Créez des Automatisations pour prendre en charge les tâches répétitives, comme l'application d'un modèle lors de la création d'une tâche, ou l'envoi d'un e-mail lorsque le statut d'une tâche change.

Depuis la fenêtre modale des Automatisations, vous pouvez :

• Démarrer avec une Automatisation suggérée.
• Démarrer avec un modèle d'Automatisation prédéfini.
• Attribuer ou suivre automatiquement des tâches dans votre emplacement actuel.
• Créer une Automatisation personnalisée.

La disponibilité des fonctionnalités et les limites varient selon le forfait et le rôle de l'utilisateur. En savoir plus

Créer une Automatisation

Pour créer une nouvelle Automatisation depuis un Espace, un Dossier, un sous-dossier ou une Liste :

1. En haut à droite, cliquez sur l'icône robot.
2. Cliquez sur Créer une Automatisation.
3. Utilisez une Automatisation suggérée, démarrez avec un modèle prédéfini ou créez une Automatisation personnalisée de zéro.
4. Configurez votre Déclencheur, vos Conditions et vos Actions.
5. Donnez un nom et une description facultatifs à votre Automatisation.
   • Si vous laissez le nom vide et que le ClickApp IA est activé dans votre Environnement de travail, un nom généré par l'IA sera créé automatiquement.
6. Cliquez sur Créer.

Déclencheurs et Actions

Les éléments constitutifs d'une Automatisation sont les Déclencheurs et les Actions disponibles dans les menus déroulants des sections suivantes :

• Déclencheur : lorsque ce Déclencheur se produit sur des tâches dans cet emplacement.
• Action : cette Action sera alors effectuée sur les tâches dans cet emplacement.

Utiliser des conditions

Pour filtrer les tâches pouvant déclencher votre Automatisation, ajoutez des Conditions.

Pour ajouter des conditions, cliquez sur l'icône plus sous le Déclencheur.

Ajouter d'autres Actions

Pour ajouter plusieurs Actions, cliquez sur l'icône plus sous la première Action.

Vous pouvez glisser-déposer des Actions pour les réorganiser.

Utiliser une Automatisation suggérée

Commencez à créer avec une Automatisation suggérée basée sur le travail en cours dans votre Espace, votre Dossier, votre sous-dossier ou votre Liste.

Pour utiliser une Automatisation suggérée :

1. En haut à droite, cliquez sur l'icône robot.
2. Sélectionnez une Automatisation suggérée.

Démarrer avec un modèle d'Automatisation

Parcourez les modèles d'Automatisation populaires et commencez à créer. Trouvez un modèle adapté à votre cas d'usage ou à la catégorie d'actions que vous souhaitez automatiser.

Pour créer une Automatisation à partir d'un modèle :

1. En haut à droite, cliquez sur l'icône robot.
2. Cliquez sur Créer une Automatisation.
3. Dans la barre latérale, sélectionnez une solution ou une catégorie.
4. Cliquez sur un modèle pour l'ouvrir.
5. Configurez votre Déclencheur, vos Conditions et vos Actions.
6. Donnez un nom et une description facultatifs à votre Automatisation.
7. Cliquez sur Créer.

Créer une Automatisation personnalisée

Vous pouvez créer une Automatisation entièrement personnalisable de zéro.

Pour créer une Automatisation personnalisée :

1. Dans la fenêtre modale des Automatisations, assurez-vous d'être dans l'onglet Parcourir.
   • Par défaut, les Automatisations sont configurées pour affecter les tâches et les sous-tâches. Pour modifier ce paramètre :
   • Dans la section Déclencheur, cliquez sur le menu déroulant Tâches ou sous-tâches.

