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Introducción a los roles de usuario

¿No estás seguro de cómo asignar los roles a tu equipo? 

Para un líder de TI, la propiedad del entorno de trabajo es adecuada. ¿Para alguien que crea flujos de trabajo y realiza cambios significativos? El rol de administrador. Una persona que inicia sesión y realiza trabajo debería ser miembro. Y si necesitas un colaborador externo para un proyecto a corto plazo, ¡hazlo invitado!

Qué necesitas

  • Los roles de propietario, administrador, miembro e invitado están disponibles en todos los planes de ClickUp.

Tipos de roles de usuario

A los usuarios de ClickUp se les pueden asignar los siguientes roles de usuario dentro de un entorno de trabajo:

  • Invitados: Personas ajenas a tu organización con las que has compartido elementos específicos del entorno de trabajo. En los planes de pago hay dos tipos de invitados: internos y externos. Consulta nuestro artículo Cargos por invitar a miembros e invitados para más información. 
  • Miembros: personas de la organización que trabajan activamente en ClickUp.
  • Administradores: Personas que son responsables de gestionar el entorno de trabajo incluyendo facturación, permisos e integraciones.
    Puedes pensar en un administrador como un miembro con algunos permisos extras para gestionar el entorno de trabajo.
  • Propietario: la persona que creó el entorno de trabajo o a la que se le transfirió la propiedad. Cada entorno de trabajo solo puede tener un propietario.
    Un propietario es un miembro que tiene determinados permisos adicionales para gestionar el entorno de trabajo.
  • Roles personalizados: Los planes Business Plus y Enterprise también disponen de roles personalizados.

Invitados

Invita a personas externas a tu organización para que se unan a tu entorno de trabajo como invitados compartiendo elementos con ellos. Las personas en un rol de invitado solo podrán acceder a los elementos que se hayan compartido con ellos.

También puedes permitir que determinados invitados utilicen determinadas funciones:

Por ejemplo, contratas a un contratista que te ayuda a completar un proyecto. Puedes darles acceso para controlar el tiempo, así pueden registrar las horas trabajadas en tareas específicas.

Puedes ocultar Campos Personalizados a los invitados:

Por ejemplo, un cliente quiere seguir las tareas de su proyecto. Has incluido el presupuesto, coste y margen de beneficio en Campos personalizados. Puedes ocultar todos los Campos personalizados al cliente o sólo los campos que no quieres que vea.

Miembros

Los miembros son personas de tu organización que trabajan activamente contigo en ClickUp.

Los miembros pueden:

  • Crea espacios, carpetas, listas y tareas.

  • Obtén acceso a todos los Espacios públicos.

  • Ver a todos en el entorno de trabajo.

  • Comparte cosas con invitados y otros miembros.

  • Invita a invitados con los mismos permisos o menos.

  • Haz privados los Espacios, Carpetas, Listas y tareas. Los miembros solo pueden hacer esto para los elementos que han creado o de los que son propietarios.

Administradores

Los administradores son personas que pueden ser confiadas para gestionar tu entorno de trabajo.

Además de todo lo que pueden hacer los usuarios, los administradores también pueden:

Propietarios

Los propietarios son los máximos responsables del entorno de trabajo. Normalmente, el propietario será la persona que creó el entorno de trabajo por primera vez, aunque la propiedad del entorno de trabajo puede ser transferida.

Además de todo lo que pueden hacer los administradores, los propietarios también pueden:

Acciones permitidas para roles de usuario

Echa un vistazo a la tabla a continuación para obtener una visión general de lo que cada rol de usuario puede hacer de forma predeterminada. Algunos elementos pueden no estar disponibles para ti, dependiendo de los permisos aplicados por el propietario de tu entorno de trabajo o los administradores.

Acciones Invitado Miembro Administrador Propietario
Acceso a la vista Todo

No

 Sí Sí Sí
Elementos de acceso en espacios

No puedes compartir Espacios con invitados.

