¿Es la primera vez que usas ClickUp? Aprovecha al máximo nuestra plataforma personalizable aprendiendo las funciones principales.

Si quieres ver una panorámica de todo lo que ofrece ClickUp, echa un vistazo a nuestra página de funciones. También puedes consultar una comparativa de nuestros planes por función en la página de precios.  

Este artículo cubre las versiones 3.0 y 4.0. Descubre lo nuevo en ClickUp 4.0!

Aplicación de escritorio y aplicación móvil

Puedes acceder a ClickUp a través de tu navegador, la aplicación de escritorio o la aplicación móvil.

Si prefieres trabajar y consultar internet en sitios separados, prueba la aplicación de escritorio de ClickUp.

¿Tienes que revisar las notificaciones o la bandeja de entrada de ClickUp cuando estás fuera? No las pierdas de vista con la aplicación móvil de ClickUp.

Introducción a los roles de usuario

En ClickUp, el primer paso es crear un entorno de trabajo o recibir una invitación para unirte a uno existente.

Las compañías, organizaciones, pequeñas empresas o personas que usan ClickUp comparten un entorno de trabajo. Cuando se invita a personas a unirse a un entorno de trabajo, el propietario o administrador puede asignarles un rol de usuario.

Introducción a la jerarquía

La jerarquía permite a todo tipo de empresas organizar su trabajo en tareas fáciles de gestionar. La jerarquía tiene los siguientes beneficios:

• Proporciona una estructura adaptable para el trabajo, que se puede ampliar a medida que la organización vaya creciendo. 
• Los elementos y las ubicaciones pueden ser privados o compartidos. Además, es posible gestionar el acceso a información confidencial. 
• Los elementos y ubicaciones se pueden configurar para permitir acciones específicas a las personas. Además, es posible gestionar quién puede hacer qué y dónde. 

Hay seis niveles de jerarquía, empezando por el entorno de trabajo. 

1. Entorno de trabajo:

   Contiene toda la organización y todo el trabajo. Recomendamos contar con un entorno de trabajo por organización. Si tu organización crece, todo el trabajo permanecerá visible y en un mismo lugar.
   

2. Espacios: estructura los diferentes flujos o tipos de trabajo. Puedes organizar los espacios por departamentos, equipos, iniciativas de alto nivel, clientes o cualquier otra agrupación lógica para ti.

   Cada espacio tiene sus propios ajustes y se puede compartir con todos los miembros del entorno de trabajo o convertir en privado, para así conceder acceso de forma selectiva.

3. Carpetas: las carpetas son opcionales y resultan útiles para los flujos de trabajo más complejos. Puedes añadir carpetas a un espacio y luego añadir listas dentro de las carpetas para organizar los proyectos. Cuando creas una carpeta, se genera una lista automáticamente.

   Los equipos de software ágiles pueden usar carpetas Sprint para mantener sus sprints organizados.

4. Listas: contienen tareas similares o cuyos resultados o metas son semejantes.

   Las listas se pueden añadir a espacios y a carpetas. Los equipos de software ágiles tienen la opción de incluir listas normales en una carpeta Sprint, junto con sus sprints. Las listas son ideales para gestionar las tareas pendientes antes de añadirlas a un sprint.

5. Tareas: organiza en tareas las diferentes acciones que requieren tus proyectos. 
   Las tareas cuentan con un conjunto de secciones predeterminadas y opciones personalizables para guardar toda la información relativa al trabajo, como las que se indican a continuación.

   • Añade detalles sobre el trabajo a la descripción de la tarea. Puedes usar texto o contenido audiovisual, como vídeos y capturas de pantalla.
   • Delega responsabilidad especificando las personas asignadas y las fechas de inicio y límite. 
   • Habla sobre el progreso de la tarea con las personas asignadas y las partes interesadas en los comentarios de la tarea. 
   • Haz una estimación de la cantidad de tiempo que llevará completar una tarea. Registra o introduce las horas dedicadas a la tarea. 
   • Adjunta materiales relacionados, como documentos y pizarras. 

   • Lleva un control de los puntos de datos clave mediante campos personalizados. 

     Los campos personalizados son importantes si quieres ejecutar informes en paneles más adelante. Echa un vistazo a nuestro artículo Introducción al gestor de campos personalizados (en inglés).

   Las tareas también tienen opciones predeterminadas y personalizables para lo siguiente:

   Añade detalles sobre el trabajo a la descripción de la tarea. Puedes usar texto o contenido audiovisual, como vídeos y capturas de pantalla.

   • Compartir tareas con otras listas. Esto es útil porque cada tarea tiene una lista principal por defecto. 
   • Enlazar tareas usando nuestras funciones Relaciones y Dependencias.
   • Organizar tareas por orden.
   • Encontrar tareas en listas largas usando filtros.

6. Subtareas: añade subtareas a una tarea para llevar un control de los elementos de acción más detallados. Para proyectos complejos, puedes crear capas de subtareas anidadas. 
    

   Subtareas anidadas es una ClickApp que debe activar un propietario o administrador. Los equipos de software pueden usar subtareas anidadas para las epopeyas. También puedes organizar los equipos multidisciplinares que trabajan en la misma función creando subtareas anidadas por producto, diseño e ingeniería.

