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Verwenden Sie Aufgabenvorlagen

Verwende Aufgaben wieder, indem du Aufgabenvorlagen erstellst und anwendest. Vereinfache Prozesse, Veranstaltungen, Fehlerberichte und jede andere Arbeit, die du regelmäßig wiederholst. 

Was du wissen musst

  • Aufgabenvorlagen sind in jedem Plan verfügbar.
  • Gäste haben Zugriff auf Vorlagen für Aufgaben, Dokumente, Ansichten, Checklisten und Whiteboards.
  • Jeder, einschließlich Gäste mit Bearbeitungs- oder Vollbearbeitungs- Berechtigungen, kann Aufgabenvorlagen erstellen, bearbeiten, anwenden und löschen.

Erstelle eine Aufgabenvorlage

Um eine neue Aufgabenvorlage zu erstellen:

  1. Öffne eine Aufgabe und klicke in der oberen rechten Ecke auf das Auslassungszeichen ... -Symbol.
  2. Wähle Vorlagen aus.
  3. Klicke auf Als Vorlage speichern.
  4. Wählen Sie einen Namen, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und wählen Sie die Freigabeeinstellungen aus.
  5. Wähle deine Optionen für das Importieren.
  6. Klicke in der unteren rechten Ecke auf Vorlage speichern.

Importoptionen

Wenn du eine Vorlage für eine Aufgabe erstellst, kannst du wählen, ob du alles importieren oder die enthaltenen Elemente anpassen möchtest. 

Wenn du Alles importieren auswählst, enthält die Vorlage für die Aufgabe jedes Detail, wenn du sie anwendest.

Wenn Sie Enthaltene Elemente anpassen auswählen, können Sie aus den folgenden Optionen wählen, was die Vorlage beinhalten soll:

Enthaltenes Element Beschreibung
Fälligkeitsdaten Fälligkeitsdatum und Uhrzeit
Anhänge Aufgabenanhänge
Kommentar-Anhänge Anhänge kommentieren
Abhängigkeiten Abhängigkeiten
Priorität Priorität
Zeitschätzung Zeitschätzung
Mitarbeiter Mitarbeiter
Follower Follower
Aufgabenstatus beibehalten Vererbt den aktuellen Status der Aufgabe.
Tags Tags
Einstellungen für Status kopieren Übernimm die gleichen Status -Optionen wie die Aufgabe. Diese Status hängen vom Hierarchie-Speicherort der Aufgabe ab.
Unteraufgaben

Unteraufgaben

Es gibt ein Limit von 1.000 Unteraufgaben pro Aufgabe, einschließlich aller, die in den letzten 51 Tagen gelöscht wurden. Wenn das Anwenden der Aufgabenvorlage das Unteraufgabenlimit überschreitet, wird die Vorlage nicht angewendet.
Startdatum Startdatum und Uhrzeit
Kommentare Kommentare
Wiederholungseinstellungen Wiederkehrende Einstellungen 
Beschreibung Aufgabenbeschreibung
Benutzerdefinierte Felder

Benutzerdefinierte Felder

Formelfeld sind nicht enthalten.
Checklisten Checklisten
Aufgabentypen Erben Sie den benutzerdefinierten Aufgabentyp, falls zutreffend.

Eine Vorlage für eine Aufgabe anwenden

Wiederhole Prozesse, indem du Aufgabenvorlagen verwendest. Sobald eine Aufgabenvorlage angewendet wurde, kann dies nicht rückgängig gemacht werden. Schau dir unseren Kurs an, wie du eine Aufgabenvorlage mit Automatisierung anwendest in der ClickUp University.

Um eine Aufgabenvorlage anzuwenden:

  1. Öffne eine Aufgabe und klicke in der oberen rechten Ecke auf das Auslassungszeichen ... -Symbol.
  2. Wähle Vorlagen aus.
  3. Klicken Sie auf Vorlagen durchsuchen.
  4. Suche nach einer Vorlage. Du kannst auch über die linke Seitenleiste nach Aufgabenvorlagen filtern.
  5. Es gibt zwei Möglichkeiten, die Vorlage anzuwenden:
    • Wähle eine Aufgabenvorlage aus. Entscheide, welche Informationen du beim Anwenden der Vorlage anpassen möchtest, und klicke auf Vorlage verwenden, um abzuschließen.
    • Füge die Vorlage sofort zu deiner Aufgabe hinzu, indem du über die Vorlage fährst und auf Schnell verwenden klickst. Aufgabenbeschreibung, Unteraufgaben, Tags, Anhänge und Checklisten werden in diese Aufgabe zusammengeführt. Mitarbeiter, Beobachter, Priorität, Startdaten und Fälligkeitsdaten werden in dieser Aufgabe durch die Vorlage ersetzt. Die Verwendung der Option Schnell verwenden erstellt die Aufgabe in der Liste, in der die Vorlage ursprünglich erstellt wurde. 

