Los Desencadenantes y las Acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los Desencadenantes inician la Automatización y dan lugar a una Acción. Las Acciones son los cambios que quieres automatizar.
Las Condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden mayor precisión y control.
Aprende a usar los Desencadenantes para crear Automatizaciones que te ahorren clics.
La disponibilidad de funciones y los límites varían según el plan y el rol del usuario. Más información
Cómo funcionan los Desencadenantes
Los Desencadenantes inician las Automatizaciones. Pueden aplicarse a tareas, subtareas o ambas en un Espacio, Carpeta, Subcarpeta o Lista concretos.
Puedes añadir Condiciones a tus Desencadenantes para filtrar qué tareas iniciarán tu Automatización.
Si tienes varias Automatizaciones con el mismo Desencadenante, se activarán a la vez.
Desencadenantes disponibles
La siguiente tabla muestra los Desencadenantes de Automatización disponibles. Para ver las Acciones correspondientes a estos Desencadenantes, consulta nuestro artículo Usar Acciones de Automatización.
Esta tabla no incluye los Desencadenantes basados en integraciones de GitHub, Google Calendar y otros. Para más información, consulta Configurar Automatizaciones de integración.
Las Automatizaciones desencadenadas por fechas utilizan la zona horaria establecida para la persona que creó la Automatización. Si la fecha no tiene hora asignada, la Automatización se activará a las 4:00 a. m. hora local.
| Desencadenante de Automatización | Descripción | Opciones |
| Asignado añadido | Cuando se añade un asignado a una tarea, se produce una Acción. Si hay varios asignados seleccionados, añadir uno solo activará la Automatización. Puedes elegir que los nuevos asignados sean el seguidor de la tarea, el creador de la tarea, el usuario que activó la Automatización o un Campo personalizado de tipo Personas. Añadir un asignado desde el menú de creación de tareas no activará esta Automatización. |
Cuando se añade un asignado a: Elige a cualquier persona que tenga acceso a la Lista |
| Asignado eliminado | Cuando se elimina un asignado de una tarea, se produce una Acción. Puedes elegir que los asignados eliminados sean el seguidor de la tarea, el creador de la tarea, el usuario que activó la Automatización o un Campo personalizado de tipo Personas. |
Cuando se elimina un asignado de: Elige a cualquier persona que tenga acceso a la Lista |
| Comentario añadido | Cuando se añade un nuevo comentario a una tarea, se produce una Acción. Las respuestas en hilo no activarán Automatizaciones. |
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| Campo personalizado modificado | Cuando se produce el cambio correspondiente en un Campo personalizado, se produce una Acción. Los cambios en Campos personalizados que ocurran al aplicar una plantilla no activarán ninguna Automatización. Los Campos de fórmula que usan la función Today() no son compatibles.Puedes usar Campos de IA y Campos personalizados privados en los Desencadenantes. |
Haz clic en Avanzado para elegir si la Automatización se aplica a tareas recién creadas, a actualizaciones de tareas existentes o a ambas. Puedes añadir varios valores al Campo personalizado seleccionado. Haz clic en el desplegable Desde, debajo del campo seleccionado. Elige un valor o selecciona Añadir/editar opciones para crear un valor nuevo. Por ejemplo, puedes seleccionar Cualquiera para crear el Desencadenante: Si el Campo personalizado seleccionado cambia desde Cualquier otro Campo personalizado, se producirá la Acción. También puedes hacer clic en el desplegable Hasta. Puedes seleccionar un valor, hacer clic en +Añadir opción para añadir un valor personalizado o hacer clic en Configuración avanzada para buscar un Campo personalizado. |
| Nombre de tarea o subtarea modificado | Cuando se actualiza el nombre de una tarea o subtarea, se produce una Acción. | Este desencadenante depende de la configuración para ejecutar la Automatización en tareas, subtareas o ambas. |
| Listas de verificación resueltas | Cuando todas las listas de verificación de una tarea están resueltas, se produce una Acción. | |
| La fecha es anterior/posterior a | En esta fecha, se produce una Acción. Por ejemplo, 10 días antes de la fecha de vencimiento, añade un comentario a esta tarea y @menciona a los seguidores. Las Automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4:00 a. m. hora local en la fecha de vencimiento. |
De forma predeterminada, las variables se establecen en 1 día antes de la fecha de inicio. Para editarlas: • Escribe otro número en el campo numérico. • Haz clic en los desplegables y elige una opción diferente. |
| Fecha de vencimiento alcanzada | Cuando llega una fecha de vencimiento, se produce una Acción. Las Automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4:00 a. m. hora local en la fecha de vencimiento. |
