Introdução às automações

Automatize seus fluxos de trabalho para poupar tempo e aumentar a produtividade! Você pode configurar as automações com ações e gatilhos personalizados para automatizar uma variedade de trabalhos, como definir uma nova data de vencimento quando houver uma alteração de status.

Você pode navegar pelos nossos modelos na biblioteca de automações ou criar suas próprias automações personalizadas. Você também pode configurar integrações entre a ClickUp e outros aplicativos.

Você pode definir responsáveis ou seguidores em todas as tarefas em um espaço, uma pasta ou uma lista utilizando os atalhos de automação.

Captura de tela de uma automação.

As automações também se aplicam a tarefas e subtarefas criadas ou atualizadas por meio da nossa API e do nosso aplicativo móvel.

O que você vai precisar

  • O administrador ou proprietário do espaço de trabalho precisa habilitar o ClickApp de Automação.
  • Convidados não podem configurar automações.
  • O número total de automações ativas que você pode ter no espaço de trabalho depende do plano:
    • Free Forever: 50 automações ativas no total.
    • Unlimited: 500 automações ativas no total.
    • No plano Business e nos superiores: automações ativas ilimitadas.
  • O número de ações que podem ser concluídas por mês depende do plano:
    • Free Forever: 100 ações/mês
    • Unlimited: 1.000 ações/mês.
    • Business: 10.000 ações/mês. 
    • Business Plus: 25.000 ações/mês. 
    • Enterprise: 250.000 ações/mês. 
  • O limite de ações é redefinido no primeiro dia do mês (PST).
  • E-mails de alerta de uso são enviados ao proprietário e ao administrador do espaço de trabalho quando o uso das automações está em 90% e acima de 100%.
  • Nos planos Business Plus e Enterprise, é possível comprar mais ações de automação.
  • As ações de webhook e as integrações de automação estão disponíveis a partir do plano Business.

Habilitar o ClickApp de Automação

Por predefinição, o ClickApp de Automação está habilitado para novos Espaços de trabalho. Somente proprietários e administradores de Espaços de trabalho podem gerenciar ClickApps.

Se o ClickApp de Automação não estiver habilitado ou se você não tiver acesso às configurações, o botão no canto superior direito estará rotulado como Personalizar em vez de Automatizar

Para habilitar automações no espaço de trabalho:

  1. No canto superior direito, clique no menu de ações rápidas.

  2. Selecione ClickApps.

  3. Procure ou pesquise por Automação.

  4. Clique no botão para habilitar Automação.

As automações são baseadas em localização e afetam todas as tarefas abaixo delas na hierarquia. Por exemplo, se você criar uma automação no nível de Lista, ela afetará somente as tarefas dentro desta Lista específica. No entanto, se você criar uma automação no nível de Pasta, ela afetará todas as tarefas em todas as listas dentro da Pasta.

As automações não são processadas em uma ordem específica, mas as ações de cada automação são realizadas em sequência.

Gatilhos, Condições e Ações

Toda automação consiste em um gatilho e uma ação. Nos espaços de trabalho dos planos Business e superiores, é possível usar condições e várias ações em suas automações.

  • Os gatilhos são eventos que dão início a uma automação. Eles podem ser aplicados a uma tarefa, uma subtarefa ou a ambas.

  • As condições são critérios que devem ser verdadeiros para que a automação seja iniciada.

  • As ações são os eventos que a automação inicia depois do gatilho.

Captura de tela de uma automação personalizada com uma condição.

Criar uma automação

Para criar uma automação:

  1. Abra o espaço, a pasta ou a lista em que deseja aplicar a automação.
  2. No canto superior direito, clique em Automações
  3. Selecione um tipo de automação. Você também pode usar a IA ClickUp para criar sua automação.

    Consulte nosso artigo Introdução à ClickUp Brain para saber mais sobre como comprar e usar a IA.

Os seguintes tipos de automação estão disponíveis:

  • Modelos: servem para explorar as ações e os gatilhos predefinidos. É possível personalizá-los ou usá-los sem fazer alterações.

  • Personalizadas: são úteis para chegar a um resultado específico e se você já sabe como as automações funcionam. Com automações personalizadas, você também pode adicionar condições e definir mais de uma ação.

  • Integrações: são úteis quando a automação está relacionada a outros aplicativos. As seguintes integrações estão disponíveis:

  • Automações de responsável e seguidor: use esse tipo de automação para definir um responsável ou seguidor específico para todas as novas tarefas e subtarefas em uma lista, uma pasta ou um espaço:

    1. Na barra lateral, passe o cursor sobre a lista, a pasta ou o espaço.
    2. Clique no ícone de reticências …
    3. Clique no ícone de pessoa para escolher um responsável ou seguidor e defini-lo para todas as novas tarefas nessa localização.

      Captura de tela das automações de responsável e seguidor nas configurações de automação de um espaço.

Para excluir ou desabilitar uma Automação:

    1. Abra a guia Gerenciar.
    2. Passe o cursor sobre qualquer Automação e clique no ícone de Lixeira para excluí-la ou no botão de alternância para desabilitá-la. 
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