Os acionadores e as ações são as duas partes principais de uma automação. Os Gatilhos iniciam a Automação e resultam em uma Ação. Ações são as alterações que você deseja automatizar.
As Condições são uma parte opcional das Automações que adicionam mais precisão e controle.
Aprenda como usar Gatilhos para criar Automações que economizarão seus cliques!
O que você vai precisar
- O administrador ou proprietário do espaço de trabalho precisa habilitar o ClickApp de Automação.
- Convidados não podem configurar automações.
- O número total de automações ativas que você pode ter no espaço de trabalho depende do plano:
- Free Forever: 5 automações ativas no total.
- Unlimited: 500 automações ativas no total.
- No plano Business e nos superiores: automações ativas ilimitadas.
- O número de ações que podem ser concluídas por mês depende do plano:
- Free Forever: 100 ações/mês
- Unlimited: 1.000 ações/mês.
- Business: 10.000 ações/mês.
- Business Plus: 25.000 ações/mês.
- Enterprise: 250.000 ações/mês.
- O limite de ações é redefinido no primeiro dia do mês (PST).
- E-mails de alerta de uso são enviados ao proprietário e ao administrador do espaço de trabalho quando o uso das automações está em 90% e acima de 100%.
- Nos planos Business e superiores, é possível comprar mais ações de automação.
- As ações de webhook e as integrações de automação estão disponíveis a partir do plano Business.
Como os gatilhos funcionam
Gatilhos iniciam Automações. Eles podem ser aplicados a tarefas, subtarefas ou ambos em um Espaço, Pasta ou Lista específicos.
Você pode adicionar Condições aos seus Gatilhos para filtrar quais tarefas iniciarão sua Automação. Todas as Condições devem ser definidas nas tarefas antes que possam acionar Automações.
Se você tiver várias Automações com o mesmo Gatilho, elas serão acionadas ao mesmo tempo
Gatilhos para tarefas ou subtarefas
Por padrão, as Automações serão disparadas tanto por tarefas quanto por subtarefas. Você também pode optar por disparar suas Automações apenas por tarefas ou apenas por subtarefas.
Quando as Automações são acionadas por subtarefas, elas também serão acionadas por subtarefas agrupadas.
A Ação de Criar uma subtarefa só funcionará se a subtarefa que dispara a Automação não for a subtarefa mais baixa.
Por exemplo: se você usar 7 níveis de subtarefas aninhadas e uma subtarefa aninhada sob 6 outras tarefas atender ao Gatilho e às Condições, a Automação não criará uma subtarefa.
Quando uma subtarefa ou subtarefa agrupada acionar a Ação de Mover para Lista, a tarefa pai de nível superior e todas as subtarefas e subtarefas agrupadas serão movidas.
Selecionar Hoje como data final é dinâmico e as datas finais dispararão às 4 da manhã, a menos que um horário específico seja fornecido.
Acionadores disponíveis
A tabela a seguir lista os Gatilhos de Automação disponíveis.
Automações disparadas por datas utilizam o fuso horário definido para a pessoa que criou a Automação. Se a data não tiver um horário, a Automação será disparada às 4 da manhã no horário local.
