Verwende Aufgaben erneut, indem du Aufgabenvorlagen erstellst und anwendest. Optimiere Prozesse, Ereignisse, Fehlerberichte und andere Arbeiten, die du regelmäßig wiederholst.
Was du brauchst
- Aufgabenvorlagen sind in jedem Plan verfügbar.
- Gäste haben Zugriff auf Vorlagen für Aufgaben, Docs, Ansichten, Checklisten und Whiteboards.
- Alle – einschließlich Gäste mit Bearbeitungs- oder vollständigen Bearbeitungsberechtigungen – können Aufgabenvorlagen erstellen, bearbeiten, anwenden und löschen.
Aufgabenvorlage erstellen
So erstellst du eine neue Aufgabenvorlage:
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Erstelle eine Aufgabe oder wähle eine vorhandene Liste aus.
- Füge bei Bedarf die Aufgaben, Ansichten und Automatisierungen hinzu, die du als Vorlage speichern möchtest.
- Klicke in der oberen rechten Ecke der Aufgabe auf das Symbol Ellipsis ....
- Wähle Vorlagen aus.
- Klicke auf Als Vorlage speichern.
- Wähle einen Namen.
- Optional kannst du eine Beschreibung und Tags hinzufügen.
- Standardmäßig wird die Vorlage mit allen Workspace-Mitgliedern und Admins geteilt. Du kannst die Freigabeeinstellungen anpassen.
- Standardmäßig werden die meisten Aufgabeneigenschaften importiert. Im Abschnitt „Importoptionen" kannst du außerdem Importelemente anpassen auswählen.
- Klicke in der unteren rechten Ecke auf Vorlage speichern.
Importoptionen für Aufgaben
Beim Erstellen einer Aufgabenvorlage kannst du Alles importieren oder Importelemente anpassen wählen.
Wenn du Alles importieren auswählst, enthält die Aufgabenvorlage alle Aufgabeneigenschaften, Felder und Einstellungen.
Wenn du Enthaltene Elemente anpassen auswählst, kannst du festlegen, was die Vorlage aus den folgenden Optionen enthalten soll:
| Enthaltenes Element | Beschreibung |
| Zugewiesene Personen | Die zugewiesenen Personen der Aufgabe einbeziehen. |
| Anhänge | Die Anhänge der Aufgabe einbeziehen. |
| Checklisten | Die Checklisten der Aufgabe einbeziehen. |
| Abgehakte Elemente behalten | Abgeschlossene Checklistenelemente bleiben als erledigt markiert. |
| Kommentare | Die Kommentare der Aufgabe einbeziehen. |
| Einstellungen für Status kopieren | Alle Status der Aufgabe als Optionen einbeziehen. |
| Aktuelle Aufgabenstatus | Denselben Status wie die Aufgabe festlegen. |
| Benutzerdefinierte Felder |
Benutzerdefinierte Felder einbeziehen. Formelfelder sind nicht enthalten. |
| Abhängigkeiten | Die Abhängigkeiten der Aufgabe einbeziehen. |
| Beschreibung | Die Aufgabenbeschreibung einbeziehen. |
| Fälligkeitsdaten | Fälligkeitsdatum und Uhrzeit der Aufgabe einbeziehen. |
| Dauer | Die Aufgabendauer einbeziehen. |
| Follower | Die Follower der Aufgabe einbeziehen. |
| Links | Alle Links der Aufgabe einbeziehen. |
| Priorität | Die Priorität der Aufgabe einbeziehen. |
| Unteraufgaben | Die Unteraufgaben der Aufgabe einbeziehen. Es gilt ein Limit von 1.000 Unteraufgaben pro Aufgabe, einschließlich der in den letzten 51 Tagen gelöschten. Wird das Limit durch das Anwenden der Aufgabenvorlage überschritten, schlägt die Vorlage fehl. |
| Startdatum | Startdatum und Uhrzeit der Aufgabe einbeziehen. |
| Wiederholungseinstellungen | Die Wiederholungseinstellungen der Aufgabe einbeziehen. |
| Beziehungen | Die Beziehungen der Aufgabe einbeziehen. |
| Tags | Alle Tags einbeziehen, die der Aufgabe hinzugefügt wurden. |
| Aufgabentypen | Denselben benutzerdefinierten Aufgabentyp festlegen, sofern zutreffend. |
| Zeitschätzung | Die Zeitschätzung der Aufgabe einbeziehen. |
Aufgabenvorlage anwenden
Wiederhole Prozesse, indem du Aufgabenvorlagen anwendest. Das Anwenden einer Aufgabenvorlage kann nicht rückgängig gemacht werden. Sieh dir dazu den ClickUp University-Kurs Apply and Manage Templates an.
So wendest du eine Aufgabenvorlage an:
- Öffne eine Aufgabe und klicke in der oberen rechten Ecke auf das Symbol Ellipsis ....
- Wähle Vorlagen aus.
- Klicke auf Vorlage anwenden.
- Suche im Template Center nach einer Vorlage. Du kannst auch über die linke Seitenleiste nach Aufgabenvorlagen filtern.
