Elimina el trabajo administrativo en elementos repetitivos como informes semanales, agendas de reuniones de equipo y actualizaciones de clientes o consumidores con tareas periódicas.
Lo que necesitarás
- Las tareas periódicas están disponibles en cada plan de ClickUp.
- Con un plan de pago, puedes hacer visibles todas las tareas recurrentes futuras. Más información.
- Todos, incluidos invitados, pueden crear tareas periódicas.
Tareas periódicas
Puedes configurar tareas para que se repitan en intervalos regulares con horarios personalizables, recurrencia y opciones de tareas.
Fechas límite
Las tareas periódicas utilizan la fecha límite como la fecha en que la tarea se repetirá.
Fechas de inicio
Puedes establecer una fecha de inicio para tu tarea periódica desde el campo Fecha de inicio .
La fecha de inicio siempre se repetirá el mismo número de días antes de la fecha límite.
Horas de inicio y vencimiento
También puedes establecer una hora para la creación de la tarea periódica desde el campo Agregar hora.
Si no se establece una hora recurrente, la tarea se repetirá a las 11 p. m. en la zona horaria del usuario que haya configurado la programación recurrente.
Cerrando una tarea periódica
Cuando marcas una tarea periódica como completada antes de la fecha límite, la tarea se repetirá inmediatamente.
La siguiente instancia de la tarea se crea inmediatamente, de acuerdo con los ajustes periódicos de la tarea.
Si prefieres que la próxima instancia se cree en la fecha prevista en lugar de cuando se complete o cierre, puedes utilizar la opción Según el calendario.
Muestra las tareas periódicas en tu Calendario
En los planes pagos, puedes mostrar instancias futuras de tareas periódicas en las vistas de Calendario.
Para ver tareas periódicas Cerradas en una vista Calendario, los ajustes de la tarea periódica deben tener una fecha especificada y usar la opción Crear nueva tarea .
Tareas en varias listas
Tareas en múltiples listas que se repiten y crean una nueva tarea solo lo harán en su lista principal.
Cuando las personas dejen tu entorno de trabajo
Las tareas periódicas asignadas o creadas por personas que ya no forman parte de los ajustes de tu entorno de trabajo permanecen sin cambios. La tarea continuará repitiéndose en la cadencia establecida.
Limitaciones de las tareas periódicas
- Las tareas con 500 o más subtareas, incluyendo subtareas anidadas, archivadas y cerradas, no se repetirán y se eliminarán los ajustes periódicos de la tarea.
- El número total de subtareas incluye subtareas anidadas, archivadas y cerradas.
- Para habilitar la recurrencia, mueve o elimina subtareas hasta tener menos de 500, luego configura tus ajustes de recurrencia.
- El tiempo registrado no se transfiere a las nuevas tareas en tareas periódicas.
- Las tareas periódicas no crean instancias en el pasado.
- Las tareas con configuraciones periódicas en Listas, Carpetas o Espacios archivados no se repetirán.
Configura una tarea periódica
Para configurar una tarea recurrente, puedes crear una nueva tarea o utilizar una tarea existente.
Si utilizas una tarea existente, esta debe estar en estado No iniciada, Activa o Finalizada. Las tareas con estado Cerrado no se repetirán.
Para configurar una tarea existente para que se repita:
- Haz clic en el campo de fechas sobre la descripción de la tarea.
- Desde la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo modal, haz clic en Establecer recurrente.
- Selecciona una fecha en el calendario o ingrésala en el campo Fecha límite . Puedes establecer fechas límite usando lenguaje natural.
- Configura tu calendario recurrente.
- Elige cuándo debe repetirse la tarea.
- Elige tus opciones de tarea preferidas.
- Haz clic en Guardar para crear tu tarea periódica.
Ajustes de tareas periódicas
La siguiente tabla describe los ajustes disponibles para las tareas periódicas:
| Grupo de ajustes | Ajuste | Descripción |
| Programar | Diariamente | Se repite todos los días con la opción de omitir los fines de semana. |
| Semanal | Se repite una vez a la semana en el día seleccionado. | |
| Mensual |
Las opciones incluyen:
Por ejemplo, seleccionas el segundo miércoles de julio como tu fecha límite para la tarea periódica inicial. El día predeterminado del mes será el segundo miércoles de cada mes. |
|
| Anual | Se repite una vez al año en el día seleccionado. | |
| Días después de |
Se repite un cierto número de días después de que la tarea haya sido marcada como completada. Si se actualiza la fecha límite, se creará una nueva tarea periódica inmediatamente. |
|
| Personalizada | Indica si la tarea debe repetirse cada ciertos días, selecciona días de la semana, semanas del mes o días del año. | |
| Recurrencia | Cuando esté completada | La tarea se repetirá cuando pase a un estado cerrado. Esta opción mostrará el nombre del estado cerrado de la lista principal de la tarea. |
| Cuando esté terminada | La tarea se repetirá cuando cambie a un estado terminado o cuando la tarea se mueva a un estado cerrado. | |
| Según cronograma |
La tarea se repetirá cuando esté en estados no iniciados o activos.
|
|
| Opciones de tareas | Saltar fines de semana | La tarea periódica no se programará en un fin de semana. |
| Crear nueva tarea |
Las opciones incluyen:
|
|
| Repetir siempre |
Selecciona la duración del tiempo que la tarea se repite. Las opciones incluyen:
|
|
| Actualizar estado |
|
|
| Campos de la tarea |
Elige qué incluir de la tarea original en futuras instancias. Las opciones incluyen:
|
Ver todas las tareas periódicas
Utiliza la Visión general de tareas periódicas para ver todas las tareas periódicas en tu entorno de trabajo.
