Los desencadenantes y las acciones son las dos partes clave de una Automatización. Los desencadenantes inician la Automatización y resultan en una Acción. Las acciones son los cambios que deseas automatizar.
Las condiciones son una parte opcional de las Automatizaciones que añaden más precisión y control.
¡Aprende a usar Desencadenantes para crear Automatizaciones que te ahorrarán clics!
Lo que necesitarás
- El administrador o propietario del entorno de trabajo debe habilitar la ClickApp de Automatización.
- Los invitados no pueden configurar Automatizaciones.
- El número total de Automatizaciones activas que puedes tener en tu entorno de trabajo depende de tu plan:
- Gratis para siempre: 5 Automatizaciones activas en total.
- Ilimitado: 500 Automatizaciones activas en total.
- Business y superior: Automatizaciones activas totales ilimitadas.
- La cantidad de Acciones que se pueden completar por mes depende de tu plan:
- Gratis Siempre: 100 acciones/mes.
- Ilimitado: 1,000 acciones/mes.
- Empresa: 10,000 Acciones/Mes.
- Business Plus: 25,000 acciones/mes.
- Enterprise: 250,000 Acciones/mes.
- Los límites de acción se restablecen el primero de cada mes (PST).
- Se envían correos electrónicos de alerta de uso a los propietarios y administradores de entornos de trabajo cuando el uso de Automatizaciones alcanza el 90% y cuando el uso supera el 100%.
- Los planes Business en adelante pueden comprar más Acciones de Automatización.
- Acciones de webhook y integraciones de automatización están disponibles para los planes Business y superiores.
Cómo funcionan los desencadenantes
Los desencadenantes inician Automatizaciones. Pueden aplicarse a tareas, subtareas o ambas en un Espacio, Carpeta o Lista específicos.
Puedes añadir Condiciones a tus Desencadenantes para filtrar qué tareas iniciarán tu Automatización. Todas las Condiciones deben establecerse en las tareas antes de que puedan activar Automatizaciones.
Si tiene múltiples Automatizaciones con el mismo Desencadenante, se activarán al mismo tiempo
Desencadenantes para tareas o subtareas
Por defecto, las Automatizaciones se activarán tanto por tareas como por subtareas. También puedes configurar tus Automatizaciones para que se activen solo con tareas o solo con subtareas.
Cuando las Automatizaciones son activadas por subtareas, también serán activadas por subtareas anidadas.
La Acción de Crear una subtarea solo funcionará si la subtarea que activa la Automatización no es la subtarea más baja.
Por ejemplo: si utilizas 7 niveles de subtareas anidadas y una subtarea anidada bajo 6 otras tareas cumple con el Desencadenante y las Condiciones, la Automatización no creará una subtarea.
Cuando una subtarea o subtarea anidada activa la Acción Mover a la Lista, se moverán la tarea padre de nivel superior y todas las subtareas y subtareas anidadas.
Seleccionando Hoy como fecha límite es dinámico y las fechas límite se activarán a las 4 a.m. a menos que se especifique una hora específica.
Activadores disponibles
La siguiente tabla enumera los desencadenantes de Automatización disponibles. Para ver las Acciones correspondientes a estos desencadenantes, consulta nuestro artículo Usar Acciones de Automatización.
Las automatizaciones activadas por fechas emplean la zona horaria establecido para la persona que creó la Automatización. Si la fecha no tiene hora, la Automatización se activará a las 4 am hora local.
| Activador de automatización | Descripción | Opciones |
| Se agregó la persona asignada. |
Cuando se añade un asignado en una tarea, se realizará una acción. Si se seleccionan múltiples personas asignadas, agregar a una sola persona asignada activará la Automatización. Puedes elegir al nuevo(s) asignado(s) para ser el observador de la tarea, el creador de la tarea, activado por Automatización, o un Campo Personalizado de Persona. Agregar una persona asignada desde el menú de creación de tareas no activará esta Automatización. |
Cuando se añade una persona asignada a: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
|
Se eliminó la persona asignada. |
Cuando se elimine un asignado de una tarea, tendrá lugar una Acción. Puedes elegir que los asignados eliminados sean el observador de la tarea, el creador de la tarea, desencadenante de Automatización, o un Campo personalizado de Persona. |
Cuando se elimina a un asignado: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
|
Se agrega un comentario. |
Cuando se añade un nuevo comentario a una tarea, se realizará una Acción. | |
| Cambios en el campo personalizado |
Cuando ocurre un cambio relacionado en un Campo Personalizado, se llevará a cabo una Acción. Los cambios en el Campo personalizado que ocurren cuando se aplica una plantilla no activarán ninguna Automatización. Puedes usar Campos personalizados por IA y Campos personalizados privados en Desencadenantes. |
