Les déclencheurs et les actions sont les deux éléments clés d'une Automatisation. Les déclencheurs lancent l'Automatisation et produisent une action. Les actions sont les modifications que vous souhaitez automatiser.
Les conditions sont une partie facultative des Automatisations qui permettent d'affiner et de mieux contrôler leur exécution.
Découvrez comment utiliser les déclencheurs pour créer des Automatisations qui vous feront gagner des clics !
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Fonctionnement des déclencheurs
Les déclencheurs lancent les Automatisations. Ils peuvent s'appliquer aux tâches, aux sous-tâches, ou aux deux, dans un Espace, un Dossier, un sous-dossier ou une Liste spécifique.
Vous pouvez ajouter des Conditions à vos déclencheurs pour filtrer les tâches qui lanceront votre Automatisation.
Si vous avez plusieurs Automatisations avec le même déclencheur, elles se déclencheront toutes en même temps.
Déclencheurs disponibles
Le tableau suivant répertorie les déclencheurs d'Automatisation disponibles. Pour voir les actions correspondant à ces déclencheurs, consultez notre article Utiliser les actions d'Automatisation.
Ce tableau n'inclut pas les déclencheurs basés sur des intégrations comme GitHub, Google Agenda, etc. Pour plus d'informations, consultez Configurer les Automatisations d'intégration.
Les Automatisations déclenchées par des dates utilisent le fuseau horaire défini pour la personne qui a créé l'Automatisation. Si la date ne comporte pas d'heure, l'Automatisation se déclenchera à 4 h 00 heure locale.
| Déclencheur d'Automatisation | Description | Options |
| Personne assignée ajoutée | Lorsqu'une personne assignée est ajoutée à une tâche, une action se produit. Si plusieurs personnes assignées sont sélectionnées, l'ajout d'une seule suffit à déclencher l'Automatisation. Vous pouvez choisir que la ou les nouvelles personnes assignées soient l'abonné de la tâche, le créateur de la tâche, la personne ayant déclenché l'Automatisation, ou un champ personnalisé de type Personnes. L'ajout d'une personne assignée depuis le menu de création de tâche ne déclenchera pas cette Automatisation. |
Lorsqu'une personne assignée est ajoutée à : choisissez toute personne ayant accès à la Liste |
| Personne assignée retirée | Lorsqu'une personne assignée est retirée d'une tâche, une action se produit. Vous pouvez choisir que la ou les personnes assignées retirées soient l'abonné de la tâche, le créateur de la tâche, la personne ayant déclenché l'Automatisation, ou un champ personnalisé de type Personnes. |
Lorsqu'une personne assignée est retirée de : choisissez toute personne ayant accès à la Liste |
| Commentaire ajouté | Lorsqu'un nouveau commentaire est ajouté à une tâche, une action se produit. Les réponses en fil de discussion ne déclenchent pas les Automatisations. |
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| Modification d'un champ personnalisé | Lorsque la modification concernée survient dans un champ personnalisé, une action se produit. Les modifications de champs personnalisés qui surviennent lors de l'application d'un modèle ne déclenchent aucune Automatisation. Les champs de type Formule utilisant la fonction Today() ne sont pas pris en charge.Vous pouvez utiliser les champs IA et les champs personnalisés privés dans les déclencheurs. |
Cliquez sur Avancé pour choisir si l'Automatisation s'applique aux tâches nouvellement créées, aux mises à jour des tâches existantes, ou aux deux. Vous pouvez ajouter plusieurs valeurs au champ personnalisé sélectionné. Cliquez sur le menu déroulant De sous le champ sélectionné. Choisissez une valeur ou sélectionnez Ajouter/modifier des options pour en créer une nouvelle. Par exemple, sélectionnez N'importe lequel pour créer le déclencheur : Si le champ personnalisé sélectionné change depuis N'importe quel autre champ personnalisé, alors l'action se produira. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant Vers. Sélectionnez une valeur, cliquez sur + Ajouter une option pour ajouter une valeur personnalisée, ou cliquez sur Paramètres avancés pour rechercher un champ personnalisé. |
| Nom de la tâche ou de la sous-tâche modifié | Lorsque le nom d'une tâche ou d'une sous-tâche est mis à jour, une action se produit. | Ce déclencheur est basé sur le paramètre permettant d'exécuter l'Automatisation sur les tâches, les sous-tâches, ou les deux. |
| Listes de contrôle résolues | Lorsque toutes les listes de contrôle d'une tâche sont résolues, une action se produit. | |
| La date est avant/après | À cette date, une action se produit. Par exemple, 10 jours avant la date d'échéance, ajouter un commentaire à cette tâche et @mentionner les abonnés. Les Automatisations avec ce déclencheur se déclenchent à 4 h 00 heure locale à la date d'échéance. |
Par défaut, les variables sont définies sur 1 jour avant la date de début. Pour modifier ces variables : • Saisissez un autre nombre dans le champ numérique. • Cliquez sur les menus déroulants et effectuez une autre sélection. |
| Date d'échéance atteinte | Lorsqu'une date d'échéance est atteinte, une action se produit. Les Automatisations avec ce déclencheur se déclenchent à 4 h 00 heure locale à la date d'échéance. |
