ClickUp est une plateforme incroyablement personnalisable. Découvrez comment exploiter ces fonctionnalités pour vous et votre équipe.
Certaines des fonctionnalités suivantes sont limitées en fonction du forfait. Consultez notre comparatif des forfaits trié par fonctionnalité pour obtenir toutes les informations. Beaucoup de ces fonctionnalités doivent être configurées par un administrateur ou un propriétaire et il vous faudra des permissions spécifiques pour les modifier et les utiliser.
Présentation des types de tâches personnalisés
Les types de tâches personnalisés vous permettent d’utiliser des tâches pour représenter différents types de travail. Par exemple, des clients, des évènements ou des éléments d’inventaire.
Présentation des vues
Utilisez les vues pour afficher les tâches de votre équipe d’une manière adaptée à vos projets.
L'emplacement où votre vue est appliquée détermine les tâches qui seront affichées. Lorsque vous ajoutez une vue à une liste unique, seules les tâches de cette liste s'afficheront. Lorsque vous ajoutez une vue à un dossier ou à un espace, toutes les tâches de toutes les listes de cet emplacement seront visibles.
Ajouter des vues à la hiérarchie
Voici les emplacements de la hiérarchie où des vues peuvent être ajoutées :
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Tout : Créez des vues ici pour voir toutes les tâches de votre environnement de travail. Idéal pour les cadres qui ont besoin de suivre les performances de l'ensemble de leur organisation. Vous pouvez aussi y partager des vues de page, comme les tableaux blancs et les documents, pour que les informations soient accessibles aux équipes de votre environnement de travail.
Au niveau « Tout », vous pouvez ajouter n'importe quelle vue, à l'exception des vues Formulaire.
- Espace, dossier et liste : Créez des vues dans un espace, un dossier ou une liste pour voir toutes les tâches de cet emplacement. Idéal pour les managers chargés de superviser une équipe ou des processus départementaux.
Vues Tâche et Page
Il existe deux types de vues :
Vue Tâche : Vous pouvez créer des vues qui organisent vos tâches d'une manière particulière, sous forme d'un diagramme de Gantt, par exemple. À partir de cette vue, vous pouvez retrouver facilement des tâches spécifiques en les regroupant, en les triant ou en les filtrant.
Vue Page : Affichez des ressources supplémentaires aux côtés de vos tâches, comme des formulaires ou des documents.
Toutes les vues peuvent être épinglées à la barre des vues juste au-dessus de vos tâches et peuvent être configurées comme privées ou publiques.
Vues populaires pour vos tâches
Les vues Liste et Tableau sont créées par défaut au niveau Tout, Espace, Dossier et Liste. Seule la vue Liste est obligatoire à chaque niveau.
Apprenez à rendre la vue Tableau facultative et à configurer n'importe quelle autre vue comme obligatoire. Vous pouvez aussi configurer une autre vue comme étant la vue par défaut.
Vue Liste : Idéale pour gérer et hiérarchiser les tâches qui vous sont assignées.
Visualisez chaque tâche dans une liste que vous pouvez trier en fonction de critères comme la personne assignée ou le statut.
Vue Tableau : La vue de référence pour les équipes agiles.
Visualisez chaque tâche comme une carte sur le tableau et chaque colonne comme une étape de votre flux de travail à statut personnalisé. Déplacer facilement les tâches en les glissant et en les déposant dans les différents statuts, du début à la fin.
Vues populaires pour vos pages
Vue Document : Ajoutez la vue à Tout, un espace, un dossier ou une liste pour garder vos documents à côté des tâches adéquates.
Utilisez des documents pour créer des plans de projet d'une page ou des procédures opératoires normalisées. Utilisez des pages et des sous-pages pour créer un wiki.
Vue Tableau blanc : Ajoutez la vue à Tout, à un espace, un dossier ou une liste pour garder vos tableaux blancs à côté des tâches adéquates.
Les tableaux blancs sont des espaces créatifs qui permettent de collaborer et de trouver de nouvelles idées. Ajoutez‑y du contenu interne et externe, y compris des tâches.
Vues pour les équipes logiciels
Vue Échéancier : Utilisez cette vue linéaire pour visualiser la feuille de route de votre équipe.
Vue Formulaire : Utilisez des formulaires pour collecter des informations auprès du reste de votre organisation, comme les rapports d'erreur ou les demandes de produits. Épinglez la vue Formulaire à votre barre de vues pour optimiser la création de tâches.
Vues pour les chefs de projet
Diagramme de Gantt : Populaire auprès des chefs de projet. Visualisez votre travail sous forme d'un aperçu global sur un échéancier, du début à la fin, pour mieux gérer les délais et comprendre le chevauchement entre les tâches.
Calendrier : Parfait pour voir d'un coup d'œil les jalons ou les évènements clés qui ont une échéance particulière. Planifiez, programmez et gérez vos tâches et vos ressources sous forme de calendrier. Cette vue peut également être synchronisée avec Google Agenda.
La barre des vues
La barre des vues se trouve au-dessus de vos tâches.
Elle affiche les vues qui ont été ajoutées et épinglées à votre emplacement actuel pour que vous puissiez rapidement passer de l'une à l'autre. Vous pouvez également ajouter, ouvrir, filtrer et trier les vues depuis la barre.
En-tête d’emplacement
L’en-tête d’emplacement vous permet de mieux contrôler les emplacements de votre environnement de travail.
Développez l’en-tête d’emplacement pour ajouter des détails et configurer les paramètres de vos espaces, dossiers et listes.