Haz clic en Avanzado para elegir si la Automatización se aplica a tareas recién creadas, actualizaciones de tareas existentes o ambas. Tienes la opción de agregar múltiples valores al campo personalizado seleccionado. Haz clic en el desplegable Desde debajo del campo seleccionado. Elige un valor o selecciona Agregar/editar opciones para crear un nuevo valor. Por ejemplo, puedes seleccionar Cualquiera para crear el Desencadenante: Si el campo personalizado seleccionado cambia de cualquier otro campo personalizado, entonces se realizará la Acción. También puedes hacer clic en el desplegable A . Puedes seleccionar un valor, hacer clic en +Agregar opción para añadir un valor personalizado, o hacer clic en Configuración avanzada para buscar un Campo personalizado. |
| Cambios en los Campos Personalizados usando Campos de Fórmula numéricos |
Cuando el valor numérico de un Campo Personalizado de Fórmula cambia, se realizará una Acción. Para utilizar estas variables en su lugar:
Agrega la condición: |
|
| Listas de control resueltas | Cuando todas las listas de control se resuelvan en una tarea, se llevará a cabo una Acción | |
|
La fecha es antes/después del |
En esta fecha, se llevará a cabo una acción. Por ejemplo, 10 días antes de la fecha límite añade un comentario a esta tarea y @menciona a los observadores. Las automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4 am hora local en la fecha límite. |
De forma predeterminada, las variables están configuradas para 1 día antes de la fecha de inicio. Para editar estas variables:
|
| Se cumpla la fecha límite | Cuando llega una fecha límite, se realizará una Acción Las automatizaciones con este Desencadenante se activarán a las 4 am hora local en la fecha límite. |
|
| Cambios en la fecha límite | Cuando cambia la fecha límite, se realizará una Acción. | |
| Se agrega la tarea o subtarea existente a esta ubicación | Cuando una tarea existente o subtarea se añade a una ubicación específica, se realizará una Acción. | |
| Cambia la prioridad | Cuando una Prioridad cambia en una tarea, se realizará una Acción. Opcionalmente, solo activar al cambiar de o a una Prioridad específica. | Cuando una prioridad cambia de: Elige de cualquier nivel de Prioridad, incluyendo sin Prioridad. |
| Mover a esta Lista | Cuando una tarea se mueve a la Lista que estás automatizando, se realizará una Acción. | |
| Llega la hora programada | Cuando llegue el día y hora programados, se aplicará una Acción a todas las tareas dentro de la Lista. |
Comenzando el: Seleccione un día para que se realice la Acción. Repetir: Seleccione un horario para que la acción se repita. Hora: Seleccione una hora para que se realice la Acción. Zona horaria: Por defecto, esta es la zona horaria establecida en Mis ajustes. Finaliza: Selecciona un momento para que este Desencadenante termine. |
| Llega la fecha de inicio | Cuando llega la fecha de inicio en una tarea, se realizará una Acción. | |
| Cambios en la fecha de inicio | Cuando cambia una fecha de inicio, se realizará una Acción. | |
| Cambios de estado |
Cuando un estado cambia en una tarea, se realizará una Acción. Opcionalmente, solo activar al cambiar de o a un cierto estado. Para especificar estados individuales, haga clic en el ícono de flecha hacia abajo a la derecha de su grupo de estados. |
Cuando un estado cambia de: Elige entre cualquier estado activo, completado o cerrado en tu Lista
Para: Elige entre cualquier estado activo, hecho o cerrado de tu Lista |
| Subtareas resueltas |
Cuando todas las subtareas se resuelvan en una tarea, se llevará a cabo una Acción. Este desencadenante solo resolverá las subtareas directamente debajo de la tarea principal. |
|
| Etiquetas agregadas |
Cuando cualquiera de las etiquetas seleccionadas se añade a una tarea, se realizará una Acción. Para requerir dos o más etiquetas para activar una Automatización, puedes combinar este desencadenante con Condiciones. Las etiquetas deben aplicarse a las tareas en orden. Las etiquetas en la Condición deben aplicarse a las tareas antes de establecer las etiquetas en este Desencadenante. |
|
| Etiquetas eliminadas | Cuando se eliminen cualquiera de las etiquetas seleccionadas de una tarea, se realizará una acción |
|
| Se crea una tarea o subtarea | Cuando se crea una tarea o subtarea en la Lista, tendrá lugar una Acción |
De forma predeterminada, cualquier tarea o subtarea creada activará la Automatización. Emplea las casillas de verificación para filtrar las tareas que se crearon de formas específicas. |
| Tarea o subtarea vinculada | Cuando una tarea o subtarea esté enlazada en la Lista, se producirá una Acción |
|
| Tiempo registrado | Cuando se registre el tiempo por una persona específica en una tarea, se realizará una Acción. |
Usuario: Elige a cualquiera que tenga acceso a la Lista |
| Se cambia el tipo de tarea. | Cuando se cambie un tipo de tarea, tendrá lugar una Acción. |
|
| Tarea o subtarea desbloqueada | Cuando una tarea o subtarea está desbloqueada, se realizará una Acción |
|