Muévete por tu entorno de trabajo

Navega por tu Entorno de trabajo utilizando los siguientes menús: 

• En ClickUp 4.0, puedes acceder a tus espacios, carpetas y listas desde tu barra lateral de inicio o la barra lateral de espacios.
• En ClickUp 3.0, puedes navegar por tus Espacios, Carpetas y Listas desde la Barra lateral. 
• Navegación Global: En ClickUp 4.0, utiliza la Navegación Global para abrir tus funciones de comunicación, colaboración y organización desde cualquier lugar de ClickUp. 
• Barra lateral de Inicio: En ClickUp 4.0, tus tareas más importantes están aquí, para que siempre sepas dónde centrarte. Inicio ofrece varias formas de priorizar el trabajo. Puedes usar algunas o todas.
• Bandeja de entrada: Mantén un seguimiento de tus notificaciones.
• Chat: Mantén toda tu comunicación de trabajo dentro de ClickUp para que nunca pierdas el contexto importante al cambiar a otras herramientas.
• Barra de vistas: Utiliza la barra de vistas en la parte superior de cualquier espacio, carpeta o lista para organizar cómo ves tus tareas.
• Barra lateral de Brain: En ClickUp 4.0, utiliza la IA de ClickUp en pantalla completa. 
  El ClickApp de IA de ClickUp debe ser activado por un administrador o propietario. La disponibilidad y los límites de la función de IA de ClickUp varían según el plan y el rol del usuario. Más información
• Metas: Ve las metas a las que has sido invitado a ver o editar.
• Favoritos: Ancla elementos y ubicaciones a tu barra lateral de Inicio o en la parte superior o inferior de tu entorno de trabajo.
• Hub de paneles: Ve los paneles que han sido compartidos contigo.
• Hub de documentos: Ve los documentos que han sido compartidos contigo.
• Hub de Pizarras: Ve las Pizarras que han sido compartidas contigo. 

Menús de ajustes de cuenta y entorno de trabajo

En función de tu rol de usuario, tendrás acceso a uno o dos menús de ajustes.

Menú de ajustes de cuenta: Todos los usuarios tienen acceso, aunque los invitados en ciertos planes pueden no ver todas las opciones en este menú. Personaliza tu experiencia ajustando tus ajustes de notificaciones, configurando tu idioma y zona horaria, eligiendo un tema cromático, ¡y más!

Menú de ajustes del entorno de trabajo: En la esquina superior izquierda, haz clic en el nombre de tu entorno de trabajo para cambiar de entorno o crear uno nuevo. Los propietarios y administradores también pueden gestionar roles de usuario, permisos, facturación, seguridad y otras tareas operativas desde este menú.

Barra de herramientas

Utiliza la barra de herramientas en la parte superior de ClickUp para encontrar contenido y realizar el trabajo.

• Haz clic en Buscar para abrir la barra de comandos de IA y encontrar cualquier cosa en tu entorno de trabajo.
• ¡Controla el tiempo, crea documentos y más!
• Crea rápidamente una tarea, un documento, un recordatorio, un chat, vista de Pizarra, o un panel.

Barra de comando IA

En el centro de la barra de herramientas está la barra de comandos IA. Escribe Cmd + K(Mac) o Ctrl + K(PC) desde cualquier ubicación de ClickUp para buscar lo que necesites en el entorno de trabajo.

Los filtros te permiten buscar por elemento, asignación y estado de la tarea. Además, con el comando crear puedes crear rápidamente documentos, recordatorios y tareas. 

Usa Búsqueda Conectada para encontrar tu trabajo que vive fuera de ClickUp. Utiliza el Centro de aplicaciones para conectar las aplicaciones que te gustaría buscar desde ClickUp.

Chat

Utiliza Chat para mantener toda tu comunicación de trabajo dentro de ClickUp y nunca perder el contexto importante al cambiar a otras herramientas.

Panorámicas

Las panorámicas ofrecen una vista general de espacios y carpetas, donde puedes ver elementos similares en una ubicación central y hacer cambios rápidamente. 

Encabezados de ubicación

Encabezados de ubicación te permiten realizar cambios rápidamente en cualquier Espacio, Carpeta o Lista en tu entorno de trabajo.

Ruta de navegación y menús de configuración de ubicación

En la parte superior izquierda de un Espacio, Carpeta o Lista, las migas de navegación muestran tu ubicación actual en el entorno de trabajo.

Menú de ajustes de ubicación

Para abrir el menú de ajustes de ubicación:

• En ClickUp 4.0, haz clic en el nombre de la ubicación actual y luego en el icono de puntos suspensivos ....
• En ClickUp 3.0, a la derecha del nombre de la ubicación, haz clic en el icono de tres puntos ....

IA de ClickUp

IA de ClickUp es una colección de funciones de IA conversacionales, contextuales y basadas en roles disponibles en todo ClickUp.

Usa las funciones de IA de ClickUp para interconectar a las personas, el trabajo y los conocimientos de tu organización. 

Barra de acciones en lote 

Elimina los pasos repetitivos gestionando tareas, subtareas y documentos en lote. Por ejemplo, puedes asignar múltiples tareas a una nueva persona o establecer una fecha de inicio o fecha límite para un grupo de tareas.