Usar ações de automação

Os acionadores e as ações são as duas partes principais de uma automação. Os acionadores iniciam a automação e resultam em uma ação. Ações são as alterações que você deseja automatizar.

Condições são uma parte opcional das Automações que adicionam mais precisão e controle.

As ações são executadas na ordem em que você as adiciona a cada Automação, de cima para baixo. Você pode arrastar e soltar Ações para reordená-las.

Captura de tela de uma Automação.png

O que você vai precisar

  • O administrador ou proprietário do espaço de trabalho precisa habilitar o ClickApp de Automação.
  • Convidados não podem configurar automações.
  • O número total de automações ativas que você pode ter no espaço de trabalho depende do plano:
    • Free Forever: 5 automações ativas no total.
    • Unlimited: 500 automações ativas no total.
    • No plano Business e nos superiores: automações ativas ilimitadas.
  • O número de ações que podem ser concluídas por mês depende do plano:
    • Free Forever: 100 ações/mês
    • Unlimited: 1.000 ações/mês.
    • Business: 10.000 ações/mês. 
    • Business Plus: 25.000 ações/mês. 
    • Enterprise: 250.000 ações/mês. 
  • O limite de ações é redefinido no primeiro dia do mês (PST).
  • E-mails de alerta de uso são enviados ao proprietário e ao administrador do espaço de trabalho quando o uso das automações está em 90% e acima de 100%.
  • Planos Business e superiores podem adquirir mais Ações de Automação.
  • As ações de webhook e as integrações de automação estão disponíveis a partir do plano Business.
  • Há um limite de 6 ações por Automação.

Entenda Ações

No esquema de Automação, Ações são o que acontece quando uma Automação é ativada. Se você tiver várias Ações em uma Automação, a ordem delas será seguida quando a Automação for executada.

Ações disponíveis

Ação Descrição Informações adicionais
Adicione um comentário Adicione um comentário que aparecerá na seção de comentários da tarefa.

 

Aplicar um modelo Aplique uma tarefa selecionada ou um modelo de lista de verificação à tarefa.

Se o modelo aplicado criar novas subtarefas E você estiver usando o gatilho de criar tarefa, um loop de Automação pode começar. Para encerrar o ciclo, desative o gatilho. 

Esta ação não será executada para tarefas ou subtarefas que foram criadas por meio de um modelo.

Arquivar tarefa ou subtarefa  Arquive a tarefa ou subtarefa.

 

 

Alterar responsávels Altere o(s) responsável(eis) por uma tarefa.

Quando o ClickApp Vários Responsáveis está ativado, esta Ação adicionará o responsável. Quando o ClickApp não está ativado, esta Ação substituirá o responsável existente

 

Você pode escolher os novos responsáveis para serem o observador da tarefa, criador da tarefa, disparador de Automação, ou um Campo Personalizado de Pessoa. 

Você também pode expandir as opções Avançadas para manualmente:

  • Adicionar responsável ou responsáveis

  • Remover responsável ou responsáveis

  • Reatribuir

  • Remover todos os responsáveis

 

Combine isso com outra Ação de Mudar Responsável para organizar suas tarefas em uma única Automação.

 

Alterar data final

Alterar a data final de uma tarefa. Você pode definir sua data final como estática, por exemplo, segunda-feira, 7 de dez.

Ou você pode configurá-la como dinâmica, por exemplo, 7 dias após a Automação ser acionada.

As opções de data de vencimento incluem:

  • Dias após a data de gatilho: Um determinado número de dias após a Automação ser acionada.

  • Na data de gatilho: A data em que a Automação é ativada.

  • Escolha uma data: Selecione uma data específica.

  • Remover data: Remova a data final da tarefa que ativou a Automação.

Você não pode definir uma data de vencimento específica usando essa Automation Action.

Alterar prioridade Alterar a prioridade de uma tarefa  
Alterar data de início Altere a data de início de uma tarefa.

As opções de data de início incluem:

  • Dias após a data de gatilho: Um determinado número de dias após a Automação ser acionada.