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| Date d'échéance modifiée | Lorsqu'une date d'échéance est modifiée, une action se produit. | |
| Tous les... | Lorsqu'un jour et une heure programmés arrivent, une action s'applique à toutes les tâches de la Liste. Par exemple, tous les jeudis à 8 h 00, définir un champ personnalisé. Ce déclencheur ne se déclenche pas sur les tâches fermées ou terminées. |
Répéter : sélectionnez une planification pour la répétition de l'action. À : sélectionnez une heure pour l'exécution de l'action. À partir du : sélectionnez un jour pour l'exécution de l'action. Fuseau horaire : par défaut, il s'agit du fuseau horaire défini dans Mes paramètres. Se termine : sélectionnez une heure de fin pour ce déclencheur. Pour éviter des problèmes de performances, l'action Dupliquer n'est pas disponible avec le déclencheur Tous les... |
| Une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à cet emplacement | Lorsqu'une tâche ou sous-tâche existante est ajoutée à un emplacement spécifique, une action se produit. Ce déclencheur s'active uniquement pour les sous-tâches ajoutées à l'emplacement via Sous-tâches dans plusieurs Listes. Il ne se déclenche pas pour les sous-tâches dont la tâche parente est ajoutée à l'emplacement. |
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| Priorité modifiée | Lorsque la Priorité d'une tâche est modifiée, une action se produit. Vous pouvez aussi choisir de ne déclencher l'Automatisation que lors du passage depuis ou vers une certaine Priorité. | Lorsque la priorité change depuis : choisissez parmi tous les niveaux de Priorité, y compris aucune Priorité. |
| Déplacer vers cette Liste | Lorsqu'une tâche est déplacée vers la Liste que vous automatisez, une action se produit. | |
| Date de début atteinte | Lorsqu'une date de début est atteinte sur une tâche, une action se produit. | |
| Date de début modifiée | Lorsqu'une date de début est modifiée, une action se produit. | |
| Statut modifié | Lorsque le statut d'une tâche est modifié, une action se produit. Vous pouvez aussi choisir de ne déclencher l'Automatisation que lors du passage depuis ou vers un certain statut. Pour cibler des statuts individuels, cliquez sur l'icône en forme de chevron à droite du groupe de statuts. | Lorsque le statut change depuis : choisissez parmi tous les statuts actifs, terminés ou fermés de votre Liste Vers : choisissez parmi tous les statuts actifs, terminés ou fermés de votre Liste |
| Sous-tâches résolues | Lorsque toutes les sous-tâches d'une tâche sont résolues, une action se produit. Ce déclencheur résout uniquement les sous-tâches directement rattachées à la tâche parente. |
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| Étiquettes ajoutées | Lorsque l'une des étiquettes sélectionnées est ajoutée à une tâche, une action se produit. Pour exiger deux étiquettes ou plus afin de déclencher une Automatisation, combinez ce déclencheur avec des Conditions. Les étiquettes doivent être appliquées aux tâches dans l'ordre. Les étiquettes de la Condition doivent être appliquées aux tâches avant celles définies dans ce déclencheur. |
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| Étiquettes retirées | Lorsque l'une des étiquettes sélectionnées est retirée d'une tâche, une action se produit. | |
| Tâche ou sous-tâche créée | Lorsqu'une tâche ou une sous-tâche est créée dans la Liste, une action se produit. | Par défaut, toute tâche ou sous-tâche créée déclenche l'Automatisation. Utilisez les cases à cocher pour filtrer les tâches créées d'une manière spécifique. |
| Tâche ou sous-tâche liée | Lorsqu'une tâche ou sous-tâche est liée dans la Liste, une action se produit. | |
| Temps suivi | Lorsque du temps est suivi par une personne spécifique dans une tâche, une action se produit. | Utilisateur : choisissez toute personne ayant accès à la Liste |
| Type de tâche modifié | Lorsque le type de tâche est modifié, une action se produit. | |
| Tâche ou sous-tâche débloquée | Lorsqu'une tâche ou sous-tâche est débloquée, une action se produit. |
Déclencheurs de Discussion disponibles
Le tableau suivant répertorie les déclencheurs d'Automatisation de Discussion disponibles. Ces déclencheurs sont accessibles et utilisables uniquement dans les canaux de Discussion.
| Déclencheur d'Automatisation de Discussion | Description | Options |
| Message publié | Lorsqu'un message de Discussion est publié dans le canal, une action se produit. | |
| Tous les... | Lorsqu'un jour et une heure programmés arrivent, une action s'applique à toutes les tâches de la Liste. Par exemple, tous les jeudis à 8 h 00, définir un champ personnalisé. Ce déclencheur ne se déclenche pas sur les tâches fermées ou terminées. |
Répéter : sélectionnez une planification pour la répétition de l'action. À : sélectionnez une heure pour l'exécution de l'action. À partir du : sélectionnez un jour pour l'exécution de l'action. Fuseau horaire : par défaut, il s'agit du fuseau horaire défini dans Mes paramètres. Se termine : sélectionnez une heure de fin pour ce déclencheur. |