¿No estás seguro de cómo asignar los roles a tu equipo?
Para un líder de TI, la propiedad del entorno de trabajo es adecuada. ¿Para alguien que crea flujos de trabajo y realiza cambios significativos? El rol de administrador. Una persona que inicia sesión y realiza trabajo debería ser miembro. Y si necesitas un colaborador externo para un proyecto a corto plazo, ¡hazlo invitado!
Qué necesitas
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Los roles de propietario, administrador, miembro e invitado están disponibles en todos los planes de ClickUp.
Tipos de roles de usuario
A los usuarios de ClickUp se les pueden asignar los siguientes roles de usuario dentro de un entorno de trabajo:
- Invitados: Personas ajenas a tu organización con las que has compartido elementos específicos del entorno de trabajo. En los planes de pago hay dos tipos de invitados: internos y externos. Consulta nuestro artículo Cargos por invitar a miembros e invitados para más información.
- Miembros: personas de la organización que trabajan activamente en ClickUp.
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Administradores: Personas que son responsables de gestionar el entorno de trabajo incluyendo facturación, permisos e integraciones.
Puedes pensar en un administrador como un miembro con algunos permisos extras para gestionar el entorno de trabajo. -
Propietario: la persona que creó el entorno de trabajo o a la que se le transfirió la propiedad. Cada entorno de trabajo solo puede tener un propietario.
Un propietario es un miembro que tiene determinados permisos adicionales para gestionar el entorno de trabajo. - Roles personalizados: Los planes Business Plus y Enterprise también disponen de roles personalizados.
Invitados
Invita a personas externas a tu organización para que se unan a tu entorno de trabajo como invitados compartiendo elementos con ellos. Las personas en un rol de invitado solo podrán acceder a los elementos que se hayan compartido con ellos.
También puedes permitir que determinados invitados utilicen determinadas funciones:
Por ejemplo, contratas a un contratista que te ayuda a completar un proyecto. Puedes darles acceso para controlar el tiempo, así pueden registrar las horas trabajadas en tareas específicas.
Puedes ocultar Campos Personalizados a los invitados:
Por ejemplo, un cliente quiere seguir las tareas de su proyecto. Has incluido el presupuesto, coste y margen de beneficio en Campos personalizados. Puedes ocultar todos los Campos personalizados al cliente o sólo los campos que no quieres que vea.
Miembros
Los miembros son personas de tu organización que trabajan activamente contigo en ClickUp.
Los miembros pueden:
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Crea espacios, carpetas, listas y tareas.
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Obtén acceso a todos los Espacios públicos.
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Ver a todos en el entorno de trabajo.
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Comparte cosas con invitados y otros miembros.
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Invita a invitados con los mismos permisos o menos.
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Haz privados los Espacios, Carpetas, Listas y tareas. Los miembros solo pueden hacer esto para los elementos que han creado o de los que son propietarios.
Administradores
Los administradores son personas que pueden ser confiadas para gestionar tu entorno de trabajo.
Además de todo lo que pueden hacer los usuarios, los administradores también pueden:
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Añade nuevos miembros, gestiona permisos y elimina miembros existentes.
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Importar, Exportar y gestionar Integraciones.
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Gestiona facturación, roles de usuario, importaciones, integraciones y otros ajustes del entorno de trabajo.
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Transfiere la propiedad de Espacios inaccesibles cuando:
- El entorno de trabajo está en el plan Enterprise.
- Se ha habilitado la opción para que los administradores gestionen espacios privados en el entorno de trabajo.
- Se ha habilitado la opción para permitir que los administradores gestionen un espacio específico.
Propietarios
Los propietarios son los máximos responsables del entorno de trabajo. Normalmente, el propietario será la persona que creó el entorno de trabajo por primera vez, aunque la propiedad del entorno de trabajo puede ser transferida.
Además de todo lo que pueden hacer los administradores, los propietarios también pueden:
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Transfiere la propiedad de Espacios inaccesibles.
Acciones permitidas para roles de usuario
Echa un vistazo a la tabla a continuación para obtener una visión general de lo que cada rol de usuario puede hacer de forma predeterminada. Algunos elementos pueden no estar disponibles para ti, dependiendo de los permisos aplicados por el propietario de tu entorno de trabajo o los administradores.
