Réutilisez tâches en créant et en appliquant modèles de tâches. Rationalisez les processus, les événements, les rapports de bug et tout autre travail que vous répétez régulièrement.
Ce dont vous aurez besoin
- Les modèles de tâches sont disponibles sur chaque forfait.
- Les invités ont accès aux modèles pour les tâches, les documents, les vues, les checklists et les Tableaux blancs.
- Tout le monde, y compris les invités avec des permissions de modification ou de modification complète, peut créer, modifier, appliquer et supprimer des modèles de tâches.
Créer un modèle de tâche
Pour créer un nouveau modèle de tâche :
- Ouvrez une tâche et dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône trois points ....
- Sélectionnez Modèles.
- Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle.
- Choisissez un nom, ajoutez une description et sélectionnez les paramètres de partage.
- Choisissez vos options d'importation.
- Dans le coin inférieur droit, cliquez sur Enregistrer le modèle.
Options d’importation
Lors de la création d'un modèle de tâche, vous pouvez choisir d'Importer tout ou de Personnaliser les éléments inclus.
Si vous sélectionnez Importer tout, le modèle de tâche inclura tous les détails de la tâche lorsque vous l'appliquez.
Si vous sélectionnez Personnaliser les éléments inclus, vous pouvez choisir ce que le modèle inclura parmi les options suivantes :
| Élément inclus | Description |
| Dates d’échéance | Date d’échéance et heure |
| Pièces jointes | Pièces jointes de tâche |
| Pièces jointes au commentaire | Pièces jointes au commentaire |
| Dépendances | Dépendances |
| Priorité | Priorité |
| Temps estimé | Estimation de durée |
| Personnes assignées | Personnes assignées |
| Abonnés | Abonnés |
| Conserver les statuts des tâches | Héritez de l’état actuel de la tâche. |
| Étiquettes | Étiquettes |
| Copier les paramètres des statuts | Héritez des mêmes options de statut que la tâche. Ces statuts dépendent de l'emplacement dans la hiérarchie de la tâche. |
| Sous-tâches |
Il y a une limite de 1 000 sous-tâches par tâche, y compris celles supprimées au cours des 51 derniers jours. Si l'application du modèle de tâche dépasse la limite de sous-tâches, alors le modèle échouera à s'appliquer. |
| Date de début | Date et heure de début |
| Commentaires | Commentaires |
| Paramètres récurrents | Paramètres récurrents |
| Description | Description de la tâche |
| Champs personnalisés |
Les champs de formule ne sont pas inclus. |
| Checklists | Checklists |
| Types de tâches | Héritez du type de tâche personnalisé si applicable. |
Appliquer un modèle de tâche
Répétez les processus en appliquant des modèles de tâches. Une fois qu'un modèle de tâche est appliqué, il ne peut pas être annulé. Découvrez notre cours sur la manière d'Appliquer un modèle de tâche avec l'automatisation à l'Université ClickUp.
Pour appliquer un modèle de tâche :
- Ouvrez une tâche et dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône trois points ....
- Sélectionnez Modèles.
- Cliquez sur Parcourir les modèles.
- Recherchez un modèle. Vous pouvez également filtrer les modèles de tâches en utilisant la barre latérale gauche.
- Il y a deux façons d'appliquer le modèle :
- Sélectionnez un modèle de tâche. Choisissez de personnaliser les informations que vous souhaitez inclure lors de l'application du modèle et cliquez sur Utiliser le modèle pour finaliser.
- Ajoutez immédiatement le modèle à votre tâche en survolant le modèle et en cliquant sur Utilisation rapide. La description de la tâche, les sous-tâches, les étiquettes, les pièces jointes, et les checklists seront fusionnés dans cette tâche. Les assignés, les abonnés, la priorité, les dates de début, et les dates d'échéance seront remplacés dans cette tâche par le modèle. Utiliser l'option Utilisation rapide créera la tâche dans la liste où le modèle a été initialement créé.
