Gérez l'intégralité de votre prestation de services clients dans ClickUp, de la prise en charge à l'optimisation continue.

Vous allez configurer un flux de travail allant de la prise en charge à la livraison, alimenté par les Super Agent, les modèles et les tableaux de bord, afin que votre équipe puisse passer d'une gestion réactive des urgences à un modèle de prestation de services proactif et évolutif.

Configurer la passation et l'intégration des projets

Collectez tout ce dont vous avez besoin auprès de l'équipe commerciale et de votre client afin que les projets démarrent avec des objectifs, un périmètre et des délais clairement définis.

Créer un emplacement client

Créez un Espace, un Dossier, un sous-dossier ou une Liste dédié aux engagements clients afin que le travail, la communication et les rapports restent au même endroit.

1. Dans la Hiérarchie de votre Environnement de travail, créez un Espace pour tous les services clients.
2. Créez ensuite un Dossier par offre ou segment, puis ajoutez un sous-dossier ou une Liste pour les projets actifs.
3. Ajoutez les champs personnalisés que vous utilisez dans l'ensemble de vos engagements. Par exemple : Client, Valeur du contrat, Date de début, Contact principal, Région.

Standardiser les tâches d'intégration

Transformez vos questions d'intégration idéales en un modèle de tâche ClickUp réutilisable afin que chaque engagement démarre de la même façon.

1. Créez une tâche intitulée Intégration client – [Nom du client] dans la Liste de vos projets clients.
2. Ajoutez des sections dans la description pour les objectifs, le périmètre, les contraintes, les parties prenantes, les délais et les indicateurs clés de succès.
3. Enregistrez-la en tant que modèle de tâche afin de pouvoir la réutiliser pour chaque nouveau projet.

Automatiser la passation entre l'équipe commerciale et les services

Utilisez un Super Agent pour extraire les informations de votre CRM et de vos notes de solutions dans ClickUp afin que votre équipe ne parte jamais d'une page blanche.

• Connectez votre CRM ou tableau des opportunités à ClickUp via une intégration ou une automatisation qui crée une tâche lorsqu'une opportunité passe au statut « Closed Won ».
• Créez un Super Agent pour lire l'enregistrement de l'opportunité et les notes de solution associées, puis renseigner la description et les champs personnalisés de la tâche d'intégration, notamment les objectifs, les contraintes, les dates cibles et les contacts clés.
• Ajoutez une liste de contrôle à la tâche d'intégration pour les champs que le Super Agent n'a pas pu renseigner, et attribuez-la au responsable du projet.

Collecter les informations manquantes avec des formulaires et des commentaires

Utilisez des formulaires et des commentaires dans les tâches pour combler les lacunes avant le lancement afin que les clients n'aient jamais à se répéter.

• Ajoutez une vue Formulaire à la Liste de vos projets clients avec les mêmes questions que votre modèle d'intégration.
• Partagez le formulaire avec le client afin qu'il puisse fournir ou confirmer des informations.
• Utilisez les commentaires dans la tâche d'intégration pour poser des questions de clarification et @mentionner les parties prenantes internes lorsque vous avez besoin d'un retour.

Générer et stocker un document de lancement

Transformez les réponses d'intégration en un document de lancement afin que tout le monde parte d'une compréhension commune.

• Créez un Document joint à la tâche du projet client récapitulant les objectifs, le périmètre, les délais et les décisions clés.
• Créez un Super Agent pour transformer les données d'intégration en un ordre du jour et des notes concis pour votre réunion de lancement.
• Épinglez le Document en tant que vue sur la Liste du projet afin qu'il soit accessible en un clic pour votre équipe et votre client.

Centraliser la communication liée à l'intégration et à l'embarquement

Regroupez tout le contexte de passation, les questions et les validations en un seul endroit.