Acciones | Invitado | Miembro | Administrador | Propietario |
Acceso a la vista Todo |
No |
Sí | Sí | Sí |
Elementos de acceso en espacios |
No puedes compartir Espacios con invitados. |
Sí | Sí | Sí |
Accede a elementos en Carpetas, Listas, tareas |
Los invitados pueden ser añadidos a elementos específicos. |
Sí | Sí | Sí |
Acceso a vistas |
Puedes otorgar permiso a invitados individuales para crear vistas. Se debe compartir una Carpeta o Lista con ellos y necesitan permisos de edición o acceso completo. |
Sí | Sí | Sí |
Crea Espacios, Carpetas, o Listas |
No |
Sí | Sí | Sí |
Crea tareas |
Los invitados con permisos de edición o acceso completo pueden crear tareas. |
Sí | Sí | Sí |
Crea Documentos | No | Sí | Sí | Sí |
Configura las integraciones en el Centro de aplicaciones |
No | No | Sí | Sí |
Configura la privacidad y el uso compartido | No | Sí | Sí | Sí |
Crea y utiliza Metas y Objetivos |
No |
Sí | Sí | Sí |
Crear, editar o eliminar etiquetas |
No |
Sí | Sí | Sí |
Delegar recordatorios | No | Sí | Sí | Sí |
Eliminar entorno de trabajo | No | No | No | Sí |
Editar permisos de administrador | No | No |
No |
Sí |
Exportar datos
|
No | No | Sí | Sí |
Importar datos
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No |
Sí En el plan Enterprise, los miembros con el permiso de rol personalizado de Importación pueden importar. |
Sí | Sí |
Sí | Sí | Sí | Sí | |
Invita personas a tu entorno de trabajo | No |
Los miembros solo pueden otorgar a los invitados y otros miembros los mismos permisos o menos. |
Sí | Sí |
Vea y utilice Campos personalizados |
Puedes permitir que los invitados individuales vean y utilicen Campos Personalizados. |
Sí | Sí | Sí |
Consulta Perfiles | Sí | Sí | Sí | Sí |
Transferir la propiedad del entorno de trabajo | No | No | No | Sí |
Utiliza la barra de herramientas multitarea | No | Sí | Sí | Sí |
Usa Inicio | Sí | Sí | Sí | Sí |
Utiliza y consulta el control de tiempo y las duraciones estimadas |
Puedes permitir que los invitados individuales vean y utilicen el seguimiento de tiempo y las estimaciones de tiempo. |
Sí | Sí | Sí |
Convertir roles de usuario
Los propietarios del entorno de trabajo y los administradores pueden ver y convertir los roles de usuario asignados.
Al convertir a alguien, su acceso y permisos se actualizarán para reflejar su nuevo rol. Tendrán acceso a las funciones disponibles para ese rol.
Cuando un miembro se convierte en invitado, no tendrá acceso a ciertas funciones. Perderán acceso a todo aquello a lo que no hayan sido invitados a trabajar, incluidos los elementos privados de su entorno de trabajo.
Roles personalizados
Toma el control completo sobre los permisos mediante Roles personalizados. Con esta función, puedes crear roles además de invitado, miembro y administrador. Por ejemplo, super administrador, editor, miembro limitado, o cualquier rol que se ajuste a tus necesidades.
Además, los propietarios del entorno de trabajo pueden designar quién puede crear y editar Roles personalizados.
Comparte elementos en tu entorno de trabajo
En tu entorno de trabajo, puedes hacer privado cualquier elemento y elegir compartirlo sólo con miembros seleccionados de tu entorno de trabajo.
Por defecto, los elementos son públicos. Por ejemplo:
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Una tarea pública está disponible para cualquier persona con acceso a su Lista principal.
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Una Lista pública se comparte con cualquiera que tenga acceso a su carpeta principal.
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Y una carpeta pública se comparte con todos los que tienen acceso a su espacio principal Space.
Para que alguien acceda a un elemento privado, debe compartirse con esa persona.
De forma predeterminada, los miembros ven todos los elementos públicos y pueden ser invitados a elementos privados. Los invitados solo verán los elementos que se compartan con ellos.
Cada vez que invites a alguien a compartir un elemento privado, tendrás la opción de establecer un nivel de permiso.