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Einführung in Benutzerrollen

Unsicher, wie Sie Ihrem Team Rollen zuweisen? 

Für eine IT-Führungskraft ist die Eigentümerschaft eines Workspaces genau richtig. Für jemanden, der Workflows erstellt und bedeutende Änderungen vornimmt? Die Administratorrolle. Eine Person, die sich einloggt und Arbeit erledigt, sollte ein Mitglied sein. Und wenn Sie einen externen Mitarbeiter für ein kurzfristiges Projekt benötigen, machen Sie ihn zum Gast!

Was du wissen musst

Benutzerrollentypen

ClickUp-Benutzern können innerhalb eines Workspaces die folgenden Benutzerrollen zugewiesen werden:

  • Gäste: Personen außerhalb Ihrer Organisation, mit denen Sie bestimmte Workspace-Elemente geteilt haben. Bei kostenpflichtigen Plänen gibt es zwei Arten von Gästen, interne und externe. Schauen Sie sich unseren Artikel Gebühren für das Einladen von Mitgliedern und Gästen für weitere Informationen an. 
  • Mitglieder: Personen in Ihrer Organisation, die aktiv in ClickUp arbeiten.
  • Administratoren: Personen, die für die Verwaltung des Workspace verantwortlich sind, einschließlich Abrechnung, Berechtigungen und Integrationen.
    Du kannst dir einen Administrator als Mitglied mit einigen zusätzlichen Berechtigungen zum Verwalten des Workspace vorstellen.
  • Eigentümer: Die Person, die deinen Workspace erstellt hat oder auf die die Eigentümerschaft übertragen wurde. Jeder Workspace kann nur einen Eigentümer haben.
    Du kannst dir einen Eigentümer als ein Mitglied mit zusätzlichen Berechtigungen zum Verwalten des Workspace vorstellen.
  • Benutzerdefinierte Rollen: Business Plus- und Enterprise-Pläne bieten ebenfalls benutzerdefinierte Rollen an.

Gäste

Lade Personen von außerhalb deines Unternehmens als Gäste in deinen Workspace ein, indem du Elemente für sie freigibst. Personen in der Rolle eines Gastes können nur auf die Elemente zugreifen, die für sie freigegeben wurden.

Sie können auch einzelnen Gästen erlauben, bestimmte Funktionen zu nutzen:

Zum Beispiel stellen Sie einen Auftragnehmer ein, der Ihnen hilft, ein Projekt abzuschließen. Sie können ihnen Zugriff gewähren, um die Zeit zu erfassen, sodass sie ihre Arbeitsstunden bei bestimmten Aufgaben aufzeichnen können.

Sie können benutzerdefinierte Felder für Gäste ausblenden:

Zum Beispiel möchte ein Kunde die Aufgaben in ihrem Projekt verfolgen. Sie haben das Budget, die Kosten und die Gewinnmarge in benutzerdefinierten Feldern angegeben. Sie können alle benutzerdefinierten Felder für den Kunden ausblenden oder nur die Felder, die sie nicht sehen sollen.

Mitglieder

Mitglieder sind Personen in Ihrer Organisation, die aktiv mit Ihnen in ClickUp arbeiten.

Mitglieder können:

  • Erstellen von Spaces, Ordnern, Listen und Aufgaben.

  • Zugriff auf alle öffentlichen Spaces erhalten.

  • Alle Mitglieder des Workspaces anzeigen.

  • Teilen Sie Dinge mit Gästen und anderen Mitgliedern.

  • Laden Sie Gäste mit denselben oder weniger Berechtigungen ein.

  • Machen Sie Spaces, Ordner, Listen und Aufgaben privat. Mitglieder können dies nur für Elemente tun, die sie erstellt haben oder deren Eigentümer sie sind.

Administratoren

Administratoren sind Personen, denen das Verwalten Ihres Workspaces anvertraut werden kann.

Zusätzlich zu allem, was die Benutzer erledigen können, können Administratoren auch:

Eigentümer

Die Eigentümer haben letztendlich die Kontrolle über den Workspace. Normalerweise ist der Eigentümer die Person, die den Workspace zuerst erstellt hat, obwohl die Eigentümerschaft des Workspaces übertragen werden kann.

Zusätzlich zu allem, was Administratoren erledigen können, können Eigentümer auch:

Erlaubte Benutzerrollenaktionen

Schau dir die Tabelle unten an, um einen Überblick zu bekommen, was jede Benutzerrolle standardmäßig tun kann. Einige Elemente sind möglicherweise nicht für dich verfügbar, abhängig von den Berechtigungen, die von deinem Workspace-Eigentümer oder Admins festgelegt wurden.

Aktionen Gast Mitglied Administrator Eigentümer
Zugriff auf die Ansicht „Alles“

Nein

 Ja Ja Ja
Zugriff auf Elemente in Spaces

Sie können Spaces nicht mit Gästen teilen.