Présentation des ClickApps
Les ClickApps permettent de rendre ClickUp extrêmement personnalisable. Les ClickApps sont de petites applications que vous pouvez activer ou désactiver à votre guise. Choisissez seulement celles qui améliorent votre flux de travail. Certaines ClickApps s'appliquent à l'intégralité de votre environnement de travail. D'autres peuvent être activées pour des espaces individuels.
Voici quelques ClickApps fréquemment utilisées :
Automatisations : Réduisez les tâches manuelles et récurrentes pour gagner du temps et augmenter votre productivité. Utilisez la ClickApp Automatisation pour configurer des déclencheurs afin d'automatiser les actions récurrentes au sein de vos tâches, comme la définition d'une nouvelle date d'échéance en cas de changement de statut.
Champs personnalisés : Maintenez une bonne cohérence en ajoutant des champs tels que des formules, des menus déroulants ou des barres de progression automatisées à n'importe quel endroit de la hiérarchie de votre environnement de travail. Les champs personnalisés sont automatiquement inclus dans toutes les tâches de l'emplacement où ils sont ajoutés.
Assignés multiples : Assignez une tâche à plusieurs personnes. Lorsque cette option est désactivée, les tâches ne peuvent être assignées qu'à une seule personne.
Priorité : Classez vos tâches par importance à l'aide de drapeaux de couleur intitulés Urgente, Élevée, Normale et Basse.
Sprints : Particulièrement utile pour les équipes logiciels. Ajoutez des dossiers et des listes spécifiques aux sprints à l'ensemble de votre environnement de travail ou à des espaces individuels.
Les forfaits Business et supérieurs peuvent également définir des points de sprint, des automatisations de sprint et des cartes de sprint.
Afficher l’état d’avancement : ClickApp idéale pour gérer les flux de travail linéaires ! L’état d’avancement des tâches s’affiche en pourcentage dans un diagramme circulaire.
Étiquettes : Créez des étiquettes colorées et personnalisées et appliquez-les aux tâches depuis n'importe quel emplacement. Les étiquettes sont ajoutées au niveau de l'espace, vous pouvez donc les utiliser pour filtrer ou identifier rapidement les tâches connexes qui ne sont pas regroupées d'une autre manière.
Suivi du temps : Suivez le temps passé sur une tâche automatiquement ou manuellement. Intégrez les données de temps à notre fonctionnalité de tableau de bord pour obtenir des rapports détaillés.
Avertissement de tâches incomplètes : Avertissez votre équipe lorsqu'elle tente de fermer des tâches incomplètes.
Avertissement de dépendance : Avertissez votre équipe lorsqu'elle tente de fermer une tâche qui attend qu'une autre tâche soit terminée.
Présentation des modèles de statuts et des statuts personnalisés
Vous pouvez créer des statuts au niveau de l'espace, du dossier et de la liste. Définissez des statuts sur les tâches tout au long du flux de travail, afin que la progression soit visible en un coup d'œil.
Il existe trois groupes de statuts par défaut : Actif, Terminé et Fermé. Non démarré est un quatrième groupe qui peut être activé par un propriétaire ou un administrateur.
Votre environnement de travail comporte des modèles de statut pour différents cas pratiques, tels que Kanban, Marketing et Scrum. Vous pouvez modifier le nom et la couleur des modèles de statut existants ou créer les vôtres. Par exemple, vous pouvez créer des statuts personnalisés avec un code couleur comme En attente de, Planifié, ou tout autre statut qui reflète au mieux votre flux de travail.
Présentation du partage
Contrôlez ce que voient les autres personnes dans votre environnement de travail grâce aux options de partage. Vous pouvez rendre des éléments et des emplacements publics pour tout le monde dans votre environnement de travail ou les rendre privés et choisir avec qui les partager.
Vous pouvez partager quelque chose avec les autres personnes de votre environnement de travail. Vous pouvez également partager quelque chose avec une personne tierce et l'inviter en même temps à rejoindre votre environnement de travail.
Partager des éléments avec un lien public
Vous pouvez partager des tâches, des vues et des documents avec des personnes extérieures à votre environnement de travail en utilisant des liens publics.
Partager des éléments avec une équipe
Les équipes sont des groupes d'utilisateurs que vous pouvez créer, @mentionner, et auxquels vous pouvez assigner des tâches. Vous pouvez également partager des éléments avec eux.
Présentation des permissions
Lorsque vous partagez des emplacements et des éléments avec des personnes et des équipes, vous pouvez définir des permissions pour contrôler ce qu'elles peuvent faire.
Il existe quatre niveaux de permissions standards :
- Lecture seule : accès en lecture seule.
- Commentaire : Possibilité d'ajouter et de répondre aux commentaires.
- Modifier : Possibilité d'apporter des modifications et de les partager avec d'autres utilisateurs. La personne ne pourra rien supprimer.
- Complet : Possibilité de créer, modifier, partager et supprimer.
Les permissions de rôle personnalisé sont disponibles sur les forfaits Business Plus et Enterprise.
Présentation des modèles
Le centre de modèles est une bibliothèque qui contient à la fois des modèles prédéfinis et des modèles créés par vous et des personnes de votre organisation. Depuis le centre de modèles, vous pouvez créer et utiliser des modèles pour les éléments suivants :
Vous pouvez aussi créer des modèles pour des statuts, des e-mails et des automatisations. D’autres modèles sont disponibles sur la page Modèles ClickUp de notre site Web.