| Gatilho de Automação | Descrição | Opções |
| Responsável adicionado |
Quando um responsável é adicionado a uma tarefa, uma Ação será executada. Se vários responsáveis forem selecionados, adicionar um único responsável acionará a Automação. Você pode escolher os novos responsáveis para serem o observador da tarefa, criador da tarefa, disparador de Automação, ou um Campo Personalizado de Pessoa. Adicionar um responsável pelo menu de criação de tarefa não acionará esta Automação. |
Quando um responsável é adicionado a: Escolha qualquer pessoa que tenha acesso à Lista |
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Responsável removido |
Quando um responsável por uma tarefa é removido, uma Ação ocorrerá. Você pode escolher os responsáveis removidos para serem o observador da tarefa, criador da tarefa, disparado por Automação ou um Campo Personalizado de Pessoa. |
Quando um responsável é removido para: Escolha qualquer pessoa que tenha acesso à Lista |
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O comentário foi adicionado |
Quando um novo comentário é adicionado a uma tarefa, uma Ação será executada. | |
| Alterações de campo personalizado |
Quando a mudança relacionada ocorre em um Campo Personalizado, uma Ação será realizada. Opcionalmente, limite para acionar apenas se estiver vindo de ou mudando para um determinado valor. Mudanças em Campo Personalizado que ocorrem quando um modelo é aplicado não dispararão nenhuma Automação. |
Quando um campo personalizado muda de: Selecione uma das opções para o campo personalizado selecionado. Abra as configurações Avançadas se desejar que a Automação seja aplicada a tarefas recém-criadas, atualizações em tarefas existentes ou ambas. |
| Mudanças no Campo Personalizado usando Campos de Fórmula numéricos |
Quando o valor numérico de um campo personalizado de Fórmula muda, uma Ação será realizada. Para usar essas variáveis em vez disso:
Adicione a Condição: |
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| Todas as checklists resolvidas | Quando todas as checklists em uma tarefa forem resolvidas, uma Ação será executada | |
| Chegada da data final | Quando uma data final chegar, uma Ação será realizada Automações com este Gatilho serão ativadas às 4 da manhã, horário local, na data final. |
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| Alterações na data de vencimento | Quando uma data final muda, uma ação ocorrerá. | |
| A tarefa ou subtarefa existente é adicionada a esta localização | Quando uma tarefa ou subtarefa existente é adicionada a um local específico, uma ação ocorrerá | |
| Alterações de prioridade | Quando uma prioridade muda em uma tarefa, uma ação ocorrerá. Opcionalmente, limite para disparar apenas se estiver vindo de ou mudando para uma certa prioridade. | Quando uma prioridade muda de: Escolha entre qualquer nível de prioridade, incluindo nenhuma prioridade |
| Mova para esta Lista | Quando uma tarefa é movida para a lista que você está automatizando, uma Ação será realizada. | |
| Chegada da data de início | Quando uma data de início chega em uma tarefa, uma ação ocorrerá. | |
| Alterações na data de início | Quando a data de início é alterada, uma Ação será realizada. | |
| Alterações de status |
Quando um status é alterado em uma tarefa, uma Ação será executada. Opcionalmente, limite apenas para disparar se estiver vindo ou mudando para um determinado status. Para especificar status individuais, clique no ícone caret à direita do grupo de status. |
Quando um status muda de: Escolha entre qualquer status ativo, concluído ou fechado em sua lista
Para: Escolha entre qualquer status ativo, concluído ou fechado em sua lista |
| Subtarefas resolvidas |
Quando todas as subtarefas forem resolvidas em uma tarefa, ocorrerá uma ação. Este gatilho só resolverá as subtarefas diretamente abaixo da tarefa pai. |
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| Tags adicionadas |
Quando qualquer uma das etiquetas selecionadas é adicionada a uma tarefa, uma Ação será realizada. Para exigir que duas ou mais tags acionem uma automação, você pode combinar esse acionador com condições. As etiquetas devem ser aplicadas às tarefas em ordem. As etiquetas na Condição devem ser aplicadas às tarefas antes das etiquetas definidas neste Gatilho. |
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| Etiquetas removidas | Quando qualquer uma das tags selecionadas for removida de uma tarefa, ocorrerá uma ação |
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| Tarefa ou subtarefa criada | Quando uma tarefa ou subtarefa é criada na Lista, uma Ação ocorrerá |
Por padrão, qualquer tarefa ou subtarefa criada acionará a automação. Use as caixas de seleção para filtrar as tarefas que foram criadas de maneiras específicas. |
| Tarefa ou subtarefa vinculada | Quando uma tarefa ou subtarefa for vinculada na lista, uma ação será executada |
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| Tempo rastreado | Quando o tempo for monitorado por uma pessoa específica em uma tarefa, ocorrerá uma ação. |
Usuário: Escolha qualquer pessoa que tenha acesso à lista |
| Alterações do tipo de tarefa | Quando um tipo de tarefa for alterado, ocorrerá uma ação. |
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| Tarefa ou subtarefa desbloqueada | Quando uma tarefa ou subtarefa for desbloqueada, ocorrerá uma ação |
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