- Bewege den Mauszeiger über die Vorlage und klicke auf Schnellverwendung. Oder wähle die Vorlage aus, um sie zu bearbeiten. Klicke dann neben dem Vorlagennamen auf Ellipsis... und wähle Bearbeiten aus.
Du kannst auch eine Automatisierung einrichten, die jedes Mal eine Vorlage anwendet, wenn eine neue Aufgabe erstellt wird – so sparst du dir zusätzlichen Aufwand.
Deine Automatisierung sollte folgenden Trigger und folgende Aktion verwenden:
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Trigger: Wähle „Wenn Aufgabe oder Unteraufgabe erstellt wird" aus.
- Um Vorlagen nur auf Aufgaben anzuwenden, klicke in der Trigger-Spalte auf das Dropdownmenü Aufgaben oder Unteraufgaben und wähle Aufgaben aus.
-
Erstellt von: Standardmäßig löst jede neu erstellte Aufgabe oder Unteraufgabe die Automatisierung aus. Verwende die Kontrollkästchen, um nur Aufgaben zu berücksichtigen, die auf bestimmte Weise erstellt wurden.
- Vorlagen können nicht auf Aufgaben oder Unteraufgaben angewendet werden, die durch eine Vorlage erstellt wurden.
- Aktion: Wähle Vorlage anwenden aus und wähle dann im Dropdownmenü Vorlage eine Vorlage aus.
/Slash Commands verwenden, um Aufgabenvorlagen anzuwenden
So wendest du eine Aufgabenvorlage mithilfe von /Slash Commands an:
- Gib /temp in einen Aufgabentitel oder eine Beschreibung ein.
- Wähle die Vorlage aus.
- Drücke Enter.
Der /Slash Command für Vorlagen steht auch beim Erstellen einer neuen Aufgabe in der Listenansicht, der Board-Ansicht, der Kalenderansicht, der Zeitleistenansicht, der Team-Ansicht, der Whiteboard-Ansicht und der Workload-Ansicht zur Verfügung.
Aufgabenvorlage aktualisieren
Halte Aufgabenvorlagen aktuell, damit sie immer zu deinen Prozessen passen. Sobald eine Aufgabenvorlage aktualisiert wurde, kann sie nicht in den vorherigen Status zurückgesetzt werden.
So aktualisierst du eine Aufgabenvorlage:
- Bewege in der Home-Seitenleiste oder der Spaces-Seitenleiste den Mauszeiger neben einem Space, Ordner, Unterordner oder einer Liste über den Eintrag und klicke auf das Symbol Ellipsis .... Oder klicke mit der rechten Maustaste auf den Eintrag.
- Wähle Vorlagen und dann Bestehende Vorlage aktualisieren aus.
- Suche nach der vorhandenen Vorlage, die du aktualisieren möchtest, und wähle sie aus.
- Klicke auf Weiter.
- Optional kannst du die Vorlage umbenennen sowie die Freigabe und die Importoptionen anpassen.
- Klicke unten rechts auf Vorlage speichern.
Eine Standard-Aufgabenvorlage für eine Liste festlegen
Wende automatisch eine Vorlage auf alle neuen Aufgaben an, die in einer Liste erstellt werden.
Aufgabenvorlage löschen
Lösche Aufgabenvorlagen, die du nicht mehr benötigst. Sobald eine Aufgabenvorlage gelöscht wurde, kann sie nicht wiederhergestellt werden.
So löschst du eine Aufgabenvorlage:
- Klicke in der oberen linken Ecke auf deinen Workspace.
- Wähle Vorlagen aus und suche nach der Aufgabenvorlage.
- Wähle die Vorlage aus.
- Klicke neben dem Namen der Vorlage auf das Symbol Ellipsis ....
- Klicke auf Löschen.
Fälligkeitsdaten von Unteraufgaben neu zuordnen
Aktiviere den Remap Subtask Due Dates ClickApp, um Fälligkeitsdaten von Unteraufgaben automatisch um denselben Zeitraum zu verschieben wie das Fälligkeitsdatum der übergeordneten Aufgabe.
Wenn du zum Beispiel das Fälligkeitsdatum der übergeordneten Aufgabe um fünf Tage nach hinten verschiebst, werden alle Fälligkeitsdaten der Unteraufgaben ebenfalls um fünf Tage nach hinten verschoben.
Datumsangaben beim Anwenden von Vorlagen neu zuordnen
Wenn du eine Space-, Ordner-, Unterordner- oder Listen-Vorlage erstellst, kannst du beim Festlegen der Importoptionen wählen, ob die Start- und Fälligkeitsdaten der Aufgaben gespeichert werden sollen.
Wenn du die Vorlage anwendest, kannst du entweder die ursprünglichen Start- und Fälligkeitsdaten der Aufgaben übernehmen oder sie neu zuordnen. Statt jede Aufgabe manuell zu aktualisieren, werden alle Aufgaben automatisch beim Anwenden der Vorlage angepasst.