• Utilisez les commentaires de tâche, les Documents joints et les Tableaux blancs plutôt que les fils d'e-mails pour les discussions liées à l'intégration.
• Ajoutez une vue Tableau blanc à l'emplacement de vos projets clients pour la collaboration en forme libre.
• Encouragez votre équipe à lier directement toutes les références externes telles que les propositions, les énoncés des travaux ou les spécifications dans la tâche du projet ou dans le Document.

Affichez les champs d'intégration directement dans votre Liste de projets principale à l'aide des champs personnalisés afin que les chefs de projet et la direction puissent consulter les informations clés en un coup d'œil.

Planifier et gérer les ressources des projets clients

Transformez les tâches de prise en charge en un plan de livraison structuré qui équilibre la charge de travail et les responsabilités au sein de votre équipe.

Appliquer un modèle de livraison de projet

Utilisez des modèles pour mettre en place des structures de projet cohérentes en quelques secondes.

• Créez un modèle de livraison (modèle de Liste ou de tâche) avec vos jalons standard, vos regroupements de tâches, vos statuts et vos automatisations.
• Lorsqu'un nouveau projet client est approuvé, appliquez le modèle afin que les tâches, les dépendances et les automatisations soient créées automatiquement.
• Associez les dates à la date de début du projet afin que les échéanciers s'ajustent en conséquence.

Estimer le travail et définir les responsables des tâches

Ajoutez des estimations de temps et des responsables afin de visualiser l'effort et la responsabilisation sur l'ensemble du projet.

• Pour chaque livrable clé, attribuez un responsable principal et ajoutez une estimation de temps ou un champ d'effort.
• Créez des sous-tâches et attribuez-les aux autres équipes concernées par des livrables, telles que l'ingénierie, la sécurité et le juridique.
• Regroupez ou filtrez votre Vue Liste ou Vue Tableau par personne assignée ou par équipe pour vérifier que le travail est réparti de manière équilibrée.

Utiliser les vues Charge de travail et capacité pour éviter la surréservation

Visualisez l'utilisation des ressources pour éviter les mauvaises surprises une fois le travail lancé.

• Ajoutez une Vue Charge de travail à l'emplacement de vos projets clients et regroupez par personne assignée ou par équipe.
• Configurez la Charge de travail pour utiliser les estimations de temps ou les tâches comme indicateur de capacité, selon la façon dont votre équipe mesure son travail.
• Ajustez les échéanciers ou réattribuez les tâches lorsque des personnes sont en sur- ou sous-capacité.

Consigner les décisions de ressources dans le projet

Gardez le contexte des ressources lié au travail plutôt que dispersé dans des fils de discussion et des feuilles de calcul.

• Utilisez les commentaires sur la tâche principale du projet pour les décisions clés. Par exemple : « Travail de conception transféré à l'agence X pour cette phase ».
• Ajoutez un champ personnalisé tel que « Notes de dotation » sur la tâche parente du projet pour une consultation rapide.
• Incluez les hypothèses et les contraintes en matière de ressources dans le Document de lancement afin qu'elles soient visibles pendant l'exécution.

Inviter des clients et des partenaires avec un accès contrôlé

Intégrez les parties prenantes externes dans ClickUp afin qu'elles puissent consulter l'état de votre projet en autonomie, sans échanges d'e-mails supplémentaires.

• Invitez les clients en tant qu'invités ou membres limités avec un accès en lecture seule ou en commentaire uniquement sur le Dossier, le sous-dossier, la Liste ou les tâches dont ils ont besoin.
• Vérifiez les autorisations des invités afin que les utilisateurs externes ne puissent pas modifier les données des tâches par inadvertance.
• Planifiez des rapports de Tableau de bord pour partager des rapports d'avancement avec des personnes extérieures à votre Environnement de travail.

De nombreuses équipes créent un Tableau de bord ou une Vue Liste dédié(e) aux clients, avec moins de champs et des statuts orientés client, afin de simplifier l'expérience pour les parties prenantes externes.

