgabe.

  • Aufgabenname

  • Listenname

  • Vorlage (optional)

Wenn der Aufgabenname nicht angegeben wird, wird standardmäßig Aufgabe (erstellt durch Automatisierung) verwendet.  
Aufgabe oder Unteraufgabe löschen

Löschen Sie eine Aufgabe oder Unteraufgabe.

  
Zeit schätzen Schätze eine bestimmte Zeit für eine Aufgabe.  
Liste erstellen Erstellen Sie eine Liste in einem Ordner oder Space.  
Zur Liste verschieben Verschieben Sie die Aufgabe in eine ausgewählte Liste.
  • Überprüfe die Option Verschieben und in der aktuellen Liste belassen, um Aufgaben zu verschieben und sie wieder zur aktuellen Liste hinzuzufügen, indem du Aufgaben in mehreren Listen verwendest.
  • Wenn die Automatisierung durch eine übergeordnete Aufgabe oder geschachtelte Unteraufgaben ausgelöst wird, verschiebt sie die übergeordnete Aufgabe auf der obersten Ebene und alle übergeordneten Aufgaben und geschachtelten Unteraufgaben konvertieren in eine übergeordnete Aufgabe und sind nicht mehr mit der übergeordneten Aufgabe verknüpft.
Zur Liste hinzufügen Fügen Sie die Aufgabe einer ausgewählten Liste hinzu, indem Sie Aufgaben in mehreren Listen verwenden.

Unteraufgaben in mehreren Listen müssen aktiviert sein, wenn Sie diese Aktion bei einer Unteraufgabe verwenden möchten.
Benutzerdefiniertes Feld festlegen

Benutzerdefinierte Felder für eine Aufgabe festlegen. Wählen Sie das Feld und den Wert, den Sie hinzufügen möchten.

Du kannst private benutzerdefinierte Felder in Aktionen verwenden.

Optionen für benutzerdefinierte Datumsfelder enthalten:

  • Tage nach dem Auslösedatum: Eine bestimmte Anzahl von Tagen nachdem die Automatisierung ausgelöst wurde.

  • Am Auslösedatum: Das Datum, an dem die Automatisierung ausgelöst wird.

  • Felder vom Auslöser: Stelle das benutzerdefinierte Feld für das Datum aus der Aufgabe, die die Automatisierung ausgelöst hat, dynamisch ein, einschließlich:
    • Startdatum
    • Fälligkeitsdatum
    • Datum der Erstellung
    • Datum der Aktualisierung
    • Datum der Fertigstellung
    • Datum des Abschlusses
    • Benutzerdefiniertes Datumsfeld.

  • Wählen Sie ein Datum: Wählen Sie ein spezifisches Datum.

  • Datum entfernen: Entfernen Sie das Datum von der Aufgabe, die die Automatisierung ausgelöst hat.

Um Aktionen für mehr als einen ausgewählten Wert eines benutzerdefinierten Feldes auszulösen, musst du für jede Auswahl eines benutzerdefinierten Feldes eine eigene Automatisierung erstellen.
Aufgabentyp ändern Ändern Sie den Aufgabentyp.   
Zeit erfassen Zeiterfassung bei einer Aufgabe. Geben Sie die benötigte Zeit und die betreffenden Personen für die Zeiterfassung an.  
Webhook -Aufruf

Ermöglicht die Verbindung von ClickUp mit jeder Anwendung:

  • Fügen Sie die URL ein, die aufgerufen werden soll.

  • Wenn eine Aufgabe eine Automatisierung auslöst, senden wir die Aufgabendetails im Webhook-Datenpaket. Dies ermöglicht Ihnen einen einfachen Zugriff auf Daten aus ClickUp-Automatisierungen in Ihrer eigenen Anwendung!

Der bereitgestellte Webhook-Endpunkt muss umgehend mit einem erfolgreichen HTTP-Statuscode antworten. Wenn das Zeitlimit zu häufig überschritten wird, wird die Automatisierung deaktiviert.

Beispiel für eine Antwort mit allen verfügbaren Daten:

{
  "id": "3384a099-81b5-43b2-8420-8f9edfd0ae71:main",
  "trigger_id": "1f24a37e-4b61-448c-a40e-58b7dc843248",
  "date": "2022-12-26T21:08:38.205Z",
  "payload": {
    "id": "1234abcd",
    "custom_id": null,
    "name": "1",
    "text_content": null,
    "description": null,
    "status": {
      "id": "p90100014936_DVHYH917",
      "status": "complete",
      "color": "#6bc950",
      "orderindex": 1,
      "type": "closed"
    },
    "orderindex": "8616472.00000000000000000000000000000000",
    "date_created": "1672088914395",
    "date_updated": "1672088915998",
    "date_closed": "1672088915998",
    "archived": false,
    "creator": {
      "id": 12345678,
      "username": "User name",
      "color": "#04a9f4",
      "email": "user@company.com",
      "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg"
    },
    "assignees": [],
    "watchers": [
      {
        "id": 12345678,
        "username": "User name",
        "color": "#04a9f4",
        "initials": "SP",
        "email": "user@company.com",
        "profilePicture": "https://attachments.clickup.com/profilePictures/profilepic.jpg"
      }
    ],
    "checklists": [],
    "tags": [],
    "parent": null,
    "priority": null,
    "due_date": null,
    "start_date": null,
    "points": null,
    "time_estimate": null,
    "benutzerdefinierte Felder": [
      {
        "id": "eb4b1adc-9812-46d9-87e7-5e02fce1efa4",
        "name": "E-Mail benutzerdefiniertes Feld",
        "type": "email",
        "type_config": {},
        "date_created": "1643750549355",
        "hide_from_guests": false,
        "required": null
      },
      {
        "id": "d25baffa-c7e5-4b90-9012-777b02eba8d2",
        "name": "Nummer benutzerdefiniertes Feld",
        "type": "number",
        "type_config": {},
        "date_created": "1644356101853",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "fa884ea1-ff19-41aa-a3b4-cabe31f9075b",
        "name": "Datum benutzerdefiniertes Feld",
        "type": "date",
        "type_config": {},
        "date_created": "1671600506040",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "50cba3f9-ba0b-474d-9a00-a92adc4e3746",
        "name": "Label benutzerdefiniertes Feld",
        "type": "labels",
        "type_config": {
          "options": [
            {
              "id": "79e5e9f8-b20d-412b-89a2-50f793a6be5b",
              "label": "1",
              "color": null
            },
            {
              "id": "9b9570c5-fef3-4702-9c31-c150dcf66853",
              "label": "2",
              "color": null
            },
            {
              "id": "c07263ab-5fb7-4fba-bc54-e0a4a7fce8a6",
              "label": "3",
              "color": null
            },
            {
              "id": "68373c62-894b-4273-b6aa-6e7a06491324",
              "label": "4",
              "color": null
            },
            {
              "id": "1d67aa21-a634-4818-95ba-de4b2119ebaf",
              "label": "5",
              "color": null
            }
          ]
        },
        "date_created": "1648079683549",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      },
      {
        "id": "a821d5c1-3800-4035-9ed5-30f1ab932e84",
        "name": "Netzwerktage",
        "type": "formula",
        "type_config": {},
        "date_created": "1648662130631",
        "hide_from_guests": false,
        "required": false
      }
    ],
    "dependencies": [],
    "linked_tasks": [],
    "team_id": "1234567",
    "url": "https://app.clickup.com/t/1234abcd",
    "Liste": {
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      "name": "List",
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      "name": "hidden",
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      "id": "90100034567",
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    },
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    }
  }
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