Halte deinen Workspace sicher. Verstehe, wie sich Berechtigungen je nach Benutzerrolle, Standort, Element und Plan unterscheiden. Erfahre, wie du den Zugriff einzelner Personen auf Standorte und Elemente im Workspace steuerst.
Was du brauchst
- Im Free Forever Plan können alle, die deinem Workspace beitreten, nur vollen Zugriff zum Erstellen und Bearbeiten von Elementen haben.
- In unseren kostenpflichtigen Plänen kannst du Mitgliedern und Gästen bestimmte Berechtigungen für Ordner, Unterordner, Listen, Aufgaben, Dashboards, Dokumente, Ziele, Ziel-Ordner und ausgewählte Ansichten erteilen.
- Mitglieder und Gäste erhalten Berechtigungen basierend auf dem Element und dessen Standort.
- Im Enterprise Plan kannst du außerdem Berechtigungen für Spaces festlegen.
Arten von Berechtigungen
Lies unseren Artikel Einführung in Berechtigungen, um die verschiedenen Arten von Workspace- und Benutzerrollen-Berechtigungen zu verstehen.
Wie funktionieren Berechtigungen?
Berechtigungen werden auf Standorte in der Hierarchie und die darin enthaltenen Elemente angewendet, z. B. Aufgaben und Ansichten.
Die Berechtigungen, die du für ein bestimmtes Element oder einen bestimmten Standort hast, werden in der folgenden Reihenfolge ermittelt:
| Schritte | Ja | Nein |
| 1. Hast du das Element erstellt? | Du kannst auf das Element mit vollen Bearbeitungsberechtigungen zugreifen. | Weiter zu Schritt 2. |
| 2. Hast du vollständige Bearbeitungs-, Bearbeitungs-, Kommentar- oder Nur-Ansicht-Berechtigungen für das Element? | Du kannst auf das Element mit dieser Berechtigungsstufe zugreifen. | Weiter zu Schritt 3. |
| 3. Bist du in einem Team mit Berechtigung für das Element? | Du kannst auf das Element mit dieser Berechtigungsstufe zugreifen. | Weiter zu Schritt 4. |
| 4. Ist das Element privat? | Du kannst das Element nicht sehen oder darauf zugreifen. Private Elemente sind nur für Personen und Teams mit Berechtigung für das Element verfügbar. |
Weiter zu Schritt 5. |
| 5. Ist das Element ein Space und bist du ein Gast? | Du hast keinen Zugriff auf dieses Element, da Gäste keinen Zugriff auf Spaces haben. | Weiter zu Schritt 6. |
| 6. Hast du aufgrund deiner Berechtigungen in der gesamten Hierarchie eine Berechtigung für das Element? | Deine Berechtigungen für das Element werden von der Hierarchie geerbt. Zum Beispiel: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat eine Aufgabe in der Gehaltsabrechnung-Liste mit dem jeweiligen Gehalt. Jede Aufgabe wird mit der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter geteilt, sodass sie nur ihr eigenes Gehalt sehen können. Die Gehaltsabrechnung-Liste ist privat und wird nur mit dem Gehaltsabrechnungsteam geteilt. Das Gehaltsabrechnungsteam erbt vollständige Bearbeitungsberechtigungen für alle Aufgaben der Gehaltsabrechnung-Liste, da es Berechtigungen für die Gehaltsabrechnung-Liste hat. |
Du hast vollständigen Bearbeitungszugriff auf das Element. Zum Beispiel: Eine Aufgabe wird erstellt, um einen Fehler in der mobilen App zu beheben. Für die Aufgabe, die Fehler-Liste, den Ordner des Mobile-App-Teams oder den Engineering Space sind keine Berechtigungen festgelegt. Die Aufgabe, die Liste, der Ordner und der Space sind nicht privat. Alle (außer Gästen) haben vollständigen Bearbeitungszugriff auf die Fehler-Aufgabe. Wenn der Engineering Space privat ist, hast du nur dann Zugriff auf die Fehler-Aufgabe, wenn: • Du den Space erstellt hast. • Du dem Space beigetreten bist. • Du in einem Team mit Zugriff auf den Space bist. |
Widersprüchliche Berechtigungen
Es ist möglich, unterschiedliche Berechtigungen für denselben Standort zu haben. In diesem Fall werden die Berechtigungen angewendet, die auf der spezifischsten Ebene der Hierarchie festgelegt sind. Hier sind einige Beispiele, wie das funktioniert:
Berechtigungen für Aufgaben überschreiben Listen, und Berechtigungen für Listen überschreiben Unterordner und Ordner.