Editar una tarea periódica
Puedes editar instancias de tareas periódicas sin afectar el calendario periódico.
Para restablecer completamente una tarea periódica, necesitarás eliminar la recurrencia.
Editar fechas de inicio
Para editar fechas de inicio:
- Haz clic en el campo de fechas sobre la descripción de la tarea.
- Haz clic en Fecha de inicio en la esquina superior derecha del cuadro de diálogo modal. Si se ha seleccionado una fecha de inicio, puedes hacer clic en la x para ingresar una nueva. También puedes seleccionar una nueva fecha desde el calendario.
Editar las fechas límite de tareas periódicas
Puedes editar la fecha límite de las tareas periódicas. Solo actualizar la fecha límite a una fecha posterior afectará el calendario general de recurrencia.
Establecer una fecha límite anterior
Puedes cambiar la fecha límite a una fecha anterior sin afectar el calendario de recurrencia.
Por ejemplo, una tarea se repite el 15 de cada mes. En octubre, cambias la fecha límite al 10 de octubre. La siguiente instancia de la tarea será el 15 de noviembre.
Establecer una fecha límite posterior
Cuando cambias la fecha límite a una fecha posterior, en o después de la fecha límite de la siguiente instancia, el calendario de recurrencia se actualiza en consecuencia.
Por ejemplo, una tarea se repite el 15 de cada mes. En octubre, cambias la fecha límite al 20 de noviembre. La siguiente instancia de la tarea será el 20 de diciembre.
Puedes adelantar una tarea hasta el día anterior a la siguiente recurrencia sin afectar el calendario recurrente.
Tareas recurrentes omitidas
Ajustar la fecha límite de las tareas periódicas a una fecha anterior puede hacer parecer que se omitió una instancia de la tarea periódica.
Por ejemplo:
Una tarea tiene como fecha límite el primer jueves de julio. Agregas un horario de recurrencia a la tarea para que se repita el primer jueves de cada mes.
La próxima instancia de la tarea vence el primer jueves de agosto.
Para la instancia de agosto de la tarea recurrente, cambias manualmente la fecha límite al primer jueves de julio.
La siguiente instancia de la tarea periódica será el primer jueves de septiembre.
Editar la fecha límite de la instancia de agosto de la tarea periódica no afectó el calendario general de recurrencia.
Si tus tareas periódicas parecen haber omitido una recurrencia, detén la tarea de ser periódica y configúrala nuevamente.
Borrar fechas límite
Borrar la fecha límite de la instancia actual de una tarea periódica actualizará todas las futuras instancias para que se repitan en la fecha actual.
Por ejemplo, eliminas la fecha límite de la instancia actual de la tarea periódica el 10 de junio sin hacer clic en No repetir. La próxima instancia tendrá como fecha límite el 10 de julio.
Reprogramar fechas de las subtareas
Cuando creas nuevas tareas como parte de un calendario periódico, puedes optar por reasignar las fechas de inicio y vencimiento de las subtareas.
Si una tarea principal no tiene establecidas fechas de inicio o vencimiento, las subtareas mantendrán sus fechas existentes en futuras instancias.
La siguiente tabla muestra una tarea periódica semanal y sus subtareas que reasignan sus fechas límite:
| Tarea | Fecha límite de la primera instancia | Fecha de vencimiento de la segunda instancia |
| Tarea principal | 10 de julio | 17 de julio |
| Subtarea 1 | 11 de julio | 18 de julio |
| Subtarea 2 | 15 de julio | 22 de julio |
Detener una tarea de repetirse
Para detener una tarea periódica:
- Abre la tarea periódica.
- Haz clic en la fecha límite.
- En la esquina inferior izquierda del selector de fecha, haz clic en Repetir.
- Selecciona No repetir.
Tareas periódicas y Automatizaciones
Las tareas periódicas creadas mediante plantillas de tareas no pueden utilizarse como desencadenante de Automatización. Esto significa que cuando creas una Automatización usando elDesencadenante de tarea creada y la Acción de aplicar una plantilla , no puedes activar la Automatización desde tareas creadas mediante configuraciones periódicas.
Tareas periódicas y Relaciones personalizadas
Puedes usar Relaciones personalizadas con tareas periódicas.
No se admite el uso de tareas de una lista específica para tareas periódicas. Cuando una tarea se repite, las relaciones de tareas de una lista específica no se transfieren a la nueva tarea.
Necesitarás volver a añadir las tareas relacionadas después de crear la nueva tarea.