Gestiona los estados predeterminados de las tareas en ClickUp. O crea estados de tarea personalizados para adaptarlos a tu flujo de trabajo.

Tanto si gestionas aprobaciones de recursos creativos como historias de usuario desde la ideación hasta la finalización, los estados mantienen el trabajo organizado y el progreso transparente.

Lo que necesitarás

• Los propietarios, miembros y administradores pueden crear, editar y eliminar estados por defecto.

• Los planes Business Plus y Enterprise pueden utilizar permisos avanzados para controlar si los miembros e invitados pueden crear, editar y eliminar estados.

  • Necesitarás ambos permisos avanzados de Eliminar Elementos y Editar Estados para eliminar estados.

Estados 

Puedes crear estados a nivel de Espacio, Carpeta y Lista. O reutiliza los estados creando plantillas de estados.

Grupos de estado de tareas

Hay tres grupos de estados de tareas por defecto.

No Iniciado es un cuarto grupo de estado que se habilita mediante una ClickApp. 

Los tres grupos de estado por defecto son:

• Activo: Tareas en las que actualmente se está trabajando.
• Terminada: Tareas que están completadas, pero necesitan permanecer abiertas. Por ejemplo, todo el trabajo de ingeniería está completo en una tarea de sprint, pero los equipos de marketing y redacción técnica aún necesitan acceso a ella.
  • Las tareas en este grupo de estado no se consideran vencidas.
  • Cualquier dependencia se elimina cuando se aplica este estado.
• Cerrada: Tareas que están totalmente completadas.
  • Completada es el estado predeterminado de Cerrada. 
  • No puedes crear estados Cerrada personalizados, pero puedes renombrarlos.

Las tareas cerradas en vista Lista están ocultas por defecto. Puedes hacerlos visibles de la siguiente manera:

1. Haz clic en el botón Mostrar cerradas , ubicado en la parte superior de la vista Lista. Cuando el botón está activado, se resalta y se muestra un desplegable.  
   • Desde el desplegable, puedes seleccionar Subtareas.
   • También puedes hacer clic en la x en la esquina superior derecha del botón Mostrar cerradas para ocultar rápidamente las tareas.
2. Las tareas completadas se muestran en tu Lista.
3. Haz clic en el botón Mostrar cerradas  para ocultar estas tareas de nuevo.

Para asegurar la consistencia en tu entorno de trabajo, los estados Pendiente y Completada se proporcionan para marcar el inicio y el fin de tus flujos de trabajo.

Crear estados de tarea personalizados

Al crear espacios, se te pedirá que establezcas estados para las tareas que añadas allí.

Puedes practicar cómo Crear Tus Estados en la Universidad de ClickUp.

Los estados personalizados no aparecerán en el nivel de Todo. El nivel Todo solo muestra estados que existen en todos los niveles de la jerarquía.

Carpetas y Listas también pueden tener diferentes estados para sus tareas. De forma predeterminada, sus tareas siguen la jerarquía de estados:

• Las carpetas y listas creadas en un espacio heredan los estados de dicho espacio.

• Las listas heredan los estados de su carpeta.

• Las listas que no pertenecen a carpetas heredan los estados de su espacio.

  Puedes crear estados personalizados para cualquier tipo de estado excepto Cerrada.

Los colores de estado son consistentes con la ubicación donde fueron creados. Si mueve una tarea a otra Lista con diferentes colores de estado, retendrá el color de la Lista original.

Para crear estados personalizados al crear un Espacio:

1. Cuando crees y nombres un espacio, abre la pestaña Estados de las tareas.
2. Desde el desplegable de plantilla de estado, selecciona Personalizado.
3. Bajo cada grupo de estado, haz clic en Agregar estado para crear nuevos estados. Utiliza el asa de arrastre a la izquierda de los estados para moverlos hacia arriba o hacia abajo.

4. Nombra el nuevo estado.

   Reordena los estados arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo usando las asas de arrastre a la izquierda.

5. Puedes usar el selector de color para cambiar el color predeterminado. Puedes hacer clic en el ícono gotero para más colores.
6. Haz clic en Guardar.

Para crear estados personalizados al crear una carpeta:

1. Al crear una Carpeta, se abre el cuadro de diálogo modal Crear Carpeta . Desde el modal, abre la pestaña Estados y selecciona Usar estados personalizados.
2. Sigue el mismo proceso que para establecer estados en un espacio.