Zum Beispiel: Du hast vollständige Bearbeitungsberechtigungen für eine Liste. Du hast Nur-Ansicht-Berechtigungen für eine Aufgabe in dieser Liste. Für diese Aufgabe gelten die Nur-Ansicht-Berechtigungen der Aufgabe und nicht die vollständigen Bearbeitungsberechtigungen der Liste, da die Aufgabenberechtigungen spezifischer sind.
Berechtigungen für einzelne Personen überschreiben Team-Berechtigungen, wenn Berechtigungen auf derselben Ebene der Hierarchie erteilt werden.
Hier ist der Unterschied zwischen den beiden Berechtigungsarten:
- Berechtigungen für einzelne Personen: Berechtigungen, die einer Person erteilt werden, wenn ein Element oder ein Standort mit ihr geteilt wird.
- Team-Berechtigungen: Berechtigungen, die einem gesamten Team erteilt werden, wenn ein Element oder ein Standort mit ihm geteilt wird.
Zum Beispiel: Du hast vollständige Bearbeitungsberechtigungen für eine Liste und gehörst einem Team mit Kommentarrechten für diese Liste an. Du hast vollständige Bearbeitungsberechtigungen für die Aufgaben in der Liste, da deine individuellen Berechtigungen deine Team-Berechtigungen für diese Liste überschreiben.
Wenn du individuell Kommentarrechte für eine Aufgabe in der Liste erhalten hast, hast du für die anderen Aufgaben vollständige Bearbeitungsberechtigungen und für diese eine Aufgabe Kommentarrechte. In diesem Fall ist die Aufgabe spezifischer als die Liste.
Team-Berechtigungen können individuelle Berechtigungen überschreiben, wenn die Team-Berechtigungen auf einer spezifischeren Ebene der Hierarchie liegen als deine individuellen Berechtigungen.
Zum Beispiel: Du hast Kommentarrechte für einen Ordner und gehörst einem Team mit vollständigen Bearbeitungsberechtigungen für eine Liste in diesem Ordner an. Du hast vollständige Bearbeitungsberechtigungen für die Aufgaben in der Liste, da die Team-Berechtigungen auf Listenebene festgelegt sind. Die Listenebene ist spezifischer als deine Berechtigungen auf Ordnerebene.
Bei Aufgaben in mehreren Listen überschreibt vollständige Bearbeitung die Bearbeitung, Bearbeitung überschreibt Kommentare und Kommentare überschreiben Nur-Ansicht-Berechtigungen.
Zum Beispiel: Eine Aufgabe wird zu zwei separaten Listen hinzugefügt. Du hast Nur-Ansicht-Berechtigungen für eine der Listen und Kommentarrechte für die andere Liste. Du erhältst die höchste Berechtigungsstufe und kannst die Aufgabe kommentieren.
Wie werden Berechtigungen angewendet?
Die Nur-Ansicht-, Kommentar-, Bearbeitungs- und vollständigen Bearbeitungsberechtigungen werden je nach Element, Standort und Benutzerrolle unterschiedlich angewendet.
Zum Beispiel erlauben die Bearbeitungsberechtigungen für einen Ordner Mitgliedern, diesen Ordner zu teilen. Gäste können hingegen nichts teilen, auch nicht mit Bearbeitungsberechtigungen.
Standardmäßig können die Berechtigungen von Erstellern von Spaces, Ordnern, Unterordnern, Listen und Aufgaben nicht von anderen bearbeitet werden.
Klicke auf die Links in der folgenden Tabelle, um detailliertere Informationen zu jedem Standort, Element und jeder Benutzerrolle zu erhalten:
| Standort oder Element | Benutzerrolle |
| Aufgaben | Mitglieder Gäste |
| Ordner und Unterordner | Mitglieder Gäste |
| Listen | Mitglieder Gäste |
| Spaces | Mitglieder Space-Berechtigungen für Mitglieder sind nur im Enterprise Plan verfügbar. |
| Dashboards | Mitglieder Gäste (immer nur Ansicht) |
| Dokumente | Alle |
| Ziele und Ziel-Ordner | Alle |
| Ansichten schützen und Schutz aufheben | Alle außer Gästen |
| Chat | Alle Einige Chat-Kanäle sind standortbasiert. Diese Kanäle und ihre Standorte teilen Berechtigungen und Freigaben. Wenn jemand Zugriff auf einen Standort erhält, erhält diese Person auch Zugriff auf den zugehörigen Kanal und umgekehrt. |
| Chat-Ansicht | Alle |
| Embed-Ansicht | Alle außer Gästen |
| Formular-Ansicht | Alle außer Gästen |
| Dokument-Ansicht | Alle |
Aufgaben
Was du mit Aufgaben tun kannst und was nicht, hängt von der Benutzerrolle ab.