Vous pouvez également créer une Automatisation pour appliquer un modèle chaque fois qu'une nouvelle tâche est créée afin d'éviter un travail supplémentaire. Votre Automatisation doit utiliser le déclencheur et l'action suivants :
-
Déclencheur : Sélectionnez Quand une tâche ou sous-tâche est créée.
- Pour appliquer uniquement des modèles aux tâches, dans la colonne Déclencheur, cliquez sur le menu déroulant Tâches ou sous-tâches et sélectionnez Tâches.
-
Créé par : Par défaut, toute tâche ou sous-tâche créée déclenchera l'automatisation. Utilisez les cases à cocher pour filtrer les tâches créées de manière spécifique.
- Les modèles ne peuvent pas être appliqués aux tâches ou sous-tâches créées par un modèle.
- Action : Sélectionnez Appliquer un modèle, puis dans le menu déroulant Modèle, choisissez un modèle.
Utilisez les commandes slash pour appliquer des modèles de tâche
Pour appliquer un modèle de tâche en utilisant /commandes slash:
- Saisissez
/temple titre ou la description d’une tâche. - Sélectionnez l'un des modèles récemment utilisés ou saisissez le nom d'un modèle de tâche pour le rechercher.
- Vous pouvez également utiliser les flèches
hautetbasde votre clavier pour choisir parmi les modèles récemment utilisés.
- Vous pouvez également utiliser les flèches
- Cliquez sur Parcourir pour rechercher d'autres modèles de tâches dans le centre de modèles.
- Appuyez sur
Entrée.
Le modèle / commande slash est également disponible lors de la création d'une nouvelle tâche dans vue Liste, vue Tableau, vue Calendrier, vue Échéancier, vue Équipe, vue Tableau blanc, et vue Charge de travail.
Mettre à jour un modèle de tâche
Mettez à jour les modèles de tâches pour rester en phase avec vos processus. Une fois qu'un modèle de tâche est mis à jour, il ne peut pas être rétabli à son état précédent.
Pour mettre à jour un modèle de tâche :
- Appliquez un modèle à une tâche existante ou nouvelle.
- Apportez toutes les modifications et mises à jour nécessaires à la tâche.
- Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône trois points ....
- Sélectionnez Modèles.
- Cliquez sur Mettre à jour le modèle existant.
- Recherchez et sélectionnez le modèle existant que vous souhaitez mettre à jour.
- Cliquez sur Suivant.
- Vous pouvez renommer votre modèle et mettre à jour ses options de partage et d'importation.
- En bas à droite, cliquez sur Enregistrer.
Définissez un modèle de tâche par défaut pour une liste
Appliquez automatiquement un modèle à toutes les nouvelles tâches créées dans une Liste.
Supprimer un modèle de tâche
Supprimez les modèles de tâches dont vous n'avez plus besoin. Une fois un modèle de tâche supprimé, il ne peut être récupéré.
Pour supprimer un modèle de tâche :
- Ouvrez une tâche et dans le coin supérieur droit, cliquez sur l'icône trois points ....
- Sélectionnez Modèles, puis Parcourir les modèles.
- Cliquez sur le modèle de tâche.
- Dans le coin supérieur gauche, à côté du nom du modèle, cliquez sur l'icône trois points ... .
- Cliquez sur Supprimer.
Remapper les dates d’échéance des sous-tâches
Activez le ClickApp Remap Subtask Due Dates pour modifier automatiquement les dates d'échéance des sous-tâches du même montant que leur tâche parente est modifiée.
Par exemple, si vous reculez la date d’échéance parenttâche de cinq jours, toutes les dates de sous-tâche seront également reculées de cinq jours.
Remapper les dates lors de l'application de modèles
Lorsque vous créez un modèle d'Espace, de Dossier ou de Liste, vous pouvez choisir de sauvegarder les dates de début et d'échéance de ses tâches lors de la définition des options d'importation du modèle.
Lorsque vous appliquez le modèle, vous pouvez choisir d'utiliser les dates de début et d'échéance de la tâche originale ou de les remapper. Au lieu de mettre à jour manuellement chaque tâche, toutes vos tâches seront mises à jour lorsque le modèle sera appliqué.