Elimina el trabajo administrativo innecesario con Automatizaciones. Ya sea que necesite agregar partes interesadas como observadores, asignar comentarios para revisar el trabajo, o enviar correos electrónicos directamente desde una tarea, las Automatizaciones ahorran tiempo y esfuerzo para que pueda concentrarse en el trabajo significativo.

Puedes explorar nuestros plantillas en la biblioteca de Automatizaciones o crear tus propias Automatizaciones personalizadas. También puedes configurar integraciones entre ClickUp y otras aplicaciones.

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Las automatizaciones también se aplican a las tareas y subtareas creadas o actualizadas a través de nuestra API y aplicación móvil.

Lo que necesitarás

• El administrador o propietario del entorno de trabajo debe habilitar la ClickApp de Automatización.
• Los invitados no pueden configurar Automatizaciones.
• El número total de Automatizaciones activas que puedes tener en tu entorno de trabajo depende de tu plan:
  • Gratis para siempre: 5 Automatizaciones activas en total.
  • Ilimitado: 500 Automatizaciones activas en total.
  • Business y superior: Automatizaciones activas totales ilimitadas.
• La cantidad de Acciones que se pueden completar por mes depende de tu plan:
  • Gratis Siempre: 100 acciones/mes.
  • Ilimitado: 1,000 acciones/mes.
  • Empresa: 10,000 Acciones/Mes. 
  • Business Plus: 25,000 acciones/mes. 
  • Enterprise: 250,000 Acciones/mes. 
• Los límites de acción se restablecen el primero de cada mes (PST).
• Se envían correos electrónicos de alerta de uso a los propietarios y administradores de entornos de trabajo cuando el uso de Automatizaciones alcanza el 90% y cuando el uso supera el 100%.
• Los planes Business y superiores pueden comprar más Acciones de Automatización.
• Acciones de webhook y integraciones de automatización están disponibles para los planes Business y superiores.
• La cantidad de actividad de Automatización registrada depende de tu plan: 
  • Gratis para siempre: 1 día
  • Ilimitado: 1 día
  • Empresa: 1 día
  • Business Plus: 30 días
  • Enterprise: 6 meses

Activa la ClickApp de Automatización

De forma predeterminada, la ClickApp de Automatización está habilitada para nuevos entornos de trabajo. Solo los propietarios y administradores del entorno de trabajo pueden gestionar ClickApps.

Si la Automatización ClickApp no está activada o si no tienes acceso a la configuración, el botón de la esquina superior derecha se llama Personalizar en lugar de Automatizaciones. 

Para habilitar Automatizaciones en tu entorno de trabajo:

1. En la esquina superior derecha, haz clic en el Menú de Acción Rápida.

2. Selecciona ClickApps.

3. Explora o busca Automatización.

4. Haz clic en el interruptor para activar la Automatización.

Las automatizaciones están basadas en la ubicación y afectan todas las tareas debajo de ellas en la Jerarquía. Por ejemplo, si creas una Automatización a nivel de Lista, solo afectará a las tareas dentro de esa Lista específica. Si creas una Automatización a nivel de Carpeta, sin embargo, afectará a todas las tareas en todas las Listas dentro de la Carpeta.

Las automatizaciones no se procesan en un orden específico, pero las Acciones dentro de cada Automatización se realizan en orden.

Desencadenantes, Condiciones y Acciones

Cada Automatización consiste en un Desencadenante y una Acción. Los entornos de trabajo en el plan Business y superior tienen la opción de usar Condiciones y múltiples Acciones en sus Automatizaciones.

• Desencadenantes son eventos que inician una Automatización. Puedes configurar Desencadenantes para que se apliquen a tareas, subtareas o ambos.

• Condiciones son criterios que deben cumplirse para que se active la Automatización.

• Acciónes son los eventos que la Automatización inicia después de ser activada.

Crear una Automatización

Para crear una Automatización:

1. Abre el Espacio, Carpeta, o Lista donde deseas aplicar la Automatización.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en Automatizaciones. 

3. Selecciona un tipo de automatización. O emplea ClickUp AI para crear tu Automatización.

   Echa un vistazo a nuestro artículo Introducción a ClickUp Brain para más información sobre la compra y uso de IA.

Están disponibles los siguientes tipos de Automatizaciones:

• Plantillas: Usa plantillas de automatización para explorar desencadenantes y acciones preestablecidos. Pueden utilizarse tal como están o puedes personalizarlas.

• Personalizado: Utiliza una Automatización personalizada si tienes un resultado específico en mente y te sientes cómodo usando Automatizaciones. Con Automatizaciones personalizadas, también puedes añadir Condiciones y establecer más de una Acción.

• Integraciones: Utiliza una Automatización de integración si la Automatización está relacionada con otras apps. Las siguientes integraciones de Automatización son compatibles:

  • Bugsnag

  • Calendly

  • Correo electrónico

  • GitHub

  • Twilio

  • HubSpot

• Automatizaciones de persona asignada y observador: Emplea una Automatización de persona asignada o de observador para establecer una persona asignada o un observador específicos para todas las nuevas tareas y subtareas en una Lista, Carpeta o Espacio:

Para eliminar o desactivar una Automatización:

1. 1. Abre la pestaña Gestionar.
   2. Pasa el cursor por encima de cualquier Automatización y selecciona el icono de la Papelera para eliminarla o haz clic en el conmutador para desactivarla. 
      

Actividad de automatización

Utiliza la pestaña Actividad para ver la actividad reciente de Automatización en todo tu entorno de trabajo o en un Espacio, Carpeta o Lista específicos. Cualquier persona con permisos para ver o crear Automatizaciones puede ver la actividad de Automatización. 

Puedes cambiar las opciones de filtrado de actividad de Automatización usando los desplegables: 

• Ubicación: Muestra la actividad de Automatización de un Espacio, Carpeta o Lista concretos de tu Espacio de Trabajo. 
• Estado: Muestra la actividad de Automatización basada en el estado. 
• Fecha de ejecución: Muestra la actividad de Automatización para una fecha o intervalo de fechas concretos. 

Haz clic en la x al lado de cualquier filtro para eliminarlo. 

La actividad de Automatización para ubicaciones y tareas privadas no se mostrará. 

Emplea la flecha desplegable junto a cualquier entrada para ver la acción de Automatización. 

Puedes hacer clic en el nombre de la Automatización para abrir el menú Automatización. 

Puedes hacer clic en la ubicación de Automatización para abrir el Espacio, Carpeta o Lista para la Automatización o hacer clic en el nombre de la tarea para abrir la tarea. 

Utiliza los puntos suspensivos ... al lado de cualquier entrada para abrir el menú de Automatización o reportar un problema con tu Automatización.