Reutiliza tareas creando y aplicando plantillas de tareas. Optimiza procesos, eventos, informes de errores y cualquier otro trabajo que realices regularmente. 

Lo que necesitarás

• Las plantillas de tareas están disponibles en cada plan.
• Los invitados tienen acceso a plantillas para tareas, documentos, vistas, listas de control y Pizarras.
• Todos, incluidos los invitados con permisos de edición o edición completa, pueden crear, editar, aplicar y eliminar plantillas de tareas.

Crea una plantilla de tarea

Para crear una nueva plantilla de tarea:

1. Abre una tarea y en la esquina superior derecha, haz clic en el icono de elipsis ....
2. Selecciona Plantillas.
3. Haz clic en Guardar como plantilla.
4. Elija un nombre, agregue una descripción y seleccione las configuraciones de uso compartido.
5. Elige tus opciones de Importación.
6. En la esquina inferior derecha, haz clic en Guardar plantilla.

Opciones de importación

Al crear una plantilla de tarea, puedes elegir Importar todo o Personalizar los elementos incluidos. 

Si seleccionas Importar todo, la plantilla de tarea incluirá todos los detalles de la tarea cuando la apliques.

Si seleccionas Personalizar elementos incluidos, puedes elegir lo que incluirá la plantilla entre las siguientes opciones:

Aplica una plantilla de tarea

Repite procesos aplicando plantillas de tareas. Una vez aplicada una plantilla de tarea, no se puede deshacer. Descubre nuestro curso sobre cómo Aplicar una Plantilla de Tarea Usando Automatización en la Universidad de ClickUp.

Para aplicar una plantilla de tarea:

1. Abre una tarea y en la esquina superior derecha, haz clic en el icono de elipsis ....
2. Selecciona Plantillas.
3. Haz clic en Explorar plantillas.
4. Buscar una plantilla. También puedes filtrar plantillas de tareas usando la barra lateral izquierda.
5. Hay dos maneras de aplicar la plantilla:
   • Selecciona una plantilla de tarea. Elige personalizar qué información deseas incluir al aplicar la plantilla y haz clic en Usar plantilla para finalizar.
   • Añade inmediatamente la plantilla a tu tarea pasando el cursor sobre la plantilla y haciendo clic en Uso rápido. La descripción de la tarea, subtareas, etiquetas, adjuntos y listas de control se combinarán en esta tarea. Las personas asignadas, seguidores, prioridad, fechas de inicio y fechas límite serán reemplazados en esta tarea por la plantilla. Usar la opción Uso rápido creará la tarea en la Lista donde la plantilla fue creada originalmente. 

También puedes crear una Automatización para aplicar una plantilla cada vez que se crea una nueva tarea para evitar la necesidad de trabajo adicional. Tu Automatización debe usar el siguiente desencadenante y acción:

• Desencadenante: Selecciona Cuando se crea una tarea o subtarea. 
  • Para aplicar plantillas solo a tareas, en la columna Desencadenante, haz clic en el desplegable Tareas o subtareas y selecciona Tareas. 
• Creado por: Por defecto, cualquier tarea o subtarea creada desencadenará la Automatización. Usa las casillas de selección para filtrar las tareas que fueron creadas de maneras específicas.
  • Las plantillas no se pueden aplicar a tareas o subtareas que fueron creadas por una plantilla. 
• Acción: Selecciona Aplicar una plantilla, luego en el desplegable Plantilla, selecciona una plantilla. 

Emplea los comandos /Slash para aplicar plantillas de tareas

Para aplicar una plantilla de tarea empleando Comandos /Slash:

1. Escriba /temp en el título o descripción de una tarea.
2. Elige una de las plantillas recientemente utilizadas o escribe el nombre de una plantilla de tarea para buscarla.
   
   • También puedes utilizar las flechas arriba y abajo de tu teclado para seleccionar entre las plantillas usadas recientemente.
3. Haz clic en Explorar para buscar en el Centro de plantillas otras plantillas de tareas.
4. Presiona Enter.

El comando de barra inclinada /Slash Command también está disponible al crear una nueva tarea en vista Lista, vista Tablero, vista Calendario, vista Línea de tiempo, vista Equipo, vista Pizarra y vista Carga de trabajo.

Actualizar una plantilla de tarea

Actualiza las plantillas de tareas para mantenerlas al día con tus procesos. Una vez actualizada una plantilla de tarea, no se puede revertir a su estado anterior.

Para actualizar una plantilla de tarea:

1. Aplica una plantilla a una tarea existente o nueva.
2. Realiza cualquier cambio y actualización en la tarea.
3. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de elipsis ....
4. Selecciona Plantillas.
5. Haz clic en Actualizar plantilla existente.
6. Busca y selecciona la plantilla existente que deseas actualizar.
7. Haz clic en Siguiente.
   • Puedes cambiar el nombre de tu plantilla y actualizar sus opciones de compartir e Importar.
8. En la parte inferior derecha, haz clic en Almacenar.

Establecer una plantilla de tarea predeterminada para una lista

Aplica automáticamente una plantilla a todas las nuevas tareas creadas en una Lista.

Eliminar una plantilla de tarea

Elimina las plantillas de tarea que ya no necesites. Una vez que se elimina una plantilla de tarea, no se puede recuperar.

Para eliminar una plantilla de tarea:

1. Abre una tarea y en la esquina superior derecha, haz clic en el icono de elipsis ....
2. Selecciona Plantillas, luego Explorar Plantillas.
3. Haz clic en la plantilla de tarea.
4. En la esquina superior izquierda, junto al nombre de la plantilla, haz clic en el icono de elipsis ... .
5. Haz clic en Eliminar.

Cambio de fechas límite de las subtareas

Habilita el ClickApp de Remapeo de Fechas Límite de Subtareas para cambiar automáticamente las fechas límite de las subtareas en la misma cantidad que se cambia su tarea principal.

Por ejemplo, si atrasas la fecha límite de la tarea principal cinco días, todas las fechas de las subtareas también se atrasarán cinco días.

Reasigna fechas al aplicar plantillas

Cuando creas una plantilla de Espacio, Carpeta o Lista, puedes elegir guardar las fechas de inicio y vencimiento de sus tareas al configurar las opciones de importación de la plantilla.

Al aplicar la plantilla, puedes elegir usar las fechas de inicio y vencimiento originales de la tarea o reconfigurarlas. En lugar de actualizar manualmente cada tarea, todas tus tareas se actualizarán cuando se aplique la plantilla.