Unteraufgaben und verschachtelte Unteraufgaben erben die Berechtigungen ihrer übergeordneten Aufgabe.
Mitglieder, Eigentümer und Admins
Standardmäßig haben Mitglieder, Eigentümer und Admins vollständige Bearbeitungsberechtigungen für alle öffentlichen Elemente und Standorte.
Diese Tabelle zeigt die Aufgabenberechtigungen für Mitglieder, Eigentümer und Admins auf jeder Berechtigungsstufe:
| Berechtigungsstufe | Berechtigungen |
| Vollständige Bearbeitung | Kann eine Aufgabe bearbeiten und löschen. Kann alle folgenden Aktionen ausführen. |
| Bearbeitung | Kann Aufgaben zusammenführen, verschieben, drucken, in eine Liste umwandeln, zu einer anderen Liste hinzufügen, zu Favoriten hinzufügen, zu LineUp hinzufügen, Vorlagen verwenden und die Aufgabe archivieren. Kann Aufgaben mit anderen teilen, einschließlich Gästen. Kann Aufgaben öffentlich teilen. Kann anderen nur Bearbeitungs-, Kommentar- oder Nur-Ansicht-Berechtigungen erteilen. Kann zugewiesene Personen hinzufügen, ändern und entfernen. Kann Aufgaben erstellen und zu Beziehungen hinzufügen. Kann Beziehungen anzeigen, die mit allen Aufgaben verknüpft sind, für die Zugriff besteht. • Wenn keine Berechtigung für eine als Beziehung verknüpfte Aufgabe besteht, wird nur die Beziehung angezeigt. Die Aufgabe nicht. Kann keine Aufgaben oder Unteraufgaben erstellen oder löschen. |
| Kommentar | Kann kommentieren, Aufgaben-Links und IDs kopieren, drucken, E-Mails und Dateien anhängen sowie zu Favoriten und Prioritäten hinzufügen. Kann mit Emoji reagieren, eigene zugewiesene Kommentare zuweisen und auflösen sowie zugewiesene Checklisten-Elemente abschließen. Kann Aufgaben mit anderen teilen, einschließlich Gästen. Kann Aufgaben öffentlich teilen. Kann anderen nur Kommentar- oder Nur-Ansicht-Berechtigungen erteilen. Zugewiesene Personen können den Aufgaben-Status ändern, weitere zugewiesene Personen hinzufügen oder sich selbst als zugewiesene Person entfernen. Kann keine Aufgaben oder Unteraufgaben erstellen, bearbeiten, löschen oder die Zeiterfassung darin verwenden. |
| Nur Ansicht | Kann Aufgaben anzeigen, Links und IDs kopieren, drucken sowie zu Favoriten und Prioritäten hinzufügen. Kann keine Aufgaben oder Unteraufgaben erstellen, bearbeiten oder löschen. Kann Aufgaben weder kommentieren noch bearbeiten. |
Gäste
Diese Tabelle zeigt die Aufgabenberechtigungen für Gäste auf jeder Berechtigungsstufe:
| Berechtigungsstufe | Berechtigungen |
| Vollständige Bearbeitung | Kann Aufgaben duplizieren, verschieben und zusammenführen. Kann Aufgaben in Listen oder Unteraufgaben umwandeln, archivieren und löschen. Kann zu Favoriten hinzufügen, Vorlagen verwenden und Kommentare hinzufügen. Kann zugewiesene Personen hinzufügen, ändern und entfernen, eigene Kommentare bearbeiten, zuweisen, auflösen und löschen sowie Kommentare anderer Personen zuweisen und auflösen. Kann die Aufgabenbeschreibung anzeigen, bearbeiten und drucken. Kann die Aufgabenbeschreibung aus dem Verlauf wiederherstellen. Kann Aufgaben erstellen und zu Beziehungen hinzufügen. Kann Beziehungen anzeigen, die mit allen Aufgaben verknüpft sind, für die Zugriff besteht. • Wenn keine Berechtigung für eine als Beziehung verknüpfte Aufgabe besteht, wird nur die Beziehung angezeigt. Die Aufgabe nicht. Kann keine benutzerdefinierten Felder für die Liste dieser Aufgabe verwalten. Kann die Aufgabe nicht teilen. |