  • Na data de acionamento: A data em que a Automação é acionada. Se a Automação for acionada após a data final, a data de início será a data final. 

  • Escolha uma data: Selecione uma data específica.

  • Remover data: Remova a data de início da tarefa que acionou a Automação.

Você não pode definir uma hora de início específica usando essa Automation Action.

Mudar status Alterar o status de uma tarefa.

Esta Ação altera o status da tarefa que aciona a Automação.

Para tarefas e subtarefas em múltiplas listas, esta Ação usa os status da lista principal da tarefa disparadora.

Para que uma Ação de Automação atualize um status, esse status deve existir no local do Espaço de Trabalho onde a Automação está sendo criada.

Alterar etiquetas Altere as etiquetas em uma tarefa.
  • Adicionar etiqueta(s)

  • Remover etiquetas

Alterar seguidores Altere os observadores de uma tarefa.
  • Adicionar seguidor(es)

  • Remover seguidor(es)

  • Remover todos os observadores
Criar uma subtarefa

Crie uma nova subtarefa.

  • Tarefa pai

  • Nome da tarefa

  • (opcional)

Se a automação for acionada por uma subtarefa aninhada no nível mais baixo, essa ação será ignorada.

Criar uma tarefa Crie uma nova tarefa.
  • Nome da tarefa

  • Nome da lista

  • (opcional)

Se o nome da tarefa for deixado em branco, ele será definido automaticamente como Tarefa (criada a partir da Automação).  

Excluir tarefa ou subtarefa

Excluir uma tarefa ou subtarefa.

 
Estimar tempo Estime uma quantidade específica de tempo para uma tarefa.  
Criar uma lista Crie uma lista em uma pasta ou espaço.  
Mover para Lista Mova a tarefa para uma Lista escolhida.
  • Marque a opção Mover e manter na lista atual para mover tarefas e adicioná-las de volta à lista atual usando Tarefas em Múltiplas Listas.
  • Se a Automação for acionada por uma subtarefa ou subtarefa agrupada, ela moverá a tarefa pai de nível superior e todas as subtarefas e subtarefas agrupadas se converterão em uma tarefa pai, deixando de estar vinculadas à tarefa pai.
Adicionar à Lista Adicione a tarefa a uma Lista escolhida usando Tarefas em Múltiplas Listas.

As subtarefas em múltiplas listas devem ser habilitadas se você quiser usar esta Ação em uma subtarefa.

Definir campo personalizado

Definir Campos Personalizados em uma tarefa. Escolha o campo e o valor que deseja adicionar.

Você pode usar Campos personalizados privados em Ações.

As opções do campo personalizado de data incluem:

  • Dias após a data de gatilho: Um determinado número de dias após a Automação ser acionada.

  • Na data de gatilho: A data em que a Automação é ativada.

  • Campos do acionador: Defina dinamicamente o campo personalizado de data da tarefa que acionou a automação, incluindo:
    • Data de início
    • Data final
    • Data de criação
    • Data de atualização
    • Data de conclusão
    • Data de encerramento
    • Qualquer campo personalizado de data.
  • Escolha uma data: Selecione uma data específica.

  • Remover data: Remova a data da tarefa que acionou a Automação.

Para acionar ações com base em mais de um valor de campo personalizado selecionado, você precisará criar uma automação separada para cada seleção de campo personalizado

Alterar o tipo de tarefa Altere o tipo de tarefa.   
Rastrear tempo Registre o tempo em uma tarefa. Especifique a quantidade de tempo e para quem ela deve ser rastreada.  
Chamada de Webhook

Permite que você conecte o ClickUp a qualquer aplicativo:

  • Cole o URL que você deseja chamar.

  • Quando uma tarefa Aciona uma Automação, enviaremos os detalhes da tarefa no payload do webhook. Isso permite que você acesse facilmente dados das Automações do ClickUp em sua própria aplicação!

O endpoint do webhook fornecido deve resolver prontamente com um código de status HTTP bem-sucedido. Se o tempo limite for excedido em muitas ocorrências, a Automação será desativada.

Exemplo de resposta com todos os dados disponíveis:

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