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Usa i modelli di attività

Riutilizza le attività creando e applicando modelli di attività. Semplifica processi, eventi, segnalazioni di bug e qualsiasi altro lavoro che ripeti regolarmente.

Cosa ti serve

  • I modelli di attività sono disponibili su ogni piano.
  • Gli Ospiti hanno accesso ai modelli per attività, Documenti, viste, checklist e Lavagne online.
  • Tutti, inclusi gli Ospiti con autorizzazioni di modifica o modifica completa, possono creare, modificare, applicare ed eliminare modelli di attività.

Creare un modello di attività

Per creare un nuovo modello di attività:

  1. Crea un'attività oppure seleziona un Elenco esistente.
    • Se necessario, aggiungi le attività, le viste e le Automazioni che vuoi salvare come modello.
  2. Nell'angolo in alto a destra dell'attività, fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
  3. Seleziona Modelli.
  4. Fai clic su Salva come modello.
  5. Scegli un nome.
    • Facoltativamente, puoi aggiungere una descrizione e dei tag.
    • Per impostazione predefinita, il modello è condiviso con tutti i membri e gli amministratori dell'area di lavoro. Puoi modificare le impostazioni di condivisione.
    • Per impostazione predefinita, viene importata la maggior parte delle proprietà dell'attività. Nella sezione Opzioni di importazione puoi anche selezionare Personalizza elementi da importare.
  6. Nell'angolo in basso a destra, fai clic su Salva modello.

Opzioni di importazione dell'attività

Quando crei un modello di attività, puoi scegliere Importa tutto oppure Personalizza elementi da importare.

Se selezioni Importa tutto, il modello di attività includerà tutte le proprietà, i campi e le impostazioni dell'attività.

Se selezioni Personalizza elementi inclusi, puoi scegliere cosa includerà il modello tra le seguenti opzioni:

Elemento incluso Descrizione
Assegnatari Includi gli assegnatari dell'attività.
Allegati Includi gli allegati dell'attività.
Checklist Includi le checklist dell'attività.
Mantieni elementi selezionati Gli elementi della checklist completati resteranno contrassegnati come completati.
Commenti Includi i commenti dell'attività.
Copia impostazioni per gli stati Includi tutti gli stati dell'attività come opzioni.
Stati attuali dell'attività Imposta lo stesso stato dell'attività di origine.
Campi personalizzati Includi i Campi personalizzati.
I Campi formula non sono inclusi.
Dipendenze Includi le dipendenze dell'attività.
Descrizione Includi la descrizione dell'attività.
Data di scadenza Includi la data di scadenza e l'ora dell'attività.
Durata Includi la durata dell'attività.
Follower Includi i Follower dell'attività.
Link Includi i link dell'attività.
Priorità Includi la priorità dell'attività.
Attività secondarie Includi le attività secondarie dell'attività.
Il limite è di 1.000 attività secondarie per attività, incluse quelle eliminate negli ultimi 51 giorni. Se applicando il modello di attività si supera il limite di attività secondarie, il modello non verrà applicato.
Data di inizio Includi la data di inizio e l'ora dell'attività.
Impostazioni di ricorrenza Includi le impostazioni di ricorrenza dell'attività.
Relazioni Includi le relazioni dell'attività.
Tag Includi i tag aggiunti all'attività.
Tipi di attività Imposta lo stesso tipo di attività personalizzato, se applicabile.
Stima del tempo Includi la stima del tempo dell'attività.

Applicare un modello di attività

Ripeti i processi applicando modelli di attività. Una volta applicato un modello di attività, l'operazione non può essere annullata. Consulta il corso di ClickUp University Apply and Manage Templates.

Per applicare un modello di attività:

  1. Apri un'attività e nell'angolo in alto a destra fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
  2. Seleziona Modelli.
  3. Fai clic su Applica un modello.
  4. Nel Centro modelli, cerca un modello. Puoi anche filtrare i modelli di attività usando la barra laterale sinistra.
  5. Puoi passare il cursore sul modello e fare clic su Uso rapido. Oppure seleziona il modello per modificarlo. Quindi, accanto al nome del modello, fai clic sui puntini di sospensione... e seleziona modifica.

