Crear tareas y comentarios por correo electrónico

Convierte correos electrónicos en tareas o comentarios accionables reenviándolos mediante una URL única en una tarea o Lista.

También puedes enviar correos electrónicos desde las tareas en tu entorno de trabajo.

Lo que necesitarás

  • Puedes crear tareas y comentarios por correo electrónico en cada plan de ClickUp.
  • Los invitados pueden crear tareas y añadir comentarios por correo electrónico si se les comparte la dirección de correo única, pero no pueden ver la dirección de correo en ClickUp.
  • Para flujos de trabajo de integración, recomendamos utilizar la API de ClickUp en lugar de correo electrónico para crear grandes cantidades de tareas. Actualmente no soportamos la automatización de esta función.

Crear tareas por correo electrónico

Para crear una tarea por correo electrónico:

  1. En la barra lateral expandida a la derecha de la Lista, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
  2. Haz clic en Correo a Lista.

    Las direcciones de correo electrónico son únicas para cada usuario.

  3. En el cuadro de diálogo modal de adjuntar correos electrónicos, haz clic en Copiar.
    • Marca la casilla Omitir este cuadro de diálogo y copiar el enlace de forma predeterminada para copiar el enlace por defecto.

      Guarda las direcciones de tareas y Listas en tus contactos para crear tareas desde cualquier lugar.

  4. Crea un nuevo correo electrónico y pega la dirección de la Lista en el campo del destinatario. Completa el correo electrónico con los detalles de la tarea que desees agregar.
  5. Una vez que envíes el correo electrónico, se crea la tarea. El email se agregará como adjunto a la tarea. Las tareas creadas por correo electrónico te añaden automáticamente como un observador, independientemente de tus ajustes de notificaciones.

Si un usuario crea una tarea usando correo electrónico pero no tiene una cuenta de ClickUp asociada en el entorno de trabajo, el propietario de la Lista será añadido como observador. 

Detalles de la tarea creada por correo electrónico

Añade detalles de la tarea utilizando el asunto y el cuerpo del correo electrónico. Los siguientes detalles de la tarea pueden agregarse cuando envías un correo electrónico a una dirección de Lista de ClickUp:

Detalle de la tarea Descripción
Nombre de la tarea El asunto del email será el nombre de la tarea.
Descripción de la tarea El texto del cuerpo del correo electrónico será la descripción de la tarea. La dirección de correo electrónico del remitente también aparecerá en la descripción de la tarea.
Asigna

Utiliza etiquetas en el asunto de tu correo electrónico para asignar la tarea:

  • <assign me> <asígnenme> asigna la tarea al usuario de ClickUp asociado con la dirección de correo electrónico desde la que envías.
  • <asignar example@email.com> asigna la tarea al usuario de ClickUp asociado con la dirección de correo electrónico example@email.com.

Establezca varios asignados incluyendo más de una etiqueta <assign> en la línea de asunto.

Etiquetas Utiliza <tag ClickUp_tag_name> en la línea de asunto para agregar una o varias etiquetas. Si la etiqueta no existe, ClickUp crea automáticamente una nueva.
Fecha límite

Usa una etiqueta en la línea de asunto para establecer la fecha límite de la tarea. Puedes utilizar lenguaje natural para establecer la fecha límite:

  • <due next Friday><para el próximo viernes>
  • <due 20th of August 2021>

Para establecer una hora de vencimiento, utiliza la siguiente sintaxis: <due mm/dd/yyyy at 2pm>.

Archivos adjuntos

Los adjuntos de correo electrónico se añaden como adjuntos a la tarea. Las imágenes dentro del cuerpo del correo electrónico también se añaden como adjuntos a la tarea.

Debido a las limitaciones de AWS, el tamaño combinado de todos los adjuntos por correo debe ser menor de 10 MB.

Creador La dirección de correo electrónico del remitente se añade automáticamente al campo Creado por de la tarea.

Restablecer el correo electrónico

Para restablecer tu correo electrónico personal utilizado para crear una tarea:

  1. En la barra lateral expandida a la derecha de la Lista, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
  2. Haz clic en **Correo electrónico a lista.**
  3. Desde el cuadro de diálogo Crear tareas por correo electrónico, a la izquierda del botón Copiar haz clic en el icono reiniciar.

Agregar comentarios por correo electrónico

Para agregar un comentario a una tarea por correo electrónico:

  1. Abre una tarea.
  2. En la esquina superior derecha, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .
  3. Haz clic en Enviar correo electrónico a la tarea.

    Las direcciones de correo electrónico son únicas para cada usuario.

  4. Pulsa Copiar para copiar la dirección de esta tarea.
    • Marca la casilla Omitir este cuadro de diálogo y copiar el enlace siempre para copiar el enlace de forma predeterminada.
  5. Cree un nuevo correo electrónico y pegue la dirección de la tarea en el campo del destinatario. Todo texto añadido al correo electrónico se incluye en el comentario de la tarea.
  6. Una vez que envíes el correo electrónico, se crea el comentario. Una copia del correo electrónico se agrega automáticamente al comentario como un adjunto HTML. La dirección de correo electrónico del remitente se muestra en los comentarios que se crean a través del correo electrónico. Si el correo electrónico coincide con un usuario en el entorno de trabajo, se mostrarán su avatar y nombre.

Al responder a un comentario creado por correo electrónico, tienes la opción de responder como un comentario en ClickUp o enviar una respuesta por correo electrónico utilizando la Email ClickApp.

Restablecer el correo electrónico

  1. En la barra lateral expandida a la derecha de la Lista, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
  2. Haz clic en **Correo electrónico a lista.**
  3. Desde el cuadro de diálogo Crear tareas por correo electrónico, a la izquierda del botón Copiar, haz clic en el icono de restablecer .

Añade comentarios a través de correos electrónicos de notificación

Si respondes a los correos electrónicos de notificación de ClickUp, tu respuesta se añadirá como un comentario en la tarea sobre la que recibiste la notificación. Una copia del correo electrónico se añade automáticamente al comentario como un adjunto HTML.

Debes emplear la dirección de email asociada a tu cuenta ClickUp para responder a las notificaciones.

Solución de problemas

Si recibes un mensaje de error al intentar crear tareas o comentarios por correo electrónico, asegúrate de que la dirección de correo electrónico no haya sido restablecida.

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