Du kannst auch eine Automatisierung erstellen, um jedes Mal, wenn eine neue Aufgabe erstellt wird, eine Vorlage anzuwenden, um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden. Deine Automatisierung sollte den folgenden Auslöser und die folgende Aktion verwenden:

  • Auslöser: Wähle aus, wenn Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt wird. 
    • Um Vorlagen nur auf Aufgaben anzuwenden, klicke in der Trigger-Spalte auf das Aufgaben oder Unteraufgaben Dropdown und wähle Aufgaben. 
  • Erstellt von: Standardmäßig wird jede erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung auslösen. Verwende die Kontrollkästchen, um nach Aufgaben zu filtern, die auf bestimmte Weise erstellt wurden.
    • Vorlagen können nicht auf Aufgaben oder Unteraufgaben angewendet werden, die durch eine Vorlage erstellt wurden. 
  • Aktion: Wähle Eine Vorlage anwenden, dann im Vorlagen -Dropdown eine Vorlage auswählen. 

Screenshot des Automatisierungsmodals mit dem oben beschriebenen Trigger und der Aktion ausgewählt.png

Verwenden Sie /Slash-Befehle, um Aufgabenvorlagen anzuwenden

Um eine Aufgabenvorlage mit /Slash-Befehlen zu verwenden:

  1. Tippe /temp in den Titel oder die Bezeichnung einer Aufgabe ein.
  2. Wählen Sie eine der zuletzt verwendeten Vorlagen aus oder geben Sie den Namen einer Aufgabenvorlage ein, um danach zu suchen.
    • Sie können auch die hoch und runter Pfeile auf Ihrer Tastatur verwenden, um aus den zuletzt verwendeten Vorlagen auszuwählen.
  3. Klicken Sie auf Durchsuchen, um im Vorlagen-Center nach anderen Aufgabenvorlagen zu suchen.
  4. Drücken Sie Eingabetaste.

Der Befehl /Slash ist auch verfügbar, wenn Sie eine neue Aufgabe in Listenansicht, Board-Ansicht, Kalenderansicht, Zeitleistenansicht, Teamansicht, Whiteboard-Ansicht und Workload-Ansicht erstellen.

Aktualisieren Sie eine Aufgabenvorlage

Aktualisieren Sie Ihre Aufgabenvorlagen, um mit Ihren Prozessen Schritt zu halten. Sobald eine Aufgabenvorlage aktualisiert wurde, kann sie nicht mehr in ihren vorherigen Zustand zurückversetzt werden.

So aktualisieren Sie eine Aufgabenvorlage:

  1. Wenden Sie eine Vorlage auf eine bestehende oder neue Aufgabe an.
  2. Nehmen Sie alle Änderungen und Aktualisierungen an der Aufgabe vor.
  3. Klicke in der oberen rechten Ecke auf das Auslassungszeichen ... -Symbol.
  4. Wähle Vorlagen aus.
  5. Klicken Sie auf Aktualisieren vorhandene Vorlage.
  6. Suchen Sie nach der vorhandenen Vorlage, die Sie aktualisieren möchten.
  7. Klicke auf Weiter.
    • Du kannst deine Vorlage umbenennen und ihre Freigabe- und Importoptionen aktualisieren.
  8. Klicke unten rechts auf Speichern.

Legen Sie eine Standard-Aufgabenvorlage für eine Liste fest

Automatisch eine Vorlage auf alle neu erstellten Aufgaben in einer Liste anwenden.

Eine Aufgabenvorlage löschen

Löschen Sie Aufgabenvorlagen, die Sie nicht mehr benötigen. Sobald eine Aufgabenvorlage gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.

Um eine Aufgabenvorlage zu löschen:

  1. Öffne eine Aufgabe und klicke in der oberen rechten Ecke auf das Auslassungszeichen ... -Symbol.
  2. Wähle Vorlagen und dann Vorlagen durchsuchen aus.
  3. Klicke auf die Aufgaben-Vorlage.
  4. Klicke in der oberen linken Ecke neben dem Namen der Vorlage auf das Auslassungszeichen ... -Symbol.
  5. Klicke auf Löschen.

Fälligkeitsdaten von Unteraufgaben neu zuordnen

Aktiviere die Subtask-Fälligkeitsdaten neu zuordnen ClickApp, um die Fälligkeitsdaten von Unteraufgaben automatisch um den gleichen Betrag zu ändern, wie ihre übergeordnete Aufgabe geändert wird.

Zum Beispiel, wenn Sie das Fälligkeitsdatum der übergeordneten Aufgabe um fünf Tage nach hinten verschieben, werden auch alle Unteraufgabendaten um fünf Tage verschoben.

Datumsangaben neu zuordnen, wenn Vorlagen angewendet werden

Wenn du eine Space-, Ordner- oder Listen-Vorlage erstellst, kannst du wählen, die Start- und Fälligkeitsdaten der Aufgaben beim Festlegen der Importoptionen der Vorlage zu speichern.

Wenn Sie die Vorlage anwenden, können Sie wählen, ob Sie die ursprünglichen Start- und Fälligkeitsdaten der Aufgabe beibehalten oder neu zuordnen. Statt jede Aufgabe manuell zu aktualisieren, werden alle Ihre Aufgaben aktualisiert, wenn die Vorlage angewendet wird.