| Bearbeitung | Kann Aufgaben zusammenführen und verschieben. Aufgaben in Listen umwandeln. Kann zu Favoriten hinzufügen, Vorlagen verwenden und die Aufgabe archivieren. Kann die Aufgabenbeschreibung anzeigen, bearbeiten und drucken. Kann die Aufgabenbeschreibung aus dem Verlauf wiederherstellen. Kann zugewiesene Personen hinzufügen, ändern und entfernen sowie Kommentare hinzufügen. Kann eigene Kommentare bearbeiten, zuweisen, auflösen und löschen sowie Kommentare anderer Personen zuweisen und auflösen. Kann Aufgaben erstellen und zu Beziehungen hinzufügen. Kann Beziehungen anzeigen, die mit allen Aufgaben verknüpft sind, für die Zugriff besteht. • Wenn keine Berechtigung für eine als Beziehung verknüpfte Aufgabe besteht, wird nur die Beziehung angezeigt. Die Aufgabe nicht. Kann keine Aufgaben, Unteraufgaben erstellen oder eine Aufgabe in eine Unteraufgabe umwandeln. Kann die Aufgabe nicht löschen. Kann keine anderen Aktionen ausführen. |
| Kommentar | Kann Links und Aufgaben-IDs kopieren, drucken, E-Mails anhängen und zu Favoriten hinzufügen. Kann Aufgaben-Anhänge herunterladen. Kann Kommentare hinzufügen, eigene Kommentare bearbeiten, zuweisen, auflösen und löschen sowie zugewiesene Kommentare auflösen und neu zuweisen. Zugewiesene Personen können den Status ändern und zugewiesene Person(en) für die ihnen zugewiesenen Aufgaben festlegen. Kann Beziehungen anzeigen, die mit allen Aufgaben verknüpft sind, für die Zugriff besteht. • Wenn keine Berechtigung für eine als Beziehung verknüpfte Aufgabe besteht, wird nur die Beziehung angezeigt. Die Aufgabe nicht. Kann die Aufgabe nicht bearbeiten. Kann keine anderen Aktionen ausführen. |
| Nur Ansicht | Kann Aufgaben anzeigen, Links und IDs kopieren, die Aufgabe drucken und zu Favoriten hinzufügen. Kann Beziehungen anzeigen, die mit allen Aufgaben verknüpft sind, für die Zugriff besteht. • Wenn keine Berechtigung für eine als Beziehung verknüpfte Aufgabe besteht, wird nur die Beziehung angezeigt. Die Aufgabe nicht. Kann keine Kommentare hinzufügen. Kann keine anderen Aktionen ausführen. |
Ordner und Unterordner
Was du mit Ordnern und Unterordnern tun kannst und was nicht, hängt von der Benutzerrolle ab.
Unterordner erben standardmäßig die Berechtigungen ihres übergeordneten Ordners. Du kannst die Berechtigungen jedes Unterordners anpassen oder sie als privat festlegen.
Mitglieder, Admins und Eigentümer
Standardmäßig haben Mitglieder, Eigentümer und Admins vollständige Bearbeitungsberechtigungen für alle öffentlichen Elemente und Standorte.
Diese Tabelle zeigt die Ordner- und Unterordner-Berechtigungen für Mitglieder, Admins und Eigentümer auf jeder Berechtigungsstufe:
| Berechtigungsstufe | Berechtigungen |
| Vollständige Bearbeitung | Kann Aufgaben in diesem Ordner oder Unterordner erstellen. Kann Ordner- oder Unterordner-Einstellungen bearbeiten und den Ordner oder Unterordner löschen. |
| Bearbeitung | Kann Aufgaben in diesem Ordner oder Unterordner bearbeiten. Kann Ordner- oder Unterordner-Einstellungen bearbeiten. Kann Ordner oder Unterordner mit anderen teilen, einschließlich Gästen. Kann Listen in diesem Ordner oder Unterordner erstellen. Kann keine Aufgaben erstellen oder den Ordner oder Unterordner löschen. |
| Kommentar | Kann Aufgaben in diesem Ordner oder Unterordner kommentieren. Zugewiesene Personen können den Status ändern |