     

   • Sélectionnez Tâches pour que cette Automatisation n'affecte que les tâches.
   • Sélectionnez Sous-tâches pour que cette Automatisation n'affecte que les sous-tâches.
2. Pour sélectionner des tâches ou des sous-tâches créées par des sources spécifiques, cliquez sur le menu déroulant Créé par. Voici les options disponibles :
   • API : affecte les tâches ou sous-tâches créées via l'API ClickUp.
   • Automatisations : affecte les tâches ou sous-tâches créées par des Automatisations et des Intégrations d'Automatisations.
   • Extension ClickUp Chrome : affecte les tâches créées à l'aide de l'extension ClickUp pour Chrome.
   • E-mail : affecte les tâches créées par e-mail.
   • Formulaires : lorsque des personnes soumettent des réponses à un Formulaire, des tâches de soumission sont créées. Cette option affecte les tâches de soumission dans l'emplacement choisi.
   • Importations : affecte les tâches ou sous-tâches créées lors de l'importation de votre travail dans ClickUp depuis une autre plateforme.
   • Intégrations : affecte les tâches créées par des applications externes intégrées à ClickUp. Cette option n'affecte pas les tâches créées par des Intégrations d'Automatisations.
   • Tâches récurrentes : affecte les tâches créées par notre fonctionnalité de tâches récurrentes.
   • Modèles et tâches dupliquées : affecte les tâches ou sous-tâches créées en appliquant un modèle ou en dupliquant une tâche existante.
   • Utilisateurs : affecte les tâches ou sous-tâches créées par des personnes ou des équipes spécifiques.
3. Pour configurer un Déclencheur, cliquez sur le menu déroulant. Notre article Utiliser les Déclencheurs d'Automatisations répertorie tous les Déclencheurs disponibles et décrit leurs paramètres.
   • Pour configurer une Condition, cliquez sur l'icône plus sous le menu déroulant du Déclencheur. Les Conditions sont des critères facultatifs disponibles à partir du forfait Business qui doivent être remplis pour que l'Automatisation se déclenche. Pour ajouter une autre Condition, cliquez sur l'icône plus sous la première Condition.
4. Pour configurer une Action, dans la section Alors, cliquez sur le menu déroulant supérieur. Notre article Utiliser les Actions d'Automatisations répertorie toutes les Actions disponibles et leurs paramètres. La quasi-totalité des Automatisations prend en charge plusieurs Actions.

Action Envoyer un e-mail

Si une Automatisation inclut une Action Envoyer un e-mail, elle ne peut contenir que des Actions Envoyer un e-mail supplémentaires. Les Actions non liées aux e-mails, comme la modification du statut ou le déplacement de tâches, ne peuvent pas être combinées avec Envoyer un e-mail dans la même Automatisation. Pour utiliser les deux, créez des Automatisations distinctes avec le même Déclencheur, ou utilisez un champ partagé ou un changement de statut pour déclencher la seconde.

Créer une Automatisation de Discussion

Créez des Automatisations dans vos canaux Discussion.

Automatisations déclenchées par des sous-tâches

Lorsque des Automatisations sont déclenchées par des sous-tâches, elles le sont également par les sous-tâches imbriquées.

L'Action Créer une sous-tâche ne fonctionne que si la sous-tâche qui déclenche l'Automatisation n'est pas la sous-tâche de niveau le plus bas.

Par exemple, si vous utilisez 7 niveaux de sous-tâches imbriquées et qu'une sous-tâche imbriquée sous 6 autres tâches remplit les conditions du Déclencheur et des Conditions, l'Automatisation ne crée pas de sous-tâche.

Lorsqu'une sous-tâche ou une sous-tâche imbriquée déclenche l'Action Déplacer vers la Liste, la tâche parente de niveau supérieur ainsi que toutes les sous-tâches et sous-tâches imbriquées sont déplacées.

La sélection de Aujourd'hui comme date d'échéance est dynamique : les dates d'échéance se déclenchent à 4 h du matin, sauf si une heure spécifique est indiquée.

Automatisations en échec

Vous pouvez consulter le statut de vos Automatisations dans l'onglet Activité des Automatisations. Consultez notre article Suivre l'activité de vos Automatisations pour savoir comment nous gérons les échecs d'Automatisations.