 Sí Sí Sí
Accede a elementos en Carpetas, Listas, tareas

Los invitados pueden ser añadidos a elementos específicos.

 Sí Sí Sí
Acceso a vistas

Puedes otorgar permiso a invitados individuales para crear vistas. 

Se debe compartir una Carpeta o Lista con ellos y necesitan permisos de edición o acceso completo.

 Sí Sí Sí
Crea Espacios, Carpetas, o Listas

No

 Sí Sí Sí
Crea tareas

Los invitados con permisos de edición o acceso completo pueden crear tareas.

 Sí Sí Sí
Crea Documentos No Sí Sí Sí

Configura las integraciones en el Centro de aplicaciones

 No No Sí Sí
Configura la privacidad y el uso compartido No Sí Sí Sí
Crea y utiliza Metas y Objetivos

No

 Sí Sí Sí
Crear, editar o eliminar etiquetas

No

 Sí Sí Sí
Delegar recordatorios No Sí Sí Sí
Eliminar entorno de trabajo No No No Sí
Editar permisos de administrador No   No 

No

  Sí
Exportar datos

 

 No No Sí  Sí

Importar datos

 

 No

Sí

En el plan Enterprise, los miembros con el permiso de rol personalizado de Importación pueden importar.

 Sí Sí

Bandeja de entrada 

 Sí Sí Sí Sí
Invita personas a tu entorno de trabajo No

Los miembros solo pueden otorgar a los invitados y otros miembros los mismos permisos o menos.

 Sí Sí
Vea y utilice Campos personalizados

Puedes permitir que los invitados individuales vean y utilicen Campos Personalizados.

 Sí Sí Sí
Consulta Perfiles Sí Sí Sí Sí
Transferir la propiedad del entorno de trabajo No No No Sí
Utiliza la barra de herramientas multitarea No Sí Sí Sí
Usa Inicio Sí Sí Sí Sí
Utiliza y consulta el control de tiempo y las duraciones estimadas

Puedes permitir que los invitados individuales vean y utilicen el seguimiento de tiempo y las estimaciones de tiempo.

 Sí Sí Sí

Convertir roles de usuario

Los propietarios del entorno de trabajo y los administradores pueden ver y convertir los roles de usuario asignados.

Al convertir a alguien, su acceso y permisos se actualizarán para reflejar su nuevo rol. Tendrán acceso a las funciones disponibles para ese rol.

Cuando un miembro se convierte en invitado, no tendrá acceso a ciertas funciones. Perderán acceso a todo aquello a lo que no hayan sido invitados a trabajar, incluidos los elementos privados de su entorno de trabajo. 

Roles personalizados

Toma el control completo sobre los permisos mediante Roles personalizados. Con esta función, puedes crear roles además de invitado, miembro y administrador. Por ejemplo, super administrador, editor, miembro limitado, o cualquier rol que se ajuste a tus necesidades.

Además, los propietarios del entorno de trabajo pueden designar quién puede crear y editar Roles personalizados.

Animación que muestra los pasos para crear un Rol Personalizado.

Comparte elementos en tu entorno de trabajo

En tu entorno de trabajo, puedes hacer privado cualquier elemento y elegir compartirlo sólo con miembros seleccionados de tu entorno de trabajo.

Por defecto, los elementos son públicos. Por ejemplo: 

  • Una tarea pública está disponible para cualquier persona con acceso a su Lista principal. 

  • Una Lista pública se comparte con cualquiera que tenga acceso a su carpeta principal.

  • Y una carpeta pública se comparte con todos los que tienen acceso a su espacio principal Space.

Para que alguien acceda a un elemento privado, debe compartirse con esa persona. 

De forma predeterminada, los miembros ven todos los elementos públicos y pueden ser invitados a elementos privados. Los invitados solo verán los elementos que se compartan con ellos.

Cada vez que invites a alguien a compartir un elemento privado, tendrás la opción de establecer un nivel de permiso.

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