 Ja Ja Ja
Auf Elemente in Ordnern, Listen, Aufgabenzugreifen

Gäste können zu spezifischen Elementen eingeladen werden.

 Ja Ja Ja
Zugang zu Ansichten

Du kannst einzelnen Gästen die Berechtigung erteilen , Ansichten zu erstellen. 

Ein Ordner oder eine Liste muss mit ihnen geteilt werden, und sie benötigen Bearbeitungs- oder Vollzugriffsrechte.

 Ja Ja Ja
Erstellen Sie Spaces, Ordner oder Listen

Nein

 Ja Ja Ja
Aufgaben erstellen

Gäste mit Bearbeitungs- oder Vollberechtigung können Aufgaben erstellen.

 Ja Ja Ja
Erstellen Sie Dokumente Nein Ja Ja Ja

Konfigurieren Sie Integrationen im App-Center

 Nein Nein Ja Ja
Datenschutz und Freigabe konfigurieren Nein Ja Ja Ja
Erstellen und verwenden Sie Ziele und Einzelziele

Nein

 Ja Ja Ja
Erstellen, bearbeiten oder löschen Sie Tags

Nein

 Ja Ja Ja
Erinnerungen delegieren Nein Ja Ja Ja
Workspace löschen Nein Nein Nein Ja
Admin-Berechtigungen bearbeiten Nein   Nein 

Nein

  Ja
Daten exportieren

 

 Nein Nein Ja  Ja

Daten importieren

 

 Nein

Ja

Im Enterprise-Plan können Mitglieder mit der Importieren benutzerdefinierten Rollenberechtigung importieren.

 Ja Ja

Posteingang 

 Ja Ja Ja Ja
Laden Sie Personen in Ihren Workspace ein Nein

Mitglieder können nur eingeladenen Gästen und Mitgliedern dieselben oder weniger Berechtigungen gewähren.

 Ja Ja
Benutzerdefinierte Felder anzeigenund verwenden

Sie können einzelnen Gästen erlauben, benutzerdefinierte Felder einzusehen und zu verwenden.

 Ja Ja Ja
Siehe Profile Ja Ja Ja Ja
Übertragen Sie das Eigentum am Workspace Nein Nein Nein Ja
Verwenden Sie Massenaktion-Symbolleiste Nein Ja Ja Ja
Verwenden Sie Startseite Ja Ja Ja Ja
Verwenden und anzeigen von Zeiterfassung und Zeitschätzungen

Sie können einzelnen Gästen erlauben, die Zeiterfassung und Zeitschätzungen einzusehen und zu nutzen.

 Ja Ja Ja

Benutzerrollen umwandeln

Workspace-Eigentümer und Administratoren können Benutzerrollen einsehen und umwandeln.

Wenn Sie jemanden konvertieren, werden dessen Zugriff und Berechtigungen aktualisiert, um seine neue Rolle widerzuspiegeln. Sie haben dann Zugriff auf die Features, die für diese Rolle verfügbar sind.

Wenn ein Mitglied zum Gast wird, hat es keinen Zugang zu bestimmten Funktionen. Sie verlieren den Zugang zu allem, zu dem sie nicht eingeladen wurden, einschließlich ihrer privaten Workspace-Elemente. 

Benutzerdefinierte Rollen

Übernehmen Sie die vollständige Kontrolle über Berechtigungen durch Benutzerdefinierte Rollen. Mit dieser Funktion können Sie Rollen außer Gast, Mitglied und Administrator erstellen. Zum Beispiel Super-Administrator, Editor, eingeschränktes Mitglied oder jede andere Rolle, die Ihren Anforderungen entspricht!

Zusätzlich können Workspace-Eigentümer festlegen, wer benutzerdefinierte Rollen erstellen und bearbeiten darf.

Animation, die die Schritte zum Erstellen einer benutzerdefinierten Rolle anzeigt.

Teilen Sie Elemente in Ihrem Workspace

In Ihrem Workspace können Sie jedes Element privat machen und auswählen, diese nur mit ausgewählten Mitgliedern Ihres Workspaces zu teilen.

Standardmäßig sind Elemente öffentlich. Zum Beispiel: 

  • Eine öffentliche Aufgabe ist für jeden zugänglich, der Zugriff auf die übergeordnete Liste hat. 

  • Eine öffentliche Liste wird mit jedem geteilt, der Zugang zum übergeordneten Ordner hat.

  • Und ein öffentlicher Ordner wird mit jedem geteilt, der Zugang zum übergeordneten Space hat.

Damit jemand auf ein privates Element zugreifen kann, muss es für ihn freigegeben werden. 

Standardmäßig sehen Mitglieder alle öffentlichen Elemente und können zu privaten Elementen eingeladen werden. Gäste sehen nur Elemente, die mit ihnen geteilt wurden.

Jedes Mal, wenn du jemanden einlädst, ein privates Element freizugeben, erhältst du die Option, eineBerechtigungsebene für  einzustellen.

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