Collaborer avec les clients et livrer les projets

Centralisez la collaboration, gardez tout le monde aligné et assurez-vous que les décisions sont consignées tout au long de la livraison.

Centraliser la communication du projet dans ClickUp

Regroupez la Discussion, les commentaires et les Documents afin que le contexte soit toujours accessible en un clic.

• Utilisez les commentaires sur les tâches pour les échanges liés au travail et @mentionnez les bonnes personnes plutôt que d'envoyer des e-mails.
• Créez un canal de Discussion associé à la Liste principale du projet pour les conversations générales.
• Encouragez les membres de l'équipe à lier les tâches et les Documents associés dans les commentaires, afin que les détails et le contexte soient toujours faciles à retrouver.

Utiliser les tableaux blancs et les Documents pour la co-création

Consignez les séances de réflexion, les exigences et les décisions là où le travail se déroule.

• Créez un Tableau blanc rattaché au projet pour cartographier les parcours clients, les architectures ou les flux de processus de haut niveau.
• Utilisez des notes autocollantes, des formes et des connecteurs pour schématiser les flux, puis convertissez les éléments en tâches ClickUp directement depuis le Tableau blanc.
• Tenez à jour un Document « Décisions du projet » avec des entrées datées résumant les accords clés.

Capturer les réunions avec l'IA de prise de notes

Automatisez les notes de réunion pour ne jamais perdre de trace des actions à entreprendre.

• Activez le ClickApp IA de prise de notes, puis incluez l'IA de prise de notes dans les appels clients pour capturer automatiquement les notes, les actions à entreprendre et les prochaines étapes.
• Convertissez les actions à entreprendre en tâches directement depuis le Document de réunion, et attribuez des responsables et des dates d'échéance.

Gouvernance des modèles, feuilles de route et backlogs

Standardisez la gestion du travail en cours pour plusieurs missions.

• Maintenez une Vue backlog partagée pour chaque ligne de service, filtrée pour les tâches liées à cette offre ou à ce compte.
• Créez une Vue Board ou un Échéancier de feuille de route affichant les jalons majeurs par client sur les semaines ou trimestres à venir.
• Transformez les structures de projet éprouvées en nouveaux modèles afin que les missions futures suivent automatiquement les mêmes schémas de gouvernance.

Utilisez des champs personnalisés tels que « Playbook » ou « Type de mission » pour filtrer rapidement les Vues et les Tableaux de bord selon le modèle de livraison sous-jacent.

Gérer les projets de manière proactive à grande échelle

Utilisez les agents IA, les automatisations et les tableaux de bord pour gérer la santé des projets sans relances manuelles.

Utiliser les Super Agent pour surveiller la santé des projets

Laissez les Super Agent surveiller les indicateurs de risque dans vos tâches et vos projets.

Créez des Super Agent pour :

• Détecter des tendances comme les tâches en retard, les statuts bloqués ou les personnes assignées manquantes dans l'Espace de vos projets clients.
• Publier des commentaires récapitulatifs sur les tâches de projets parents. Par exemple, des bilans de santé hebdomadaires avec des indicateurs de risque.
• Alerter les propriétaires lorsque des champs clés sont manquants, tels que les dates d'échéance, les estimations ou les mises à jour de statut.

Automatiser le suivi du temps et les mises à jour de routine

Réduisez la charge administrative tout en préservant la précision des données.

• Encouragez les membres de l'équipe à suivre le temps directement sur les tâches ou via la barre d'outils.
• Ajoutez des Automatisations pour rappeler aux personnes assignées d'ajouter des entrées de temps aux étapes clés. Par exemple, lorsque les tâches passent au statut « En révision » ou « Terminé ».
• Utilisez des Super Agent ou des Automatisations pour définir ou mettre à jour les statuts lorsque les tâches dépendantes sont terminées.