Puoi anche creare un'Automazione per applicare un modello ogni volta che viene creata una nuova attività, evitando così lavoro aggiuntivo.

La tua Automazione deve usare il trigger e l'azione seguenti:

  • Trigger: seleziona Quando viene creata un'attività o un'attività secondaria.
    • Per applicare i modelli solo alle attività, nella colonna Trigger fai clic sul menu a discesa Attività o attività secondarie e seleziona Attività.
  • Creato da: per impostazione predefinita, qualsiasi attività o attività secondaria creata attiverà l'Automazione. Usa le caselle di controllo per filtrare le attività create in modi specifici.
    • I modelli non possono essere applicati ad attività o attività secondarie create da un modello.
  • Azione: seleziona Applica un modello, poi dal menu a discesa Modello seleziona un modello.

Screenshot della finestra delle Automazioni con il trigger e l'azione descritti sopra selezionati.

Usare /Slash Commands per applicare modelli di attività

Per applicare un modello di attività usando i /Slash Commands:

  1. Digita /temp nel titolo o nella descrizione di un'attività.
  2. Seleziona il modello.
  3. Premi Invio.

Il /Slash Command del modello è disponibile anche quando si crea una nuova attività nella Vista Elenco, nella Vista Board, nella Vista Calendario, nella Vista Sequenza temporale, nella Vista Team, nella Vista Lavagna online e nella Vista Carico di lavoro.

Aggiornare un modello di attività

Aggiorna i modelli di attività per mantenerli allineati ai tuoi processi. Una volta aggiornato un modello di attività, non è possibile ripristinare lo stato precedente.

Per aggiornare un modello di attività:

  1. Nella barra laterale Home o nella barra laterale Spazi, accanto a uno Spazio, una Cartella, una sottocartella o un Elenco, passa il cursore sulla posizione e fai clic sull'icona dei puntini di sospensione .... Oppure fai clic con il tasto destro sulla posizione.
  2. Seleziona Modelli, poi Aggiorna modello esistente.
  3. Cerca e seleziona il modello esistente che vuoi aggiornare.
  4. Fai clic su Avanti.
    • Facoltativamente, puoi rinominare il modello e aggiornare la condivisione e le Opzioni di importazione.
  5. In basso a destra, fai clic su Salva modello.

Impostare un modello di attività predefinito per un Elenco

Applica automaticamente un modello a tutte le nuove attività create in un Elenco.

Eliminare un modello di attività

Elimina i modelli di attività di cui non hai più bisogno. Una volta eliminato un modello di attività, non può essere recuperato.

Per eliminare un modello di attività:

  1. Nell'angolo in alto a sinistra, fai clic sulla tua area di lavoro.
  2. Seleziona Modelli e sfoglia o cerca il modello di attività.
  3. Seleziona il modello.
  4. Accanto al nome del modello, fai clic sull'icona dei puntini di sospensione ....
  5. Fai clic su Elimina.

Riposizionare le date di scadenza delle attività secondarie

Attiva la ClickApp Remap Subtask Due Dates per modificare automaticamente le date di scadenza delle attività secondarie dello stesso numero di giorni in cui viene modificata l'attività principale.

Ad esempio, se sposti la data di scadenza dell'attività principale indietro di cinque giorni, anche tutte le date delle attività secondarie verranno spostate indietro di cinque giorni.

Riposizionare le date quando si applicano i modelli

Quando crei un modello di Spazio, Cartella, sottocartella o Elenco, puoi scegliere di salvare le date di inizio e di scadenza delle attività durante l'impostazione delle Opzioni di importazione del modello.

Quando applichi il modello, puoi scegliere di usare le date di inizio e di scadenza originali delle attività oppure di riposizionarle. Invece di aggiornare manualmente ogni attività, tutte le attività vengono aggiornate nel momento in cui il modello viene applicato.