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| Fecha de vencimiento modificada | Cuando cambia una fecha de vencimiento, se produce una Acción. | |
| Cada... | Cuando llega un día y una hora programados, una Acción se aplica a todas las tareas de la Lista. Por ejemplo, todos los jueves a las 8:00, establecer un Campo personalizado. Este Desencadenante no se activará en tareas cerradas o completadas. |
Repetir: Selecciona una programación para que se repita la Acción. A las: Selecciona una hora para que se produzca la Acción. A partir del: Selecciona un día para que se produzca la Acción. Zona horaria: De forma predeterminada, es la zona horaria establecida en Mi configuración. Finaliza: Selecciona una hora para que termine este Desencadenante. Para evitar problemas de rendimiento, la Acción Duplicar no está disponible con el Desencadenante Cada... |
| Tarea o subtarea existente añadida a esta ubicación | Cuando una tarea o subtarea existente se añade a una ubicación concreta, se produce una Acción. Esto solo se activa para las subtareas añadidas a la ubicación mediante Subtareas en Múltiples Listas. No se activará en subtareas cuya tarea principal sea la que se añade a la ubicación. |
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| Prioridad modificada | Cuando cambia la Prioridad de una tarea, se produce una Acción. Opcionalmente, puedes hacer que solo se active al cambiar desde o hacia una Prioridad determinada. | Cuando una prioridad cambia de: Elige cualquier nivel de Prioridad, incluido sin Prioridad. |
| Mover a esta Lista | Cuando se mueve una tarea a la Lista que estás automatizando, se produce una Acción. | |
| Fecha de inicio alcanzada | Cuando llega la fecha de inicio de una tarea, se produce una Acción. | |
| Fecha de inicio modificada | Cuando cambia una fecha de inicio, se produce una Acción. | |
| Estado modificado | Cuando cambia el estado de una tarea, se produce una Acción. Opcionalmente, puedes hacer que solo se active al cambiar desde o hacia un estado determinado. Para especificar estados individuales, haz clic en el icono de ángulo a la derecha del grupo de estados correspondiente. | Cuando un estado cambia de: Elige entre cualquier estado activo, hecho o cerrado de tu Lista A: Elige entre cualquier estado activo, hecho o cerrado de tu Lista |
| Subtareas resueltas | Cuando todas las subtareas de una tarea están resueltas, se produce una Acción. Este Desencadenante solo resuelve las subtareas directamente subordinadas a la tarea principal. |
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| Etiquetas añadidas | Cuando alguna de las etiquetas seleccionadas se añade a una tarea, se produce una Acción. Para exigir dos o más etiquetas que activen una Automatización, puedes combinar este Desencadenante con Condiciones. Las etiquetas deben aplicarse a las tareas en orden. Las etiquetas de la Condición deben aplicarse a las tareas antes que las etiquetas definidas en este Desencadenante. |
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| Etiquetas eliminadas | Cuando alguna de las etiquetas seleccionadas se elimina de una tarea, se produce una Acción. | |
| Tarea o subtarea creada | Cuando se crea una tarea o subtarea en la Lista, se produce una Acción. | De forma predeterminada, cualquier tarea o subtarea creada activará la Automatización. Usa las casillas de selección para filtrar las tareas creadas de formas específicas. |
| Tarea o subtarea vinculada | Cuando se vincula una tarea o subtarea en la Lista, se produce una Acción. | |
| Tiempo registrado | Cuando se registra tiempo en una tarea por parte de una persona concreta, se produce una Acción. | Usuario: Elige a cualquier persona que tenga acceso a la Lista |
| Tipo de tarea modificado | Cuando se cambia el tipo de tarea, se produce una Acción. | |
| Tarea o subtarea desbloqueada | Cuando una tarea o subtarea queda desbloqueada, se produce una Acción. |
Desencadenantes de Chat disponibles
La siguiente tabla muestra los Desencadenantes de Automatización de Chat disponibles. Estos Desencadenantes solo están disponibles y se pueden usar en los Canales de Chat.
| Desencadenante de Automatización de Chat | Descripción | Opciones |
| Mensaje publicado | Cuando se publica un mensaje de Chat en el Canal, se produce una Acción. | |
| Cada... | Cuando llega un día y una hora programados, una Acción se aplica a todas las tareas de la Lista. Por ejemplo, todos los jueves a las 8:00, establecer un Campo personalizado. Este Desencadenante no se activará en tareas cerradas o completadas. |
Repetir: Selecciona una programación para que se repita la Acción. A las: Selecciona una hora para que se produzca la Acción. A partir del: Selecciona un día para que se produzca la Acción. Zona horaria: De forma predeterminada, es la zona horaria establecida en Mi configuración. Finaliza: Selecciona una hora para que termine este Desencadenante. |