También puedes crear flujos de trabajo personalizados para Carpetas individuales cuando crees una Lista. 

Edita o elimina estados de tareas desde la barra lateral, vista Lista y vista Tablero

Puedes renombrar, actualizar el color o eliminar plantillas de estado predeterminadas, personalizadas y.

Cuando elimines un estado de un Espacio, Carpeta o Lista, se te pedirá que actualices las tareas y Automatizaciones que actualmente empleen ese estado.

Para editar o eliminar estados desde la barra lateral:

1. En la barra lateral a la derecha del espacio, carpeta o lista, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .

2. Selecciona los Ajustes de Espacio, Carpeta o Lista.

3. Haz clic en estados de Lista o estados de Tarea.

4. Desde el cuadro de diálogo modal Editar estados en la sección Tipo de estado, selecciona Usar estados personalizados.
5. A la derecha del estado, haz clic en el icono de puntos suspensivos ... .
6. Selecciona Renombrar, Cambiar Color o Eliminar Estado.
7. En la esquina inferior derecha, haz clic en Aplicar cambios.

Para editar o eliminar estados desde la vista Lista:

1. En la vista Lista, a la derecha del nombre del estado, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
   

2. Desde el menú de opciones de grupo, selecciona Editar estados.

3. Desde el cuadro de diálogo modal Editar estados , selecciona Usar estados personalizados.

4. A la derecha de un estado, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ....

5. Selecciona Renombrar, Cambiar Color o Eliminar Estado.

A continuación se presentan otras selecciones en el menú de Opciones de grupo:

• Renombrar: Cambia el nombre del grupo de estado.
• Nuevo estado: Abre un cuadro de diálogo donde puedes añadir un nuevo estado. Si estás añadiendo un nuevo estado a una Lista que hereda estados de una Carpeta, también tendrás la opción de añadir el estado a esa Carpeta.
• Colapsar grupo: Colapsa el grupo que comparte el mismo estado.
• Ocultar estado: Oculta ese estado en la vista Lista.
• Seleccionar todo: Selecciona todas las tareas en la Lista que compartan el mismo estado. Abre la barra de herramientas multitarea donde puedes realizar cambios en lote a esas tareas.
• Contraer todos los grupos: Colapsa todos los grupos de estado.
• Automatizar estado: Haz clic en esta opción para crear una Automatización.

Para editar o borrar estados desde la vista de Tablón:

1. Bajo la Barra de Vistas, haz clic en Agrupar y selecciona Estado.  
2. En la parte superior derecha de una columna de estado, haz clic en el ícono de puntos suspensivos ... .
3. Desde el menú desplegable, selecciona una de estas opciones de estado:

• Contraer grupo: Contrae la columna del grupo de estados y la fija al lado de la vista.
• Archivar todo en este grupo: Archivar una tarea la elimina de la vista pero permite restaurarla en cualquier momento. Todas las tareas se conservan y se pueden seguir buscando.
• Automatizar estado: Haz clic en esta opción para crear una Automatización.
• Seleccionar todo: Selecciona todas las tareas en la Lista que compartan el mismo estado. Abre la barra de acciones en lote donde puedes realizar cambios masivos a esas tareas. 
• Renombrar estado: Cambia el nombre del estado. Esta opción solo está disponible cuando estás viendo un tablero donde las tareas tienen todos los mismos estados.
• **Editar estados:** Realiza cambios en los estados de la Lista que estás visualizando. Disponible únicamente cuando estás visualizando un tablero donde las tareas tienen todos los mismos estados.

Ver todos los estados del espacio

Propietarios y administradores pueden ver todos los estados del Espacio en sus ajustes.

Para ver todos los estados del Espacio:

1. En la esquina superior izquierda, haz clic en tu avatar del entorno de trabajo.
2. Seleccione Ajustes, luego haga clic en Espacios.
   

Reordenar estados

Para ajustar el orden de tus estados:

1. En la barra lateral expandida a la derecha del Espacio, Carpeta o Lista, haga clic en el icono de los puntos suspensivos ... .

2. Selecciona los Ajustes de Espacio, Carpeta o Lista.

3. Haz clic en estados de Lista o estados de Tarea.

4. Desde el cuadro de diálogo modal de estados , haz clic en la manija de arrastre a la izquierda del estado para moverlo.