Créer des tableaux de bord basés sur les rôles pour les parties prenantes

Offrez une visibilité en temps réel adaptée à chaque audience.

• Créez un Tableau de bord pour le chef de projet affichant la charge de travail, les travaux en retard, les risques et les jalons à venir.
• Créez un Tableau de bord pour la direction qui résume l'utilisation, les indicateurs de marge et les KPI clés des projets par client.
• Créez des Tableaux de bord orientés clients, filtrés par compte spécifique, axés sur les échéanciers, les livrables et le statut.

Placez les Tableaux de bord à côté des Listes de projets sous forme de vues Tableau de bord afin que les équipes puissent accéder aux métriques sans quitter le contexte de travail.

Utiliser les automatisations pour imposer des cadences clés

Maintenez l'avancement des projets grâce à des rappels automatisés et des mises à jour de champs.

• Configurez des Automatisations pour rappeler aux propriétaires les échéances importantes. Par exemple : 3 jours avant la date d'échéance d'un jalon.
• Envoyez des rappels récurrents pour réviser les champs de risque, de périmètre ou de satisfaction client sur les missions de longue durée.
• Attribuez automatiquement des tâches de révision aux responsables lorsque le travail passe au statut « Prêt pour révision » ou à un statut similaire.

Générer des rapports sur les performances et optimiser vos services

Utilisez des Tableaux de bord en direct et des insights basés sur l'IA pour améliorer les marges et les résultats clients au fil du temps.

Créer des tableaux de bord de rentabilité et d'utilisation

Combinez des données financières et opérationnelles pour que les responsables puissent agir rapidement.

• Suivez le temps passé sur les tâches et vérifiez que le travail facturable et non facturable est enregistré avec précision.
• Créez un Tableau de bord avec des cartes pour les heures facturables, l'utilisation par rôle ou par équipe, et les indicateurs de marge par client.
• Filtrez les Tableaux de bord par Espace, Dossier, Sous-dossier, Liste ou champ client afin que les responsables puissent explorer les données en détail en cas de besoin.

Automatiser le suivi de la conformité et des renouvellements

Veillez à ce que les dates critiques et les obligations ne soient jamais oubliées.

• Ajoutez des champs personnalisés de type Date sur les tâches de projet ou de compte pour les dates de renouvellement, les SLA ou les points de contrôle de conformité.
• Utilisez des Automatisations pour créer des rappels avant chaque date clé et les attribuer au bon propriétaire.
• Faites apparaître ces dates dans les Tableaux de bord et les Vues d'ensemble afin que les responsables de compte et de livraison puissent voir ce qui approche.

Utiliser les Super Agent pour analyser les tendances et les risques

Transformez les données de livraison en signaux d'amélioration continue.

Créez des Super Agent pour :

• Résumer régulièrement les tendances relatives aux tâches en retard, aux modifications de périmètre ou aux escalades clients entre les projets.
• Mettre en évidence les blocages récurrents ou les lacunes de processus. Par exemple, les retards fréquents dans une phase particulière.
• Partager des résumés dans un Document de « revue de livraison » récurrent ou lors de réunions pour orienter les changements de processus.

Intégrer les leçons apprises dans les modèles et les automatisations

Faites en sorte que chaque projet améliore le suivant.

• Après la clôture d'un projet, créez ou mettez à jour un Document « Leçons apprises » joint au projet parent.
• Mettez à jour vos modèles de projet et de tâche avec des listes de contrôle affinées, de meilleurs champs ou des Automatisations améliorées en fonction de ce que vous avez appris.
• Ajustez les Tableaux de bord, les configurations de Charge de travail et les instructions des Super Agent afin qu'ils reflètent mieux les indicateurs les plus importants.

Votre organisation de services peut passer d'outils dispersés et d'une coordination manuelle à un Environnement de travail ClickUp unifié où la prise en charge, la planification, la livraison et l'optimisation s'exécutent toutes au sein d'un système unique alimenté par l'IA.